Automove (Básico): Criação de tarefas e ligação a trabalhos

As suas tarefas podem ser criadas e atribuídas automaticamente para guardar o tempo gasto na distribuição de tarefas e nos processos de delegação. Embora o TaxDome automatize a maior parte dos seus processos rotineiros e repetidos, a sua equipa continua a ter de executar os aspectos manuais do trabalho, tais como tarefas a preparar ou formulários a rever. À medida que os seus empregados fazem a sua parte do trabalho e marcam as tarefas como concluídas, o seu Trabalhos pode passar automaticamente para a fase seguinte do projeto.

Abrangido aqui:

• Configurar a fase de distribuição de tarefas e ativar o automove
• Ligar manualmente uma tarefa a um trabalho
• Criação automática de tarefas quando o cliente completa a sua parte
• Utilizar tarefas para distribuir o trabalho entre os membros da equipa

Configurar a fase de distribuição de tarefas e ativar o automove

Each job requires a set of tasks, such as getting a client to sign a proposal, complete an organizer or upload a document. TaxDome allows you to automate your pipelines so that tasks are created on their own as jobs progress. It is a huge time-saver when you set up your pipelines to automatically generate tasks at different stages.

Precisa de um exemplo? Adicione uma tarefa de Revisão pelo Gestor na fase de Revisão de um projeto, para que quando Trabalhos chegar a essa fase, os membros da equipa responsáveis pelo Trabalhos recebam automaticamente a tarefa de rever as devoluções.

O ponto de partida para a criação automática de tarefas é a seleção de uma fase adequada no seu fluxo de trabalho. Siga estes passos:

1. É necessário um modelo de tarefa com as tarefas que pretende delegar automaticamente. Se não tiver um, pode criá-lo clicando em Novo modelo quando adicionar a automatização. O modelo pode incluir subtarefas para listar todo o trabalho manual processado na sua equipa para cada cliente (por exemplo, pedido de assinatura eletrónica, pedido de aprovação, bloqueio de um documento a uma fatura, etc.)
2. Certifique-se de que tem uma fase no seu projeto para novas tarefas e, em seguida, adicione a automatização Criar tarefa. Quando o trabalho entra nesta fase, é automaticamente atribuída uma nova tarefa ao membro da equipa responsável. Ao mesmo tempo, é automaticamente associado para o trabalho e o seu empregado recebe uma notificação sobre o novo trabalho.
3. Certifique-se de que tem a opção Automove Trabalhos botão de alternância para a fase activada. Desta forma, quando todas as tarefas estiverem concluídas, o trabalho é automaticamente movido para a fase seguinte. 

Ligar manualmente uma tarefa a um trabalho

Nalguns casos, também pode querer associar manualmente as tarefas a Trabalhos . Por exemplo, pode querer associar a tarefa Pedir ao cliente informações adicionais sobre o rendimento a uma tarefa de Declaração de impostos individuais. Depois de a tarefa ser manualmente associado, a funcionalidade Trabalhos automática funciona da mesma forma que para as tarefas enviadas e associado automaticamente: quando é concluída ou cancelada, a tarefa é movida para a fase seguinte.

Saiba como associar manualmente tarefas a Trabalhos e utilizá-las em projetos.

Nota! Se a tarefa não for concluída ou cancelada e mover manualmente a tarefa para outra fase, ser-lhe-á pedido que decida o que fazer com a tarefa pendente (para mais informações, leia sobre o tratamento de elementos inacabados ao mover Trabalhos).

Automatizar a criação de tarefas quando o cliente completa a sua parte

Prestar serviços aos seus clientes é como passar a bola para trás e para a frente. Mas como é que os membros da sua equipa descobrem que a bola está no seu campo? É aqui que as tarefas automatizadas são úteis. Quando as automatizações de tarefas são adicionadas a projeto, estas são criadas e atribuídas automaticamente apenas quando o cliente tiver concluído a sua parte do trabalho.  

Abaixo encontrará o exemplo de um processamento de salários projeto em que a tarefa para a equipa é criada apenas quando o cliente tiver terminado e tiver uploaded os formulários que espera dele.

Assim, este projeto tem dois objectivos principais etapas:

• A fase "Formulários enviados" -- A bola está no campo do cliente: é criado automaticamente um modelo de pasta para o cliente com um formulário a ser processado e é enviada uma mensagem a pedir ao cliente que preencha o formulário. A mensagem inclui uma tarefa do cliente que acciona o automove.
• A fase "Em preparação" - A bola está no campo da empresa: assim que o cliente preenche o formulário e marca a tarefa num chat linha como concluída, é criada automaticamente uma tarefa para o membro da equipa adequado. Este pode agora prosseguir com o processo de processamento dos salários.

Desta forma, com estas automatizações, pode minimizar a quantidade de trabalho e monitorização que tem de fazer.

Utilizar tarefas para distribuir o trabalho entre os membros da equipa 

Graças a projetos, as tarefas podem ser associado umas às outras, de modo a que, quando uma estiver concluída, a seguinte seja criada automaticamente. Desta forma, pode utilizar tarefas automatizadas para notificar as pessoas para começarem a sua parte quando várias pessoas estão a trabalhar no mesmo trabalho. 

Abaixo, encontra-se o exemplo de uma parte de uma preparação de impostos projeto em que a tarefa para a pessoa que revê a declaração é criada depois de outro membro da equipa ter uploaded a declaração e marcado a sua tarefa como concluída.

Assim, esta parte do processo tem duas vertentes principais etapas:

• A fase "Em preparação" -- O membro da equipa 1 recebe a tarefa criada automaticamente para preparar a devolução. Depois de a ter uploaded e associado o documento para um trabalho, marca a tarefa como concluída. Isso despoleta o automove. 
• A fase "Em revisão" -- A tarefa para o membro da equipa 2 é criada, ele recebe uma notificação e pode agora rever a devolução uploaded .

Desta forma, com estas automatizações, pode eliminar a comunicação desnecessária e concentrar-se no trabalho em si.