Facturas recorrentes (Básico): Gerir horários, Editar, Duplicar, Eliminar, Desativar
Aprenda tudo o que precisa de saber sobre a gestão das suas facturas recorrentes: como gerir os horários, bem como editar, duplicar, eliminar e desativar facturas.
Abrangido aqui:
- Editar facturas periódicas
- Duplicação de facturas recorrentes
- Desativar e reativar facturas recorrentes
- Eliminar facturas periódicas
Gestão de calendários em facturas recorrentes
Por vezes, é necessário alterar os detalhes das facturas periódicas. Por exemplo, um cliente pode pedir-lhe para adicionar um serviço à sua subscrição. A fatura periódica pode ser editada em qualquer altura: antes de ser assinada ou em qualquer momento posterior.
Para editar uma fatura periódica, vá a Faturação > Facturas periódicas na barra de menus à esquerda, clique nos três pontos à direita da fatura periódica que pretende alterar e seleccione Editar. Também pode clicar no nome da fatura periódica.
Na barra lateral que aparece, pode alterar:
- A data de início e a data da primeira fatura (se a primeira fatura ainda não tiver sido emitida)
- Número de recorrências
- Intervalo de recorrência
- Membro da equipa responsável pela fatura
- Nome da fatura recorrente
- Descrição
- Rubricas - por exemplo, pode adicionar mais serviços à fatura, alterar o montante ou adicionar um desconto. Isto afectará todas as facturas programadas subsequentemente.
- Facturas não pagas que estão planeadas de acordo com o calendário de pagamentos (podem ser editadas depois de a fatura periódica ser aceite pelo cliente). Ver detalhes abaixo.
Nota! A data de início, a data da primeira fatura, o intervalo de recorrência e o tipo de autorização de pagamento não podem ser alterados depois de o cliente ter assinado e aceite a fatura periódica com pagamento automático.
Depois de alterar os detalhes da fatura autorizada, poderá selecionar se quer ou não notificar o seu cliente sobre as alterações. Para o fazer, botão de alternância em Notificar o cliente sobre as alterações da fa tura e adicionar uma mensagem descrevendo essas alterações.
Editar uma fatura numa série de facturas periódicas
Quando um cliente lhe pede para fazer uma alteração numa fatura - por exemplo, para ajustar a próxima data de pagamento ou para adicionar mais um serviço - pode editar uma fatura programada específica sem que a alteração afecte todas as outras facturas na série de facturas periódicas.
Isto só pode ser feito se:
- A fatura periódica já foi aceite pelo cliente, E
- A fatura programada não foi paga
Para editar uma fatura específica, clique nos três pontos à direita da fatura que pretende alterar na secção Calendário de pagamentos e, em seguida, seleccione Editar.
Aí poderá mudar:
- A data de envio da fatura (por exemplo, se pretender enviá-la mais tarde devido a feriados)
- O membro da equipa a quem os pagamentos serão dirigidos
- A descrição das facturas
- Itens de linha. Por exemplo, pode adicionar mais serviços à fatura, alterar o total ou adicionar um desconto. Isto só afectará a fatura selecionada e não as outras facturas agendadas.
Duplicação de facturas recorrentes
Criar uma cópia da fatura periódica para guardar algum tempo. Isto é possível para facturas recorrentes que estejam em Pendente ou Ativo estado.
Para duplicar uma fatura periódica, vá a Faturação > Facturas periódicas na barra de menus à esquerda, clique nos três pontos à direita da fatura periódica e seleccione Duplicar.
Isto irá abra uma janela Criar fatura com campos pré-preenchidos. Efectue as edições necessárias para se adequar às suas necessidades e clique em Criar.
Desativar e reativar facturas recorrentes
Quando o cliente pede para fazer uma pausa na subscrição, pode desativar a fatura periódica. Isto é possível para facturas recorrentes que estejam em Pendente ou Ativo estado.
Para desativar uma fatura, vá a Faturação > Facturas recorrentes na barra de menus à esquerda, clique nos três pontos à direita da fatura recorrente e seleccione Desativar.
Após a desativação, todas as facturas agendadas serão colocadas em pausa e a fatura recorrente será movida para a sub-aba Inativa. Pode reactivá-la em qualquer altura, clicando nos três pontos e seleccionando Ativar. Assim que o fizer, todas as facturas que ainda não foram emitidas serão enviadas de acordo com o calendário.
Eliminar facturas periódicas
Se já não precisar de uma fatura periódica, pode eliminá-la. Isto pode ser feito para facturas periódicas em qualquer estado exceto em curso.
Para eliminar uma fatura periódica, vá a Faturação > Facturas recorrentes na barra de menus à esquerda, clique nos três pontos à direita da fatura periódica e seleccione Eliminar.
Tem a opção de eliminar tanto as facturas recorrentes activas como as inactivas. A eliminação de uma fatura periódica não afectará quaisquer facturas que já tenham sido enviadas ao seu cliente antes da eliminação.