Exemplos de automatização (básico): Envio de e-mail

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Pode fazer com que os seus e-mails sejam criados e enviados automaticamente. Cada e-mail será personalizado e conterá todos os detalhes necessários, mesmo que sejam diferentes para cada cliente. Para que a magia da automação aconteça, configure a automação Enviar e-mail para cada etapa em que precisa que os e-mails sejam enviados.

Abrangido aqui:

• Configurar automatizações para o envio de mensagens de correio eletrónico
• Ligar anexos e-mail a uma tarefa
• Personalizar mensagens de correio eletrónico automatizadas

Configurar automatizações para o envio de mensagens de correio eletrónico

No que diz respeito às mensagens electrónicas automatizadas, o processo é normalmente o seguinte:

1. Se quiser que os seus e-mails sejam enviados automaticamente, precisa de um modelo para cada um deles. Se não tiver um, pode criá-lo clicando em Novo modelo quando adicionar a automatização. Certifique-se de que utiliza códigos curtos nos modelos para os personalizar. 

2. Geralmente, pode não querer ter uma fase separada no seu projeto para enviar e-mails. Em vez disso, você pode adicionar a automação Enviar e-mail aos diferentes etapas, para:

• Comunique o que espera dos seus clientes em cada etapa do processo, por exemplo, pedindo-lhes para uploaded documentos, marcar as tarefas dos clientes como concluídas, preencher o sítio questionário.
• Informe os seus clientes sobre o que está a acontecer, por exemplo, quando tiver recebido os seus documentos ou quando a sua declaração estiver pronta.

Quando o trabalho entra nesta fase, o e-mail é automaticamente enviado para todos os contactos associado da conta cliente.

Nota! Para o automatismo Enviar e-mail, não importa se o Automove Trabalhos botão de alternância para a etapa está ativado. A automatização é accionada automaticamente e não necessita de qualquer ação do cliente ou da empresa para ser concluída. Além disso, nenhum elemento é associado para a tarefa quando a automatização é accionada.

Ligar anexos e-mail a uma tarefa

Não pode associar mensagens de correio eletrónico a Trabalhos, mas pode ter anexos e-mail dos clientes associado. Siga estes passos:

1. Abra o e-mail com o ficheiro anexado e clique na ligação Guardar em TaxDome, à direita.
2. Edite o nome do ficheiro e a descrição (opcional) e clique em Carregar. O ficheiro será guardado na pasta de documentos do Cliente uploaded .
3. Abra o cartão de trabalho a partir da vista Kanban, do calendário ou da lista de trabalhos .
4. Ligue o documento a ele: Clique em +Link na parte superior, seleccione Documentos, clique na pasta de documentos do Cliente uploaded e escolha os ficheiros que pretende, depois clique em Link.

Agora, os membros da sua equipa podem aceder facilmente aos documentos necessários diretamente no cartão de trabalho.

Dica! Active a funcionalidade Automaticamente guardar anexos para saltar os dois primeiros passos e ter os documentos guardados automaticamente.

Personalizar mensagens de correio eletrónico automatizadas

Pode utilizar quaisquer dados personalizados para personalizar as suas mensagens electrónicas automatizadas e dar um toque pessoal. Para o fazer:

1. Certifique-se de que as contas e os contactos dos seus clientes têm todos os detalhes necessários nos campos personalizados. Pode ser ainda mais útil adicionar tudo o que precisa durante a importação de contas.
2. Adicione códigos de acesso ao modelo e-mail e utilize-o para a automatização descrita acima.

Quando o e-mail é enviado automaticamente, os códigos curtos no campo e-mail do título e/ou do corpo são substituídos pelos dados dos campos personalizados, como o nome e o apelido, o pagamento estimado de impostos, a informação da empresa ou uma data específica.