Facturas recorrentes (Básico): Criar e aplicar modelos

Os modelos de faturação recorrente são uma excelente forma de simplificar e otimizar os seus procedimentos de faturação. Ao configurar uma fatura recorrente, pode automatizar o processo de faturação para pagamentos regulares subscrição com autorização de pagamento, poupando-lhe tempo e esforço. Além disso, as facturas recorrentes garantem consistência e uniformidade em todas as interacções com os clientes, reduzindo o risco de erros e confusão. Aqui, mostramos como criá-las.

Brevemente! Também poderá utilizar modelos de facturas recorrentes para automatizações.

Abrangido aqui:

• Criar modelos de facturas recorrentes
• Aplicação de modelos de facturas recorrentes
• Editar modelos de facturas recorrentes
• Duplicação de modelos de facturas recorrentes
• Eliminar modelos de facturas recorrentes
• A sua lista de modelos de facturas recorrentes

Criar modelos de facturas recorrentes

Um modelo de fatura recorrente pode ser criado por um proprietário da empresa, administrador ou membro da equipa com direitos de acesso para gerir modelos.

Para criar um modelo de faturação recorrente, aceda a Modelos >Modelos de empresa na barra de menus à esquerda e, em seguida, Facturas recorrentes. Em seguida, clique em Criar modelo.

Abaixo, saiba mais sobre todas as opções (1-18) que tem na janela Criar modelo de fatura recorrente:

1. Nome do modelo: É o que se vê quando se selecciona o modelo.

2. Escolha um método de pagamento: Esta é a forma como pretende que as suas facturas sejam pagas (por cartão de crédito, débito bancário ou ambos). Aceitamos vários métodos de pagamento. Quando o fornecedor de pagamentos predefinido for desativado, o método de pagamento será alterado para Cartão de crédito para todos os modelos de facturas recorrentes.

3, 4. Início em: É a data em que a primeira fatura será enviada ao cliente depois de este ter concordado com a recorrência. Pode ser aquando da aceitação (apenas para facturas recorrentes com autorização de pagamento) ou numa data específica. Se for escolhida uma Data específica, é necessário seleccioná-la em Data da primeira fatura.

5, 6. Recorrência(s): Aqui, pode selecionar o período de repetição da fatura e definir o número de facturas que serão enviadas no âmbito da fatura recorrente.

7. Membro da equipa: Seleccione o membro da equipa que irá receber os pagamentos (por predefinição, a pessoa que cria a fatura recebe-a).

8. Nome: O nome da fatura recorrente (por exemplo, Contabilidade 2023 ou Planeamento Financeiro 2024). O cliente só o verá para facturas periódicas com autorização de pagamento.

9. Descrição: Adicione uma descrição do que está incluído na fatura (opcional).

10. Adicionar código de texto: Inclua dados dinâmicos para individualizar as suas facturas. Pode utilizar códigos curtos de conta com base em campos personalizados e códigos curtos de data. Mais informações sobre os códigos de acesso.

• Automatic payment: after the client accepts the recurring invoice terms, invoices will be issued according to your schedule and the client's card/bank account will be charged automatically. Available for Stripe only.
• Pagamento manual da fatura: as facturas serão emitidas e enviadas ao cliente de acordo com o seu calendário, mas este terá de as pagar manualmente de cada vez.

Leia mais sobre os tipos de autorização de pagamento aqui.

12. Enviar a fatura por correio eletrónico ao cliente: Active esta opção e adicione uma mensagem personalizada se pretender que o cliente seja notificado por e-mail sobre uma fatura recorrente com pagamento automático. Caso contrário, o cliente só receberá uma notificação no seu portal.

13. Definições do QuickBooks: Seleccione a localização para a fatura ser enviada para o QuickBooks. Os clientes não verão este campo.

14. Rubricas: Discriminar os serviços prestados em cada fatura da recorrência, bem como os descontos aplicados. 

• Item: Clique em Item de linha e, em seguida, seleccione um serviço existente ou crie um novo. Preencha o campo Taxa , defina a quantidade para cada serviço e a taxa de imposto (mais sobre taxas de imposto) e adicione uma Descrição (opcional). Seleccione a Classe a enviar para o QuickBooks (os clientes não verão este campo).
• Desconto: Para adicionar um item, clique em Desconto e, em seguida, preencha o campo Taxa . 

Também pode editar os mesmos campos de item na página Editar item clicando nos três pontos à direita do item, seleccionando Editar e, em seguida, clicando em Guardar.

15. Resumo: Aqui, pode ver o montante de cada pagamento.

• Subtotal: A soma dos serviços prestados para cada fatura, antes de impostos. Este valor é preenchido automaticamente depois de os itens terem sido adicionados. Ou pode introduzir a soma manualmente se não pretender adicionar itens de linha.
• Taxa de imposto: Quando o imposto sobre vendas é adicionado, reflecte-se no total (mais informações sobre como adicionar imposto sobre vendas).

16. Calendário de pagamentos: Rever as datas em que cada uma das facturas será enviada. 

17. Cada pagamento, Montante da fatura, Total: Reveja as principais definições da fatura periódica: quantos pagamentos espera receber, o montante de cada pagamento e o total.

18. Guardare sair, Guardar e Cancelar: Clique em Save & Ex it (Guardar e sair) para guardar o modelo e voltar à lista de modelos, em Save (Guardar) para manter as alterações e continuar a editar o modelo, ou em Cancel ( Cancelar ) para sair sem guardar.

Aplicação de modelos de facturas recorrentes

Recurring invoice templates could be used either while creating recurring invoices or while creating proposals.

Eis como:

1. Create a new invoice or add an invoice to the proposal.

2. Set the  Invoice type to Recurring.

3. Click the Invoice template list to expand it, then select a template and сontinue by setting up the recurring invoice. You can now make changes to the amount, tax rate, etc.

Nota: As alterações efectuadas às facturas não afectam o modelo utilizado para as criar.

Editar modelos de facturas recorrentes

Para efetuar alterações a um modelo de fatura periódica, siga estes passos:

1. Aceda a Modelos >Modelos de empresa na barra de menus à esquerda e seleccione Facturas recorrentes. Em seguida, clique no nome do modelo de faturação periódica na lista.

2. Faça alterações ao modelo de faturação periódica e clique em Guardar e Sair.

Duplicação de modelos de facturas recorrentes

Para criar um novo modelo de faturação periódica a partir de um modelo existente, clique nos três pontos à direita do modelo de faturação periódica e, em seguida, seleccione Duplicar no menu pendente. A cópia do modelo de faturação periódica será guardada com um sufixo (por exemplo, Form1040 (2)).

Eliminar modelos de facturas recorrentes

Para remover completamente um modelo de fatura periódica, clique nos três pontos à direita do nome do modelo de fatura periódica, seleccione Eliminar no menu pendente e clique novamente em Eliminar para confirmar.

A sua lista de modelos de facturas recorrentes

TaxDome allows you to easily track your recurring invoice templates so you are always able to find them quickly and easily. For an overall picture of your recurring invoice templates, go to Templates > Firm templates from the left menu bar, then Recurring invoices.

A lista completa de modelos de facturas recorrentes está disponível para o proprietário e administrador da empresa ou para qualquer membro da equipa com direitos de acesso para gerir modelos. Caso contrário, esta página não estará disponível.

A página Facturas recorrentes é totalmente personalizável (ver abaixo). Aqui, pode ter colunas para:

• Nome: É o que verá quando selecionar o modelo.
• Descrição: A descrição que descreve o que está incluído na fatura.
• Autorização de pagamento: se os pagamentos serão processados automaticamente ou não.
• Controlos: se devem ser mostrados controlos para abra o menu pendente com as opções Editar, Duplicar e Eliminar.

Os nomes das colunas estão sempre visíveis durante a deslocação. Também pode clicar na seta para cima e para baixo junto ao cabeçalho da coluna que pretende ordenar.

A lista de modelos de facturas recorrentes pode ser personalizada de várias formas. Pode redimensionar, ativar, desativar e mover colunas a seu gosto. Para personalizar as colunas, clique e mantenha premido o separador entre os nomes das colunas e redimensione-o movendo o rato.

Para configurar as colunas que pretende apresentar na secção com a lista de modelos de facturas recorrentes, clique no ícone de engrenagem no canto superior direito da tabela.

Pode ativar, desativar ou mover as colunas que desejar. Depois de clicar em Aplicar, a tabela será reconstruída com as novas colunas.

Se clicar em Reiniciar, todas as colunas serão apresentadas.