CRM (Básico): Acesso ao portal, notificações, sincronização de correio eletrónico

Quer esteja a preparar declarações de impostos para um indivíduo, uma família ou uma empresa, cada entidade necessita da sua própria conta. No entanto, pessoas diferentes (por exemplo, membros da família ou parceiros de negócios) podem ter configurações diferentes dentro da conta. Saiba mais sobre como configurar o acesso de login para seus clientes, notificações e e-mail.

Abrangido aqui:

• Como adicionar vários endereços e-mail
• O LOGIN botão de alternância, explicado
• O EMAIL SYNC botão de alternância, explicado
• O NOTIFY botão de alternância, explicado
• Notificações e e-mail para clientes que aguardam ativação
• Remover o acesso do utilizador a uma conta
• Alterar um endereço e-mail
• Mudar para uma conta diferente no portal do cliente

Como adicionar vários endereços de e-mail

Uma vez que um contacto é uma pessoa, é natural que um contacto possa ter vários endereços e-mail (pessoal, profissional, etc.). Por predefinição, cada contacto tem um campo de endereço e-mail , mas pode criar manualmente campos CRM adicionais ou adicioná-los ao criar novos contactos manualmente ou ao importá-los.

Um proprietário de empresa, administrador ou qualquer funcionário com direitos de acesso para gerir contas pode adicionar utilizadores adicionais (endereçose-mail ) a uma conta.

No perfil da conta, abra o separador Informações e, em seguida, reveja a secção Contactos. Aqui, verá todos os endereços e-mail dos contactos associado da conta. Se pretender adicionar endereços e-mail que não estejam listados, pode adicionar outro contacto associado ou adicione outro endereço e-mail ao contacto que já é associado.

Siga estes passos:

1. Criar campos CRM e-mail personalizados para armazenar os endereços e-mail adicionais.
2. Atualizar o contacto existente para incluir um endereço e-mail adicional.
3. Active as opções LOGIN, NOTIFY e/ou EMAIL SYNC para o endereço e-mail , se necessário (ver mais informações sobre as opções abaixo).

Nota! Se alterar o endereço e-mail antes de a pessoa convidada clicar na ligação do convite, este será desativado por motivos de segurança. Será enviado um novo convite e-mail para o endereço e-mail atualizado. 

O LOGIN botão de alternância, explicado

Quando indica um endereço e-mail dentro de um contacto, pode botão de alternância em LOGIN para dar acesso ao portal à pessoa a quem este endereço e-mail pertence.

O que é que isto faz:

• O utilizador recebe um convite para o portal do cliente TaxDome para que possa aceder à sua conta.
• Todos os contactos associado de uma conta com LOGIN ativado junto ao seu endereço e-mail podem iniciar sessão.

Depois de adicionar o acesso ao portal ao endereço e-mail de um contacto, é-lhe pedido que envie um convite e-mail a esse utilizador. Quando clicar em Enviar, TaxDome envia à pessoa um pedido de ativação por e-mail. Para ativar a conta, a pessoa aceita o pedido e cria uma palavra-passe. O novo utilizador é então automaticamente associado para a conta. Cada utilizador tem as suas próprias credenciais de início de sessão para uma conta.

O EMAIL SYNC botão de alternância, explicado

Quando adiciona um utilizador a uma conta, pode também botão de alternância ativar EMAIL SYNC para o seu endereço e-mail .

O que é que isto faz:

• Verá todas as mensagens de correio eletrónico recebidas desse endereço na secção Inbox+ e no separador E-mail do perfil da conta e poderá responder a partir de TaxDome.
• Todo o histórico entre os seus e-mails sincronizados e os e-mails do contacto será automaticamente preenchido em TaxDome.
• Se a opção Guardar anexos automaticamente estiver activada, todos os futuros e-mails com anexos serão automaticamente guardar os documentos para a secção Documentos do cliente da conta.

Dica! Active a SINCRONIZAÇÃO DE E-MAIL para futuros clientes que ainda não tenham acesso ao portal (o seu LOGIN ainda não foi ativado), para que também possa receber e-mails deles.

O botãoNOTIFY, explicado

Quando a opção NOTIFY é activada para um endereço e-mail na secção Contactos , a pessoa a quem o endereço e-mail pertence recebe notificações do sistema (todas ou seleccionadas). Pode botão de alternância ativar a opção NOTIFICAR quando adicionar acesso ao portal ou um novo endereço e-mail a uma conta - ou sempre que desejar.

Dica! Pode receber cópias de todas as mensagens de correio eletrónico de TaxDome enviadas aos clientes. Eis como pode configurar a receção de notificações do sistema queTaxDome envia aos clientes.

Decida quais as notificações que o utilizador deve receber, clicando nos três pontos à direita do endereço e-mail e seleccionando Preferências de notificação.

O que significam os botões de seleção:

Documentos: Ficheiro uploaded

• Notificações sobre a nova empresa -uploaded documentos

Documentos: Pedidos de assinatura

• Pedidos de documentos pendentes de assinatura
• Lembretes sobre documentos pendentes de assinatura

Documentos: Aprovações

• Pedidos de documentos pendentes de aprovação
• Lembretes sobre documentos pendentes de aprovação

Chats e tarefas de clientes

• Notificações sobre novas mensagens, incluindo tarefas do cliente
• Notificações sobre novas respostas em tópicos de chat

Contratos

• Pedido de novos contratos
• Lembretes sobre contratos pendentes

Questionários

• Pedidos de novos organizadores
• Lembretes sobre organizadores pendentes

Facturas e pagamentos

• Pedidos de novas facturas
• Lembrete sobre facturas pendentes
• Confirmações de pagamentos de facturas
• Notificações sobre reembolsos emitidos

Notificações e e-mail para clientes que aguardam ativação

Se tiver ativado a opção INICIAR SESSÃO, NOTIFICAR e SINCRONIZAÇÃO DE E-MAIL para um contacto associado numa conta, mas este ainda não tiver ativado a sua conta, continuará a receber TaxDome e-mail e notificações do sistema:

• Todos os envios regulares de e-mail a partir de TaxDome serão enviados para o destinatário, independentemente de a sua conta estar ou não activada. Também pode receber Inbox+ notificações sobre novos e-mails desse contacto associado para a conta (configure isto nas definiçõesde Notificação ).
• Todas as notificações do sistema serão enviadas para o endereço e-mail do contacto e incluirão a faixa de ativação da conta na parte superior da página e-mail até que a conta seja activada.

Pode sempre reenviar um convite.

Remover o acesso do utilizador a uma conta

Se alguém já não quiser ter acesso a uma conta, pode removê-la. No separador Informações do perfil da conta, botão de alternância desmarque LOGIN à direita do endereço e-mail do utilizador. A conta permanecerá intacta; no entanto, o utilizador deixará de ter acesso à mesma.

Alterar um endereço e-mail

Quando o endereço e-mail de um cliente mudar, adicione o novo endereço e-mail como se fosse um utilizador adicional.

Atenção! Certifique-se de que não remove imediatamente o endereço e-mail obsoleto.

Em vez disso, siga estes passos:

1. Actualize o contacto do cliente para incluir o novo endereço e-mail em vez do antigo.

2. Ativar o LOGIN botão de alternância e aguardar que o utilizador aceite o convite enviado para o novo endereço e-mail , para que não perca o acesso à sua conta. 

3. Depois de o cliente ter aceite o convite, elimine o seu anterior endereço e-mail da secção Emails desvinculados , desactivando a opção LOGIN .

Mudar para uma conta diferente no portal do cliente

Ao iniciarem sessão, os utilizadores que tenham acesso a mais do que uma conta verão a janela pop-up para selecionar a conta pretendida e a notificação com a conta com que iniciaram sessão na parte superior do ecrã. A notificação na parte superior pode ser fechada até ao próximo início de sessão, clicando no X na extremidade direita da mesma.

Podem aceder à janela pop-up mais tarde, em qualquer altura, clicando na ligação Mudar de conta na parte inferior da barra lateral azul ou à direita da notificação na parte superior.