Propostas (Básico): Enviar manual ou automaticamente
A nossa funcionalidade Propostas & ELs permite-lhe enviar propostas e cartas de compromisso aos clientes. Estas podem incluir uma lista dos seus serviços e facturas que podem ser pagas após a assinatura da proposta.
Enviar propostas
As propostas podem ser enviadas aos clientes pelo proprietário da empresa, pelo administrador ou por qualquer empregado a quem tenham sido concedidos direitos de acesso para gerir propostas.
Para enviar uma proposta a um cliente, é provável que precise de um modelo. Para mais informações, consulte o artigo sobre como criar e aplicar modelos de proposta.
As propostas podem ser enviadas de diferentes formas:
Enviar propostas aos clientes manualmente
Para enviar propostas aos clientes manualmente, siga estes passos:
1. Criar uma proposta utilizando uma das seguintes formas:
- Clique em Novo no canto superior esquerdo, selecione Proposta e, em seguida, selecione as contas de cliente para a proposta.
- Aceda a Clientes > Contas na barra de menus à esquerda e, em seguida, selecione as caixas de verificação junto às contas dos clientes a que se destina a proposta. Depois de selecionar as contas, clique em Mais acções na barra de menus e, em seguida, selecione Enviar proposta no menu pendente.
- Abra a conta do cliente, mude para o separador Propostas e ELs e clique em Nova proposta e EL. A conta atual será automaticamente preenchida.
Nota! Não é possível enviar propostas para contactos associado de uma conta que não tenham acesso ao portal (o seu Login tem de estar ativado). Para mais pormenores, consulte aqui.
2. Introduza um nome para a proposta e, em seguida, clique no menu pendente Modelo para selecionar um modelo. Pode adicionar códigos curtos ao nome para o individualizar.
3. Edite qualquer passo do modelo, se necessário, adicione mais páginas ou desactive-as. Para mais pormenores sobre cada passo, consulte o artigo sobre o preenchimento dos modelos de proposta.
4. Para garantir o acesso de todos os membros da equipa à proposta em projeto, associe a proposta a um trabalho clicando em + Adicionar trabalho na parte inferior da etapa Geral.
Quando terminar, envie a proposta.
Todos os utilizadores associado de uma conta com autoridade de signatário activada receberão uma mensagem automática e-mail a notificá-los de que uma proposta foi enviada para ser revista e assinada. A proposta é considerada assinada quando todos os utilizadores com autoridade de assinatura a tiverem assinado.
Será automaticamente acrescentado um campo de assinatura à proposta. Quando uma proposta é assinada, a data é automaticamente acrescentada.
Enviar propostas através de automatizações
Para mais informações, consulte o artigo sobre a automatização do envio de propostas.
Recordar aos clientes as propostas pendentes (não assinadas)
Sempre que enviar propostas aos clientes, eles serão notificados. Todos os usuários associado da conta - com a opção Notificar ativada - recebem uma notificação e-mail . Para verificar se as notificações estão activas, verifique a coluna Notificar na lista de contas.
Se os destinatários demorarem muito tempo a executar o item de ação ou se se esquecerem de o fazer, pode fazê-lo:
- Reenviar manualmente uma notificação sobre a proposta pendente, ou
- Configurar lembretes automáticos
Lembretes manuais (reenvio)
É possível reenviar uma notificação sobre a proposta pendente. Para isso, clique nos três pontos à direita do item na lista e, em seguida, selecione Reenviar.
O que acontece é o seguinte:
- É enviada uma mensagem adicional e-mail a cada utilizador associado da conta (com a autoridade de signatário activada);
- Uma notificação do portal para este item será movida para o topo dos itens de tarefas do cliente.
Lembretes automáticos
A opção Lembretes automáticos pode ser activada ou desactivada em qualquer altura, abrindo a proposta pendente. Também pode ativar os lembretes automáticos quando envia uma proposta manualmente ou através da automatização projeto .
Depois de ativar os Lembretes automáticos, pode configurá-los:
- Limite de inatividade, dias: Por predefinição, um lembrete é definido para ser enviado três dias após a proposta ter sido enviada ao cliente, mas pode alterar este valor para o que preferir.
- Limitar a: Por predefinição, o cliente recebe apenas um lembrete e-mail, mas também pode alterar esta opção para algo que prefira.
Os lembretes param quando...
- ...o cliente não assinou a proposta e foi enviado o número de avisos estabelecido.
- ...todos os signatários necessários assinaram a proposta.
O que os seus clientes vêem quando envia propostas
Cada utilizador com a autoridade signatária activada recebe uma notificação sobre uma nova proposta que lhe foi enviada. Podem rever e assinar a proposta clicando na hiperligação da notificação e-mail , clicando na notificação no seu painel de controlo ou acedendo à secção Propostas e ELs do seu portal.
Para ver TaxDome do lado do portal do cliente, aceda a uma vista só de leitura.
