Exemplos de automação (básico): Atualização do trabalho Responsáveis
Quando a sua empresa tem muitos empregados, as diferentes pessoas mantêm o trabalho em diferentes projeto etapas . É muito fácil cometer um erro ao reatribuir Trabalhos manualmente. Em vez disso, os responsáveis pela atribuição de tarefas podem ser adicionados e removidos automaticamente em determinados etapas do fluxo de trabalho.
Abrangido aqui:
- Passo 1. Definir responsáveis por funções específicas projeto etapas
- Passo 2. Configurar a automatização "Atualizar o responsável pelo trabalho
- Passo 3. Observar a ordem das automatizações
- Alterar os responsáveis pelas funções quando se muda ou acrescenta Trabalhos
Passo 1. Definir os responsáveis pelas atribuições de funções
Ter responsáveis por tarefas ajuda-o a ver quem é responsável por uma tarefa específica e também lhe permite filtrar por cada responsável. Pode definir tantos responsáveis quantos quiser para cada tarefa e todos eles podem ser apresentados nos seus cartões de tarefa, desde que tenha essa opção activada nas definições de projeto.
Antes de adicionar a automatização, tem de decidir que membro da equipa deve ser atribuído a um trabalho e quando precisa dele. Isso depende da função ou das responsabilidades do membro da equipa, uma vez que o seu gestor de vendas/preparador de impostos/revisor/etc. pode ser responsável por um trabalho apenas durante uma determinada fase do fluxo de trabalho. Por exemplo, pode atribuir um trabalho a um gestor de clientes na primeira fase, depois ao preparador na fase seguinte, depois ao revisor e assim por diante.
Passo 2. Configurar a automatização "Atualizar o responsável pelo trabalho
Para se certificar de que todo o seu pessoal é afetado à tarefa enquanto completa a sua parte na mesma, siga estes passos:
1. Aceda às definições deprojeto , escolha a fase à qual gostaria de adicionar a automatização, clique na ligação Adicionar automatizações e, em seguida, escolha Atualizar responsáveis por tarefas no menu pendente. Escolha o(s) membro(s) da equipa na lista de contas.
2. Ao criar a automatização, seleccione os empregados que pretende adicionar ou remover automaticamente como responsáveis pelas atribuições de funções.
A automatização pode ser configurada de diferentes formas:
- Limpar os responsáveis existentes em + Adicionar responsáveis em branco:
Quando um trabalho entra nesta fase, os empregados atribuídos deixam de ser atribuídos e o trabalho deixa de ser atribuído. - Limpar os responsáveis existentes em + Adicionar responsáveis preenchido:
Quando um cargo entra nesta fase, os empregados atribuídos deixam de ser atribuídos e os empregados listados no campo Adicionar responsáveis são atribuídos ao cargo. - Limpar os responsáveis existentes + Adicionar responsáveis preenchido:
Quando um posto de trabalho entra nesta fase, os empregados atribuídos permanecem atribuídos ao posto de trabalho e os empregados listados no campo Adicionar responsáveis também são atribuídos. - Limpar os responsáveis existentes + Remover responsáveis preenchido:
Quando um trabalho entra nesta fase, os empregados listados no campo Remover responsáveis deixam de ser atribuídos. - Adicionar responsáveis preenchidos + Remover responsáveis preenchidos:
Quando um cargo entra nesta fase, os empregados listados no campo Adicionar responsáveis são atribuídos ao cargo, e os listados no campo Remover responsáveis são desatribuídos.
Quando um trabalho entra na fase, o responsável pelo trabalho é automaticamente atualizado.
Nota! Para a automatização Atualizar o responsável pelo trabalho,não importa se a automatização Trabalhos botão de alternância para a fase está activada. A automatização é accionada automaticamente e não requer acções por parte do cliente ou da empresa para ser concluída. Além disso, nenhum elemento é associado para o trabalho quando a automatização é accionada.
Passo 3. Observar a ordem das automatizações
Ao criar um projetos complexo utilizando a automatização Atualizar responsáveis por tarefas e o etapas e as automatizações condicionais, tenha em atenção a ordem das automatizações. Tenha em consideração que as automações são accionadas uma a uma, da primeira à última.
Compare as duas imagens abaixo para uma melhor compreensão.
- No exemplo à esquerda, será criada uma tarefa para um membro da equipa atribuído à tarefa numa fase anterior e, em seguida, a tarefa será atribuída a outro membro da equipa.
- No exemplo à direita, o trabalho será atribuído primeiro a um novo membro da equipa e, em seguida, a tarefa será criada para este membro específico da equipa.
Para alterar a ordem das automatizações, clique em qualquer automatização dentro do palco, passe o rato sobre o ícone Mover e, em seguida, arraste e largue.
Sugestão! Se, durante a criação do modelo de tarefa, não tiver a certeza sobre o responsável específico pela tarefa, pode deixá-lo em branco e depois ativar a opção Atribuir tarefa ao responsável pelo trabalho botão de alternância em Criar automação de tarefa em conjunto com a opção Atualizar responsáveis em Criar tarefa. Desta forma, a tarefa será atribuída a um membro da equipa que foi atribuído a um trabalho depois de a automatização ser accionada. Leia mais sobre a correspondência entre o responsável pela tarefa e o responsável pelo trabalho.
Alterar os responsáveis pelas funções quando se muda ou acrescenta Trabalhos
As opções que escolher nas definições de projeto são as predefinidas. No entanto, pode sempre decidir quais os membros da equipa que serão atribuídos ou removidos ao mover manualmente o seu Trabalhos ou ao adicioná-los ao projeto.
Se existir uma automatização Atualizar responsável pelo trabalho criada dentro de uma fase selecionada para a qual está a mover Trabalhos , esta é apresentada numa janela pop-up. Existem as seguintes opções:
- Se pretender que a automatização seja accionada com as predefinições, deixe-a como está
- Se não pretender que a automatização seja accionada, desmarque a caixa de verificação
- Se pretender alterar as definições dos responsáveis, adicione ou remova os que forem necessários
- Se pretender apagar todos os responsáveis existentes para o posto de trabalho, botão de alternância em Apagar responsáveis existentes
Além disso, pode ver os membros da equipa atribuídos a partir da vista Kanban, bem como adicionar ou remover pessoas atribuídas, editando um cartão de trabalho no local.
