Lembretes manuais e automáticos
Os lembretes notificam os clientes quando não concluíram um item de ação até uma determinada data. Quer os lembretes sejam automatizados ou enviados manualmente, mantêm os clientes no ponto sem que tenha de os pressionar pessoalmente.
Abrangido aqui:
- Lembretes
- Configuração de lembretes através de projeto Automation
- Relembrar os clientes sobre as pendências Questionários
- Relembrar os clientes sobre os contratos pendentes
- Lembrar os clientes das facturas pendentes
- Lembrar os clientes sobre mensagens de chat não lidas
- Recordar aos clientes as assinaturas pendentes
- Lembrar os clientes das aprovações pendentes
Lembretes
Sempre que enviar algo com um item de ação para um cliente, este é notificado. Todos os utilizadores associado da conta - com a opção NOTIFY activada - recebem uma notificação e-mail . Para verificar quais os utilizadores que são notificados, aceda ao separador Informações da conta de cliente e veja as opções NOTIFICAR na secção Contactos.
Quando os destinatários demoram demasiado tempo a concluir um item de ação - ou se esquecem de o fazer - tem duas opções:
- Reenviar manualmente um lembrete sobre o questionário, contrato, fatura ou documento pendente.
- Configurar lembretes automáticos.
Lembretes manuais
Para reenviar manualmente um lembrete, clique nos três pontos à direita do item para o qual o cliente precisa de ser lembrado e, em seguida, primaReenviar. Pode mesmo fazer isto quando os lembretes automáticos estiverem activados.
Para reenviar manualmente uma fatura paga ou não paga, Na lista Facturas ou no perfil de cliente da conta, clique no ícone do olho à direita da fatura e esta é apresentada numa janela pop-up. Clique nos três pontos à direita do número da fatura e, em seguida, seleccione Enviar fatura por e-mail no menu pendente.
Para reenviar manualmente uma notificação sobre um documento pendente de aprovação, abra a subguia Aprovações, desloque-se até ao fim dos documentos pendentes e clique em Pedir aprovação para pendentes no canto inferior direito.
O que acontece é o seguinte:
- É enviado ao cliente um lembrete adicional para e-mail .
- Uma notificação do portal para o item de ação é movida para o topo da lista de tarefas do cliente.
- As informações sobre o reenvio são adicionadas ao ficheiro Rastreio de auditoria.
Lembretes automáticos
Para ativar ou desativar os Lembretes automáticos , comece por abra o documento pendente questionário, contrato, chat, fatura, documento pendente de assinatura ou documento pendente de aprovação. Active os Lembretes quando os enviar manualmente ou através da automatização projeto .
Escolha como pretende que os lembretes automáticos sejam configurados:
- Dias até ao próximo lembrete: Por predefinição, um lembrete é enviado três dias após a notificação do item de ação ter sido enviada ao cliente, mas pode alterá-lo para o valor que desejar.
- Número de lembretes: Por predefinição, o cliente recebe apenas um lembrete e-mail, mas também pode alterar este valor para o que preferir.
Configurar lembretes através de projeto Automações
Terá de fazer alterações em projeto para configurar lembretes para organizadores, contratos, facturas e automações de mensagens.
Com as automatizações Criar fatura, Criar questionário, Enviar contrato e Enviar mensagem , os Lembretes botão de alternância estão por baixo do campo Selecionar modelo. Seleccione Lembretes e , em seguida, escolha como pretende configurar os lembretes automáticos:
- Dias até ao próximo lembrete: Por predefinição, um lembrete é enviado três dias após a notificação do item de ação ter sido enviada ao cliente, mas pode alterá-lo para o valor que desejar.
- Número de lembretes: Por predefinição, o cliente recebe apenas um lembrete e-mail, mas também pode alterar este valor para o que preferir.
Relembrar os clientes sobre as pendências Questionários
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Para enviar um lembrete manualmente sobre um questionário pendente: Aceda ao separador Questionários da conta, clique nos três pontos à direita do questionário na lista ou dentro do próprio questionário e, em seguida, seleccione Reenviar.
Para definir lembretes sobre os organizadores: Active os Lembretes quando enviar um questionário manualmente ou através da automatização projeto . Para enviar lembretes sobre organizadores que são enviados através da automatização projeto , botão de alternância em Lembretes nas definições projeto para a automatização Criar questionário.
Os Lembretes botão de alternância podem ser activados ou desactivados em qualquer altura, abrindo a opção pendente questionário. Não se esqueça de clicar em Guardar quando efetuar alterações às definições dos Lembretes.
questionário Os lembretes param quando...
- ... o cliente não submeteu o questionário, mas o número definido de avisos foi enviado.
- ...o cliente apresentou o questionário.
Relembrar os clientes sobre os contratos pendentes
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Para enviar manualmente um lembrete sobre um contrato pendente: Aceda ao separador Contratos no perfil da conta de cliente, clique nos três pontos à direita do contrato na lista ou dentro do próprio contrato e, em seguida, seleccione Reenviar.
Para configurar lembretes automáticos sobre contratos: Active os Lembretes quando enviar um contrato manualmente ou através da automatização projeto . Para enviar lembretes sobre contratos enviados através da automatização projeto , botão de alternância em Lembretes nas definições projeto para a automatização Enviar contrato .
Os Lembretes botão de alternância podem ser activados ou desactivados em qualquer altura abrindo o contrato pendente. Não se esqueça de clicar em Guardar quando efetuar alterações às definições dos Lembretes .
Os avisos de contrato param quando...
- ...o cliente não assinou o contrato, mas foi enviado o número de avisos estabelecido.
- ...o cliente assinou o contrato.
Lembrar os clientes das facturas pendentes
Para enviar lembretes sobre facturas pendentes: Active os Lembretes quando enviar uma fatura manualmente ou através da automatização projeto . Para enviar lembretes sobre facturas enviadas através da automatização projeto , active os Lembre tes nas definições projeto para a automatização Criar Fatura. Os Lembretes botão de alternância podem ser activados ou desactivados em qualquer altura, editando a fatura não paga.
Outra forma de configurar lembretes automáticos para facturas pendentes é configurá-los no modelo de fatura. Para tal, botão de alternância em Enviar lembretes aos clientes, defina os dias até ao próximo lembrete e o número de lembretes e clique em Guardar ou Guardar e sair.
Os avisos de faturação param quando...
- ...o cliente não pagou a fatura, mas foi enviado o número definido de avisos.
- ...o cliente pagou a fatura.
Nota: Também é possível reenviar manualmente as facturas aos clientes! Para mais informações, aceda aqui.
Lembrar os clientes sobre mensagens de chat não lidas
Para configurar lembretes automáticos sobre mensagens pendentes: Active os Lembretes quando enviar uma mensagem de chat manualmente ou através da automatização projeto . Para enviar lembretes sobre mensagens de chat enviadas através da automatização projeto , botão de alternância ativar Lembretes nas definições projeto para a automatização Enviar mensagem .
Outra forma de configurar lembretes automáticos para mensagens não lidas é configurá-los no modelo de chat. Para o fazer, botão de alternância em Enviar lembretes aos clientes, defina os dias até ao próximo lembrete e o número de lembretes e clique em Guardar.
Os lembretes também podem ser activados e desactivados em qualquer altura, acedendo ao chat linha.
Nota: os lembretes são sempre enviados para a última mensagem no sítio linha.
Os lembretes de mensagens param quando:
- O cliente não respondeu à mensagem, mas o número definido de lembretes foi enviado.
- O cliente respondeu à última mensagem no sítio linha.
- Todas as tarefas dos clientes no sítio linha foram marcadas como concluídas.
- Arquivou a conversação linha.
- Desactivou os Lembretes.
Nota: Se arquivar um chat linha mas o reabrir, os Lembretes botão de alternância são activados como se a mensagem fosse nova.
Recordar aos clientes as assinaturas pendentes
Para enviar manualmente um lembrete sobre um documento pendente de assinatura: Aceda ao separador Documentos da conta de cliente, clique nos três pontos à direita do documento na lista ou dentro do próprio documento e, em seguida, seleccione Reenviar assinatura.
Para configurar lembretes automáticos sobre documentos pendentes de assinatura: Active os Lembretes quando pedir uma assinatura para um documento. Os Lembretes botão de alternância podem ser activados ou desactivados em qualquer altura abrindo o documento pendente de assinatura - mesmo que já tenha sido assinado. Não se esqueça de clicar em Guardar quando efetuar alterações às definições dos Lembretes.
Os lembretes de assinatura param quando...
- ... o cliente não assinou o documento, mas o número de avisos definido foi enviado.
- ...o cliente assinou o documento.
Lembrar os clientes das aprovações pendentes
Para enviar um lembrete manualmente sobre um documento pendente de aprovação: Aceda ao separador Documentos do perfil da conta de cliente, clique nos três pontos à direita do documento na lista ou dentro do próprio documento e seleccione Reenviar aprovação.
Para enviar manualmente um lembrete sobre todos os documentos pendentes de aprovação: Aceda a Documentos no menu da barra lateral esquerda, abra o separador Aprovações , clique em Pedir aprovação para pendentes, reveja e edite a mensagem para o cliente (opcional) e, em seguida, clique em Enviar pedido.
Para configurar lembretes sobre documentos pendentes de aprovação: Ativar os Lembretes quando solicitar a aprovação de um documento.
Os lembretes de aprovação param quando...
- ...o cliente não aprovou o documento, mas foi enviado o número definido de avisos.
- ...o cliente aprovou o documento.
