CRM (Básico): perfis de conta de cliente
TaxDome permite-lhe manter as informações pessoais dos seus clientes sem esforço. Num relance rápido, pode ver tudo o que precisa de saber sobre uma conta de cliente numa página única e bem organizada. Além disso, pode editar facilmente as informações pessoais do seu cliente.
Aceder às informações da conta
O acesso ao perfil de um cliente está disponível para o proprietário da empresa, para o administrador e para qualquer funcionário que tenha sido designado para trabalhar na conta desse cliente ou a quem tenham sido dados direitos de acesso para ver todas as contas.
Para aceder ao perfil de um cliente, clique no ícone de pesquisa na parte superior da barra lateral esquerda e, em seguida, escreva o nome do cliente ou parte do seu e-mail no campo de pesquisa.
Também pode aceder a uma conta navegando para Clientes na barra lateral esquerda e clicando no nome do cliente na lista.
Saberá sempre em que perfil de cliente se encontra porque verá o nome da conta no lado esquerdo da barra de menu.
No separador Visão geral , encontrará tudo o que precisa de saber sobre a conta de cliente numa única página com informações organizadas por categoria.
Aqui, poderá ver tudo isto (com a opção de Ver tudo para ver ainda mais em cada secção):
- Documentos: Cinco documentos mais recentes uploaded pelo seu cliente ou partilhados com ele. Todos os documentos não vistos recebem automaticamente uma etiqueta Novo , para que possa sempre ver quais os documentos que ainda não foram vistos por si ou por um membro da empresa.
- Tarefas: Cinco tarefas mais recentes que estão planeadas e/ou em curso para o cliente.
- Correio eletrónico: Os cinco últimos e-mails do cliente e o seu estado.
- Empregos: O Trabalhos atual da conta, o projetos em que se encontram os Trabalhos do cliente e em que etapas se encontram.
- Conversas: As últimas mensagens enviadas para o cliente e quem respondeu e quando.
- Facturas não pagas: As facturas não pagas e parcialmente pagas do cliente e se podem ser pagas com o crédito existente.
- Aprovações: Os últimos documentos que requerem a aprovação e assinatura do cliente.
- Assinaturas: Os documentos enviados ao cliente para serem assinados e os que ainda precisam de ser assinados.
- Questionários: Cinco últimos organizadores enviados ao cliente e o seu estado.
- Atividade de início de sessão: Quando é que o cliente iniciou sessão pela última vez.
- Notas: Cinco notas mais recentes guardadas para o cliente.
- Controlo de tempo: Cinco registos de tempo mais recentes introduzidos para o cliente.
- Propostas e cartas de compromisso: Cinco últimas propostas ou cartas de compromisso enviadas ao cliente.
Detalhes da conta e dos contactos
Cada conta de cliente em TaxDome deve ser associado para um ou mais contactos. Algumas informações de uma conta de cliente referem-se à própria conta, enquanto outras informações se referem aos seus contactos.
No separador Informações do perfil do cliente, pode aceder e editar as informações sobre a conta e os contactos associado .
Secção de dados da conta
A secção Detalhes da conta é onde pode rever e editar os dados da conta: nome da conta, tipo, fotografia, etiquetas aplicadas, membros da equipa responsáveis por trabalhar nesta conta, etc.
Abaixo, veja as descrições detalhadas de cada campo:
a. Informações sobre a conta principal:
- Nome da conta: As contas são as entidades para as quais trabalha e que facturam. Podem ser criadas manualmente ou geradas automaticamente.
- Fotografia de perfil da conta: A fotografia uploaded para o perfil pelo cliente ou pela empresa.
- Tipo de conta: Existem três tipos de conta em TaxDome - Individual, Empresa e Outro. Se o seu cliente for uma empresa, selecione Empresa. Se for uma pessoa ou uma família, pode selecionar Individual.
b. Etiquetas: Utilizadas para categorizar as contas.
c. Membros da equipa: Os seus empregados que têm acesso à conta de cliente. Também pode saber quais os membros da equipa que tiveram acesso no passado, clicando na ligação Histórico of changes .
d. Campos personalizados da conta: Se tiver criado e preenchido campos personalizados para a conta, estes são apresentados aqui.
e. QuickBooks ligaçãoQuickBooks sync estado da conta. Por defeito, apenas as contas com facturas ou pagamentos são sincronizadas.
f. Aplicação móvel do cliente: Mostra se algum contacto associado à conta descarregou a aplicação móvel e iniciou sessão.
g. Contas relacionadas: Aqui, pode encontrar todas as contas com contactos partilhados.
Secção de contactos
Na secção Contactos , pode rever e editar os dados dos contactos (e-mails) associado para a conta atual: gerir o acesso ao portal, as notificações, a sincronização e-mail e as definições de assinatura. Também é possível desvincular e vincular contactos. Para editar os dados do contacto e-mail ou quaisquer outros dados, clique no nome do contacto na lista.
a. Informação de contacto principal:
- Contacto ligado: Os nomes de todos os contactos são apresentados por ordem alfabética. No exemplo, Charles Burnes e Lisa Burns são contactos associado da conta. Pode desvincular o contacto da conta clicando no menu de três pontos à direita da linha do nome do contacto.
- Descrição do contacto associado : A breve informação que pretende acrescentar sobre o contacto. Pode editar a descrição clicando no menu de três pontos à direita da linha do nome do contacto ou simplesmente deixar a descrição vazia. É válida apenas para a conta atual, pelo que se um contacto for associado para várias contas, as descrições podem ser diferentes para cada conta (por exemplo, contacto principal para a conta familiar e CEO para a conta empresarial).
b. Correio eletrónico: Este endereço e-mail é especificado como o principal durante a criação do contacto. É apresentado em primeiro lugar.
c. (Opcional) Adicional e-mail: Outros endereços e-mail para o contacto podem ser adicionados como um campo personalizado do contacto. Todas as mensagens de correio eletrónico dos campos personalizados são apresentadas aqui.
d. Comutadores de contacto (Iniciar sessão, Notificar, Sincronização de e-mail): Os comandos de contacto gerem o acesso ao portal do contacto, as notificações e as definições de sincronização de e-mail :
- Entrar: Pode dar acesso ao portal a cada endereço e-mail adicionado a um contacto. Se o utilizador já tiver sido convidado a utilizar o portal do cliente mas não tiver aceite o convite, pode enviá-lo novamente utilizando as instruções abaixo.
- Notificar: Para cada endereço e-mail adicionado a um contacto, pode decidir se este receberá notificações sobre eventos do sistema (por exemplo, uma nova mensagem ou questionário enviado). Pode ajustar os tipos de notificação para cada e-mail utilizando as instruções abaixo.
- Sincronização de correio eletrónico: Para cada endereço e-mail adicionado a um contacto, pode decidir se pretende receber mensagens de correio eletrónico e responder às mesmas a partir de TaxDome.
e. Prioridade do signatário: Esta opção é utilizada com modelos de assinatura. Determina a ordem por defeito dos signatários.
f. Adicionar contacto: Esta opção pode ser utilizada para adicionar os contactos existentes à conta ou criar um novo contacto.
Algumas das informações de uma conta de cliente referem-se à própria conta, enquanto outras informações se referem aos seus contactos:
- O nome da conta do cliente (ou seja, o nome da empresa, organização ou indivíduo) e as fotografias são guardados na sua conta.
- Os dados pessoais de um cliente, tais como o endereço e-mail , o número de telefone e o endereço postal, são armazenados no respetivo contacto. Para alterar esta informação, é necessário editar o contacto.
- Existem campos personalizados CRM nas suas contas que são diferentes dos campos personalizados CRM nos seus contactos. Por exemplo, se trabalhar com diferentes organizações, pode querer armazenar endereços e outros detalhes sobre elas na respectiva conta.
Contactar e-mail actions
Algumas acções importantes para os contactos estão disponíveis para o endereço principal ou adicional e-mail . Pode aceder-lhes a partir das linhas e-mail clicando no menu de três pontos:
a. Enviar convite: Se o utilizador já tiver sido convidado a utilizar o portal do cliente, mas não tiver aceite o convite, pode enviá-lo novamente clicando nesta ligação.
b. Preferências de notificação: Para cada utilizador para o qual a opção Notificar botão de alternância está activada, pode decidir quais as notificações que irão receber, clicando nesta ligação.
c. Desativar a autoridade do signatário: Esta opção é utilizada quando envia propostas e facturas recorrentes aos seus clientes. Por predefinição, a proposta é considerada assinada quando todos os contactos com acesso de início de sessão a assinam. A autoridade do signatário activada também permite a assinatura de facturas recorrentes. No entanto, pode desativar a autoridade de signatário para qualquer endereço e-mail .
Editar detalhes da conta
O proprietário da empresa, o administrador ou qualquer empregado a quem tenham sido dados direitos de acesso para gerir contas pode editar os detalhes de uma conta.
Para tal, navegue até ao separador Informações do perfil do cliente e, em seguida, clique em Editar à direita de Detalhes da conta.
A partir daqui, pode:
- Alterar o tipo de conta.
- Alterar o nome da conta.
- Atribuir/eliminar etiquetas à conta.
- Adicionar/remover membros da equipa que têm acesso à conta.
- Editar o endereço da empresa.
- Preencha os campos personalizados da conta.
- Editar contactos associados a uma conta: associar e desassociar contactos, adicionar novos contactos, editar detalhes de contactos, alterar o acesso ao portal, notificações e opções de sincronização para e-mails de contactos.
