Propostas (Básico): Criar e aplicar modelos

Os modelos de proposta são utilizados para definir o âmbito de um compromisso entre a sua empresa e um cliente. Crie tantos modelos de proposta para diferentes utilizações (contabilidade, preparação de impostos para um único ano, auditoria, representação, análise financeira, limpeza, folhas de pagamento, etc.) quantos forem necessários.

Abrangido aqui:

• Criar modelos de propostas
• Adicionar modelos de proposta a partir do Marketplace
• Aplicação de modelos de propostas
• Envio de propostas por automatização
• Editar modelos de propostas
• Duplicação de modelos de propostas
• Eliminar modelos de propostas

Criar modelos de propostas

A proposal template can be created by a firm owner, an admin or any team member who has manage templates access rights. It’s helpful to design templates in advance so that you have them ready to go or to further customize.

Para criar um modelo de proposta, vá para Modelos >Modelos de empresa na barra de menu esquerda, seleccione Propostas e ELs e clique em Criar modelo.

Ou aceda à página de criação de modelos adicionando a automatização Enviar proposta enquanto edita um projeto e, em seguida, clicando em Novo modelo.

Cada proposta é composta por várias secções, cada uma delas numa página separada. Tem a opção de personalizar as secções que o modelo de proposta incluirá e o que estará incluído em cada uma delas:

• Geral
• Introdução e termos
• Serviços e facturas
• Pagamento

Dica! Embora os seus serviços, faturação e opções de pagamento possam exigir personalização para cada cliente, ter um modelo de proposta geral com páginas de Introdução e Termos preenchidas é uma abordagem prática. Isto permite-lhe inseri-las rapidamente ao elaborar uma proposta.

Geral

Aqui pode personalizar a sua proposta escolhendo os passos a incluir. Por exemplo, pode querer incluir informações sobre a sua empresa, acordos contratuais, facturas de serviços comuns prestados, etc. 

Descubra todas as definições numeradas:

1. Template name: the title of your proposal template (clients can't see it).

2. Team member: the team member who will receive the payment associated with a proposal.

3. Name: the title of this proposal (clients will see it).

4. Steps: toggle on and off steps to be included in the proposal. Each step appears as a page in the proposal. Once selected, you can customize them. 

5. Custom message in email: your client always receives an automatically generated email with a link for viewing and signing this proposal. Toggle on if you want to include a custom message in this email.

6, 8. Shortcodes: to individualize the message, apply shortcodes to include account name, next year's date and other dynamic data.

7. Reminders: toggle on to enable sending automatic reminders for pending proposal. Learn more about reminders.

Quando terminar, clique no botão Seguinte para avançar para a secção seguinte.

Introdução e termos

Estes dois passos são semelhantes, pelo que os abordaremos em conjunto. 

A página de apresentação é o local onde se pode apresentar. Explique aos seus clientes quem é, quais os serviços que presta, o valor que traz e qualquer outra informação que queira partilhar. Inclua imagens e vídeos para fazer brilhar a sua auto-apresentação. 

A página Termos é onde pode fornecer a sua carta de compromisso ou contrato que descreve os termos da relação entre a sua empresa e o cliente. 

Descubra todas as definições numeradas (são semelhantes para ambas as etapas):

1. Título: dê um novo nome a esta secção para melhor se alinhar com a sua marca ou com o conteúdo específico que está a incluir (os clientes irão vê-lo).
2. Corpo do texto: edite aqui a sua introdução, adicione um logótipo, uploaded imagens do seu computador e incorporar vídeo, se necessário.
3. Adicionar código curto: para individualizar o texto, aplique códigos curtos para incluir dados dinâmicos, como o nome da conta ou a data.

Serviços e facturas

Pode enviar uma fatura única ou recorrente juntamente com a proposta, pedir ao cliente um depósito aquando da aceitação ou enviar a proposta apenas com uma lista de serviços. Também pode emitir uma fatura em qualquer momento posterior.

Aqui estão todas as definições disponíveis:

1. Faturar ou enviar apenas uma lista de preços: 

• Adicionar fatura ou pedir depósito: enviar uma fatura juntamente com a proposta ou pedir ao cliente um depósito aquando da aceitação, ou selecionar 
• Enviar lista de serviços sem fatura: envie ao seu cliente uma lista dos seus serviços sem emitir uma fatura.

2. Tipo de fatura: seleccione se pretende que seja criada uma fatura única ou recorrente para esta proposta.

3. Invoice template: click and select one of your one-time or recurring invoice templates from the pull-down menu.

4. Emitir fatura: selecionar quando a fatura será emitida, se na aceitação da proposta ou numa data específica. Se for escolhida uma data específica, é necessário seleccioná-la.

5. Descrição: adicione uma descrição do que está incluído na fatura (opcional).

6. Rubricas: discriminar os serviços prestados e os descontos eventualmente aplicados.

• Item: clique em Item e, em seguida, seleccione um serviço existente ou crie um novo. Preencha o campo Taxa, defina o número de serviços e o imposto (mais informações sobre taxas de imposto em facturas) e escreva a Descrição (opcional).
• Desconto: para apresentar o preço reduzido na fatura, clique em Desconto e, em seguida, preencha o campo Taxa. O montante será subtraído do total.

7. Resumo:

• Subtotal: é a soma dos montantes dos serviços prestados, antes de impostos.
• Taxa de imposto: uma vez adicionado o imposto sobre vendas, este reflecte-se no total (mais informações sobre o imposto sobre vendas).

8. Adicionar mais uma fatura: clique para que sejam criadas mais facturas. 

Pagamento

Se optou por enviar facturas juntamente com a sua proposta, terá também de decidir como pretende ser pago. 

Descubra todas as definições numeradas:

1. Método de pagamento: é a forma como pretende que as suas facturas sejam pagas (por cartão de crédito, débito bancário ou ambos). Aceitamos vários métodos de pagamento.

2. Autorização de pagamento: selecionar se pretende que os pagamentos sejam autorizados e depois processados automaticamente ou não.

• Pagamento automático: o cliente aceita as condições, autoriza o pagamento uma vez e os pagamentos subsequentes são efectuados automaticamente. Disponível para Stripe apenas.

• Pagamento manual de facturas: o cliente terá de pagar cada fatura manualmente. Disponível para Stripe e CPACharge.

3. Guardar modelo: clique em para guardar o modelo e voltar à lista de modelos.

Adicionar modelos de proposta a partir do Marketplace

Pode descarregar modelos de proposta prontos a usar com as melhores práticas. Para adicionar um modelo de proposta a partir do sítio Marketplace:

1. Aceda a Templates > Marketplace na barra de menu da esquerda e abra no separador Proposals & ELs.

2. Clique em Obter gratuitamente no modelo que pretende adicionar ou clique no respetivo preço e proceda ao pagamento se se tratar de um modelo pago.

3. Aceda a Templates > Firm templates (Modelos > Modelos de empresa), abra o separador Proposals & ELs (Propostas e ELs ) e clique no nome do modelo de proposta para iniciar a edição. Certifique-se de que insere informações sobre a sua empresa em todos os locais onde são necessárias.

Aplicação de modelos de propostas

Depois de criar um modelo, pode utilizá-lo para acelerar a elaboração de novas propostas. Veja como:

1. Crie uma nova proposta clicando em Novo no canto superior esquerdo e seleccionando Proposta ou seleccionando um ou mais destinatários na sua lista de Contas e clicando em Enviar proposta.

2. Clique no campo Modelo e, em seguida, seleccione uma proposta no menu pendente.

3. Percorra as etapas da proposta e, se necessário, edite-a e envie-a.

Nota: As alterações efectuadas à proposta não alteram o modelo selecionado.

Editar modelos de propostas

Para efetuar alterações a um modelo de proposta, siga estes passos:

1. Aceda a Modelos > Modelos de empresa na barra de menus à esquerda, abra no separador Propostas e ELs e, em seguida, clique no nome do modelo de proposta

2. Percorrer as etapas da proposta e, se necessário, efetuar alterações e, em seguida, guardar.

Nota: As alterações efectuadas a um modelo de proposta não são reflectidas nas propostas já criadas com esse modelo.

Duplicação de modelos de propostas

Criar novos modelos de proposta com base nos modelos existentes: clique nos três pontos à direita do nome do modelo de proposta e, em seguida, seleccione Duplicar. A cópia do modelo será guardada com o sufixo adequado (por exemplo, Proposta (2)).

Eliminar modelos de propostas

Para remover completamente um modelo de proposta, vá para Modelos >Modelos de empresa na barra de menu à esquerda e, em seguida, abra o separador Propostas e ELs . Clique nos três pontos à direita do nome do modelo de proposta, clique em Eliminar e, em seguida, confirme clicando em Eliminar na janela pop-up Confirmação de eliminação.