Facturas recorrentes (básico): Criar, programar, guardar como rascunho

Com as facturas recorrentes, pode pedir autorização de pagamento aos seus clientes e ser pago automaticamente em intervalos de rotina. Isto pode ajudá-lo com todos os seus clientes que encomendam serviços numa base consistente. Aqui, descubra todos os detalhes sobre a criação de facturas recorrentes.

Abrangido aqui:

• Criar e enviar facturas recorrentes
• Definições de recorrência
  • Horários personalizados
• Tipos de autorização de pagamento
  • Pagamento automático
  • Pagamento manual da fatura
• Configurar lembretes de facturas recorrentes
• Guardar uma fatura periódica como rascunho
• Duplicação de facturas recorrentes
• O que os clientes vêem quando cria facturas recorrentes
• Quem pode assinar uma fatura periódica
• O que acontece se o cliente assinar depois da data da primeira fatura?
• O que acontece se um pagamento automático falhar?

Criar e enviar facturas recorrentes

As facturas recorrentes podem ser criadas e enviadas por um proprietário da empresa ou por qualquer membro da equipa atribuído à conta com direitos de acesso para gerir facturas. 

É possível criar facturas periódicas isoladamente ou incluí-las nas suas propostas ou modelos de proposta. Também é possível criar facturas periódicas a partir dos serviços listados na proposta.

Siga estes passos:

1. Clique no botão + Novo na barra lateral esquerda e, em seguida, seleccione Fatura em slide-out. Ou adicione uma fatura à proposta.

2. Seleccione a conta para a qual a fatura periódica deve ser emitida.

3. Defina o tipo de fatura como Recorrente, e, em seguida, introduza um Nome para a mesma (escolha um nome virado para o cliente para facturas com autorização de pagamento) ou seleccione um modelo. Se for selecionado um modelo, avance para o passo 7.

4. Seleccione a frequência com que as facturas devem ser enviadas (definida por defeito como Mensal) e o número de vezes que devem ser repetidas.

5. Escolha um método de pagamento: esta é a forma como pretende que as suas facturas sejam pagas (por cartão de crédito, débito bancário ou ambos)

6. Introduza o montante de cada fatura, quer introduzindo-o no Subtotal , quer somando as rubricas.

7. Em seguida, clique em Criar para enviar a fatura. Quando uma fatura periódica com autorização de pagamento é aceite, é enviada uma notificação para e-mail e Inbox+.

Existem outros pormenores que pode querer incluir. Consulte as instruções detalhadas para cada campo numerado abaixo:

1. Tipo de fatura: Para uma fatura recorrente, seleccione a opção adequada. 

2. Nome da conta, ID ou e-mail: Selecionar a conta para a qual a fatura será enviada.

3. Modelo de fatura: Clique e seleccione um dos modelos de faturação recorrente que criou a partir do menu pendente. Os modelos de faturação recorrente são especialmente úteis para as facturas que envia regularmente aos clientes.

4. Escolha um método de pagamento: Esta é a forma como pretende que as suas facturas sejam pagas (por cartão de crédito, débito bancário ou ambos). Aceitamos vários métodos de pagamento.

5, 6. Início em: É quando a primeira fatura é enviada ao cliente depois de este ter concordado com a recorrência. Pode ser aquando da aceitação (apenas para facturas recorrentes com autorização de pagamento) ou numa data específica. Se for escolhida uma Data específica, é necessário seleccioná-la em Primeira data de faturação.

7, 8. Recorrência(s): Aqui pode selecionar o período de repetição da fatura e definir o número de facturas que serão enviadas no âmbito da fatura recorrente.

9. Membro da equipa: Seleccione o membro da equipa que é responsável pela receção dos pagamentos (por defeito, é a pessoa que cria a fatura).

10. Nome: O nome da fatura recorrente (por exemplo, Contabilidade 2023 ou Planeamento Financeiro 2024). O cliente só o verá para facturas periódicas com autorização de pagamento.

11. Descrição: Adicione uma descrição do que está incluído na fatura (opcional).

12, 15. Adicionar código de texto: Incluir dados dinâmicos para individualizar as suas facturas. Pode utilizar códigos curtos de conta com base em campos personalizados e códigos curtos de data. Saiba mais sobre os códigos de acesso.

• Pagamento automático: depois de o cliente aceitar as condições de faturação recorrente, as facturas serão emitidas de acordo com o seu calendário e o cartão/conta bancária do cliente será debitado automaticamente. Disponível para Stripe apenas.
• Pagamento manual da fatura: as facturas serão emitidas e enviadas ao cliente de acordo com o seu calendário, mas este terá de as pagar manualmente de cada vez.

Leia mais sobre os tipos de autorização de pagamento abaixo.

14. Enviar a fatura por e-mail para o cliente: Active esta opção e adicione uma mensagem personalizada se pretender que o cliente seja notificado por e-mail sobre uma fatura recorrente com pagamento automático. Caso contrário, o cliente apenas receberá uma notificação no seu portal.

16. Lembretes: Active esta opção em para enviar uma notificação e-mail ao cliente quando este não aceitar a fatura recorrente num determinado número de dias(mais detalhes abaixo).

17. Definições do QuickBooks: Seleccione a localização da fatura a ser enviada para o QuickBooks. Os clientes não verão este campo.

18. Rubricas: Discriminar os serviços prestados em cada fatura da recorrência, bem como os descontos aplicados. 

• Item: Clique em Item de linha e, em seguida, seleccione um serviço existente ou crie um novo. Preencha o campo Taxa , defina a quantidade para cada serviço e a taxa de imposto (mais sobre taxas de imposto) e adicione uma Descrição (opcional). Seleccione a Classe a enviar para o QuickBooks (os clientes não verão este campo).
• Desconto: Para adicionar um item, clique em Desconto e, em seguida, preencha o campo Taxa . 

Também pode editar os mesmos campos de item na página Editar item clicando nos três pontos à direita do item, seleccionando Editar e, em seguida, clicando em Guardar.

19. Resumo: Aqui, pode ver o montante de cada pagamento.

• Subtotal: A soma dos serviços prestados em cada fatura, antes de impostos. Este valor é preenchido automaticamente após a adição dos itens de linha. Ou, pode introduzir a soma manualmente se não quiser adicionar itens de linha.
• Taxa de imposto: Quando o imposto sobre vendas é adicionado, reflecte-se no total (mais informações sobre como adicionar imposto sobre vendas).

20. Calendário de pagamentos: Rever as datas em que cada uma das facturas será enviada. 

21. Cada pagamento, Montante da fatura, Total: Reveja as principais definições da fatura periódica: quantos pagamentos espera receber, o montante de cada um e o total.

22. Criar: Clique para enviar a fatura recorrente para que o cliente a reveja e aceite.

23. Guardar como rascunho: Guarde as alterações sem enviar a fatura periódica: as definições são guardadas e a fatura periódica fica visível no separador Facturas recorrentes , na secção Facturas , e marcada como Rascunho. Continua a ser possível rever e editar a fatura e adicionar ou eliminar campos. A fatura não é visível para o cliente até clicar em Criar.

Definições de recorrência

Definições de recorrência em pormenor:

• Recorrências: define o número de facturas que serão incluídas no âmbito da fatura recorrente
• Recorrência: define o período de repetição da fatura:
  • Diário
  • Semanal
  • Mensal
  • A cada 3 meses
  • A cada 6 meses
  • Anual
  • Personalizado (ver abaixo)

Pode rever e editar as definições de recorrência das facturas em qualquer altura, indo à sua lista de Facturas recorrentes e abrindo-a.

Eis alguns exemplos do que obterá ao selecionar diferentes definições de agenda :

Horários personalizados

Os calendários personalizados permitem-lhe ajustar ainda mais os calendários de facturas recorrentes, consoante as suas necessidades. Programe as facturas para se repetirem com a frequência que desejar; por exemplo, no dia 25 de 4 em 4 meses, bimestralmente, de 2 em 2 terças-feiras, etc.

Para definir as definições de recorrência personalizadas, seleccione a opção Personalizada no menu pendente Recorrência.

Eis as opções a definir para criar calendários personalizados:

• Começa em: É o momento em que a primeira fatura será enviada ao cliente depois de este ter concordado com a recorrência. Pode ser numa data específica ou na aceitação.
• Data da primeira fatura: a data em que a primeira fatura será criada (disponível se for escolhida uma Data específica ).
• Emitir fatura a cada: o número de períodos de tempo entre cada fatura.
• Categoria de tempo: este campo especifica o período de tempo - dias, semanas ou meses.
• Número de recorrências: o número de facturas a enviar.

Também verá a data de expiração - a data em que a última fatura deve ser paga de acordo com o calendário.

Tipos de autorização de pagamento

Com as facturas recorrentes, pode selecionar se pretende que os pagamentos sejam autorizados e depois processados automaticamente ou não. Abaixo, temos uma descrição mais pormenorizada do seu funcionamento.

• Pagamento automático - o cliente aceita as condições recorrentes e, em seguida, o seu cartão/conta bancária é debitado automaticamente de acordo com o calendário. Disponível para Stripe apenas.
• Pagamento manual da fatura - as facturas são emitidas e enviadas ao cliente de acordo com o seu calendário, que terá de pagar manualmente de cada vez. Disponível para Stripe e CPACharge. Se tiver a opção CPACharge selecionada, não será possível selecionar a autorização de pagamento e a única opção será o pagamento manual.

Pagamento automático

Quando o pagamento automático é selecionado, o cliente autoriza o pagamento uma vez e todos os pagamentos seguintes são efectuados automaticamente. As facturas recorrentes com pagamentos automáticos são semelhantes a um subscrição -- uma vez configuradas, não são necessárias mais acções, quer da sua parte, quer da parte do cliente.

Vamos ver o que parece no lado do cliente:

1. O proprietário da empresa ou um membro da equipa prepara uma fatura recorrente. O cliente recebe uma notificação.

2. O cliente com autoridade para assinar revê as condições, submete os detalhes de pagamento e, em seguida, assina e aceita a fatura recorrente.

Uma vez efectuada a cobrança, o cartão/conta será debitado automaticamente de acordo com o calendário indicado na fatura recorrente.

Atenção! Para utilizar este tipo de autorização, Stripe deve ser selecionado como o fornecedor de pagamento predefinido.

Pagamento manual da fatura

Quando se escolhe o pagamento manual de facturas, as facturas são emitidas e enviadas ao cliente de acordo com o seu calendário e os clientes têm de pagar as facturas manualmente de cada vez. Se tiver a opção CPACharge selecionada, não poderá selecionar a autorização de pagamento e a única opção será o pagamento manual.

Todas as facturas emitidas funcionarão como facturas únicas - serão apresentadas no separador Facturas da página Facturas e, se o QuickBooks Online estiver ligado, serão sincronizadas no prazo de um dia após a sua emissão. Ao mesmo tempo, o calendário estará disponível para revisão e edição no separador Facturas Recorrentes. 

Vamos ver o que parece no lado do cliente:

1. O proprietário da empresa ou um membro da equipa prepara uma fatura recorrente e o cliente recebe uma notificação sobre cada fatura emitida. Quando o pagamento manual é selecionado, o cliente não vê a fatura como recorrente do seu lado. 

2. O cliente paga a fatura manualmente, tal como faria com uma fatura normal.

3. Quando chega uma determinada data, é emitida uma nova fatura ao cliente, de acordo com o calendário, e este tem de a pagar manualmente mais uma vez. Este processo repete-se até que todas as facturas sejam enviadas de acordo com o calendário.

Configurar lembretes de facturas recorrentes

Ao criar uma fatura recorrente, botão de alternância em Lembretes. Ao fazê-lo, é enviado ao cliente um lembrete sobre a fatura se esta não tiver sido aceite num determinado período de tempo; o número de dias predefinido é três, mas pode alterá-lo:

• Dias até ao próximo lembrete: Este é o número de dias antes de o cliente receber um aviso. Por predefinição, é enviado um aviso três dias após a emissão de uma fatura, mas pode alterá-lo para o número que preferir.

• Número de avisos: Este é o número de lembretes enviados ao cliente. Por defeito, o cliente recebe apenas um lembrete e-mail, mas também pode alterá-lo.

Os lembretes param quando:

• O cliente não aceitou a fatura recorrente, mas o número definido de avisos foi enviado.
• O cliente aceitou a fatura.
• A fatura pendente foi desactivada por um membro da empresa.

Guardar uma fatura periódica como rascunho

Nalguns casos, a preparação de uma fatura recorrente pode demorar algum tempo (por exemplo, ainda está a definir as condições com o cliente). Pode guardar todas as suas alterações sem enviar esta fatura ao seu cliente, clicando na ligação Guardar como rascunho.

Uma vez concluída, poderá encontrar a fatura recorrente na sub-aba Inativa do separador Facturas recorrentes na secção Facturas. Estas facturas estão marcadas como Rascunho.

Para ver os rascunhos de facturas de um cliente específico, aceda a Clientes, seleccione a conta e, em seguida, aceda ao sub separador Facturas recorrentes do separador Facturas do respetivo perfil. O separador Facturas no perfil do cliente está disponível para o proprietário da empresa, administrador ou qualquer membro da equipa com o direito de acesso Gerir facturas.

Quando a fatura periódica é guardada como rascunho, continua a poder revê-la e adicionar ou eliminar campos. O rascunho da fatura não será visível para o cliente até que prima Criar.

Nota! A coluna de saldo das facturas de rascunho apresentará $0,00 até que crie e envie a fatura recorrente. O saldo é a soma das facturas não pagas na recorrência.

Duplicação de facturas recorrentes

Para criar uma cópia de uma fatura periódica existente, vá para o separador Facturas periódicas da página Facturas ou para o sub- separador Facturas periódicas do separador Facturas da conta de cliente, clique nos três pontos à direita do nome da fatura e seleccione Duplicar no menu pendente.

Aparecerá a página Criar fatura com todos os detalhes da sua fatura original já preenchidos. Clique no botão Criar ou edite-a da forma que achar melhor.

O que os clientes vêem quando cria facturas recorrentes

O seu cliente pode ver e assinar facturas recorrentes clicando na notificação no seu painel de instrumentos, clicando na ligação na notificação e-mail ou clicando na ligação na páginaFacturas recorrentes do seu portal. 

Em seguida, ser-lhes-á apresentado um formulário simples onde poderão rever os detalhes, adicionar informações de pagamento e assinar. 

Se pretender ver TaxDome como o cliente o vê, aceda a uma vista só de leitura do seu portal.

Quem pode assinar uma fatura periódica

Quando envia uma fatura recorrente, todos os contactos associado para a conta com a autoridade de assinatura activada podem assinar a partir do seu portal de cliente. 

Para tornar a fatura recorrente ativa, apenas um contacto tem de a aceitar. Por isso, certifique-se de que a autoridade de assinatura está desactivada para os contactos que não estão autorizados a assinar (por exemplo, crianças).

O que acontece se o cliente assinar depois da data da primeira fatura?

Se um cliente assinar uma fatura recorrente com autorização de pagamento após a data da primeira fatura ter passado, todas as facturas em falta serão geradas e cobradas automaticamente ao cliente. Por exemplo, se a fatura recorrente tiver início a 25 de setembro, mas o cliente a assinar a 26 de outubro, ser-lhe-ão cobradas as facturas não pagas de setembro e outubro.

Se o método de pagamento selecionado pelo cliente não tiver fundos suficientes, TaxDome fará várias tentativas para cobrar pagamentos. No entanto, o cliente terá sempre a opção de pagar as facturas se o desejar fazer manualmente.

O que acontece se um pagamento automático falhar?

Se houver algum problema com o processamento do pagamento, como saldo insuficiente na conta bancária do cliente ou outros erros de processamento que impeçam o pagamento de ser efectuado, o sistema tentará automaticamente repetir o pagamento até quatro vezes adicionais:

• 4 horas após o primeiro pagamento sem sucesso
• 24 horas após a última tentativa
• 48 horas após a última tentativa
• 72 horas após a última tentativa

Se as quatro tentativas não forem bem sucedidas, o cliente terá de atualizar os seus dados de pagamento. Uma vez efectuada essa atualização, os pagamentos futuros serão cobrados automaticamente.

Nota! Para pagamentos por débito bancário, o tempo de processamento padrão é de até 30 dias, o que é tempo suficiente para garantir que o pagamento seja processado com sucesso. Se o pagamento falhar durante este período, será tentado novamente assim que o pagamento estado mudar de "Processando pagamento" para "Falha".