Facturas (Avançado): Pagar em nome do cliente ou aceitar pagamentos efectuados no exterior TaxDome

Há situações em que os seus clientes não podem ou não querem efetuar o pagamento no portal do cliente. Neste caso, temos tudo o que precisa. Quer esteja a utilizar o cartão de crédito de um cliente ou a registar um pagamento efectuado em dinheiro, cheque ou transferência bancária, estes métodos garantem que as facturas são tratadas de forma eficiente e flexível. Este guia explica como pagar em nome dos seus clientes e como registar vários tipos de pagamentos.

Aceitar pagamentos em numerário e transferências

Pagamentos offline, explicado

Um proprietário da empresa, um administrador ou um membro da equipa com direitos de acesso para gerir pagamentos pode emitir pagamentos offline. 

Os pagamentos offline podem ser utilizados das seguintes formas:

• Podem ser adicionados à conta do cliente como créditos. Depois, podem ser utilizados para pagar facturas no futuro. Esta opção é mais comummente utilizada para adicionar créditos promocionais.
• Também pode liquidar as facturas existentes ao adicionar o pagamento offline. Esta opção é mais adequada para cobrar aos clientes que não efectuam pagamentos no portal do cliente.

Registar pagamentos offline

Siga estes passos para registar manualmente um pagamento efectuado fora de TaxDome (dinheiro, cheque, Square, Venmo, transferência bancária, etc.):

1. Crie um pagamento offline utilizando uma das seguintes formas:

• Se apenas pretender pagar sem uma fatura ou liquidar várias facturas, clique em Novo no canto superior esquerdo do ecrã, selecione Pagamento offline e, em seguida, escolha a conta do cliente.
• Se pretender liquidar rapidamente uma determinada fatura, vá a Faturação > Facturas, clique nos três pontos à direita da fatura que pretende liquidar e selecione Registar pagamento offline.

2. Certifique-se de que a opçãoPagamentos utilizados para o cálculo das receitas está selecionada e introduza o montante do pagamento. Pode preenchê-lo automaticamente com o montante da fatura não paga, selecionando-o abaixo. 

3. Seleccione a fonte de pagamento.

4. Acrescentar uma descrição que indique o objetivo do pagamento.

5. E pronto! Clique em Guardar para efetuar o pagamento offline. Os créditos são adicionados à conta do cliente ou utilizados para liquidar facturas existentes.

Dica! Se cometer um erro no campo Montante e só se aperceber disso depois de adicionar o pagamento, emita um reembolso. No entanto, tenha cuidado, porque se os seus clientes receberem notificações, serão notificados de todos os pagamentos e reembolsos que efetuar. É melhor dizer-lhes o que está a fazer para que não fiquem confusos.

Mais informações sobre outras opções para pagamentos offline:

1. Ligar a Trabalhos: Ligue o seu pagamento offline a uma tarefa existente para o tornar imediatamente disponível no seu fluxo de trabalho quando necessário. Clique em Vincular a trabalhos e seleccione Trabalhos. Uma vez em associado, a secção Trabalhos é apresentada na parte inferior. Pode ver o título da tarefa e o endereço projeto em que se encontra (ver mais informações sobre como associar pagamentos a Trabalhos ).

2. Data: Esta é a data em que o cliente efectuou o pagamento. Por predefinição, verá a data atual.

3. Enviar notificação ao cliente e-mail : Seleccione esta opção se pretender que seja enviada ao cliente uma e-mail sobre o pagamento offline.

4. Sincronizar pagamento com QuickBooks Online : selecione esta opção se desejar sincronizar este pagamento com QuickBooks (isto pode levar à duplicação de pagamentos). Saiba mais sobre como sincronizar pagamentos com QuickBooks .

5. Liquidar facturas pagas fora de TaxDome: É apresentada a lista de facturas emitidas para a conta selecionada. A soma das facturas selecionadas preencherá automaticamente o montante do pagamento. Pode liquidar apenas o montante total da fatura. A solução alternativa para adicionar um pagamento parcial offline é descrita aqui.

O que os clientes vêem quando adiciona pagamentos offline

Os seus clientes vêem os seus créditos na secção Início do seu portal e podem utilizá-los para pagar as suas facturas.

Para ver TaxDome do lado do cliente, aceda a uma vista só de leitura.

Pagar por conta do cliente

Antes de começar

Os seus clientes podem pagar as facturas na totalidade ou parcialmente. Mas ao pagar em nome de um cliente, só pode pagar a fatura (ou o resto do montante total) na totalidade. 

Existem duas opções: 

• Pagamento por método de pagamento. O pagamento é efectuado indicando o cartão de crédito ou de débito do cliente ou introduzindo os dados da conta bancária.
• Pagamento por créditos. Se os créditos disponíveis forem superiores ou iguais à fatura, esta será marcada como paga. Se o crédito disponível for inferior à fatura, o crédito disponível é deduzido da fatura e a diferença terá de ser paga fornecendo os dados do cartão de crédito ou de débito do cliente.

Nota! Para facturas programadas, as opções seguintes só estão disponíveis depois de as facturas terem sido emitidas: Enviar fatura por e-mail, Pagar fatura e Copiar ligação de pagamento.

Pagar a fatura com créditos

Se um cliente tiver créditos disponíveis na sua conta, pode pagar uma fatura por ele ao criá-la ou em qualquer momento posterior.

• Quando cria uma fatura e esta é igual ou inferior aos créditos disponíveis do cliente, pode selecionar a caixa de verificação Pagar fatura utilizando créditos do cliente. Se for esse o caso e emitir a fatura, esta será automaticamente marcada como paga.

• Para pagar uma fatura existente com créditos disponíveis, vá para a página Facturas da sua empresa ou para o separador Facturas do perfil do cliente, clique no ícone de três pontos junto à fatura e selecione Pagar fatura.

Se efetuar um pagamento na página Facturas do perfil de um cliente, pode selecionar várias facturas para pagamento (mas não pode selecionar Parcialmente pago em massa).

Assim que a fatura for marcada como paga, receberá uma notificação sobre o pagamento no seu Inbox+.

Pagar facturas recorrentes com créditos

Pode aplicar créditos a uma única fatura gerada por uma fatura periódica da mesma forma que o faz para as facturas únicas:

• Se a fatura periódica estiver configurada com autorização de pagamento manual.
• Se a fatura periódica estiver configurada com autorização de pagamento automático, mas o pagamento automático falhar.

No entanto, não é possível aplicar créditos se a fatura periódica estiver configurada com autorização de pagamento automático e a tentativa de pagamento for bem sucedida.

Pagar a fatura através do processamento do método de pagamento

Para pagar uma fatura de um cliente com o seu cartão de crédito ou de débito ou introduzindo os dados da sua conta bancária:

1. Aceda à página Facturas da sua empresa ou ao separador Facturas do perfil do cliente.

2. Clique no ícone de três pontos junto à fatura e, em seguida, selecione Pagar fatura.

Também é possível selecionar uma ou mais facturas da lista e clicar em Pagar fatura.

3. Introduza os dados da conta bancária ou do cartão de crédito e proceda ao pagamento.

A fatura será então marcada como paga e receberá uma notificação sobre o pagamento no seu Inbox+.