Automove (Básico): Enviar mensagens e ligação para Trabalhos

You can have your messages sent automatically. Also, your jobs can automatically move to the next stage of the pipeline once the client checks off all the client tasks inside the chat. In this article, you will find out how you can use automated messages, either with the automove option or without it.

Abrangido aqui:

• Utilize mensagens automáticas para notificar os clientes sobre o progresso do seu trabalho
• Ativar o automove para solicitar a confirmação do cliente em "Carregamento concluído"/preenchimento dos formulários
• Ligar manualmente o chat linha ao trabalho

Utilize mensagens automáticas para notificar os clientes sobre o progresso do seu trabalho

As empresas que utilizam a automatização de mensagens tendem a enviar várias mensagens em cada trabalho, alertando os clientes para actualizações à medida que o trabalho avança no fluxo de trabalho da empresa. Assim, os seus clientes podem receber mensagens como: "Olá, Lisa! Preciso que preencha este questionário" ou "Olá, Bart! A sua declaração está a ser revista!" 

O processo é normalmente o seguinte:

1. Se quiser que as suas mensagens sejam enviadas automaticamente, precisa sempre de ter um modelo primeiro. Se não tiver um, pode criá-lo clicando em Novo modelo quando adicionar a automatização.

2. Adicione a automatização Enviar mensagem para cada fase em que pretende informar o cliente do que está a acontecer. Quando o trabalho entra nesta fase, é enviada automaticamente uma mensagem ao cliente. Ao mesmo tempo, é automaticamente associado para o trabalho. 

3. Decide whether the message will be sent to the existing chat thread or to a new one. As a rule, you will want to select Create new thread option for the first stage (when your new work cycle has started), and Reply to the latest thread option for the other stages (when you have already created a chat thread for this job). 

Nota! Se o modelo de chat não incluir tarefas do cliente, a mensagem automatizada não requer a ação do utilizador. Portanto, o recurso mover trabalhos automaticamente não leva em conta essa automação. Portanto, não importa se a opção mover trabalhos automaticamente botão de alternância está ativado ou desativado. (Aqui está mais sobre como lidar com elementos inacabados ao mover Trabalhos). 

Ativar o automove para solicitar a confirmação do cliente em "Carregamento concluído"/preenchimento dos formulários

Para mais vídeos de instruções úteis, visite TaxDome Academy, o nosso centro online gratuito para
ver e aprender tudo o que precisa de saber sobre TaxDome.

TaxDome As conversas podem incluir listas de tarefas para os seus clientes. Esta funcionalidade é frequentemente utilizada para criar uma lista de verificação dos documentos necessários para a preparação de impostos, solicitar uma confirmação de que a ação necessária do cliente está concluída, etc. 

E se as suas mensagens automáticas incluírem esses itens de tarefas, pode utilizá-las com a funcionalidade mover trabalhos automaticamente para que um trabalho passe automaticamente para a fase seguinte assim que o cliente verificar todas as tarefas. 

Dica! Aqui, temos um exemplo de utilização de tarefas de cliente para solicitar a confirmação do cliente de "Carregamento concluído" dos documentos necessários para a preparação de impostos. No entanto, pode utilizá-la para a confirmação do cliente quando este tiver terminado de preencher os formulários de processamento de salários, etc. Veja o vídeo no final da secção.

Vamos ver como podemos configurar isto:

1. É sempre necessário ter um modelo com tarefas para todas as suas mensagens automáticas. Se não tiver um, pode criá-lo clicando em Novo modelo quando adicionar a automatização. O seu modelo pode ter o seguinte aspeto:

2. Depending on your processes, you can add a separate "Docs uploaded" confirmation stage to your pipeline, confirming that the client has sent all the needed information before their job moves into the In prep stage.

3. Add the  Send message automation for this stage, then decide whether the message will be sent to the existing chat thread or to a new one. 

As a rule, you will want to choose the  Reply to the latest thread option for this particular case because you may already have an automatic chat thread created for this job. Adding new tasks to the same chat thread will update the previously created task list that appears in the chat thread (if any).

Quando o trabalho entra nesta fase, a mensagem é enviada automaticamente para o cliente. Ao mesmo tempo, é automaticamente associado para o trabalho. 

4. Certifique-se de que a opção Automove Trabalhos botão de alternância para a fase está activada. Desta forma, assim que o cliente verificar as tarefas num chat linha, o trabalho passa automaticamente para a fase seguinte.

Aqui pode ver outro exemplo de utilização desta funcionalidade para automatizar o preenchimento dos formulários de folhas de pagamento:

Ligar manualmente o chat linha ao trabalho

Os tópicos de chat podem ser associado para Trabalhos por um proprietário da empresa, administrador ou qualquer funcionário com direitos de acesso para ver todas as contas ou que esteja atribuído à conta do cliente. 

Uma vez que a conversação linha é manualmente associado, a funcionalidadeautomove Trabalhos funciona da mesma forma que para as mensagens enviadas e associado automaticamente: 

• Se existirem tarefas do cliente num chat, o trabalho passa para a fase seguinte quando o cliente assinala todas as tarefas.
• Se não existirem tarefas de cliente numa conversação, a funcionalidade automove Trabalhos não funciona para a conversação associado .

To manually link a chat thread, go to the pipeline, make sure that the job is at the right stage, open the job card, click  Link in the Linked section, select Chats, and then choose the chat threads. Or, click New in the Linked section, select Chats and create a new thread.

You can also link a job when creating a new chat.

• By default, only active threads are displayed when you select a chat to link. To see all or only archived threads, click Filter and select either All or Archived.
• Um trabalho pode ter tantos associado threads quantos forem necessários.

Nota! Se as tarefas do cliente num chat linha não estiverem marcadas e mover manualmente a tarefa para outra fase, ser-lhe-á pedido que decida o que fazer em relação ao chat pendente linha (aqui está mais sobre como lidar com elementos inacabados ao mover Trabalhos).