Contratos (Básico): Envio manual ou automático

Esta página destina-se exclusivamente a utilizadores de TaxDome Pro. Atualize o seu plano a qualquer altura.

A nossa funcionalidade Contratos permite-lhe enviar contratos - tais como cartas de compromisso e propostas - aos clientes para assinatura. Não precisa de os marcar com campos de assinatura. Em vez disso, um pedido de assinatura electrónica e um acordo de termos são automaticamente acrescentados ao modelo de contrato. Quando se envia um contrato, todos os contactos associado para a conta (com a opção Activar assinatura de contratos seleccionada) são solicitados a assinar a partir do portal do seu cliente. Quando um contrato é totalmente assinado, é enviada uma notificação para o seu e-mail e Inbox+.

Abordado aqui:

Envio de Contratos
- Manualmente
- Usando Automatismos
Relembrar clientes acerca de contratos pendentes (por assinar)
O Que os Seus Clientes Vêem Quando Envia um Contrato

Envio de Contratos

Os contratos podem ser enviados aos clientes por um proprietário de empresa, Admin, ou qualquer empregado a quem tenham sido concedidos direitos de acesso para gerir contratos.

Para enviar um contrato a um cliente, será necessário um modelo. Para obter mais detalhes, consulte os Modelos de Contratos Personalizados.

Pode enviar contratos de diferentes formas:

Manualmente
Usando Automatismos

Envie Contratos aos Clientes Manualmente

Para enviar contratos aos clientes manualmente, siga estes passos:

1. Ou (a.) clicar no botão + NOVO no menu da barra lateral esquerda, seleccionar Contrato, depois seleccionar as contas de cliente a que se destina o contrato, ou (b.) ir para Clientes no menu da barra lateral esquerda, depois seleccionar as caixas de verificação ao lado das contas de cliente a que se destina o contrato. Uma vez seleccionadas as contas, clicar em Mais acções na barra de menu, depois seleccionar Enviar Contrato no menu suspenso.

Nota! Não é possível enviar contratos para contactos associado para uma conta que não tenha acesso ao portal (o seu LOGIN tem de ser alternado). Para mais detalhes, vá aqui.

2. Introduza um nome para o contrato, depois clique na lista de Modelos de Contrato para seleccionar um modelo. Pode editar o modelo ou escrever o seu próprio texto a partir do zero.

3. Clique em Enviar para enviar o contrato para os utilizadores das contas seleccionadas. Um campo de assinatura será automaticamente adicionado ao contrato. Uma vez assinado um contacto, a data é automaticamente adicionada.

Todos os utilizadores associado a uma conta que tenham Habilitado a assinatura de Contratos comutados receberão então um e-mail automático notificando-os de que um contrato foi enviado para ser revisto e assinado.

Nota! Se tentar deixar a página Enviar Contrato sem clicar em Enviar, verá um aviso. Clique em Cancelar no pop-up de alerta, depois envie o contrato. Não seleccione a caixa de verificação Impedir esta página de criar diálogos adicionais, caso contrário, não poderá receber estes alertas no futuro.

Há outros detalhes que poderá querer incluir num contrato. Abaixo, mostramos-lhe tudo o que pode acrescentar.

1. Nome do contrato: Coloque aqui a sua linha de assunto, que será afixada na lista de Contratos . Quando utiliza um modelo de contrato, este é automaticamente preenchido.

2. Conta de cliente: Conta a quem o contrato será enviado.

3. Modelo de contrato: Seleccionar um modelo para cartas de compromisso frequentemente utilizadas. Para mais detalhes sobre os modelos, vá aqui.

4. Corpo: Este é preenchido automaticamente quando se usa um modelo. Pode usar dois tipos de formatação aqui:

WYSIWYG: Esta opção permite-lhe usar diferentes formatações de texto, bem como adicionar links.
HTML: Esta opção permite-lhe inserir códigos HTML personalizados para imagens, links, etc. Tenha em atenção que as tabelas não são suportadas por agora.

Dica! Se quiser adicionar uma imagem ao seu contrato, siga estas instruções.

5. Lembretes: Adira se quiser um lembrete e-mail para ir até ao cliente quando este não assinar um contrato dentro de um determinado prazo. Para mais detalhes sobre isto, ver abaixo.

6. Serviços: Utilizar serviços para criar contratos detalhados, para que os clientes saibam pelo que estão a pagar. Clique no link Adicionar , depois Adicionar serviços, e seleccione os serviços. (Para mais detalhes, vá aqui).

7. Empregos: Ligue o seu contrato a um trabalho existente para o tornar imediatamente disponível no seu fluxo de trabalho, quando necessário. Clique no link Adicionar , depois Link para Trabalhos, e seleccione o Trabalhos. Uma vez associado, a secção de Trabalhos é exibida. Pode ver o título do trabalho e o projeto a que pertence (ver o artigo para detalhes).

8. Enviar: Clique para enviar um contrato a um cliente.

Enviar contratos via automatização

Para consultar vídeos úteis, visite a Academia TaxDome, o nosso centro online gratuito para
visualizar e aprender tudo o que necessita de saber sobre TaxDome.

Enviar contratos aos clientes via automatização para que quando um trabalho passa para uma nova fase num projeto, um contrato saia automaticamente. Para o fazer, é necessário um modelo de contrato. Para mais detalhes, vá aqui. Uma vez que tenha o modelo de contrato, siga estes passos:

1.Ir para Configurações no menu da barra lateral esquerda, seleccionar projetos, depois clicar no nome projeto ou clicar em Criar projeto.

2. Escolha a etapa à qual gostaria de adicionar a automatização, clique no link Adicionar automatizações, depois escolha Enviar contrato no menu suspenso.

3. Seleccione o modelo de contrato para a automatização, depois decida se quer botão de alternância em Lembretes (um e-mail adicional é enviado ao cliente se este não devolver o contrato assinado dentro de um determinado prazo). Para mais informações sobre os Lembretes, consulte aqui.

4. Clique no botão Guardar para manter as suas alterações. Assim que o autómato for adicionado, pode vê-lo indo para o projetos e clicando no ícone de automatização acima do palco.

Quando um trabalho passa para uma fase com uma automatização de Criar contrato , aparecerá uma notificação mostrando as automatizações prestes a ser activadas. Se não quiser que um contrato saia, desmarque a automatização, depois clique em MOVE.

Relembrar clientes acerca de contratos pendentes (por assinar)

Para consultar vídeos úteis, visite a Academia TaxDome, o nosso centro online gratuito para
visualizar e aprender tudo o que necessita de saber sobre TaxDome.

Os clientes recebem uma notificação e-mail quando lhes envia um contrato. Quando botão de alternância em Lembretes durante o envio de um contrato ou a criação de um Send Contract automation, um e-mail adicional é enviado a cada utilizador associado para a conta (com a opção Enable signing Contracts selected) se não devolverem o contrato assinado dentro de um determinado prazo.

A opção de Lembretes pode ser ligada ou desligada em qualquer altura, abrindo o contrato pendente. Não se esqueça de clicar em Guardar quando fizer alterações às definições dos Lembretes.

No caso dos destinatários demorarem muito tempo a executar o item de acção ou se se esquecerem de o fazer, pode optar por um dos dois:

reenviar manualmente uma notificação sobre o contrato pendente OU
criar lembretes automáticos

Lembretes manuais (Reenviar)

Pode reenviar uma notificação sobre o contrato pendente. Para o fazer, clicar nos três pontos à direita do item da lista, depois seleccionar Reenviar.

Eis o que irá acontecer:

Será enviado um e-mail adicional ao cliente.
Uma notificação portal para este item será movida para o topo dos itens de afazeres do cliente.

Lembretes automáticos

A opção automática de Lembretes pode ser ligada ou desligada em qualquer altura, abrindo o contrato pendente. Pode ligar os lembretes automáticos quando o envia manualmente ou através da automatização projeto .

Uma vez ligados os Lembretes automáticos, é possível configurá-los:

Limite de Inatividade, Dias: Por predefinição, um lembrete é configurado para ser enviado três dias após o contrato ter sido enviado ao cliente, mas pode alterar este prazo para o que preferir.
Limite a: Por predefinição, o cliente recebe apenas um e-mail de lembrete, mas pode alterar esta opção para a sua preferência.

Os lembretes cessam quando...

...o cliente não assinou o contrato e o número estabelecido de lembretes foi enviado.
...todos os signatários necessários assinaram o contrato.

O Que os Seus Clientes Vêem Quando Envia um Contrato

Cada utilizador comHabilitação para assinar Contratos seleccionados recebe uma notificação sobre um novo contrato que lhe é enviada. Podem rever e assinar o contrato clicando no link na notificação e-mail , clicando na notificação no seu painel de instrumentos, ou indo à secção Contratos do seu portal.