Propostas (Básico): Criar e aplicar modelos
Os modelos de proposta são utilizados para definir o âmbito de um compromisso entre a sua empresa e um cliente. Crie tantos modelos de proposta para diferentes utilizações (contabilidade, preparação de impostos para um único ano, auditoria, representação, análise financeira, limpeza, folhas de pagamento, etc.) quantos forem necessários.
Criar modelos de propostas
Um modelo de proposta pode ser criado por um proprietário da empresa, um administrador ou qualquer membro da equipa que tenha gerir modelos direitos de acesso. É útil conceber modelos com antecedência para os ter prontos a usar ou para os personalizar.
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Para criar um modelo de proposta, vá para Modelos >Modelos de empresa na barra de menu esquerda, seleccione Propostas e ELs e clique em Criar modelo.
Ou aceda à página de criação de modelos adicionando a automatização Enviar proposta/EL durante a edição de um projeto e, em seguida, clicando em Novo modelo.
Cada proposta é composta por várias secções, cada uma delas numa página separada. Tem a opção de personalizar as secções que o modelo de proposta incluirá e o que estará incluído em cada uma delas:
Dica! Embora os seus serviços, faturação e opções de pagamento possam exigir personalização para cada cliente, ter um modelo de proposta geral com páginas de Introdução e Termos preenchidas é uma abordagem prática. Isto permite-lhe inseri-las ao elaborar uma proposta rapidamente.
Geral
Aqui, pode personalizar a sua proposta escolhendo os passos a incluir. Por exemplo, pode querer incluir informações sobre a sua empresa, acordos contratuais, facturas de serviços comuns prestados, etc.
Descubra todas as definições numeradas:
1. Nome do modelo: Introduza o título do seu modelo de proposta (os clientes não o verão).
2. Membro da equipa: Selecionar o membro da equipa que irá receber o pagamento associado a uma proposta.
3. Nome da proposta: Introduza o título desta proposta (que será visto pelos clientes). Aqui, pode utilizar códigos curtos para incluir o nome da conta, a data do próximo ano e outros dados dinâmicos.
4. Etapas: Ativar e desativar as etapas a incluir na proposta. Cada etapa aparece como uma página na proposta. Uma vez selecionada, pode personalizá-la.
5. Mensagem personalizada em e-mail: Esta mensagem substituirá o texto predefinido na notificação do sistema e-mail enviada juntamente com a fatura. O e-mail não estará acessível após o envio do pedido. Também pode utilizar códigos cur tos de conta baseados em campos personalizados e códigos curtos de data.
6. Lembretes: Ativar para permitir o envio de lembretes automáticos para propostas pendentes.
Introdução e termos
Estes dois passos são semelhantes, pelo que os abordaremos em conjunto.
A página de apresentação é o local onde se pode apresentar. Explique aos seus clientes quem é, quais os serviços que presta, o valor que traz e qualquer outra informação que queira partilhar. Inclua imagens e vídeos para fazer brilhar a sua auto-apresentação (o tamanho máximo das imagens é de 5 MB).
A página Termos é onde pode fornecer a sua carta de compromisso ou contrato que descreve os termos da relação entre a sua empresa e o cliente.
Descubra todas as definições numeradas (são semelhantes para ambas as etapas).
1. Título: Dê um novo nome a esta secção para melhor se alinhar com a sua marca ou com o conteúdo específico que está a incluir (os clientes vão vê-lo).
2. Corpo do texto: Edite a sua introdução aqui, adicione um logótipo, uploaded imagens do seu computador e incorporar vídeo, se necessário.
3. Formatar: Utilizar diferentes ferramentas (tipo de letra, alinhamento, ligações, etc.) para trabalhar com o texto.
4. Inserir: Utilize códigos curtos para incluir o nome da conta, a data do próximo ano e outros dados dinâmicos.
Serviços e facturas
Pode enviar uma fatura única ou recorrente juntamente com a proposta, pedir ao cliente um depósito aquando da aceitação ou enviar a proposta apenas com uma lista de serviços. Também pode emitir uma fatura em qualquer momento posterior.
Aqui estão todas as definições disponíveis:
1. Faturar ou enviar apenas uma lista de preços:
- Adicionar fatura ou pedir um depósito: Enviar uma fatura juntamente com a proposta ou pedir ao cliente um depósito aquando da aceitação.
- Adicione serviços discriminados sem criar facturas: Envie ao seu cliente uma lista dos seus serviços sem emitir uma fatura.
2. Tipo de fatura: Selecione se pretende que seja criada uma fatura única ou recorrente para esta proposta. Não se esqueça de que todas as facturas recorrentes têm de ser assinadas. Isto significa que, depois de os seus clientes assinarem a proposta, têm de assinar uma fatura periódica.
3. Modelo de fatura: Seleccione um dos seus modelos de fatura única ou recorrente em menu suspenso.
4. Membro da equipa: Selecionar um membro da equipa responsável pelo cliente.
5. Emitir fatura: Seleccione quando a fatura será emitida, se na aceitação da proposta ou numa data específica. Se for escolhida uma data específica, é necessário determiná-la.
6. Descrição: Adicione uma descrição do que está incluído na fatura (opcional).
7. Rubricas: Discriminar os serviços prestados e os eventuais descontos aplicados.
- Item: Clique em Item e crie um novo serviço ou seleccione um já existente para discriminar as suas facturas. Pode adicionar tantos itens de linha quantos desejar.
- Desconto: Clique em Desconto para configurar o preço reduzido na fatura.
8. Definições: Configure as colunas que serão apresentadas nas partidas individuais.
Nota! Se os campos (por exemplo, Descrição e Data do serviço) nos itens de linha estiverem vazios e não tiver ocultado estas colunas, elas serão automaticamente ocultadas da fatura. Existe uma lógica diferente para as colunas Taxas e Q td. e Imposto: deve ocultá-las nas Definições para que não sejam apresentadas na fatura, mesmo que o valor esteja definido para 0.
9. Resumo:
- Subtotal: É a soma dos montantes dos serviços prestados antes de impostos.
- Taxa de imposto: Quando um imposto é adicionado, é refletido no total. Se desativar a coluna Imposto, o valor definido na taxa de imposto predefinida será apresentado, mas não será tido em conta.
10. Nota para o cliente: Adicione uma mensagem aos clientes e personalize-a utilizando shortcodes. Pode ser uma nota com os dados de pagamento ou apenas uma mensagem. Esta nota será apresentada no portal do cliente e na fatura PDF .
11. Adicionar mais uma fatura: Clique para criar mais facturas.
Pagamento
Se optou por enviar facturas juntamente com a sua proposta, terá também de decidir como pretende ser pago.
Descubra todas as definições numeradas:
1. Método de pagamento: Esta é a forma como pretende que as suas facturas sejam pagas (por cartão de crédito, débito bancário ou ambos). Aceitamos vários métodos de pagamento.
2. Autorização de pagamento: Selecionar se pretende que os pagamentos sejam autorizados e depois processados automaticamente ou não.
-
Pagamento automático: Os clientes aceitam as condições e autorizam o pagamento uma vez. Os pagamentos subsequentes são efectuados automaticamente. Esta opção está disponível apenas para Stripe apenas.
-
Pagamento manual de facturas: Os clientes terão de pagar cada fatura manualmente. Esta opção está disponível para Stripe e CPACharge.
Clique em Guardar modelo para guardar as alterações e voltar à lista de modelos.
Adicionar modelos de proposta a partir do Marketplace
Pode descarregar modelos de proposta prontos a usar com as melhores práticas. Para adicionar um modelo de proposta a partir do sítio Marketplace:
1. Aceda a Templates > Marketplace na barra de menu da esquerda e abra no separador Proposals & ELs.
2. Clique em Obter gratuitamente no modelo que pretende adicionar ou clique no respetivo preço e proceda ao pagamento se se tratar de um modelo pago.
3. Ir para Modelos > Modelos de empresa, abra o Propostas e ELs e clique no nome do modelo de proposta para começar a editar. Certifique-se de que insere informações sobre a sua empresa em todos os sítios onde são necessárias.
Aplicar modelos de propostas
Depois de criar um modelo, pode utilizá-lo para acelerar o processo de apresentação de novas propostas. Veja como:
1. Crie uma nova proposta clicando em Novo no canto superior esquerdo e seleccionando Proposta ou seleccionando um ou mais destinatários na sua lista de Contas e clicando em Enviar proposta.
2. Clique no campo Modelo e, em seguida, seleccione uma proposta no menu pendente.
3. Percorra as etapas da proposta e, se necessário, edite-a e envie-a.
Nota: As alterações efectuadas à proposta não alteram o modelo selecionado.
Editar modelos de propostas
Para efetuar alterações a um modelo de proposta, siga estes passos:
1. Aceda a Modelos > Modelos de empresa na barra de menus à esquerda, abra no separador Propostas e ELs e, em seguida, clique no nome do modelo de proposta
2. Percorrer as etapas da proposta, efetuar edições e guardar.
Nota: As alterações efectuadas a um modelo de proposta não são reflectidas nas propostas já criadas com esse modelo.
Modelos de propostas duplicados
Criar novos modelos de proposta com base nos modelos existentes: clique nos três pontos à direita do nome do modelo de proposta e, em seguida, seleccione Duplicar. A cópia do modelo será guardada com o sufixo adequado (por exemplo, Proposta (2)).
Eliminar modelos de propostas
Para remover completamente um modelo de proposta, vá para Modelos >Modelos de empresa na barra de menu à esquerda e, em seguida, abra o separador Propostas e ELs . Clique nos três pontos à direita do nome do modelo de proposta, clique em Eliminar e, em seguida, confirme clicando em Eliminar na janela pop-up Confirmação de eliminação.
