Contratos (básico): Criar e aplicar modelos

Os modelos de contrato são utilizados para definir o âmbito de um compromisso entre a sua empresa e um cliente. Crie tantos modelos de contrato para diferentes utilizações (contabilidade, preparação de impostos de um ano, auditoria, representação, análise financeira, limpeza, folhas de pagamento, etc.) quantos necessitar. Os modelos podem ser de texto simples ou incluir HTML personalizado.

Abrangido aqui:

• Criar modelos de contrato
• Adição de contratos por defeito da nossa biblioteca
• Adicionando uma imagem a um modelo de contrato
• Aplicação de modelos de contratos
• Envio de contratos através de automatização
• Editar modelos de contrato
• Duplicação de modelos de contrato
• Eliminação de modelos de contrato

Criar modelos de contrato

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Um modelo de contrato pode ser criado por um proprietário de empresa, um administrador ou qualquer membro da equipa que tenha gerir modelos direitos de acesso. É útil conceber modelos com antecedência para os ter prontos a usar ou para os personalizar.

Para criar um modelo de contrato, vá a Definições na barra lateral esquerda, seleccione Modelos na barra de menus, seleccione Contratos e clique em CRIAR MODELO.

Ou aceda a esta página adicionando a automatização Enviar contrato enquanto edita um projeto e, em seguida, clicando em Novo modelo.

Descubra o que precisa de fazer em cada uma das secções numeradas abaixo:

1. Nome do modelo: Introduza um nome para o modelo - o que verá quando o selecionar.

2. Corpo: Redigir o contrato propriamente dito. Selecionar o tipo:

• WYSIWYG: Esta opção permite-lhe utilizar uma formatação diferente e adicionar hiperligações.
• HTML: Esta opção permite-lhe inserir códigos HTML personalizados para imagens, ligações, etc. Note que as tabelas não são suportadas por enquanto. 

Sugestão: Utilize a ferramenta gratuita WORDHTML para criar e obter HTML e, em seguida, cole-o no contrato TaxDome seleccionando HTML. Também pode adicionar imagens, mas estas terão de ser alojadas por terceiros.

3. Adicionar código curto: Para individualizar o contrato, aplique código de texto para incluir dados dinâmicos, como o nome da pessoa associada à conta, os serviços ou a data. Para mais informações sobre os códigos curtos, aceda aqui.

4. Adicionar serviços: Seleccione um serviço em menu suspenso. Para mais informações sobre como adicionar serviços a um contrato, aceda aqui.

5. Guardare sair, Guardar e Cancelar: Clique em Save & Exit (Guardar e sair) para guardar o modelo e voltar à lista de modelos, em Save (Guardar) para manter as alterações e continuar a editar o modelo ou em Cancel ( Cancelar ) para sair sem guardar.

Adição de contratos por defeito da nossa biblioteca

Oferecemos modelos de contratos de amostra que podem ser facilmente editados. Para adicionar um contrato da nossa biblioteca:

1. Aceda a Definições no menu da barra lateral esquerda, seleccione Modelos na barra de menus, abra no separador Contratos e clique em COPIAR DA BIBLIOTECA.

2. Clique no ícone de cópia, na extremidade direita do modelo que pretende adicionar. Para editar o contrato, clique primeiro no seu nome.

Adicionando uma imagem a um modelo de contrato

As imagens armazenadas no seu computador não funcionam num contrato; a imagem tem de ser alojada por um terceiro.

Existem duas formas de adicionar uma imagem a um contrato:

• Copiando-o de uma página web
• Ao inserir um código HTML

Adicionar uma imagem copiando-a de uma página Web

1. Carregue a imagem para o seu servidor ou para um site de alojamento de imagens, como o imgbb.com.

2. Clique com o botão direito do rato na imagem uploaded no seu browser e, em seguida, seleccione Copiar imagem.

3. No modelo de contrato, certifique-se de que a opção WYSIWYG está selecionada e, em seguida, cole a imagem no seu contrato. Clique em Guardar e sair.

Adicionar uma imagem através da inserção de um código HTML

1. Carregue a sua imagem para um site de alojamento de imagens, como o imgbb.com.
2. Copie o código HTML da imagem.
3. No separador Definições , aceda a Modelos e, em seguida, a Contratos. Seleccione o modelo de contrato. Certifique-se de que a opção HTML está selecionada. Cole o código no local pretendido no contrato. Quando o contrato é enviado, o código transforma-se na imagem.

Aplicação de modelos de contratos

Depois de criar um modelo, pode utilizá-lo para acelerar a elaboração de novos contratos. Eis como:

1. Crie um novo contrato clicando em + NOVO e seleccionando Contrato ou seleccionando um ou mais destinatários na sua lista de Contas e clicando em Enviar contrato.

2. Clique no campoModelo de contrato e, em seguida, seleccione um contrato no menu pendente.

3. Edite o contrato, se necessário, e continue seleccionando as definições para o contrato.

Nota: As alterações efectuadas ao contrato não alteram o modelo selecionado.

Editar modelos de contrato

Para efetuar alterações a um modelo de contrato, siga estes passos:

1. Aceda a Definições na barra lateral esquerda, seleccione Modelos na barra de menus, abra o separador Contratos e, em seguida, clique no nome do modelo de contrato na lista.

2. Efetuar alterações ao modelo de contrato e, em seguida, clicar em Guardar e Sair.

Nota: As alterações efectuadas a um modelo de contrato não são reflectidas nos contratos já criados com esse modelo.

Duplicação de modelos de contrato

Criar novos modelos de contrato com base nos modelos existentes: Clique nos três pontos à direita do nome do modelo de contrato e, em seguida, seleccione Duplicar. A cópia do modelo será guardada com o sufixo adequado (por exemplo, Contrato (2)).

Eliminação de modelos de contrato

Para remover completamente um modelo de contrato, aceda a Definições na barra lateral esquerda, seleccione Modelos na barra de menus e, em seguida, abra o separador Contactos . Clique nos três pontos à direita do nome do modelo de contrato, clique em Eliminar e, em seguida, confirme clicando em ELIMINAR na janela pop-up Confirmação de eliminação.