CRM (Básico): Aplicar Ações em Massa

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Uma ação em massa envolve fazer a mesma ação para vários clientes de uma só vez. Com a funcionalidade de ação em massa da TaxDome, terá em primeiro lugar selecionar os clientes que requerem a mesma ação, para depois desencadear a ação. É muito mais eficiente do que o método "um a um" - sendo bastante mais rápido!

Como realizar ações em massa

Primeiro aceda aos Clientes a partir do menu da barra lateral esquerda, abra o separador Contas para consultar a sua lista de Ativos, selecione os clientes para os quais a ação se destina. Se procura um determinado tipo de clientes, utilize os filtros avançados, e selecione os clientes na lista filtrada.

Após selecionar os clientes, escolha a ação em massa na barra de menu acima da lista Ativo. Para ver as ações adicionais, clique em Mais ações na barra de menu.

Enviar um questionário como uma ação em massa

Para consultar vídeos úteis, visite a Academia TaxDome, o nosso centro online gratuito para
visualizar e aprender tudo o que necessita de saber sobre a TaxDome.

Os questionários da TaxDome ajudam-no a reunir as informações dos clientes de que necessita para realizar o seu trabalho. Para enviar um questionário a vários clientes, terá primeiro de criar um modelo de questionário, no caso de ainda não o ter feito.

A seguir, selecione os clientes para os quais deseja enviar o questionário na lista Ativo, clique em Enviar Questionário na barra de menu, e clique no campo do Modelo do Questionário para selecionar um a partir do menu suspenso. Depois clique no botão CRIAR.

Adicionar um trabalho a um projeto como uma ação em massa

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Digamos que com esta ação em massa, está a adicionar um tipo de trabalho, uma declaração de IRS a um projeto para vários clientes. O projeto exibe o progresso desses trabalhos para os diversos clientes num só local, enquanto que cada um avança de etapa em etapa no projeto até à sua conclusão.

Na lista Ativo, selecione os clientes para os quais o trabalho se destina, clique em Adicionar Trabalho na barra de menu, clique no campo Projeto para selecionar um projeto a partir do menu suspenso. E clique no botão ADICIONAR.

Se adicionar o trabalho em massa não foi totalmente bem sucedido, receberá uma notificação na sua Inbox+ esclarecendo o motivo. A partir daí, será capaz de resolver o problema. Para obter mais detalhes, clique aqui.

Gerir os membros da equipa como uma ação em massa

Embora o proprietário e o Admin possuam todos os direitos de acesso a todas as contas dos clientes, os funcionários necessitam que lhes sejam concedidos direitos de acesso ou atribuídos ao cliente. Com a ação em massa de Gerir Equipa, é possível atribuir funcionários a várias contas de clientes de uma só vez. Passará à frente o longo processo de percorrer cada perfil de cliente individualmente, atribuindo em seguida os funcionários um a um.

Na lista Ativo, selecione as contas de clientes que precisam de ser atribuídas aos funcionários, e clique em Gerir Equipa na barra de menu. Encontrará uma lista dos seus funcionários. Para cada funcionário, selecione uma das seguintes opções:

  • Não fazer nada: O funcionário não terá acesso às contas. Se este funcionário já foi atribuído a esta conta, permanecerá.
  • Atribuir a todos: O funcionário terá acesso a todas as contas selecionadas.
  • Remover de todas: Se este funcionário possuir acesso a qualquer uma das contas selecionadas, será removido.

Enviar um e-mail como uma ação em massa

Embora a sua caixa de entrada na TaxDome seja específica do cliente, por vezes poderá necessitar de enviar o mesmo e-mail a vários clientes de uma só vez. Por exemplo, deseja notificar os seus clientes sobre um prazo ou uma atualização futura na sua empresa. Com a ação em massa @Enviar E-mail, tem a possibilidade de enviar um e-mail personalizado a vários destinatários de uma só vez (até 400 e-mails por dia) e utilizar modelos de e-mail para acelerar o processo. Para saber mais sobre a ação de enviar e-mails em massa, clique aqui.

Cancelar e-mails agendados como uma ação em massa

Por vezes é necessário cancelar todos os e-mails agendados para uma conta. Para o fazer, selecione as contas para as quais deseja cancelar os e-mails agendados, clique em Mais Ações na barra de menu, selecione Cancelar E-mails Agendados a partir do menu suspenso.

Gerir etiquetas como uma ação em massa

As etiquetas devem conter duas a três palavras e ser codificadas por cores para um reconhecimento rápido e ajudar a filtrar as contas dos seus clientes. Quando necessitar de atribuir etiquetas a várias contas de clientes, use a ação em massa Gerir Etiquetas.

Na lista Ativo, selecione as contas de cliente que necessitam de ser etiquetadas e clique em Gerir Etiquetas na barra de menu. Encontrará uma lista de todas as suas etiquetas disponíveis. Para cada etiqueta, selecione uma das seguintes opções:

  • Não fazer nada: A etiqueta não será atribuída às contas dos clientes selecionados. Se uma conta já possuir essa etiqueta, permanecerá.
  • Atribuir a todos: A etiqueta será atribuída a todas as contas de clientes selecionadas.
  • Remover de todas: Se alguma das contas de clientes selecionadas já possuir essa etiqueta, esta será removida.

Criar uma tarefa como uma ação em massa

Se precisar de criar a mesma tarefa para vários clientes, selecione as caixas de verificação junto às contas dos clientes na lista Ativo, clique em Mais Ações na barra de menu, e selecione Criar Tarefa no menu suspenso. Para obter mais detalhes sobre como criar tarefas em massa, clique aqui.


Aplicar um modelo de pasta como uma ação em massa

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Os modelos de pastas ajudam a acelerar o processo de criação de pastas para a secção Docs das contas dos seus clientes. Os modelos de pastas podem ser criados, e aplicados a uma conta específica. Através desta opção, poderá fazer upload de documentos que não são específicos do cliente.

Na lista Ativo, selecione as contas de cliente que deseja aplicar um modelo de pasta, clique em Mais Ações na barra de menu, selecione Aplicar Modelos de Pasta no menu suspenso. Clique no campo Modelo de Pasta e selecione o que desejar aplicar, a partir do menu suspenso.

Enviar uma mensagem como uma ação em massa

Com a ação Enviar Mensagem em massa, é possível enviar a mesma mensagem segura a vários clientes. Por exemplo, poderá desejar notificar todos os seus clientes sobre um prazo ou uma atualização futura na sua empresa. Use os modelos de mensagem para acelerar o processo.

Na lista Ativo, selecione as contas de cliente que deseja enviar a mensagem, clique em Mais Ações na barra de menu, selecione Enviar Mensagem no menu suspenso. Clique no campo Modelo para selecionar o modelo de mensagem que deseja usar no menu suspenso. Clique no botão ENVIAR, será enviada uma mensagem personalizada para as contas de cliente selecionadas.

Enviar um contrato como uma ação em massa

Um Contrato, como por exemplo uma carta de compromisso ou uma proposta, define o âmbito do compromisso entre uma empresa e um cliente. Com a ação em massa Enviar Contrato, é possível enviar o mesmo contrato a vários clientes. Utilize os modelos de contrato para acelerar o processo.

Na lista Ativo, selecione as contas de cliente que deseja enviar o contrato, clique em Mais Ações na barra de menu, selecione Enviar Contrato no menu suspenso. Clique no campo Nome do Contrato para atribuir um nome, clique no campo Modelo de Contrato para selecionar o modelo a partir do menu suspenso e clique no botão ENVIAR.


Seguir/Deixar de seguir contas como uma ação em massa

Os membros da equipa que seguem a conta receberão notificações sobre toda a atividade da mesma. Pode seguir ou deixar de seguir uma conta, quer esteja atribuído a esta e tenha ou não acesso. Saiba mais sobre o assunto no artigo.

Na lista Ativo, selecione as contas de cliente que deseja seguir ou deixar de seguir, clique em Mais Ações na barra de menu, selecione Seguir Contas ou Deixar de Seguir a partir do menu suspenso.

Arquivar contas como ação em massa

Quando deixar de precisar de uma conta mas desejar manter toda a informação disponível, arquive a conta. Após o fazer, a conta deixa de aparecer no separador Ativo e passa para o separador Arquivado, onde não é editável. Com a ação em massa de Arquivar Contas, poderá arquivar várias contas de uma só vez. Ao arquivar uma conta, poderá sempre restaurá-la.

Na lista Ativo, selecione as contas de cliente que deseja arquivar, clique em Mais Ações na barra de menu, e selecione Arquivar Contas no menu suspenso.

Se arquivou várias contas mas mais tarde voltar a precisar delas, poderá facilmente voltar a ativá-las em massa.

Na lista Arquivado, selecione as contas de cliente que deseja restaurar, clique em Mais Ações na barra de menu, e selecione Contas Ativas a partir do menu suspenso.

Eliminar contas como uma ação em massa

atenção

Atenção! Só é possível eliminar contas arquivadas.

Poderá ser necessário eliminar contas de clientes, quer porque as criou na qualidade de teste, ou deixou de ser cliente. Com a ação Eliminar em massa, poderá eliminar várias contas de uma só vez. Lembre-se, após eliminar uma conta, não é possível restaurá-la. E assim que uma conta é removida, todos os seus ficheiros e dados são igualmente eliminados permanentemente, pelo que não será possível recuperá-los.

Na lista Arquivado, selecione as contas de cliente que deseja eliminar, clique em Mais Ações na barra de menu, selecione Eliminar no menu suspenso. Clique em CONFIRMAR na Janela de Confirmação, se pretender avançar com a eliminação, clique em OK.

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Uma ação em massa envolve fazer a mesma ação para vários clientes de uma só vez. Com a funcionalidade de ação em massa da TaxDome, terá em primeiro lugar selecionar os clientes que requerem a mesma ação, para depois desencadear a ação. É muito mais eficiente do que o método "um a um" - sendo bastante mais rápido!

Como realizar ações em massa

Primeiro aceda aos Clientes a partir do menu da barra lateral esquerda, abra o separador Contas para consultar a sua lista de Ativos, selecione os clientes para os quais a ação se destina. Se procura um determinado tipo de clientes, utilize os filtros avançados, e selecione os clientes na lista filtrada.

Após selecionar os clientes, escolha a ação em massa na barra de menu acima da lista Ativo. Para ver as ações adicionais, clique em Mais ações na barra de menu.

Gerir etiquetas como uma ação em massa

As etiquetas devem conter duas a três palavras e ser codificadas por cores para um reconhecimento rápido e ajudar a filtrar as contas dos seus clientes. Quando necessitar de atribuir etiquetas a várias contas de clientes, use a ação em massa Gerir Etiquetas.

Na lista Ativo, selecione as contas de cliente que necessitam de ser etiquetadas e clique em Gerir Etiquetas na barra de menu. Encontrará uma lista de todas as suas etiquetas disponíveis. Para cada etiqueta, selecione uma das seguintes opções:

  • Não fazer nada: A etiqueta não será atribuída às contas dos clientes selecionados. Se uma conta já possuir essa etiqueta, permanecerá.
  • Atribuir a todos: A etiqueta será atribuída a todas as contas de clientes selecionadas.
  • Remover de todas: Se alguma das contas de clientes selecionadas já possuir essa etiqueta, esta será removida.

Aplicar um modelo de pasta como uma ação em massa

Os modelos de pastas ajudam a acelerar o processo de criação de pastas para a secção Docs das contas dos seus clientes. Os modelos de pastas podem ser criados, e aplicados a uma conta específica. Através desta opção, poderá fazer upload de documentos que não são específicos do cliente.

Na lista Ativo, selecione as contas de cliente que deseja aplicar um modelo de pasta, clique em Mais Ações na barra de menu, selecione Aplicar Modelos de Pasta no menu suspenso. Clique no campo Modelo de Pasta e selecione o que desejar aplicar, a partir do menu suspenso.

Enviar uma mensagem como uma ação em massa

Com a ação Enviar Mensagem em massa, é possível enviar a mesma mensagem segura a vários clientes. Por exemplo, poderá desejar notificar todos os seus clientes sobre um prazo ou uma atualização futura na sua empresa. Use os modelos de mensagem para acelerar o processo.

Na lista Ativo, selecione as contas de cliente que deseja enviar a mensagem, clique em Mais Ações na barra de menu, selecione Enviar Mensagem no menu suspenso. Clique no campo Modelo para selecionar o modelo de mensagem que deseja usar no menu suspenso. Clique no botão ENVIAR, será enviada uma mensagem personalizada para as contas de cliente selecionadas.

Arquivar contas como ação em massa

Quando deixar de precisar de uma conta mas desejar manter toda a informação disponível, arquive a conta. Após o fazer, a conta deixa de aparecer no separador Ativo e passa para o separador Arquivado, onde não é editável. Com a ação em massa de Arquivar Contas, poderá arquivar várias contas de uma só vez. Ao arquivar uma conta, poderá sempre restaurá-la.

Na lista Ativo, selecione as contas de cliente que deseja arquivar, clique em Mais Ações na barra de menu, e selecione Arquivar Contas no menu suspenso.

Se arquivou várias contas mas mais tarde voltar a precisar delas, poderá facilmente voltar a ativá-las em massa.

Na lista Arquivado, selecione as contas de cliente que deseja restaurar, clique em Mais Ações na barra de menu, e selecione Contas Ativas a partir do menu suspenso.

Eliminar contas como uma ação em massa

atenção

Atenção! Só é possível eliminar contas arquivadas.

Poderá ser necessário eliminar contas de clientes, quer porque as criou na qualidade de teste, ou deixou de ser cliente. Com a ação Eliminar em massa, poderá eliminar várias contas de uma só vez. Lembre-se, após eliminar uma conta, não é possível restaurá-la. E assim que uma conta é removida, todos os seus ficheiros e dados são igualmente eliminados permanentemente, pelo que não será possível recuperá-los.

Na lista Arquivado, selecione as contas de cliente que deseja eliminar, clique em Mais Ações na barra de menu, selecione Eliminar no menu suspenso. Clique em CONFIRMAR na Janela de Confirmação, se pretender avançar com a eliminação, clique em OK.

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