Facturas recorrentes (básico): Criar, agendar, guardar como rascunho

Com as facturas recorrentes, pode pedir autorização de pagamento aos seus clientes e ser pago automaticamente em intervalos de rotina. Isto pode ajudá-lo com todos os seus clientes que encomendam serviços numa base consistente. Aqui, descubra todos os detalhes sobre a criação de facturas recorrentes.

Criar e enviar facturas recorrentes

As facturas recorrentes podem ser criadas e enviadas por um proprietário da empresa ou por qualquer membro da equipa atribuído à conta com direitos de acesso para gerir facturas. 

É possível criar facturas periódicas isoladamente ou incluí-las nas suas propostas ou modelos de proposta. Também é possível criar facturas periódicas a partir dos serviços listados na proposta.

Siga estes passos:

1. Crie uma fatura utilizando uma das seguintes formas:

• Clique em Novo no canto superior esquerdo e selecione Fatura de. Selecione a conta para a qual a fatura recorrente deve ser emitida.
• Abra a conta do cliente, mude para o separador Facturas e clique em Nova fatura. A conta atual será automaticamente preenchida.

2. Defina o tipo de fatura como Recorrente, e, em seguida, introduza um Nome para a fatura (escolha um nome para o cliente para facturas com autorização de pagamento) ou selecione um modelo. Se for selecionado um modelo, avance para o passo 7.

3. Selecione a frequência com que as facturas devem ser enviadas (definida por defeito como Mensal ) e o número de vezes que devem ser repetidas.

4. Escolha um método de pagamento: esta é a forma como pretende que as suas facturas sejam pagas (por cartão de crédito, débito bancário ou ambos)

5. Introduza o montante de cada fatura, quer introduzindo-o no Subtotal , quer somando as rubricas.

6. Em seguida, clique em Criar para enviar a fatura. Quando uma fatura periódica com autorização de pagamento é aceite, é enviada uma notificação para e-mail e Inbox+.

Além disso, existem outros pormenores que pode querer incluir. A janela Criar fatura está dividida em várias secções:

• Tipo de fatura
• Geral
• Definições de recorrência
• Autorização de pagamento
• Adicional
• QuickBooks definições
• Rubricas e resumo
• Nota ao cliente
• Calendário de pagamento

Tipo de fatura

A janela Criar fatura é comum para facturas únicas e recorrentes. Clique em Recorrente para mudar para a fatura recorrente.

Geral

1. Nome da conta, ID ou e-mail: Selecionar a conta para a qual a fatura será enviada.
2. Modelo de fatura: Clique e seleccione um dos modelos de faturação recorrente que criou em menu suspenso. Os modelos de faturação recorrente são especialmente úteis para as facturas que envia regularmente aos clientes.
3. Nome: O nome da fatura recorrente (por exemplo, Contabilidade 2023 ou Planeamento financeiro 2024). O cliente só o verá para facturas recorrentes com autorização de pagamento. 
4. Escolha um método de pagamento: Esta é a forma como pretende que os seus clientes paguem as facturas (por cartão de crédito, débito bancário ou ambos). Aceitamos vários métodos de pagamento.
5. Membro da equipa: Seleccione o membro da equipa que é responsável pela receção dos pagamentos (por defeito, é a pessoa que cria a fatura).
6. Descrição: Adicione uma descrição que descreva o que está incluído na fatura. Pode utilizar códigos curtos de conta com base em campos personalizados e códigos curtos de data. Saiba mais sobre os códigos curtos.

Definições de recorrência

1. Selecionar o método de pagamento: Aceitar pagamentos na aceitação (apenas para facturas periódicas com autorização de pagamento) ou numa data específica. Se for escolhida uma Data específica, é necessário seleccioná-la em Primeira data da fatura.
2. Data da primeira fatura: Data de envio da primeira fatura.
3. Recorrências: Introduza o número de facturas que pretende enviar.
4. Recorrência: Seleccione um intervalo de tempo entre facturas. Pode ser um da lista (por exemplo, mensal ou anual), ou pode definir um intervalo personalizado.

Pode rever e editar as definições de recorrência das facturas em qualquer altura, indo à sua lista de Facturas recorrentes e abrindo-a.

Eis alguns exemplos do que obterá ao selecionar diferentes definições de agenda :

Horários personalizados

Os calendários personalizados permitem-lhe ajustar ainda mais os calendários de facturas recorrentes, consoante as suas necessidades. Programe as facturas para que se repitam com a frequência que desejar, por exemplo, no dia 25 de 4 em 4 meses, bimestralmente, de 2 em 2 terças-feiras, etc.

Para definir as definições de recorrência personalizadas, seleccione Personalizar no menu pendente Recorrência.

Eis as opções a definir para criar calendários personalizados:

• Começa em: É o momento em que a primeira fatura será enviada ao cliente depois de este ter concordado com a recorrência. Pode ser numa data específica ou na aceitação.
• Data da primeira fatura: a data em que a primeira fatura será criada (disponível se for escolhida a data específica ).
• Emitir fatura a cada: o número de períodos de tempo entre cada fatura.
• Categoria de tempo: este campo especifica o período de tempo - dias, semanas ou meses.
• Número de recorrências: o número de facturas a enviar.

Também verá a data de vencimento, que é a data em que a última fatura deve ser paga de acordo com o calendário.

Autorização de pagamento

Seleccione uma das opções:

1. Pagamento automático: Depois de o cliente aceitar os termos da faturação recorrente, as facturas serão emitidas de acordo com o seu calendário e o cartão/conta bancária do cliente será debitado automaticamente. Esta opção está disponível apenas para Stripe apenas.

2. Pagamento manual da fatura: As facturas serão emitidas e enviadas ao cliente de acordo com o seu calendário, mas este terá de as pagar manualmente de cada vez.

Pagamento automático

Quando o pagamento automático é selecionado, o cliente autoriza o pagamento uma vez e todos os pagamentos seguintes são efectuados automaticamente. Vejamos o que parece no lado do cliente:

1. O proprietário da empresa ou o membro da equipa prepara uma fatura recorrente. O cliente recebe uma e-mail e vê uma notificação pendente na secção A aguardar ação da página de faturação .

2. O cliente com autoridade para assinar revê as condições, submete os detalhes de pagamento e, em seguida, assina e aceita a fatura recorrente.

Uma vez feito isso, o cartão/conta será cobrado automaticamente de acordo com o calendário indicado na fatura recorrente.

Atenção! Para utilizar este tipo de autorização, Stripe deve ser selecionado como o fornecedor de pagamento predefinido.

Pagamento manual da fatura

Quando se escolhe o pagamento manual de facturas, as facturas são emitidas e enviadas ao cliente de acordo com o seu calendário e os clientes têm de pagar as facturas manualmente de cada vez. Se tiver a opção CPACharge selecionada, não pode selecionar a autorização de pagamento e a única opção será o pagamento manual.

Todas as facturas emitidas funcionarão como facturas únicas - serão apresentadas na página Faturação > Facturas . Se o QuickBooks estiver ligado, serão sincronizadas no prazo de um dia após serem emitidas. Ao mesmo tempo, o calendário estará disponível para revisão e edição no separador Facturas Recorrentes. 

Vamos ver o que parece no lado do cliente:

1. O proprietário da empresa ou o membro da equipa prepara uma fatura recorrente e o cliente recebe uma notificação sobre cada fatura emitida. Quando o pagamento manual é selecionado, o cliente não vê a fatura como recorrente do seu lado. 

2. O cliente paga a fatura manualmente, tal como faria com uma fatura normal.

3. Quando chega uma determinada data, é emitida uma nova fatura ao cliente, de acordo com o calendário, e este tem de a pagar manualmente mais uma vez. Este processo repete-se até que todas as facturas sejam enviadas de acordo com o calendário.

Adicional

Note que só verá esta secção se utilizar Stripe e tiver ativado a autorização de pagamento.

Na secção Adicional , só precisa de adicionar detalhes se ativar as opções:

1. Enviar a fatura por correio eletrónico ao cliente: Esta mensagem substituirá o texto predefinido na notificação do sistema e-mail enviada juntamente com a fatura. O e-mail não estará acessível após o envio do pedido. Para o reutilizar, considere adicioná-lo ao modelo de fatura. Também pode utilizar códigos cur tos de conta baseados em campos personalizados e códigos curtos de data.

2. Lembretes: Seleccione esta opção para enviar uma notificação e-mail ao cliente se este não tiver pago a fatura num determinado número de dias. Mais informações sobre lembretes.

QuickBooks definições

Seleccione o Local e a Turma para que a fatura seja enviada para QuickBooks. Os clientes não verão este campo. 

Tenha em atenção que a secção de definiçõesQuickBooks só é apresentada se a ativar em QuickBooks. Para o fazer, vá a Conta e Definições > Avançadas > Categorias e active o seguimento de localizações e/ou aulas.

Rubricas e resumo

Tanto os Itens de linha como o Resumo mostram o montante da fatura. Se não pretender incluir uma descrição detalhada dos seus serviços e da tarifa, pode ir diretamente para a secção Resumo e preencher o montante.

Caso contrário, pode criar uma lista detalhada dos produtos e serviços que fornece ao cliente na secção Rubricas. Todos os dados desta secção serão também automaticamente adicionados à secção Resumo.

Na secção Partidas individuais , é possível:

1. Adicionar item: Clique em Item e, em seguida, seleccione um serviço existente ou crie um novo. Preencha o campo Taxa, defina o número de serviços e o imposto (saiba mais sobre taxas de imposto em facturas) e escreva a Descrição (opcional). Seleccione a Classe a enviar para QuickBooks (os clientes não verão este campo).
2. Aplicar descontos: Para adicionar um item de linha de desconto, clique em Desconto e, em seguida, preencha o campo Taxa. 
3. Gerir itens de linha: Clique no ícone do caixote do lixo para eliminar um item. Clique nos três pontos para editar, duplicar, eliminar ou criar um novo serviço a partir do mesmo.
4. Definições: Clique em Definições para determinar que colunas serão apresentadas na sua fatura.
   Se os campos Descrição e Data do serviço estiverem vazios e não os tiver ocultado, serão automaticamente ocultados da fatura. Existe uma lógica diferente para as colunas Taxas e Q td. e Imposto: deve ocultá-las nas Definições para que não sejam apresentadas na fatura, mesmo que o valor esteja definido para 0. 

O resumo permite-lhe ver:

• Subtotal: É a soma dos montantes dos serviços prestados antes de impostos. Pode editá-lo se não tiver quaisquer rubricas. Depois de os adicionar, é calculado automaticamente e não pode ser alterado.
• Taxa de IVA: Se não tiver itens de linha, pode editar a taxa de IVA. Se tiver itens de linha, para editar a taxa de IVA, tem de ativar a coluna do IVA para os itens de linha (saiba mais sobre o imposto sobre vendas).
• Montante do IVA: Calculado automaticamente a partir de Subtotal x Taxa de IVA.
• Total: Calculado automaticamente a partir do subtotal + montante do IVA.

Além disso, no final, após a secção Calendário de pagamentos , pode rever as principais definições da fatura periódica: o número de pagamentos que espera, o montante de cada um e o montante total.

Nota ao cliente

É possível adicionar Nota ao cliente e personalizá-lo utilizando códigos curtos. Pode ser uma nota com os dados de pagamento ou apenas uma mensagem. Esta nota será apresentada no portal do cliente e na fatura PDF .

Calendário de pagamento

Rever as datas em que cada uma das facturas será enviada.

Guardar fatura recorrente como rascunho

A preparação de uma fatura recorrente pode demorar algum tempo em alguns casos (por exemplo, se ainda estiver a definir as condições com o cliente). Pode guardar todas as suas alterações clicando em Guardar como rascunho sem enviar esta fatura ao seu cliente.

Uma vez concluída, poderá encontrar a fatura recorrente no separador Inativo da página Facturas > Facturas recorrentes. Estas facturas estão marcadas como Rascunho.

Para ver os rascunhos de facturas de um cliente específico, aceda a Clientes, seleccione a conta e, em seguida, aceda ao sub separador Facturas recorrentes do separador Facturas do respetivo perfil. O separador Facturas no perfil do cliente está disponível para o proprietário da empresa, administrador ou qualquer membro da equipa com o direito de acesso Gerir facturas.

Quando a fatura periódica é guardada como rascunho, ainda é possível revê-la e adicionar ou eliminar campos. No entanto, o rascunho da fatura não será visível para o cliente até que prima Criar.

Nota! A coluna de saldo das facturas de rascunho apresentará $0,00 até que crie e envie a fatura recorrente. O saldo é a soma das facturas não pagas na recorrência.

Duplicação de facturas recorrentes

Para criar uma cópia de uma fatura recorrente existente, vá à página Facturas > Facturasrecorrentes ou à sub-aba Facturas recorrentes do separador Facturas da conta de cliente, clique nos três pontos à direita do nome da fatura e seleccione Duplicar.

Verá o Criar fatura com todos os dados da sua fatura original já preenchidos. Clique em Criar ou editá-lo da forma que achar melhor.

O que os clientes vêem quando cria facturas recorrentes

O seu cliente pode ver e assinar facturas recorrentes clicando na notificação no seu painel de controlo, clicando na ligação na notificação e-mail ou clicando na ligação na página de Faturação do seu portal. 

Em seguida, ser-lhes-á apresentado um formulário simples onde poderão rever os detalhes, adicionar informações de pagamento e assinar. 

Se pretender ver TaxDome como o cliente o vê, aceda a uma vista só de leitura do seu portal.

Quem pode assinar uma fatura periódica

Quando envia uma fatura recorrente, todos os contactos associado para a conta com a autoridade de assinatura activada podem assinar a partir do seu portal de cliente. 

Só é necessário que um contacto aceite a fatura periódica para a tornar ativa. Por isso, certifique-se de que a autoridade de assinatura está desactivada para os contactos que não estão autorizados a assinar (por exemplo, crianças).

O que acontece se o cliente assinar depois da data da primeira fatura?

Se um cliente assinar uma fatura recorrente com autorização de pagamento após a data da primeira fatura ter passado, todas as facturas em falta serão geradas e cobradas automaticamente ao cliente. Por exemplo, se a fatura recorrente tiver início a 25 de setembro, mas o cliente a assinar a 26 de outubro, ser-lhe-ão cobradas as facturas não pagas de setembro e outubro.

Se o método de pagamento selecionado pelo cliente não tiver fundos suficientes, TaxDome fará várias tentativas para cobrar pagamentos. No entanto, o cliente terá sempre a opção de pagar as facturas se o desejar fazer manualmente.

O que acontece se um pagamento automático falhar?

Se houver algum problema com o processamento do pagamento, como saldo insuficiente na conta bancária do cliente ou outros erros de processamento que impeçam o pagamento de ser efectuado, o sistema tentará automaticamente repetir o pagamento até quatro vezes adicionais:

• 4 horas após o primeiro pagamento sem sucesso
• 24 horas após a última tentativa
• 48 horas após a última tentativa
• 72 horas após a última tentativa

Se as quatro tentativas não forem bem sucedidas, o cliente terá de atualizar os seus dados de pagamento ou pode aplicar créditos à fatura (se existirem). Assim que o cliente o fizer, os pagamentos futuros serão cobrados automaticamente.

Nota! Para pagamentos por débito bancário, o tempo de processamento padrão é de até 30 dias, o que é tempo suficiente para garantir que o pagamento seja processado com sucesso. Se o pagamento falhar durante este período, será tentado novamente assim que o pagamento estado mudar de "Processando pagamento" para "Falha".