CRM (Básico): Acesso ao Portal, Notificações, Sincronização de Email

Quer esteja a preparar declarações fiscais para um indivíduo, uma família, ou uma empresa, cada entidade precisa de uma conta. No entanto, pessoas diferentes (pense: cônjuges, parceiros de negócios, ou membros da família) podem ter configurações diferentes dentro da conta. Saiba mais sobre a criação de acesso de login aos seus clientes, notificações, e-mail, e muito mais.

Abordado aqui:

• Como adicionar múltiplos endereços de e-mail
• Botão de alternância LOGIN
• SINCRONIZAÇÃO DE E-MAIL
• O Toggle NOTIFY, Explicado
• E-mail e notificações para clientes pendentes de ativação
• Remover o acesso de um utilizador a uma conta
• Alterar um endereço de e-mail
• Mudar para uma conta diferente no Portal do Cliente

Como adicionar múltiplos endereços de e-mail

Como um contacto é uma pessoa, é natural que um contacto possa ter vários endereços e-mail (pessoal, de trabalho, etc.). Por defeito, cada contacto tem um campo de endereço e-mail , mas pode criar manualmente campos de CRM extra ou adicionar campos enquanto cria novos contactos manualmente ou os importa.

Um proprietário de empresa, Admin, ou qualquer funcionário com direitos de acesso para gerir contas pode adicionar utilizadores adicionais (endereços de e-mail) a uma conta.

No perfil da conta, abra o separador Info e consulte a secção Contactos. Encontrará aqui todos os endereços de e-mail dos contactos associados à conta. Se desejar adicionar endereços de e-mail que não estejam listados, adicione outro contacto associado ou adicione um endereço de e-mail ao contacto já associado.

Siga os seguintes passos:

1. Criar campos personalizados de CRM e-mail para armazenar os endereços adicionais e-mail .
2. Atualize um contato existente para incluir um endereço de e-mail adicional.
3. Ative o botão de alternância do LOGIN, NOTIFICAR e/ou SINCRONIZAR E-MAIL para o endereço de e-mail, caso seja necessário (consulte os detalhes abaixo).

Botão de alternância LOGIN

Quando indica um endereço e-mail dentro de um contacto, pode botão de alternância em LOGIN para dar acesso ao portal à pessoa a quem pertence o e-mail .

Como funciona:

• O utilizador recebe um convite para o portal do cliente TaxDome de forma a ter acesso à conta.
• Todos os contactos associados à conta com o botão de alternância LOGIN ativado poderão entrar no sistema.

Uma vez adicionado o acesso ao portal ao endereço e-mail de um contacto, é-lhe pedido que envie um convite e-mail para o utilizador. Ao clicar em Enviar, TaxDome envia à pessoa um pedido de activação por e-mail. Para activar a conta, a pessoa aceita o pedido e cria uma palavra-passe. O novo utilizador é então automaticamente associado para a conta. Cada utilizador tem as suas próprias credenciais de início de sessão para uma conta.

SINCRONIZAÇÃO DE E-MAIL

Ao adicionar um utilizador a uma conta, poderá também ativar a opção de SINCRONIZAR O E-MAIL.

Como funciona:

• Todos os e-mails recebidos a partir desse endereço poderão ser consultados na Inbox+ e no separador E-mail do perfil da conta e poderá responder via TaxDome.
• Todo o histórico entre os seus e-mails sincronizados será automaticamente preenchido em TaxDome.
• Se ativar a função Guardar anexos automaticamente, todos os futuros e-mails com anexos serão automaticamente guardados na secção Documentos do Cliente.

Botão de alternância NOTIFICAR

Quando ativado o botão de alternância NOTIFICAR na secção Contactos, a pessoa a quem o e-mail pertence receberá as notificações. Poderá ativar o botão de alternância NOTIFICAR ao adicionar o acesso ao portal ou a um novo endereço de e-mail a uma conta.

Esse utilizador receberá...

• ...todos os e-mails enviados para a conta via TaxDome.
• ...todos os e-mails enviados em massa para a conta via TaxDome.
• ...todos os e-mails enviados para a conta via automatização do Projeto.
• ...notificações do sistema (tudo ou as selecionadas).

Determine que notificações o utilizador deve receber clicando nos três pontos à extrema direita do endereço de e-mail, selecionando Preferências de Notificação.

Botões de alternância:

Documentos: Upload de ficheiros

• Notificações sobre novos documentos uploaded pela empresa

Documentos: Solicitações de assinatura

• Solicitações de documentos pendentes de assinatura
• Lembretes sobre documentos pendentes de assinatura

Documentos: Aprovações:

• Solicitações de documentos pendentes de aprovação
• Lembretes sobre documentos pendentes de aprovação

Mensagens e tarefas do cliente

• Notificações sobre novas mensagens, incluindo as tarefas do cliente e o outro contexto.
• Notificações sobre novas respostas em linhas de mensagens

Contratos

• Solicitação de novos contratos
• Lembretes sobre contratos pendentes

Questionários

• Solicitações de novos questionários
• Lembretes sobre os questionários pendentes

Facturas e pagamentos

• Solicitações de novas faturas
• Lembrete sobre faturas pendentes
• Confirmações de faturas
• Notificações sobre reembolsos emitidos

E-mail e notificações para clientes pendentes de ativação

Se ativou o botão de alternância LOGIN, NOTIFICAR, SINCRONIZAR E-MAIL para um contacto associado a uma conta, porém estes ainda não ativaram a respetiva conta, irão continuar a receber notificações:

• Todos os e-mails que enviar via TaxDome serão enviados para o destinatário independentemente de a sua conta estar ou não ativada. Poderá ainda receber notificações na Inbox+ acerca de novos e-mails desse contacto associado à conta (configure nas suas Definições de Notificação).
• Todas as notificações do sistema serão enviadas para o e-mail do contacto, incluirão o banner de ativação da conta na parte superior do e-mail até que este ative a conta.

Pode sempre reenviar um convite.

Remover o acesso de um utilizador a uma conta

Se alguém deixar de querer ter acesso a uma conta, aceda ao separador Info do perfil da conta e desative o LOGIN. A conta permanecerá intacta; porém, o utilizador deixará de ter acesso à mesma.

Alterar um endereço de e-mail

Quando o endereço de e-mail de um cliente muda, adicione o seu novo e-mail como se fosse um utilizador adicional.

Siga os seguintes passos:

1. Actualizar o contacto do cliente para incluir o novo endereço e-mail em vez do antigo.

2. Alternar para o LOGIN botão de alternância e esperar que o utilizador aceite o convite enviado para o novo endereço e-mail , para que não perca o acesso à sua conta. 

3. Uma vez que o cliente tenha aceite o convite, eliminar o seu anterior endereço e-mail da secção de Emails Desvinculados , desligando o LOGIN .

Mudar para uma conta diferente no Portal do Cliente

Ao iniciarem a sessão, os utilizadores que têm acesso a mais do que uma conta receberão um pop-up Mudar de Conta. Podem também alternar entre contas após efetuarem o login: Tudo o que têm de fazer é clicar no link Mudar de Conta na parte inferior da sua barra lateral esquerda.