CRM (Básico): Aplicar acções em massa
A bulk action involves doing the same action for lots of clients at once; it’s a quick workaround to performing the action one client at a time. With TaxDome’s bulk-action feature, you first check off the clients who need the same thing done, then you trigger the action. It’s much more efficient than the one-at-a-time method—not to mention much faster!
- Como realizar acções em massa
- Enviar um questionário como uma ação em massa
- Adicionar um trabalho a um projeto como uma ação em massa
- Gerir os membros da equipa como uma ação em bloco
- Enviar um e-mail como uma ação em massa
- Cancelar mensagens de correio eletrónico agendadas como uma ação em massa
- Gerir etiquetas como uma ação em massa
- Criar uma fatura como uma ação em massa
- Criar uma tarefa como uma ação em massa
- Aplicar um modelo de pasta como uma ação em massa
- Enviar uma mensagem como uma ação em massa
- Envio de um contrato como uma ação em massa
- Seguir/deixar de seguir contas como uma ação em massa
- Editar o tipo de cliente como uma ação em massa
- Arquivar contas como uma ação em massa
- Eliminar contas como uma ação em massa
- Contacts name formatting in bulk
Como realizar acções em massa
Para começar a executar uma ação em massa, aceda a Clientes no menu da barra lateral esquerda, abra o separador Contas para ver a sua lista Ativa e, em seguida, seleccione os clientes a que se destina a ação. Se estiver à procura de um determinado tipo de conta de cliente, utilize os filtros avançados e, em seguida, seleccione os clientes na lista filtrada.
Depois de selecionar os clientes, escolha a ação em massa na barra de menu acima da lista Activos. Para ver acções adicionais, clique em Mais acções na barra de menus.
Enviar um questionário como uma ação em massa
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TaxDomeajudam-no a reunir as informações do cliente necessárias para realizar o seu trabalho. Para enviar um questionário a vários clientes, terá primeiro de criar um modelo questionário , caso ainda não o tenha feito.
Em seguida, seleccione os clientes para os quais pretende enviar o questionário na lista Activos, clique em Enviar questionário na barra de menus e, em seguida, clique no campo Modeloquestionário para escolher o questionário no menu pendente. Clique no botão CRIAR e já está.
Adicionar um trabalho a um projeto como uma ação em massa
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Com esta ação em massa, está a adicionar um tipo de trabalho - por exemplo, uma devolução 1040 - a um projeto para vários clientes. O projeto mostra-lhe o progresso desses Trabalhos para diferentes clientes num único local, à medida que cada um passa de uma fase para outra no projeto até ser concluído.
Na lista Ativa, seleccione os clientes a que se destina a tarefa, clique em Adicionar tarefa na barra de menus e, em seguida, clique no campo projeto para escolher o endereço projeto no menu suspenso. Clique no botão ADICIONAR e já está.
Se a adição em massa do posto de trabalho não tiver sido totalmente bem sucedida, receberá uma notificação no seu Inbox+ explicando o motivo. Poderá resolver o problema a partir daí. Para obter mais detalhes, acesse aqui.
Gerir os membros da equipa como uma ação em bloco
Embora o proprietário e o administrador da empresa tenham direitos de acesso totais a todas as contas de clientes, os empregados precisam de receber direitos de acesso ou de ser atribuídos ao cliente. Com a ação em massa Gerir equipa, pode atribuir funcionários a várias contas de clientes de uma só vez. Evitará o longo processo de navegar para cada perfil de cliente individualmente, atribuindo depois os empregados um a um.
Na lista Ativa, seleccione as contas de cliente que devem ser atribuídas a colaboradores e, em seguida, clique em Gerir equipa na barra de menus. É apresentada uma lista dos seus colaboradores. Para cada colaborador, seleccione uma das seguintes opções:
- Não fazer nada: O colaborador não terá acesso a nenhuma conta. Se este colaborador já tiver sido atribuído a esta conta, esta permanecerá no seu lugar atual.
- Atribuir a todos: O empregado terá acesso a todas as contas seleccionadas.
- Remover de todos: Se este colaborador já tiver acesso a qualquer uma das contas seleccionadas, este será removido.
Enviar um e-mail como uma ação em massa
Embora a sua caixa de entrada em TaxDome seja específica para cada cliente, por vezes pode ser necessário enviar o mesmo e-mail a muitos clientes ao mesmo tempo. Por exemplo, pretende notificar os seus clientes sobre um prazo próximo ou uma atualização na sua empresa. Com a ação de correio em massa @Send Mail, pode enviar um e-mail personalizado a vários destinatários de uma só vez (até 400 emails por dia) e utilizar os modelos e-mail para acelerar o processo. Para saber mais sobre o envio de e-mails em massa, clique aqui.
Cancelamento de e-mail programado como uma ação em massa
Por vezes, é necessário cancelar todas as mensagens de correio eletrónico agendadas para uma conta. Para tal, seleccione as contas para as quais pretende cancelar as mensagens de correio eletrónico agendadas, clique em Mais acções na barra de menus e, em seguida, seleccione Cancelar mensagens de correio eletrónico agendadas no menu pendente.
Gerir etiquetas como uma ação em massa
Com duas a três palavras e codificadas por cores para um reconhecimento rápido, as etiquetas ajudam a filtrar as suas contas de clientes. Quando precisar de atribuir etiquetas a várias contas de clientes, utilize a ação em massa Gerir etiquetas.
Na lista Ativa, seleccione as contas de clientes que necessitam de ser marcadas e, em seguida, clique em Gerir etiquetas na barra de menus. É apresentada uma lista de todas as etiquetas disponíveis. Para cada etiqueta, seleccione uma das seguintes opções:
- Não fazer nada: A etiqueta não será atribuída a nenhuma das contas de cliente seleccionadas. Se uma conta já tiver essa etiqueta, ela manter-se-á.
- Atribuir a todos: A etiqueta será atribuída a todas as contas de clientes seleccionadas.
- Remover de todos: Se alguma das contas de cliente seleccionadas já tiver esta etiqueta, esta será removida.
Criar uma fatura como uma ação em massa
Se precisar de criar a mesma fatura para vários clientes, seleccione as caixas de verificação junto às contas de cliente na lista Ativa, clique em Mais acções na barra de menus e, em seguida, seleccione Criar fatura no menu pendente. Utilize modelos de facturas para acelerar o processo. Saiba mais sobre como criar facturas em massa.
Dica! Pode incluir dados dinâmicos para individualizar as suas facturas. Pode utilizar códigos curtos de conta com base em campos personalizados, bem como códigos curtos de data. Saiba mais sobre os códigos curtos.
Criar uma tarefa como uma ação em massa
Se precisar de criar a mesma tarefa para vários clientes, seleccione as caixas de verificação junto às contas de cliente na lista Ativa, clique em Mais acções na barra de menus e, em seguida, seleccione Criar tarefa no menu pendente. Para obter mais informações sobre a criação de tarefas em massa, aceda aqui.
Aplicar um modelo de pasta como uma ação em massa
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Os modelos de pastas ajudam-no a acelerar o processo de criação de pastas para a secção Documentos das suas contas de cliente. Pode criar modelos de pastas e depois aplicá-los a uma conta específica. Com esta opção, também pode uploaded documentos que não são específicos do cliente.
Na lista Ativa, seleccione as contas de cliente às quais pretende aplicar um modelo de pasta, clique em Mais acções na barra de menus e, em seguida, seleccione Aplicar modelos de pasta no menu pendente. Clique no campo Modelo de pasta para selecionar o modelo que pretende aplicar no menu pendente.
Enviar uma mensagem como uma ação em massa
Com a ação em massa Enviar mensagem, pode enviar a mesma mensagem segura a vários clientes. Por exemplo, pode querer notificar todos os seus clientes sobre um prazo próximo ou uma atualização na sua empresa. Utilize modelos de chat para acelerar o processo.
Na lista Ativa, seleccione as contas de cliente para as quais pretende enviar uma mensagem, clique em Mais acções na barra de menus e seleccione Enviar mensagem no menu pendente. Clique no campo Modelo para selecionar o modelo de chat que pretende utilizar no menu pendente. Clique no botão ENVIAR e será enviada uma mensagem personalizada para as contas de cliente seleccionadas.
Envio de um contrato como uma ação em massa
Um Contrato, tal como uma carta de compromisso ou uma proposta, define o âmbito do compromisso entre uma firma e um cliente. Com a ação em massa Enviar contrato, pode enviar o mesmo contrato a vários clientes. Utilize modelos de contrato para acelerar o processo.
Na lista Ativa, seleccione as contas de cliente para as quais pretende enviar o contrato, clique em Mais acções na barra de menu e seleccione Enviar contrato no menu pendente. Clique no campo Nome do contrato para lhe dar um nome e, em seguida, clique no campo Modelo de contrato para selecionar o modelo no menu pendente. Clique no botão Enviar quando estiver pronto para enviar ocontrato.
Seguir/deixar de seguir contas como uma ação em massa
Os membros da equipa que seguem uma conta recebem notificações sobre toda a sua atividade. Pode seguir ou deixar de seguir uma conta, quer esteja atribuído a ela e tenha acesso ou não. Leia mais sobre seguidores de contas no artigo.
Na lista Ativa , seleccione as contas de cliente que pretende seguir ou deixar de seguir, clique em Mais acções na barra de menus e, em seguida, seleccione Seguir contas ou Deixar de seguir contas no menu pendente.
Editar o tipo de cliente como uma ação em massa
When you import your clients, their account type is set to Other. Once the account type is ready to be assigned, you can edit the account type for several accounts in bulk.
To do this, in the Active or Archived list, select the client accounts for which you want to edit client type, click More Actions in the menu bar and select Edit client type from the pull-down menu. Select one of the client types in the sidebar and click Edit client type.
Arquivar contas como uma ação em massa
Quando já não precisa de uma conta, mas pretende manter todas as suas informações à mão, uma excelente opção é arquivá-la. Assim que o fizer, a conta desaparece do separador Ativo e passa para o separador Arquivado onde não pode ser editada. Com a ação em massa Arquivar Contas, pode arquivar várias de uma só vez. Quando arquiva uma conta, pode sempre restaurá-la.
Na lista Ativa, seleccione as contas de cliente que pretende arquivar, clique em Mais acções na barra de menus e, em seguida, seleccione Arquivar Contas no menu pendente.
Se tiver arquivado várias contas e mais tarde descobrir que precisa delas novamente, pode facilmente voltar a activá-las em massa.
Na lista Arquivado seleccione as contas de cliente que pretende restaurar, clique em Mais acções na barra de menus e, em seguida, seleccione Contas activas no menu pendente.
Eliminar contas como uma ação em massa
Atenção! Só é possível eliminar contas arquivadas.
Pode ser necessário eliminar contas de clientes, quer porque as criou como testes, quer porque já não são clientes. Com a ação Eliminar em massa, pode remover várias de uma só vez. Lembre-se de que, depois de eliminar uma conta, não a pode restaurar. E quando uma conta é removida, todos os seus ficheiros e dados são também permanentemente eliminados, pelo que também não será possível recuperá-los.
Na lista Arquivado seleccione as contas de cliente que pretende eliminar, clique em Mais acções na barra de menu e, em seguida, seleccione Eliminar no menu pendente. Introduza DELETE no campo de confirmação e clique em Eliminar.
Contacts name formatting in bulk
You can apply the name format, you set as the default, to your contacts in bulk. To do so, select one or more contacts in your contacts list, then click the Update contact name format link at the top and confirm it in the Bulk apply contact name formatting pop-up.
