Facturas recorrentes (básico): Criar, agendar, guardar como rascunho
Com as facturas recorrentes, pode pedir autorização de pagamento aos seus clientes e ser pago automaticamente em intervalos de rotina. Isto pode ajudá-lo com todos os seus clientes que encomendam serviços numa base consistente. Aqui, descubra todos os detalhes sobre a criação de facturas recorrentes.
Create and send recurring invoices
As facturas recorrentes podem ser criadas e enviadas por um proprietário da empresa ou por qualquer membro da equipa atribuído à conta com direitos de acesso para gerir facturas.
É possível criar facturas periódicas isoladamente ou incluí-las nas suas propostas ou modelos de proposta. Também é possível criar facturas periódicas a partir dos serviços listados na proposta.
Siga estes passos:
1. Create an invoice using either of the ways:
- Click New on the top left, then select Invoice from. Select the account for which the recurring invoice should be issued.
- Open the client account, switch to the Invoices tab and click New invoice. The current account will be automatically filled in.
2. Set the Invoice type to Recurring, then either enter a Name for it (choose a client-facing name for invoices with payment authorization) or select a template. If a template is selected, then proceed to step 7.
3. Select how often the invoices should be sent (set to Monthly by default) and how many times they should recur.
4. Choose a payment method: this is how you want your invoices to be paid (either by credit card, bank debit or both)
5. Enter the amount of each invoice either by entering it into Subtotal or adding up the line items.
6. Then click Create to send the invoice. Once a recurring invoice with payment authorization is accepted, a notification is sent to your email and Inbox+.
Além disso, existem outros pormenores que pode querer incluir. A janela Criar fatura está dividida em várias secções:
- Tipo de fatura
- Geral
- Definições de recorrência
- Autorização de pagamento
- Adicional
- QuickBooks definições
- Rubricas e resumo
- Nota ao cliente
- Calendário de pagamento
Tipo de fatura
A janela Criar fatura é comum para facturas únicas e recorrentes. Clique em Recorrente para mudar para a fatura recorrente.
Geral
- Nome da conta, ID ou e-mail: Selecionar a conta para a qual a fatura será enviada.
- Modelo de fatura: Clique e seleccione um dos modelos de faturação recorrente que criou em menu suspenso. Os modelos de faturação recorrente são especialmente úteis para as facturas que envia regularmente aos clientes.
- Nome: O nome da fatura recorrente (por exemplo, Contabilidade 2023 ou Planeamento financeiro 2024). O cliente só o verá para facturas recorrentes com autorização de pagamento.
- Escolha um método de pagamento: Esta é a forma como pretende que os seus clientes paguem as facturas (por cartão de crédito, débito bancário ou ambos). Aceitamos vários métodos de pagamento.
- Membro da equipa: Seleccione o membro da equipa que é responsável pela receção dos pagamentos (por defeito, é a pessoa que cria a fatura).
- Descrição: Adicione uma descrição que descreva o que está incluído na fatura. Pode utilizar códigos curtos de conta com base em campos personalizados e códigos curtos de data. Saiba mais sobre os códigos curtos.
Definições de recorrência
- Selecionar o método de pagamento: Aceitar pagamentos na aceitação (apenas para facturas periódicas com autorização de pagamento) ou numa data específica. Se for escolhida uma Data específica, é necessário seleccioná-la em Primeira data da fatura.
- Data da primeira fatura: Data de envio da primeira fatura.
- Recorrências: Introduza o número de facturas que pretende enviar.
- Recorrência: Seleccione um intervalo de tempo entre facturas. Pode ser um da lista (por exemplo, mensal ou anual), ou pode definir um intervalo personalizado.
Pode rever e editar as definições de recorrência das facturas em qualquer altura, indo à sua lista de Facturas recorrentes e abrindo-a.
Eis alguns exemplos do que obterá ao selecionar diferentes definições de agenda :
Recorrência | Recorrências | Ocorrências |
Diário |
5 | Primeira vez: Jan-1-2024 Segunda vez: Jan-2-2024 E diariamente até Jan-5-2024 |
Semanal (todas as sextas-feiras) |
8 | Primeira vez: Jan-1-2024 Segunda vez: Jan-8-2024 E uma vez por semana até Fev-19-2024 |
Mensal (uma vez por mês) |
12 | Primeira vez: Jan-1-2024 Segunda vez: Fev-1-2024 E uma vez por mês até Dez-1-2024 |
A cada 3 meses |
4 | Primeira vez: Jan-1-2024 Segunda vez: Abr-1-2024 E uma vez a cada três meses até Dez-1-2024 |
A cada 6 meses |
2 | Primeira vez: Jan-1-2024 Segunda vez: Jul-1-2024 |
Anual (uma vez por ano) |
5 | Primeira vez: Jan-1-2024 Segunda vez: Jan-1-2025 E uma vez por ano até Jan-1-2028 |
Personalizado (todas as segundas-feiras) |
4 | Primeira vez: Jan-1-2024 Segunda vez: Jan-15-2024 E uma vez a cada duas segundas-feiras até 12/02/2024 |
Horários personalizados
Os calendários personalizados permitem-lhe ajustar ainda mais os calendários de facturas recorrentes, consoante as suas necessidades. Programe as facturas para que se repitam com a frequência que desejar, por exemplo, no dia 25 de 4 em 4 meses, bimestralmente, de 2 em 2 terças-feiras, etc.
Para definir as definições de recorrência personalizadas, seleccione Personalizar no menu pendente Recorrência.
Eis as opções a definir para criar calendários personalizados:
- Começa em: É o momento em que a primeira fatura será enviada ao cliente depois de este ter concordado com a recorrência. Pode ser numa data específica ou na aceitação.
- Data da primeira fatura: a data em que a primeira fatura será criada (disponível se for escolhida a data específica ).
- Emitir fatura a cada: o número de períodos de tempo entre cada fatura.
- Categoria de tempo: este campo especifica o período de tempo - dias, semanas ou meses.
- Número de recorrências: o número de facturas a enviar.
Também verá a data de vencimento, que é a data em que a última fatura deve ser paga de acordo com o calendário.
Autorização de pagamento
Seleccione uma das opções:
1. Pagamento automático: Depois de o cliente aceitar os termos da faturação recorrente, as facturas serão emitidas de acordo com o seu calendário e o cartão/conta bancária do cliente será debitado automaticamente. Esta opção está disponível apenas para Stripe apenas.
2. Pagamento manual da fatura: As facturas serão emitidas e enviadas ao cliente de acordo com o seu calendário, mas este terá de as pagar manualmente de cada vez.
Pagamento automático
Quando o pagamento automático é selecionado, o cliente autoriza o pagamento uma vez e todos os pagamentos seguintes são efectuados automaticamente. Vejamos o que parece no lado do cliente:
1. O proprietário da empresa ou o membro da equipa prepara uma fatura recorrente. O cliente recebe uma e-mail e vê uma notificação pendente na secção A aguardar ação da página de faturação .
2. O cliente com autoridade para assinar revê as condições, submete os detalhes de pagamento e, em seguida, assina e aceita a fatura recorrente.
Uma vez feito isso, o cartão/conta será cobrado automaticamente de acordo com o calendário indicado na fatura recorrente.
Atenção! Para utilizar este tipo de autorização, Stripe deve ser selecionado como o fornecedor de pagamento predefinido.
Pagamento manual da fatura
Quando se escolhe o pagamento manual de facturas, as facturas são emitidas e enviadas ao cliente de acordo com o seu calendário e os clientes têm de pagar as facturas manualmente de cada vez. Se tiver a opção CPACharge selecionada, não pode selecionar a autorização de pagamento e a única opção será o pagamento manual.
Todas as facturas emitidas funcionarão como facturas únicas - serão apresentadas na página Faturação > Facturas . Se o QuickBooks estiver ligado, serão sincronizadas no prazo de um dia após serem emitidas. Ao mesmo tempo, o calendário estará disponível para revisão e edição no separador Facturas Recorrentes.
Vamos ver o que parece no lado do cliente:
1. O proprietário da empresa ou o membro da equipa prepara uma fatura recorrente e o cliente recebe uma notificação sobre cada fatura emitida. Quando o pagamento manual é selecionado, o cliente não vê a fatura como recorrente do seu lado.
2. O cliente paga a fatura manualmente, tal como faria com uma fatura normal.
3. Quando chega uma determinada data, é emitida uma nova fatura ao cliente, de acordo com o calendário, e este tem de a pagar manualmente mais uma vez. Este processo repete-se até que todas as facturas sejam enviadas de acordo com o calendário.
Adicional
Note que só verá esta secção se utilizar Stripe e tiver ativado a autorização de pagamento.
Na secção Adicional , só precisa de adicionar detalhes se ativar as opções:
1. Enviar a fatura por correio eletrónico ao cliente: Esta mensagem substituirá o texto predefinido na notificação do sistema e-mail enviada juntamente com a fatura. O e-mail não estará acessível após o envio do pedido. Para o reutilizar, considere adicioná-lo ao modelo de fatura. Também pode utilizar códigos cur tos de conta baseados em campos personalizados e códigos curtos de data.
2. Lembretes: Seleccione esta opção para enviar uma notificação e-mail ao cliente se este não tiver pago a fatura num determinado número de dias. Mais informações sobre lembretes.
QuickBooks definições
Seleccione o Local e a Turma para que a fatura seja enviada para QuickBooks. Os clientes não verão este campo.
Tenha em atenção que a secção de definiçõesQuickBooks só é apresentada se a ativar em QuickBooks. Para o fazer, vá a Conta e Definições > Avançadas > Categorias e active o seguimento de localizações e/ou aulas.
Rubricas e resumo
Tanto os Itens de linha como o Resumo mostram o montante da fatura. Se não pretender incluir uma descrição detalhada dos seus serviços e da tarifa, pode ir diretamente para a secção Resumo e preencher o montante.
Caso contrário, pode criar uma lista detalhada dos produtos e serviços que fornece ao cliente na secção Rubricas. Todos os dados desta secção serão também automaticamente adicionados à secção Resumo.
Na secção Partidas individuais , é possível:
- Adicionar item: Clique em Item e, em seguida, seleccione um serviço existente ou crie um novo. Preencha o campo Taxa, defina o número de serviços e o imposto (saiba mais sobre taxas de imposto em facturas) e escreva a Descrição (opcional). Seleccione a Classe a enviar para QuickBooks (os clientes não verão este campo).
- Aplicar descontos: Para adicionar um item de linha de desconto, clique em Desconto e, em seguida, preencha o campo Taxa.
- Gerir itens de linha: Clique no ícone do caixote do lixo para eliminar um item. Clique nos três pontos para editar, duplicar, eliminar ou criar um novo serviço a partir do mesmo.
- Definições: Clique em Definições para determinar que colunas serão apresentadas na sua fatura.
Se os campos Descrição e Data do serviço estiverem vazios e não os tiver ocultado, serão automaticamente ocultados da fatura. Existe uma lógica diferente para as colunas Taxas e Q td. e Imposto: deve ocultá-las nas Definições para que não sejam apresentadas na fatura, mesmo que o valor esteja definido para 0.
O resumo permite-lhe ver:
- Subtotal: É a soma dos montantes dos serviços prestados antes de impostos. Pode editá-lo se não tiver quaisquer rubricas. Depois de os adicionar, é calculado automaticamente e não pode ser alterado.
- Taxa de IVA: Se não tiver itens de linha, pode editar a taxa de IVA. Se tiver itens de linha, para editar a taxa de IVA, tem de ativar a coluna do IVA para os itens de linha (saiba mais sobre o imposto sobre vendas).
- Montante do IVA: Calculado automaticamente a partir de Subtotal x Taxa de IVA.
- Total: Calculado automaticamente a partir do subtotal + montante do IVA.
Além disso, no final, após a secção Calendário de pagamentos , pode rever as principais definições da fatura periódica: o número de pagamentos que espera, o montante de cada um e o montante total.
Nota ao cliente
É possível adicionar Nota ao cliente e personalizá-lo utilizando códigos curtos. Pode ser uma nota com os dados de pagamento ou apenas uma mensagem. Esta nota será apresentada no portal do cliente e na fatura PDF .
Calendário de pagamento
Rever as datas em que cada uma das facturas será enviada.
Save recurring invoice as draft
A preparação de uma fatura recorrente pode demorar algum tempo em alguns casos (por exemplo, se ainda estiver a definir as condições com o cliente). Pode guardar todas as suas alterações clicando em Guardar como rascunho sem enviar esta fatura ao seu cliente.
Uma vez concluída, poderá encontrar a fatura recorrente no separador Inativo da página Facturas > Facturas recorrentes. Estas facturas estão marcadas como Rascunho.
Para ver os rascunhos de facturas de um cliente específico, aceda a Clientes, seleccione a conta e, em seguida, aceda ao sub separador Facturas recorrentes do separador Facturas do respetivo perfil. O separador Facturas no perfil do cliente está disponível para o proprietário da empresa, administrador ou qualquer membro da equipa com o direito de acesso Gerir facturas.
Quando a fatura periódica é guardada como rascunho, ainda é possível revê-la e adicionar ou eliminar campos. No entanto, o rascunho da fatura não será visível para o cliente até que prima Criar.
Nota! A coluna de saldo das facturas de rascunho apresentará $0,00 até que crie e envie a fatura recorrente. O saldo é a soma das facturas não pagas na recorrência.
Duplicate recurring invoices
Para criar uma cópia de uma fatura recorrente existente, vá à página Facturas > Facturasrecorrentes ou à sub-aba Facturas recorrentes do separador Facturas da conta de cliente, clique nos três pontos à direita do nome da fatura e seleccione Duplicar.
Verá o Criar fatura com todos os dados da sua fatura original já preenchidos. Clique em Criar ou editá-lo da forma que achar melhor.
O que os clientes vêem quando cria facturas recorrentes
O seu cliente pode ver e assinar facturas recorrentes clicando na notificação no seu painel de controlo, clicando na ligação na notificação e-mail ou clicando na ligação na página de Faturação do seu portal.
Em seguida, ser-lhes-á apresentado um formulário simples onde poderão rever os detalhes, adicionar informações de pagamento e assinar.
Se pretender ver TaxDome como o cliente o vê, aceda a uma vista só de leitura do seu portal.
Quem pode assinar uma fatura periódica
Quando envia uma fatura recorrente, todos os contactos associado para a conta com a autoridade de assinatura activada podem assinar a partir do seu portal de cliente.
Só é necessário que um contacto aceite a fatura periódica para a tornar ativa. Por isso, certifique-se de que a autoridade de assinatura está desactivada para os contactos que não estão autorizados a assinar (por exemplo, crianças).
O que acontece se o cliente assinar depois da data da primeira fatura?
Se um cliente assinar uma fatura recorrente com autorização de pagamento após a data da primeira fatura ter passado, todas as facturas em falta serão geradas e cobradas automaticamente ao cliente. Por exemplo, se a fatura recorrente tiver início a 25 de setembro, mas o cliente a assinar a 26 de outubro, ser-lhe-ão cobradas as facturas não pagas de setembro e outubro.
Se o método de pagamento selecionado pelo cliente não tiver fundos suficientes, TaxDome fará várias tentativas para cobrar pagamentos. No entanto, o cliente terá sempre a opção de pagar as facturas se o desejar fazer manualmente.
O que acontece se um pagamento automático falhar?
Se houver algum problema com o processamento do pagamento, como saldo insuficiente na conta bancária do cliente ou outros erros de processamento que impeçam o pagamento de ser efectuado, o sistema tentará automaticamente repetir o pagamento até quatro vezes adicionais:
- 4 horas após o primeiro pagamento sem sucesso
- 24 horas após a última tentativa
- 48 horas após a última tentativa
- 72 horas após a última tentativa
Se as quatro tentativas não forem bem sucedidas, o cliente terá de atualizar os seus dados de pagamento ou pode aplicar créditos à fatura (se existirem). Assim que o cliente o fizer, os pagamentos futuros serão cobrados automaticamente.
Nota! Para pagamentos por débito bancário, o tempo de processamento padrão é de até 30 dias, o que é tempo suficiente para garantir que o pagamento seja processado com sucesso. Se o pagamento falhar durante este período, será tentado novamente assim que o pagamento estado mudar de "Processando pagamento" para "Falha".