Melhores práticas: Automatizar a atribuição de tarefas através de etiquetas de conta
Pode configurar o seu projetos para atribuir Trabalhos automaticamente aos membros da equipa adequados. Esta configuração é especialmente útil se você ou os membros da sua equipa forem responsáveis por clientes específicos. Por exemplo, se lida com clientes de alto perfil enquanto os contabilistas júnior gerem outros, TaxDome atribui automaticamente Trabalhos com base em etiquetas de clientes, assegurando que os Trabalhos certos vão para os membros certos da equipa.
Antes de começar: Como funcionam as automações condicionais
Mas o que é a lógica condicional em projetos? Basicamente:
Se a for verdadeira, então b acontece.
Numa projeto, a lógica condicional significa que, se uma conta de cliente tiver etiquetas específicas (por exemplo, Novo cliente), são desencadeadas acções específicas para essa tarefa à medida que esta se desloca através da projeto. Para que a lógica condicional funcione, tem de criar etiquetas para aplicar às suas contas de cliente.
Desta forma, apenas um novo cliente activará automações específicas e os outros não as activarão.
Pode conhecer as nossas etapas condicionais e automações no artigo detalhado ou saltar para o exemplo abaixo.
Configuração passo-a-passo de projeto para atribuir Trabalhos com base em etiquetas
Para definir o seu projeto para atribuir Trabalhos a membros dedicados da equipa com base nas etiquetas de cliente, siga estes passos:
Passo 1. Criar etiquetas
Uma vez que a lógica condicional em projetos se baseia em etiquetas, crie etiquetas para cada membro da equipa ao qual pretende atribuir Trabalhos automaticamente.
Passo 2. Atribuir etiquetas a clientes existentes
Se tem utilizado as atribuições de conta, pode facilmente atribuir etiquetas aos seus clientes actuais. Caso contrário, passe à frente e atribua etiquetas apenas a novos clientes.
Assim, para atribuir rapidamente etiquetas a clientes existentes:
1. Aceda a Clientes > Contas. Filtre a lista por Equipa. Por exemplo, se quiser atribuir etiquetas à Marge, tem de definir um filtro como "A equipa é Marge Simpson".
2. Selecione a caixa de verificação Selecionar tudo e clique em Gerir etiquetas.
3. Localize uma etiqueta relevante na lista, selecione Atribuir a todos na coluna Acções , junto à mesma, e clique em Atribuir etiquetas. Isto irá atualizar todas as etiquetas de cliente de que necessita em massa.
Passo 3. Configure a automatização Atualizar responsáveis por tarefas
Para atribuir Trabalhos automaticamente com base nas etiquetas dos clientes:
1. Aceda às definições deprojeto . Para a fase em que pretende atribuir a tarefa a um membro da equipa dedicado, clique em Adicionar automatizações e selecione Atualizar responsáveis pela tarefa.
2. No campo Adicionar responsável , adicione um membro da equipa.
3. Clique em Adicionar condições e selecione uma etiqueta associada ao membro da equipa.
4. Repita o procedimento para os outros membros da equipa.
Quando um trabalho entra na fase, o responsável pelo trabalho é automaticamente atualizado.
Dica! Se utilizar esta automatização, adicione um lembrete para rever as atribuições com base em etiquetas às suas instruções de saída, para que tudo corra bem se algum membro da equipa sair da empresa.