Facturas (Básico): Editar, imprimir, descarregar, eliminar

Aprenda tudo o que precisa de saber sobre a gestão das suas facturas: como descarregá-las, imprimi-las e editá-las. Além disso, saiba como verificar rapidamente se os seus clientes pagaram - e muito mais!

Abrangido aqui:

Saber quando uma fatura foi paga ou pré-paga
Ver um pagamento de fatura Histórico
Imprimir ou Descarregar facturas em PDF

Processar facturas

Saber quando uma fatura foi paga ou pré-paga

Os clientes podem efetuar um pré-pagamento ( se permitido nas definições) em qualquer montante ou pagar quando uma fatura é devida. Na conta do cliente, os pré-pagamentos aparecem como créditos a utilizar em facturas futuras.

Receberá sempre um e-mail quando um cliente efetuar um pré-pagamento, pagar uma fatura na totalidade ou tiver uma fatura em atraso. Este e-mail também terá a fatura paga anexada. Receberá também uma notificação no seu Inbox+. Clique em Ir para... para aceder à página de Facturas do cliente.

Nota: Altere as suas preferências de notificação em qualquer altura.

Ver o histórico de pagamentos de uma fatura

Para ver o histórico de pagamentos de uma fatura, clique nos três pontos à direita da fatura e, em seguida, seleccione Ver fatura. A fatura será então apresentada na barra lateral.

O histórico de pagamentos mostra a origem, a data, o valor e o reembolso, se houver. Clique no tipo de pagamento na coluna Fonte para saltar para as informações de pagamento.

Se tiverem sido aplicados créditos para pagar as facturas, o histórico de pagamentos incluirá essa informação.

Imprimir ou descarregar facturas em PDF

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Imprima diretamente a partir da página Facturas, clicando nos três pontos à direita da fatura. Seleccione Imprimir no menu pendente. A opção de impressão também está acessível durante a edição ou visualização de uma fatura.

Ou, se pretender guardar uma fatura para os seus registos, transfira um PDF para o seu ambiente de trabalho seleccionando Transferir no menu pendente.

É automaticamente apresentada uma fatura:

O nome da sua empresa, o logótipo, os dados de contacto e os serviços prestados
Para cada fatura não paga, uma ligação para efetuar um pagamento
Para cada fatura paga, uma ligação para ver os detalhes da fatura paga. É também apresentado um carimbo vermelho "PAGO".
Também pode utilizar os campos personalizados da conta para adicionar informações específicas à fatura em PDF. Desta forma, se adicionar os campos personalizados da conta para o endereço, a cidade e o estado, estes serão colocados no cabeçalho da fatura em PDF:

Processar facturas

Tanto as facturas únicas como as recorrentes são editáveis.

Editar facturas únicas

Clique nos três pontos à direita da fatura e seleccione Editar para alterar o montante ou o método de pagamento, para definir um lembrete ou para alterar os detalhes de uma fatura.

Nota: Quando se altera um número de fatura, este é automaticamente atualizado no QuickBooks.

Sugestão: Não é possível editar uma fatura depois de o cliente ter efectuado o pagamento. Nessa altura, a fatura é um registo e não pode ser alterada. No entanto, pode emitir um reembolso no caso de ter acidentalmente cobrado demasiado ao cliente, por exemplo.

Duplicação de uma fatura

Para criar uma cópia de uma fatura existente, vá à página Facturas ou ao separador Facturas de uma conta de cliente, clique nos três pontos à direita do nome da fatura e seleccione Duplicar no menu pendente.

Aparecerá a página Criar fatura com todos os detalhes da sua fatura original já preenchidos. Clique no botão Criar ou edite-a da forma que achar melhor.

Eliminar facturas

Para remover uma fatura, siga estes passos:

1. Clique nos três pontos à direita da fatura e, em seguida, seleccione Eliminar.

2. Clique em Eliminar na janela pop-up Confirmação de eliminação da fatura.

Nota: Não é possível eliminar facturas pagas porque são registos.