Integração do IRS (Avançado): Pedido e visualização de transcrições

Obter transcrições diretamente do IRS é mais fácil do que nunca: descubra como solicitar, visualizar e gerir transcrições para cada cliente, quer seja particular ou empresa, diretamente em TaxDome.

Abrangido aqui:

• Antes de começar
• Pedido de transcrições
• Como posso saber se um pedido de transcrição foi concluído?
• Ver transcrições
• Pesquisa de transcrições
• Filtragem de transcrições
• Imprimir transcrições
• Descarregar transcrições
• Eliminar transcrições

Antes de começar

• Certifique-se de que a sua conta TaxDome está ligada ao Sistema de Entrega de Transcrições do IRS (TDS)
• Verificar os direitos de acesso: as transcrições podem ser pedidas pelo proprietário da empresa, pelo administrador ou por qualquer membro da equipa com direitos de acesso a Gerir transcrições de IRS. 
• Para solicitar transcrições para um determinado cliente, também precisará de um número de ficheiro de autorização centralizado (CAF) e deve ter autorização através do Formulário 2848, Procuração ou Formulário 8821, Autorização de informações fiscais.

Pedido de transcrições

1. Aceda ao separador Docs (Documentos ) na conta de cliente, seleccione o sub separador IRS e clique em Request transcripts( Pedir transcrições).

2. Preencha todos os campos e clique em Solicitar.

As informações a fornecer são ligeiramente diferentes para os contribuintes individuais e para as empresas.

Brevemente: poderá obter transcrições para os formulários de pagamento, bem como guardar o número CAF de cada membro da equipa para reduzir a duplicação de dados.

Individual

Verifique os itens numerados para ver quais os pormenores que precisa de acrescentar:

1. Tipo de contribuinte: selecionar o tipo de contribuinte registado no IRS. 
2. Contacto: escolha a pessoa para a qual pretende obter transcrições entre os contactos associado da conta do cliente.
3. Número de identificação do contribuinte (SSN): introduza o número de segurança social da pessoa para a qual necessita de transcrições. Pode ser preenchido automaticamente com o número fornecido nocampo personalizado SSN do contacto.
4. Nome próprio legal: introduzir o nome próprio do indivíduo registado no IRS. Este campo pode conter caracteres alfanuméricos, bem como os seguintes caracteres especiais: o e comercial, o apóstrofo e o hífen (&, ', -). 
5. Apelido legal: introduzir o apelido do indivíduo registado no IRS. É preenchido automaticamente com o apelido do contacto. Este campo pode conter caracteres alfanuméricos, bem como os seguintes caracteres especiais: o e comercial, o apóstrofo e o hífen (&, ', -). 
6. Tipos de transcrição: seleccione um ou mais tipos da lista de transcrições disponíveis: Salário e Rendimento, Verificação de Não-Apresentação, Registo de Conta, Transcrição de Declaração de Imposto e Transcrição de Conta. Por defeito, são pedidas as transcrições do ano fiscal anterior, mas pode ajustar o ano nas Preferências avançadas.
7. Preferências avançadas: clique em abra para aceder à barra lateral e personalizar o tipo, ano e período de tributação das transcrições solicitadas. Mais detalhes na secção abaixo.
8. Organização: seleccione uma organização que tenha ligado ao IRS e que irá solicitar transcrições.
9. Número CAF: introduza o número do ficheiro de autorização centralizado para obter autorização para a sua organização.

Negócios

Consulte os itens numerados para ver quais os pormenores que deve acrescentar:

1. Tipo de contribuinte: selecionar o tipo de contribuinte registado no IRS.
2. Contacto: escolha o contacto associado à empresa para a qual necessita de transcrições entre os contactos associado da conta do cliente.
3. Número de identificação do contribuinte (EIN): introduza o número de identificação do empregador da empresa para a qual necessita de transcrições. Este campo pode ser preenchido automaticamente com o número docampo personalizado SSN do contacto.
4. Designação comercial no IRS: introduzir a designação comercial registada no IRS. Este campo é preenchido automaticamente com o nome do campo personalizado Nome da empresa do contacto. Pode conter até 30 caracteres alfanuméricos e os seguintes caracteres especiais: o e comercial, o apóstrofo e o hífen (&, ', -). 
5. Tipos de transcrição: seleccione um ou mais tipos da lista de transcrições disponíveis: Registo de conta, Transcrição de declaração de impostos e Transcrição de conta. Por defeito, são pedidas as transcrições do ano fiscal anterior, mas pode ajustar o ano nas Preferências avançadas.
6. Preferências avançadas: clique em abra para aceder à barra lateral e personalizar o tipo, ano e período de tributação das transcrições solicitadas. Mais detalhes na secção abaixo.
7. Organização: seleccione uma organização que tenha ligado ao IRS e que irá solicitar transcrições.
8. Número CAF: introduza o número do ficheiro de autorização centralizado para obter autorização para a sua organização.

Preferências avançadas

Por defeito, serão pedidas as transcrições do ano anterior. Pode personalizar o tipo, o ano e o período de tributação das transcrições pedidas nas preferências Avançadas da barra lateral Pedir transcrições de IRS:

1. Registo de conta: seleccione a caixa de verificação para obter o historial fiscal completo (ou seja, a Transcrição da declaração de impostos e a Transcrição da conta fiscal). Ou pode selecionar as caixas de verificação adequadas abaixo para obter informações sobre os tipos de transcrição separadamente. 

2. Formulários: seleccione formulários de transcrição na lista pendente ou clique no X à direita do formulário para o anular. Dependendo do contribuinte e do tipo de transcrição selecionado, pode solicitar estes formulários:

• Para contas individuais: 1040, 1040NR, 1040A, 1040EZ, 1040NR, 1040SS/PR, 1040NREZ, PENALIDADE CIVIL, 1040 AVALIAÇÃO SEPARADA, 706, 5329, 8288, 706NA, 3520A
• Para contas comerciais: 1120, 1120S, 1065, 941, 940, PENALIDADE CIVIL, 1041, 944, 2290, 990, 945, 943, 1042, 720, 990PF, 990T, 8804, 8752, 940EZ, 990EZ, 1120F, 1120C, CT-1, 5227, 1120H, 8288, 4720, 1041A, 730, 1120A, 1120PC, 1120SF, 1120L, 1066, 1120FSC, 990C, 1041QFT, 1120REIT, 11C, 706GS(T), 1065B, 1120ND, 1120POL, 1120RIC

3. Anos: seleccione o ano fiscal da transcrição solicitada na lista pendente ou clique no X à direita do ano para o anular. Para a Declaração e Verificação de Não Apresentação, as transcrições só podem ser entre o ano atual e os três anos anteriores.

4. Mês do período fiscal: selecionar o mês em que termina o período fiscal das transcrições. Para as pessoas singulares, o mês de dezembro é o único disponível.

Clique em Guardar para guardar as suas preferências.

Como posso saber se um pedido de transcrição foi concluído?

Quando o seu pedido estiver concluído, receberá uma notificação em Inbox+ com o nome da conta do cliente e o número de transcrições recebidas em relação ao número total de transcrições pedidas.

Além disso, receberá um e-mail e-mail informando-o de que o pedido está concluído e indicando-lhe o número de transcrições com alterações em relação à versão anterior, bem como o número de transcrições com mensagens de erro do IRS, com detalhes no ficheiro anexo. Veja como lidar com os erros.

Ver transcrições

Para ver todas as transcrições obtidas para a conta de cliente selecionada, aceda ao separador Documentos e, em seguida, seleccione o sub separador IRS. Na página das transcrições de IRS, verá:

• DOCUMENTO: o título do formulário que recebeu. Clique nele para ver o conteúdo ou para selecionar a versão na lista pendente à direita da transcrição aberta
• IRS CHANGES: indica se esta transcrição foi alterada em relação à versão anteriormente recebida
• YEAR: o ano fiscal dos itens da transcrição
• TYPE: o tipo de transcrição
• CONTACTO: o contacto que seleccionou quando pediu a transcrição
• REQUERIDO: a data do pedido de transcrição

Clique nas setas para cima e para baixo junto ao nome da coluna escolhida para ordenar a lista.

Pesquisa de transcrições

Para encontrar uma transcrição específica, escreva uma palavra-chave no campo de pesquisa - um título, o ano da transcrição ou o nome do contacto - e prima enter no teclado. 

Clique no X no campo de pesquisa para o limpar.

Filtragem de transcrições

A filtragem permite-lhe encontrar rapidamente transcrições com determinados critérios; por exemplo, todas as transcrições de 2022. Clique no botão Filtrar no canto superior direito do ecrã, seleccione os filtros e clique em Aplicar. Existem seis formas de filtrar:

• Por contacto: ver apenas as transcrições de um contacto específico
• Por data de pedido: mostra as transcrições pedidas numa determinada data e hora
• Por tipo: ver apenas transcrições de um ou mais tipos, Transcrição de conta, Transcrição de declaração de impostos, Registo de conta, Salário e rendimento ou Verificação de não declaração, ou todas as transcrições de todos os tipos
• Por ano: mostra as transcrições para um ano fiscal específico
• Por alterações de IRS: ver apenas as transcrições com alterações em relação à versão anterior, ou sem alterações, ou todas as transcrições com e sem alterações
• Por documento: mostra transcrições de formulários específicos (por exemplo, apenas 1040 ou 1065)

Também pode clicar no menu pendente Todos os pedidos, no canto superior esquerdo do ecrã, para selecionar e ver as transcrições pedidas numa determinada data e hora.

Imprimir transcrições

Para imprimir uma transcrição, clique nos três pontos à direita do nome da transcrição e seleccione Imprimir. Pode encontrar a mesma ligação em abra uma transcrição.

Descarregar transcrições

Para descarregar uma transcrição, clique nos três pontos à direita do nome da transcrição e seleccione Descarregar. Pode encontrar a mesma ligação em abra uma transcrição.

Eliminar transcrições

Para eliminar uma transcrição, clique nos três pontos à direita do nome da transcrição e seleccione Eliminar. Pode encontrar a mesma ligação em abra uma transcrição.