projetos (Básico): Como funcionam as automatizações

As automatizações ajudam guardar a ganhar tempo. São adicionadas para que uma ação seja automaticamente iniciada como o passo seguinte no processo de fluxo de trabalho, à medida que move uma tarefa através dos vários etapas do seu fluxo de trabalho.

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Abrangido aqui:

Automatizações, explicadas
Adicionar automatizações
A ordem das automatizações
Eliminar as automatizações
Visualizar automatizações em projetos

Automatizações, explicadas

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No caso de estar a coçar a cabeça, uma automatização é um mecanismo que faz com que um sistema funcione automaticamente. TaxDomeAs automatizações do 's iniciam acções para si, para os membros da sua equipa ou para os seus clientes durante os diferentes etapas dos seus procedimentos de trabalho. À medida que um trabalho se move através dos diferentes etapas de um projetoas automatizações que configurou desencadeiam acções que têm de ser tomadas para que o trabalho seja concluído.

Além disso, as automatizações incluem o Trabalhos automove funcionalidade. Pode configurar accionadores de causa e efeito, para que um trabalho passe automaticamente para a fase seguinte quando todos os requisitos da fase atual forem cumpridos. Quando um cliente paga uma fatura e envia uma questionário, por exemplo, a tarefa passa automaticamente para a fase seguinte em projeto, onde é desencadeada uma nova automatização (por exemplo, é criada uma tarefa para a sua equipa).

Por exemplo, a sua empresa tem um processo de IRS. Pode querer ter um e-mail introdutório e um questionário personalizado para ser enviado automaticamente para o cliente. Depois, quando o cliente submete o questionário, a tarefa para a sua conta passa automaticamente para a fase seguinte, por exemplo, Preparação de impostos. Pode então querer iniciar uma tarefa para um membro da equipa completar, e assim por diante.

Aqui está um exemplo de um processo para o seu cliente. Pode ver que cada fase pode ter automatizações que simplificam a sua rotina.

Dica! Consulte projetos (Básico): O seu primeiro tutorial projeto com automatizações, onde explicamos como é criado um projeto típico com modelos e automatizações e o que acontece quando lhe adiciona uma tarefa e a faz avançar.

Para começar, siga estes passos:

1. Descarregue um projeto a partir do Marketplace. Isto também copiará todos os modelos utilizados nas automações.

2. Selecionar uma fase, adicionar ou editar automação(ões) como seguimento e, em seguida, selecionar um modelo.

3. Decida se pretende utilizar a funcionalidade Trabalhos automove. Pode activá-la ou desactivá-la para cada fase, exceto para a última.

4. Guardar o projeto. Uma vez adicionada a automatização, pode vê-la indo à página projeto e clicando no ícone da automatização acima do palco.

Adicionar automatizações

Antes de criar automatizações, pense nas diferentes etapas do seu processo de trabalho que requerem um tipo específico de acompanhamento:

Quando tiver uma tarefa, escreva os diferentes etapas do processo de trabalho.
Faça um círculo em torno do endereço etapas que requer acções de acompanhamento.
Defina o que são estas acções, de modo a poder adicioná-las como automações quando criar um novo projeto em TaxDome.

Depois de saber quais as automatizações que pretende criar, o passo seguinte é adicioná-las a um projeto:

1. Nas definições de projeto , seleccione a fase a que pretende ligar a automatização, clique no botão Adicionar automatizações ou em qualquer automatização, se já tiver uma, e seleccione o tipo de automatização:

Aplicar modelo de pasta: Quando um trabalho para um cliente entra nesta fase, a estrutura de pastas dos seus documentos é alterada para a de um modelo selecionado.
Atualizar etiquetas da conta: Quando um trabalho para um cliente entra nesta fase, uma etiqueta selecionada é automaticamente aplicada à sua conta ou eliminada da mesma. Também pode decidir apagar todas as etiquetas da conta.
Criar fatura: Quando um trabalho para um cliente entra nesta fase, é-lhe enviada uma fatura com base num modelo selecionado. Também é automaticamente associado para o trabalho.
Criar questionário: Quando um trabalho para um cliente entra nesta fase, é-lhe enviado um questionário com base num modelo selecionado. Também é automaticamente associado para o trabalho.
Criar tarefa: Quando um trabalho para um cliente entra nesta fase, é criada uma tarefa com base num modelo selecionado. Também é automaticamente associado para o trabalho.
Enviar proposta: Quando um trabalho para um cliente entra nesta fase, é-lhe enviada uma proposta baseada num modelo selecionado. Também é automaticamente associado para o trabalho.
Enviar e-mail: Quando um trabalho para um cliente entra nesta fase, é-lhe enviado um e-mail com base num modelo selecionado.
Enviar mensagem: Quando um trabalho para um cliente entra nesta fase, é-lhe enviada uma mensagem com base num modelo selecionado. Também é automaticamente associado para o trabalho.
Atualizar o acesso à conta: Quando um trabalho para um cliente entra nesta fase, são actualizadas as permissões de acesso à conta para os membros da equipa que têm acesso à conta.
Atualizar o responsável pelo trabalho: Quando um trabalho para um cliente entra nesta fase, os membros da equipa são automaticamente atribuídos ao trabalho e/ou deixam de ser atribuídos.

2. Seleccione um modelo para a sua automatização ou clique no botão Novo modelo para criar um novo. Assim que o modelo for criado e guardado, poderá seleccioná-lo a partir da lista.

Para saber mais sobre como criar modelos, siga estas ligações:

3. Se pretender que sejam enviados e-mails adicionais aos seus clientes quando estes não respondem dentro de um determinado período de tempo, active a funcionalidade Lembretes (estas automatizações funcionam para os organizadores, propostas, facturas e mensagens). Leia mais sobre os lembretes.

4. Se pretender que a sua automatização seja accionada apenas para determinados clientes, clique no botão Editar condições e, em seguida, adicione uma condição. Veja mais sobre as condições etapas.

5. Adicione tantas automatizações para cada fase quantas as necessárias.

6. Decida se pretende que o seu Trabalhos passe automaticamente para a fase seguinte quando todas as acções associadas estiverem concluídas, por exemplo, quando o questionário estiver concluído, a fatura for paga, etc. Leia mais sobre como mover automaticamente Trabalhos.

7. Clique no botão Guardar para guardar as suas alterações.

A ordem das automatizações

Normalmente, não deve estar ciente da ordem das automações dentro de uma fase. Elas são accionadas uma a uma quando um trabalho entra na fase. Assim, se uma mensagem for enviada para o cliente juntamente com questionário, estes dois eventos acontecem quase em simultâneo.

No entanto, em alguns casos, a ordem da automatização é importante porque algumas automatizações podem depender de outras. Por exemplo, se tiver a automatização Atualizar etiquetas de conta que limpa todas as etiquetas das contas de clientes e a automatização condicional que envia organizadores apenas para as contas com uma etiqueta específica aplicada, deve verificar cuidadosamente a ordem. Neste último exemplo, pode querer colocar a automatização Atualizar etiquetas de conta em segundo lugar, ou a automatização condicional não funcionará.

É possível alterar a ordem das automatizações. Para aceder à barra lateral de Automatizações , clique em qualquer automatização dentro do palco, passe o rato sobre o ícone Mover e, em seguida, arraste e largue.

Eliminar as automatizações

É possível eliminar automatismos durante a edição de um projeto.

1. Nas definições de projeto , seleccione a fase com a automatização. Pode ver o número de automações numa fase no meio.

2. Clique em qualquer automatização dentro da fase ou na ligação Editar automatizações para aceder à barra lateral de automatizações .

3. Clique no ícone do caixote do lixo à direita da automatização e, em seguida, clique em Guardar.

Visualizar automatizações em projetos

É sempre possível saber que automatismos estão a ser utilizados em projeto. Também é possível adicionar ou eliminar automatismos rapidamente.

Existe um ícone de automatização com o contador por cima de cada fase. Clique no ícone para explorar os detalhes: que automações a fase tem e que modelos são utilizados. Se existirem automatizações condicionais, serão marcados em conformidade. Aponte o cursor para ver a etiqueta que desencadeia a automatização.
Se existir uma fase condicional, verá a ligação Condições da fase acima da mesma. Clique para explorar as etiquetas que são utilizadas como accionadores.
Para efetuar alterações a projeto, clique na ligação Adicionar automações ou Adicionar etiquetas . Isto irá abra a janela Editar projeto.