CRM (Básico): Adicionar contatos

Os contactos são as pessoas com quem interage durante o seu horário de trabalho. A nossa funcionalidade Contactos é onde guarda todos os seus dados pessoais. Os endereços e-mail aí indicados permitem que os clientes tenham acesso ao portal TaxDome (sem um e-mail nos Contactos, os clientes não podem iniciar sessão). Além disso, pode utilizar os contactos para armazenar os dados de colegas de trabalho, potenciais clientes, parceiros e familiares dos clientes. Aqui, descubra as diferentes formas de adicionar contactos ao sistema.

Nota! Ao adicionar contactos de clientes, certifique-se de que não utiliza os e-mails dos membros da empresa para evitar problemas de registo.

Podem ser adicionados novos contactos a TaxDome por um proprietário de empresa, administrador ou qualquer funcionário a quem tenham sido dados direitos de acesso para gerir contactos.

Eis algumas formas diferentes de o fazer:

• Adicionar contactos ao criar uma nova conta
• Adicionar contactos utilizando o botão Novo
• Adicionar contactos em massa através da importação de um ficheiro CSV
• Adicionar contactos em massa importando uma lista de contactos do e-mail (vcard)
• Adicionar contactos durante o carregamento de documentos na aplicação Windows

Adicionar contactos utilizando o botão Novo

Esta opção permite-lhe adicionar um contacto de cada vez, o que é útil para adicionar potenciais clientes ou alguém com quem precise de estar em contacto.

1. Clique no botão Novo no canto superior esquerdo e, em seguida, seleccione Contacto no menu pendente.

2. Introduza o primeiro e o último nome da pessoa.

3. E pronto! Clique em Criar para guardar o contacto com o formato de nome predefinido.

Leia sobre as funcionalidades de criação de contactos em pormenor:

1. Informações de contacto: Introduzir as informações pessoais de cada cliente garante que tem essas informações à mão, como o número de telefone ou a morada. 

2. Campos personalizados: Se tiver criado campos personalizados para os seus contactos, estes são apresentados aqui. Saiba mais sobre como criar os seus próprios campos personalizados em CRM .

3. Correio eletrónico: É necessário um endereço e-mail para que os clientes possam aceder ao seu portal. Se um cliente não tiver um, não conseguirá aceder à sua conta TaxDome . Adicione mais campos e-mail , se necessário: para isso, terá de criar campos CRM personalizados.

4. Etiquetas: Atribua etiquetas para ajudar a organizar os seus contactos (saiba mais sobre etiquetas).

5. Números de telefone: Pode adicionar todos os números de telefone neste bloco. O botão de rádio junto a cada número de telefone permite-lhe selecionar o número de telefone principal que será utilizado para SMS.

6. Endereço: Adicione o endereço completo do contacto para garantir que é organizado e fácil de encontrar.

7. Contas associadas: Para guardar tempo, pode associar contas ao seu novo contacto no local. Clique em Ligar contas e, em seguida, seleccione a conta existente.

8. Criar: Clique aqui para guardar o seu contacto.

Adicionar contactos através da importação de um ficheiro CSV

Pode adicionar contactos a TaxDome em massa utilizando a nossa ferramenta de importação. Embora seja utilizada principalmente para adicionar contactos juntamente com contas, também pode importar contactos de ficheiros CSV isoladamente. Veja como.

1. Quando tiver o ficheiro CSV com os dados do CRM , vá a Clientes > Contas ou Clientes > Contactos na barra de menu da esquerda, clique em Importar e depois em uploaded o seu ficheiro. 

2. Uma vez que não vai importar contas, no passo Mapear contas , clique no X à direita da coluna Escolher CSV para o campo Nome da conta. Isto também ocultará as secções que se referem à importação de contas.

3. No passo Mapear contactos, reveja os nomes dos cabeçalhos das colunas da sua folha de cálculo à esquerda. Os nomes dos cabeçalhos das colunas da sua folha de cálculo que correspondem aos nomes das propriedades de contacto do TaxDome (por exemplo,Nome, Telefone, Email, Cidade) são automaticamente mapeados. Para cada propriedade CSV, é possível:

• Escolha um dos campos de contacto existentes ou crie um novo campo personalizado. 
• Escolha não o importar seleccionando Ignorar no campo Ação. 
• Aplicar automaticamente etiquetas aos contactos recém-criados. Para mais pormenores, consulte este artigo sobre a aplicação de etiquetas.

4. No passo Rever , poderá ver que contactos serão criados com que nomes e endereços e-mail . Se tudo estiver correto, clique em Iniciar importação. Caso contrário, volte atrás para efetuar as correcções necessárias.

Quando a importação estiver concluída, receberá uma notificação em e-mail . Também verá os contactos adicionados na página Clientes > Contactos .

Mais tarde, quando precisar de ligar estes contactos a contas, pode fazê-lo ao editar um contacto ou a partir de um perfil de conta de cliente.