Contratos (Básico): Enviar manual ou automaticamente

A nossa funcionalidade Contratos permite-lhe enviar contratos, tais como cartas de compromisso e propostas, aos clientes para assinatura. Não precisa de os marcar com campos de assinatura. Em vez disso, um pedido de assinatura eletrónica e um acordo com os termos são automaticamente adicionados ao modelo de contrato. Quando envia um contrato, todos os contactos associado para a conta (com a opção Ativar assinatura de contratos selecionada) são convidados a assinar a partir do portal do cliente. Quando um contrato é totalmente assinado, é enviada uma notificação para e-mail e Inbox+.

Abrangido aqui:

Envio de contratos
- Manualmente
- Utilizar automatizações
Recordar aos clientes os contratos pendentes (não assinados)
O que os seus clientes vêem quando envia um contrato

Envio de contratos

Os contratos podem ser enviados aos clientes pelo proprietário da empresa, pelo administrador ou por qualquer empregado a quem tenham sido concedidos direitos de acesso para gerir contratos.

Para enviar um contrato a um cliente, é necessário um modelo. Para obter mais detalhes, visite Modelos de contratos personalizados.

É possível enviar contratos de diferentes formas:

Manualmente
Utilizar automatizações

Enviar contratos aos clientes manualmente

Para enviar contratos aos clientes manualmente, siga estes passos:

1. (a.) clique no botão + NOVO no menu da barra lateral esquerda, seleccione Contrato e, em seguida, seleccione as contas de cliente para as quais o contrato se destina ou (b.) aceda a Clientes no menu da barra lateral esquerda e, em seguida, seleccione as caixas de verificação junto às contas de cliente para as quais o contrato se destina. Depois de ter selecionado as contas, clique em Mais acções na barra de menus e, em seguida, seleccione Enviar contrato no menu pendente.

Nota! Não é possível enviar contratos para contactos associado para uma conta que não tenha acesso ao portal (o seu LOGIN tem de ser ativado). Para mais pormenores, consulte aqui.

2. Introduza um nome para o contrato e, em seguida, clique na lista Modelo de contrato para selecionar um modelo. Pode editar o modelo ou escrever o seu próprio texto de raiz.

3. Clique em Enviar para enviar o contrato aos utilizadores das contas seleccionadas. Será automaticamente adicionado um campo de assinatura ao contrato. Quando um contacto assina, a data é automaticamente adicionada.

Todos os utilizadores associado de uma conta que tenham a opção Ativar assinatura de contratos activada receberão uma mensagem automática e-mail a notificá-los de que foi enviado um contrato para ser revisto e assinado.

Nota! Se tentar sair da página Enviar contrato sem clicar em Enviar, verá um aviso. Clique em Cancelar no pop-up de alerta e, em seguida, envie o contrato. Não seleccione a caixa de verificação Impedir que esta página crie diálogos adicionais, caso contrário, não poderá receber estes alertas no futuro.

Existem outros pormenores que pode querer incluir num contrato. Abaixo, mostramos-lhe tudo o que pode acrescentar.

1. Nome do contrato: Coloque aqui a sua linha de assunto, que será apresentada na lista de contratos . Quando utiliza um modelo de contrato, este é automaticamente preenchido.

2. Conta de cliente: Conta para a qual o contrato será enviado.

3. Modelo de contrato: Seleccione um modelo para cartas de compromisso frequentemente utilizadas. Para obter mais informações sobre modelos, aceda aqui.

4. Corpo: É preenchido automaticamente quando se utiliza um modelo. Pode utilizar dois tipos de formatação aqui:

WYSIWYG: Esta opção permite-lhe utilizar uma formatação de texto diferente, bem como adicionar hiperligações.
HTML: Esta opção permite-lhe inserir códigos HTML personalizados para imagens, ligações, etc. Note que as tabelas não são suportadas por enquanto.

Dica! Se quiser adicionar uma imagem ao seu contrato, siga estas instruções.

5. Lembretes: Ativar se pretender que um lembrete e-mail seja enviado ao cliente quando este não assinar um contrato dentro de um determinado período de tempo. Para mais pormenores sobre este assunto, ver abaixo.

6. Serviços: Utilize os serviços para criar contratos discriminados, para que os clientes saibam o que estão a pagar. Clique na ligação Adicionar , depois em Adicionar serviços e seleccione os serviços. (Para obter mais detalhes, acesse aqui.)

7. Trabalhos: Ligue o seu contrato a um trabalho existente para o tornar imediatamente disponível no seu fluxo de trabalho quando necessário. Clique na ligação Adicionar e, em seguida, em Ligar a trabalhos e seleccione Trabalhos. Após associado, é apresentada a secção Trabalhos . Pode ver o título do trabalho e o projeto a que pertence (ver o artigo para mais pormenores).

8. Enviar: Clicar para enviar um contrato a um cliente.

Envio de contratos através de automatização

Para mais informações, consulte aqui.

Recordar aos clientes os contratos pendentes (não assinados)

Para mais vídeos de instruções úteis, visite TaxDome Academy, o nosso centro online gratuito para
ver e aprender tudo o que precisa de saber sobre TaxDome.

Os clientes recebem uma notificação e-mail quando lhes envia um contrato. Quando botão de alternância em Lembretes durante o envio de um contrato ou a configuração de uma automatização de Envio de Contrato , é enviado um e-mail adicional a cada utilizador associado para a conta (com a opção Ativar assinatura de contratos selecionada) se não devolverem o contrato assinado dentro de um determinado período de tempo.

A opção Lembretes pode ser activada ou desactivada em qualquer altura abrindo o contrato pendente. Não se esqueça de clicar em Guardar quando efetuar alterações às definições dos Lembretes.

Se os destinatários demorarem muito tempo a executar o item de ação ou se se esquecerem de o fazer, pode fazê-lo:

reenviar manualmente uma notificação sobre o contrato pendente OU
configurar lembretes automáticos

Lembretes manuais (reenviar)

É possível reenviar uma notificação sobre o contrato pendente. Para tal, clique nos três pontos à direita do item na lista e, em seguida, seleccione Reenviar.

O que acontece é o seguinte:

É enviada uma mensagem adicional e-mail para o cliente.
Uma notificação do portal para este item será movida para o topo dos itens de tarefas do cliente.

Lembretes automáticos

A opção Lembretes automáticos pode ser activada ou desactivada em qualquer altura, abrindo o contrato pendente. Pode ativar os lembretes automáticos quando o envia manualmente ou através da automatização projeto .

Depois de ativar os Lembretes automáticos, pode configurá-los:

Dias até ao próximo aviso: Por predefinição, um aviso é definido para ser enviado três dias após o contrato ter sido enviado ao cliente, mas pode alterar este valor para o que preferir.
Número de avisos: Por predefinição, o cliente recebe apenas um lembrete e-mail, mas também pode alterar esta opção para algo que prefira.

Os lembretes param quando...

... o cliente não assinou o contrato e foi enviado o número de avisos estabelecido.
...todos os signatários necessários assinaram o contrato.

O que os seus clientes vêem quando envia um contrato

Cada utilizador com a opçãoAtivar assinatura de contratos selecionada recebe uma notificação sobre um novo contrato que lhe foi enviado. Podem rever e assinar eletronicamente o contrato clicando na ligação da notificação e-mail , clicando na notificação no painel de controlo ou acedendo à secção Contratos do portal.