Facturas recorrentes (Básico): Criar e aplicar modelos

Os modelos de faturação recorrente são uma excelente forma de simplificar e otimizar os seus procedimentos de faturação. Ao configurar uma fatura recorrente, pode automatizar o processo de faturação para pagamentos regulares subscrição com autorização de pagamento, poupando-lhe tempo e esforço. Além disso, as facturas recorrentes garantem consistência e uniformidade em todas as interacções com os clientes, reduzindo o risco de erros e confusão. Aqui, mostramos como criá-las.

Brevemente! Também poderá utilizar modelos de facturas recorrentes para automatizações.

Abrangido aqui:

• Criar modelos de facturas recorrentes
• Personalizar o aspeto da fatura
• Aplicação de modelos de facturas recorrentes
• Editar modelos de facturas recorrentes
• Duplicação de modelos de facturas recorrentes
• Eliminar modelos de facturas recorrentes
• A sua lista de modelos de facturas recorrentes

Criar modelos de facturas recorrentes

Um modelo de fatura recorrente pode ser criado por um proprietário da empresa, administrador ou membro da equipa com direitos de acesso para gerir modelos.

Para criar um modelo de faturação recorrente, aceda a Modelos >Modelos de empresa na barra de menus à esquerda e, em seguida, Facturas recorrentes. Em seguida, clique em Criar modelo.

A janela Criar modelo de fatura periódica pode ser dividida em duas partes:

• A primeira parte inclui as definições de recorrência, o método de pagamento e os metadados que descrevem o modelo e a fatura. 
• A segunda parte inclui as definições de autorização de pagamento, as definições de integração QuickBooks e os detalhes relativos aos serviços e ao montante. Para mais informações, consulte as descrições abaixo. 

Na primeira parte, tem as seguintes opções:

1. Nome do modelo: É apresentado ao selecionar o modelo.

2. Escolha um método de pagamento: Esta é a forma como pretende que as suas facturas sejam pagas (por cartão de crédito, débito bancário ou ambos). Aceitamos vários métodos de pagamento. Quando o fornecedor de pagamento predefinido é desativado, o método de pagamento será alterado para Cartão de crédito para todos os modelos de facturas recorrentes.

3., 4. começa em: É o momento em que a primeira fatura será enviada ao cliente após este ter concordado com a recorrência. Pode ser após a aceitação (para facturas recorrentes apenas com autorização de pagamento) ou numa data específica. Se for escolhida uma Data específica, é necessário seleccioná-la em Data da primeira fatura.

5, 6. Recorrência(s): Introduza o número de facturas que pretende enviar e seleccione um intervalo de tempo entre elas.

7. Membro da equipa: Seleccione o membro da equipa que irá receber os pagamentos (por predefinição, a pessoa que cria a fatura recebe-a).

8. Nome: O nome da fatura recorrente (por exemplo, Contabilidade 2023 ou Planeamento Financeiro 2024). O cliente só o verá para facturas periódicas com autorização de pagamento.

9. Descrição: Adicione uma descrição opcional que descreva o que está incluído na fatura. Pode utilizar códigos curtos de conta com base em campos personalizados e códigos curtos de data. Saiba mais sobre os códigos de acesso.

Na segunda parte, tem as seguintes opções:

1. Autorização de pagamento: Selecionar uma das opções:

• Pagamento automático: Depois de o cliente aceitar os termos da faturação recorrente, as facturas serão emitidas de acordo com o seu calendário e o cartão/conta bancária do cliente será debitado automaticamente. Esta opção está disponível apenas para Stripe apenas.
• Pagamento manual da fatura: As facturas serão emitidas e enviadas ao cliente de acordo com o seu calendário, mas este terá de as pagar manualmente de cada vez.

2. Enviar a fatura por correio eletrónico ao cliente: Esta mensagem substituirá o texto predefinido na notificação do sistema e-mail enviada juntamente com a fatura. O e-mail não estará acessível para si depois de enviar o pedido. Também pode utilizar códigos cur tos de conta baseados em campos personalizados e códigos curtos de data. 

3. QuickBooks settings: Seleccione o Local e a Turma para que a fatura seja enviada para QuickBooks. Os clientes não verão este campo. Note que a secção de definições deQuickBooks só é apresentada se a ativar em QuickBooks. Aceda a Conta e Definições > Avançadas > Categorias e active o rastreio de localizações e/ou turmas.

4. Itens de linha: Na secção Itens de linha, pode:

• Adicionar item: Clique em Item e, em seguida, seleccione um serviço existente ou crie um novo. Preencha o campo Taxa, defina o número de serviços e o imposto (saiba mais sobre taxas de imposto em facturas) e escreva a Descrição (opcional). Seleccione a Classe a enviar para QuickBooks (os clientes não verão este campo).
• Aplicar descontos: Para adicionar um item de linha de desconto, clique em Desconto e, em seguida, preencha o campo Taxa. 
• Gerir itens de linha: Clique no ícone do caixote do lixo para eliminar um item. Clique nos três pontos para editar, duplicar, eliminar ou criar um novo serviço a partir do mesmo.
• Ajustar definições: Clique em Definições para determinar que colunas serão apresentadas na sua fatura.
  Se os campos Descrição e Data do serviço estiverem vazios e não os tiver ocultado, serão automaticamente ocultados da fatura. Existe uma lógica diferente para as colunas Taxas e Q td. e Imposto: deve ocultá-las nas Definições para que não sejam apresentadas na fatura, mesmo que o valor esteja definido para 0. 

5&8. O resumo permite-lhe ver:

• Subtotal: É a soma dos montantes dos serviços prestados antes de impostos. Pode editá-lo se não tiver quaisquer rubricas. Depois de os adicionar, é calculado automaticamente e não pode ser alterado.
• Taxa de IVA: Se não tiver itens de linha, pode editar a taxa de IVA. Se tiver itens de linha, para editar a taxa de IVA, tem de ativar a coluna do IVA para os itens de linha (saiba mais sobre o imposto sobre vendas).
• Montante do IVA: Calculado automaticamente a partir de Subtotal x Taxa de IVA.
• Total: Calculado automaticamente a partir do subtotal + montante do IVA.

Além disso, no final, após a secção Calendário de pagamentos, pode rever as principais definições da fatura periódica: o número de pagamentos que espera, o montante de cada um e o montante total.

6. Nota para o cliente: Pode adicionar Nota ao cliente e personalizá-la utilizando códigos curtos. Pode ser uma nota com os dados de pagamento ou apenas uma mensagem. Esta nota será apresentada no portal do cliente e na fatura PDF .

7. Calendário de pagamentos: Rever as datas em que cada uma das facturas será enviada. 

Aplicação de modelos de facturas recorrentes

Os modelos de facturas recorrentes podem ser utilizados para criar facturas recorrentes ou para criar propostas.

Eis como:

1. Criar uma nova fatura ou adicionar uma fatura à proposta.

2. Defina o tipo de fatura como Recorrente.

3. Clique na lista de modelos de fatura para a expandir, seleccione um modelo e continue a configurar a fatura periódica. Pode agora fazer alterações ao montante, à taxa de imposto, etc.

Nota: As alterações efectuadas às facturas não afectam o modelo utilizado para as criar.

Editar modelos de facturas recorrentes

Para efetuar alterações a um modelo de fatura periódica, siga estes passos:

1. Aceda a Modelos >Modelos de empresa na barra de menus à esquerda e seleccione Facturas recorrentes. Em seguida, clique no nome do modelo de faturação periódica na lista.

2. Faça alterações ao modelo de faturação periódica e clique em Guardar e Sair.

Duplicação de modelos de facturas recorrentes

Para criar um novo modelo de faturação periódica a partir de um modelo existente, clique nos três pontos à direita do modelo de faturação periódica e, em seguida, seleccione Duplicar no menu pendente. A cópia do modelo de faturação periódica será guardada com um sufixo (por exemplo, Form1040 (2)).

Eliminar modelos de facturas recorrentes

Para remover completamente um modelo de fatura periódica, clique nos três pontos à direita do nome do modelo de fatura periódica, seleccione Eliminar no menu pendente e clique novamente em Eliminar para confirmar.

A sua lista de modelos de facturas recorrentes

TaxDome permite-lhe acompanhar facilmente os seus modelos de facturas recorrentes para que possa encontrá-los sempre de forma rápida e fácil. Para obter uma visão geral dos seus modelos de facturas recorrentes, vá a Modelos >Modelos de empresa na barra de menu da esquerda e, em seguida, Facturas recorrentes.

A lista completa de modelos de facturas recorrentes está disponível para o proprietário e administrador da empresa ou para qualquer membro da equipa com direitos de acesso para gerir modelos. Caso contrário, esta página não estará disponível.

A página Facturas recorrentes é totalmente personalizável (ver abaixo). Aqui, pode ter colunas para:

• Nome: É o que verá quando selecionar o modelo.
• Descrição: A descrição que descreve o que está incluído na fatura.
• Autorização de pagamento: se os pagamentos serão processados automaticamente ou não.
• Controlos: se devem ser mostrados controlos para abra o menu pendente com as opções Editar, Duplicar e Eliminar.

Os nomes das colunas estão sempre visíveis durante a deslocação. Também pode clicar na seta para cima e para baixo junto ao cabeçalho da coluna que pretende ordenar.

A lista de modelos de facturas recorrentes pode ser personalizada de várias formas. Pode redimensionar, ativar, desativar e mover colunas a seu gosto. Para personalizar as colunas, clique e mantenha premido o separador entre os nomes das colunas e redimensione-o movendo o rato.

Para configurar as colunas que pretende apresentar na secção com a lista de modelos de facturas recorrentes, clique no ícone de engrenagem no canto superior direito da tabela.

Pode ativar, desativar ou mover as colunas que desejar. Depois de clicar em Aplicar, a tabela será reconstruída com as novas colunas.

Se clicar em Reiniciar, todas as colunas serão apresentadas.