Trabalhos (Avançado): Mover Automaticamente

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O Mover Trabalhos Automaticamente simplifica o seu fluxo de trabalho, avançando os trabalhos de etapa em etapa num projeto por conta própria. Use a funcionalidade com automatizações, elementos associados, ou ambos. Crie dependência de modo a permitir que os trabalhos avancem automaticamente cada vez que as ações de uma etapa sejam completadas por um membro da equipa ou cliente.

Mover Trabalhos Automaticamente

Eis como funciona:

1. Ao adicionar etapas e automatizações a um projeto, ative o botão de alternância de Mover Trabalhos Automaticamente nas etapas em que deseja que os trabalhos avancem automaticamente.

2. Após adicionar um trabalho a um projeto, são desencadeadas automatizações na primeira etapa.

3. Se o Mover Trabalhos Automaticamente estiver ativado para a primeira etapa, o trabalho avança automaticamente para a segunda etapa após todas as ações da primeira etapa estarem concluídas (por exemplo, um contrato é assinado, uma fatura é paga, etc.), as automatizações da segunda etapa serão ativadas e assim sucessivamente.

4. Quando o trabalho chegar à sua etapa final e todas as ações forem concluídas, poderá arquivar o trabalho.

Tenha em atenção:

  • Não é possível ativar o botão de alternância de Mover Trabalhos Automaticamente para a última etapa de um projeto.
  • Se várias automatizações forem adicionadas a uma etapa que tenha o botão de alternância de Mover Trabalhos Automaticamente ativado, o trabalho avança automaticamente assim que todas as ações forem concluídas.
  • A funcionalidade de Mover Trabalhos Automaticamente reconhece faturas, contratos, questionários, tarefas, documentos e mensagens que são associados manualmente a um trabalho numa etapa. Se houver elementos associados com ações incompletas, o trabalho não avançará.
  • Olhe para o contador à direita da caixa de trabalho para averiguar se existem quaisquer elementos inacabados numa etapa corrente. Para obter uma explicação detalhada, clique aqui.

Como funciona o Mover Trabalhos Automaticamente com automatizações

A funcionalidade de Mover Trabalhos Automaticamente funciona apenas com automatizações que requerem ações específicas do utilizador, seja de um membro da equipa ou de um cliente. Seguem-se os detalhes:

  • A automatização de Criar Tarefa desencadeia uma tarefa para um membro da equipa, associando-a automaticamente a um trabalho. Após a conclusão da tarefa, o trabalho avança automaticamente.
  • A automatização de Criar Fatura desencadeia uma nova fatura para o cliente, associando-a automaticamente a um trabalho. Assim que o cliente pagar a fatura, o trabalho avança automaticamente.
  • A automatização de Criar um Questionário desencadeia um novo questionário para o cliente, associando-o automaticamente a um trabalho. Após o cliente ou membro da equipa submeter o questionário, o trabalho avança automaticamente.
  • A automatização de Criar Contrato desencadeia um novo contrato para um cliente, associando-o automaticamente a um trabalho. Assim que o cliente assinar o contrato, o trabalho avança automaticamente.
  • A automatização de Enviar Mensagem desencadeia uma nova mensagem segura para um cliente. Se a mensagem incluir tarefas para o cliente, o trabalho avança automaticamente quando o cliente ou membro da equipa assinalar a totalidade das tarefas como concluídas.
  • Algumas das automatizações como Aplicar um Modelo de Pasta, Atualizar Etiquetas de Conta,Atualizar o Acesso à Conta, ou Enviar E-mail não requerem ações do utilizador. Portanto, se a etapa incluir apenas estas automatizações, o trabalho avançará automaticamente, mesmo que o botão de alternância de Mover Trabalhos Automaticamente esteja ativado.

Como funciona o Mover Trabalhos Automaticamente com elementos associados manualmente

Poderá por vezes preferir adicionar manualmente uma fatura, contrato, ou outro elemento a um trabalho em vez de utilizar as automatizações. Ao efetuar este procedimento, continua com a possibilidade de utilizar a funcionalidade de Mover Trabalhos Automaticamente. Vejamos como:

  • Associar um documento a um trabalho desencadeia um trabalho para avançar automaticamente quando... 
    • ...um membro da equipa associa manualmente um documento a um trabalho numa etapa em que o Mover Trabalhos Automaticamente esteja ativado.
    • ...o documento está pendente de assinatura, aguardando a aprovação de um cliente, ou trancado a uma fatura (pendente de pagamento).
    • ...todas as ações solicitadas pelo cliente relacionadas com documentos (por exemplo, assinatura, pagamento, aprovação) são concluídas.
  • Associar uma tarefa a um trabalho desencadeia um trabalho para avançar automaticamente quando... 
    • ...um membro da equipa associa manualmente uma tarefa a um trabalho numa etapa que tenha o Mover Trabalhos Automaticamente esteja ativado.
    • ...um membro da equipa assinala a tarefa como concluída.
  • Associar a fatura a um trabalho desencadeia um trabalho para avançar automaticamente quando... 
  • Associar um questionário a um trabalho desencadeia um trabalho para avançar automaticamente quando... 
  • Associar um contrato a um trabalho desencadeia um trabalho para avançar automaticamente quando... 
  • Associar uma mensagem a um trabalho desencadeia um trabalho para avançar automaticamente quando... 
    • ...um membro da equipa associa manualmente uma linha de mensagem a um trabalho numa etapa em que o Mover Trabalhos Automaticamente esteja ativado.
    • ...a linha da mensagem contém tarefas para o cliente.
    • ...um cliente ou membro da equipa assinala todos os afazeres como concluídos.

Mover Trabalhos Automaticamente, Perguntas e Respostas

O que acontece quando o Mover Trabalhos Automaticamente é ativado para uma etapa que inclui estas automatizações e elementos associados:
Resposta:
Criar Etiquetas e Atualizar Etiquetas de Conta? O trabalho avança automaticamente assim que o cliente pagar a fatura.

Atualizar Etiquetas de Conta e Enviar E-mail?


O trabalho não avançará automaticamente.

Enviar Contrato e Enviar Mensagem?

O trabalho avançará assim que o cliente assinar o contrato e todos os itens das tarefas do cliente na linha da mensagem são assinalados como concluídos.

Enviar Questionário e um documento associado pendente de aprovação?

O trabalho avança automaticamente assim que o cliente ou membro da equipa submeter o questionário e aprovar o documento.

Enviar Questionário e um contrato pendente associado manualmente?

O trabalho avança automaticamente assim que o cliente ou membro da equipa submeter o questionário e assinar o contrato.

Enviar Contrato e um documento associado manualmente pendente de pagamento?

O trabalho avança automaticamente assim que o cliente ou membro da equipa assinar o contrato e efetuar o pagamento total.

Um questionário associado manualmente e sem automatizações? O trabalho avança automaticamente assim que o cliente ou membro da equipa submeter o questionário.

Uma fatura associada manualmente e sem automatizações?

O trabalho avança automaticamente quando o cliente efetuar o pagamento na totalidade
Um documento associado manualmente pendente de assinatura e pagamento?

O trabalho avança automaticamente assim que o cliente assinar o documento e efetuar o pagamento total.
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