projetos (Básico): Criar e visualizar

Os nossos projetos não são apenas uma ferramenta visual fácil, mas também uma ferramenta totalmente personalizável, adaptada às necessidades da sua empresa. Uma vez automatizadas, as Trabalhos passam de fase em fase, criando automaticamente tarefas e enviando e-mails, propostas e organizadores aos clientes no momento certo! Continue a ler para saber mais. 

Abrangido aqui:

• projetos
  
• Utilizando projetos do Marketplace
• Criar projetos a partir do zero
• Visualização projetos
• Visualizar automatizações em projetos
• Edição projetos (adicionar, mover e eliminar etapas e automatizações)
• Duplicação projetos
• Apagar projetos
• Adição Trabalhos
• Visualizar contas adicionadas a projetos

Webinar - Automatização do fluxo de trabalho: Optimize os seus processos internos! Terça-feira, 1 pm EST. Registe-se aqui

projetos

Um projeto é um procedimento de trabalho estabelecido - uma sequência de passos, ou etapas, envolvidos, por exemplo, na preparação de um formulário 1040 do princípio ao fim.

O nosso projetos foi concebido para se assemelhar a um quadro kanban. As tarefas, apresentadas em cartões, movem-se de uma fase para outra no quadro. E uma vez automatizado, o projetos faz muito do trabalho por si!

O que acontece dentro de um projeto:   

• Os trabalhos, os projectos individuais pelos quais um cliente lhe paga (como uma declaração de impostos ou uma folha de pagamento de janeiro), são introduzidos num projeto especificamente concebido para o efeito. Cada trabalho, associado para uma conta de cliente, passa pelo projeto desde a primeira até à última fase, ou conclusão. 
• As fases são as etapas de um procedimento global de trabalho. Quando todo o trabalho envolvido numa fase estiver concluído, um trabalho passa para a fase seguinte.
• As automatizações, os mecanismos que automatizam um projeto, fazem com que as coisas aconteçam por si só. Uma vez accionados, criam tarefas para os membros da equipa ou enviam organizadores e propostas aos clientes, por exemplo.

Dois exemplos projeto :

projeto 1: Declaração 1040

Trabalho 1: Declaração de impostos de 2015

Trabalho 2: Declaração de impostos de 2016

Trabalho 3: Declaração de impostos de 2017

Fase 1: Rever os documentos

Fase 2: Preparar a carta de compromisso

Fase 3: Preparar a devolução

Fase 4: Revisão

Etapa 5: Ficheiro eletrónico

projeto 2: Folha de pagamento

Função 1: folha de pagamento de janeiro de 2015

Trabalho 2: Folha de pagamento de fevereiro de 2016

Trabalho 3: Folha de pagamento de março de 2017

Fase 1: Rever os documentos

Fase 2: Rever os cartões de ponto

Etapa 3: Iniciar o débito

Fase 4: Enviar os recibos de vencimento

Utilizando projetos do Marketplace

Pode descarregar modelos e-mail já prontos com as melhores práticas. Podem ser editados facilmente.

Sugestão: Ao instalar um modelo projeto , também obtém todos os modelos nele contidos, como tarefas, chats, e-mails, etc. 

Para adicionar um projeto a partir do Marketplace:

1. Aceda a Modelos > Marketplace na barra lateral esquerda e abra o separador projetos separador.

2. Clique em Obter gratuitamente no modelo que pretende adicionar ou clique no respetivo preço e proceda ao pagamento se se tratar de um modelo pago. 

3. Aceda a Modelos > Modelos de empresa na barra de menus à esquerda e, em seguida, seleccione o separador projetos e clique no nome do modelo para rever e editar etapas e as automatizações.

Gostaria de partilhar alguns dos seus modelos projeto com outros utilizadores TaxDome ? Se sim, pode vendê-los no sítio Marketplace!

Criar projetos a partir do zero

Um proprietário da empresa, um administrador ou qualquer membro da equipa com direitos de acesso para gerir projetos pode criar um projeto.

Eis como:

Em Modelos > Modelos de empresa ou Fluxo de trabalho, aceda a projetose, em seguida, clique em Criar projeto.

Veja as instruções para cada campo numerado abaixo:

1. projeto name: Introduza um nome para o projeto; o que verá na secção Fluxo de trabalho.

2. Disponível para: Selecionar os membros da equipa que precisam de ter acesso a ele. Se deixar esta opção vazia, apenas a pessoa que cria o projeto e o proprietário da empresa o podem ver na secção Fluxo de Trabalho . Para mais informações, leia sobre o acesso a projetos.

3. Ordenar Trabalhos por: Decida como pretende que Trabalhos seja ordenado em etapas. Por predefinição, são ordenados por nome de conta, mas também pode ordená-los por quantidade de tempo numa fase, data de vencimento, data em que uma tarefa foi criada ou prioridade.

4. Modelo de trabalho predefinido: Decida se um modelo deve ser aplicado a Trabalhos que entra em projeto e como (automática ou manualmente).

5. Campos do cartão detrabalho: Decida o que pretende ver apresentado nos cartões de emprego. Mais informações sobre como personalizar os cartões de emprego.

6. Recorrência: Agendar Trabalhos que se repetem para serem criados automaticamente dentro do projeto. Mais informações sobre como configurar um agendamento para Trabalhos recorrente.

7. Nome da fase: Introduzir o nome da primeira fase.

8. Adicionar fase: Adicionar tantos etapas quantos forem necessários e ligar as automatizações aos mesmos. 

9. Adicionar automatizações: Ligue tantas automatizações a etapas quantas forem necessárias. Quando uma tarefa passa para uma nova fase que contém automatizações, essas acções são automaticamente desencadeadas uma a uma, numa ordem específica. Por exemplo, é criada uma tarefa; é gerado um questionário ; é enviado um e-mail . Aqui está mais sobre como as automações funcionam. 

10. Save: Save the pipeline. Once you've done it, you can click on the Go to pipeline button and start adding jobs to it for your client accounts.

Visualização projetos

Ver projetos para uma única conta de cliente, para todas as contas ou para as contas com recorrências:

• Para uma conta de cliente: Vá para Clientes > Contas na barra de menus à esquerda, clique no nome da conta e seleccione o separador Fluxo de trabalho . Verá todos os projetos com Trabalhos para essa conta de cliente e o progresso efectuado. Depois de um trabalho ter sido concluído e arquivado ou eliminado, deixa de ser visível. No entanto, se o projeto não tiver um Trabalhos ativo, mas a recorrência estiver definida para essa conta, o projeto continuará a ser apresentado nesta página.

• Para todas as contas de clientes: Aceda a Fluxo de trabalho > projetos na barra lateral esquerda, e, em seguida, seleccione projeto. Para aceder a outro projeto, utilize menu suspenso.

• Com recorrências de tarefas: Navegue para Fluxo de trabalho > Recorrências de tarefas na barra de menu esquerda para ver e aceder a projetos para o qual estão definidas recorrências.

Editar projetos (adicionar, mover e eliminar etapas e automatizações)

Um proprietário da empresa, administrador ou membro da equipa com direitos de acesso para gerir projetos pode editar um projeto.

Eis como :

• Em projeto, clique em Editar no canto superior direito da página ou clique no ícone de automatização por baixo do nome de uma fase e, em seguida, clique na ligação Adicionar automatização.

• Na lista de modelos projeto , aceda a Modelos > Modelos de empresa na barra de menus à esquerda, seleccione o separador projetos e, em seguida, clique no nome do projeto.
• Na lista projeto , vá para Workflow > projetos na barra de menu da esquerda, clique nos três pontos à direita do nome do projeto e seleccione Editar.

Quando estiver na janela de edição, pode alterar as definições de projeto (ver acima para mais pormenores) efazer alterações a etapas:

• Para adicionar uma etapa, clique em Adicionar etapa ou no botão + e, em seguida,introduza o nome da etapa.
• Para mover uma etapa, aponte para o ícone de movimento à esquerda do nome da etapa e, em seguida, arraste-a e largue-a.
• Para eliminar uma etapa, clique no ícone do caixote do lixo à direita do nome da fase.
• Para adicionar uma automatização a uma fase, seleccione a fase e clique no botão Adicionar automatizações ou em qualquer automatização, se já existir uma. 

• Se pretender que sejam enviados e-mails adicionais aos clientes quando estes não respondem dentro de um determinado período de tempo, localize Lembretes abaixo do modelo de automatização e seleccione Ativar no menu pendente. Veja mais sobre lembretes.

Atenção! Quando se elimina uma etapa de um projeto, todos os Trabalhos dessa etapa são eliminados. Certifique-se de que todas as informações necessárias são guardadas para evitar a perda de dados.

When you're done, click  SAVE. After that, you can click on the Go to pipeline button to see your changes.

Duplicação projetos

Para criar um novo projetos com base nos já existentes, vá a Modelos > Modelos de empresa na barra de menu da esquerda, seleccione o separador projetos clique nos três pontos à direita do nome do projeto e, em seguida, clique em Duplicar. É guardada uma cópia do projeto com um sufixo (por exemplo, 1040 Return (2)). As etapas, automações e outras configurações de modelo também são copiadas. No entanto, terá de adicionar manualmente Trabalhos a um projeto recentemente duplicado.

Apagar projetos

Para eliminar um projeto,vá a Modelos > Modelos de empresa na barra de menus à esquerda, seleccione o separador projetos , clique nos três pontos à direita do projeto e seleccione Eliminar.

Nota: Este procedimento elimina todos os Trabalhos associado para o projeto.

Visualizar contas adicionadas a projetos

Para saber que contas foram adicionadas a uma projeto específica ou a uma fase de uma projeto:

1. Aceda a Clientes > Contas ou Fluxo de trabalho > Trabalhos na barra de menu da esquerda e clique no botão FILTRAR .
2. Seleccione um nome projeto no filtro Trabalhos ativoe seleccione a fase. Pode selecionar vários projetos e etapas se necessário.

Em seguida, verá uma lista de todas as contas de clientes que foram adicionadas à projeto e/ou fase selecionada.