Exemplos de automatização (Básico): Atualizar etiquetas de conta
Deixe que o seu projetos faça o trabalho por si: automatize a aplicação e remoção de etiquetas de conta em qualquer fase do projeto . Por exemplo, os seus contactos receberão automaticamente a etiqueta Novo cliente em vez da etiqueta Contactos depois de efectuarem um pré-pagamento. Ou, os clientes receberão a etiqueta Extensão quando um trabalho entrar numa fase específica, que será um gatilho para outras automações do projeto .
Abrangido aqui:
- Passo 1. Criar etiquetas
- Passo 2. Adicione a automatização Atualizar etiquetas de conta ao projeto
- Passo 3. Observar a ordem das automatizações
- Alterar etiquetas ao mover ou adicionar Trabalhos
Passo 1. Criar etiquetas
Antes de adicionar a automatização, tem de decidir que etiqueta deve ser aplicada ou removida automaticamente. Utilize as seguintes perguntas como referência:
- Que grupo de clientes gostaria de ver ao filtrar a lista de contas? Clientes que regressam, clientes fiscais, etc.
- Que grupo de clientes requer um processo diferente com automatizações específicas? Por exemplo, semanalmente, mensalmente, trimestralmente.
- Para que grupo de clientes é que os membros da minha equipa necessitam de um conjunto específico de tarefas para prosseguir com os serviços prestados? Por exemplo, clientes QBO
- E assim por diante
Certifique-se de que criou etiquetas para grupos específicos de clientes.
Passo 2. Adicione a automatização Atualizar etiquetas de conta ao projeto
Nota! A adição da automatização Atualizar etiquetas de conta bloqueará a fase de transferência manual de tarefas para os membros da equipa sem o direito de acesso Gerir etiquetas.
Para aplicar ou remover automaticamente as etiquetas que criou, siga estes passos:
1. Seleccione a fase do seu projeto, em que as etiquetas devem ser aplicadas ou removidas e, em seguida, adicione a automatização Atualizar etiquetas da conta. Ao adicionar, seleccione as etiquetas que pretende que sejam automaticamente adicionadas ou removidas da conta de cliente nesta fase.
2. Quando o trabalho entra na fase, as etiquetas são aplicadas e removidas em conformidade.
Nota! Para a automatização Atualizar etiquetas de conta, não importa se a automatização Trabalhos está activada para a fase. A automatização é accionada automaticamente e não necessita de acções do cliente ou da empresa para ser concluída. Além disso, nenhum elemento é associado para a tarefa quando a automatização é accionada.
Esta automatização pode ser acrescentada de várias formas:
- Limpar as etiquetas de conta existentes está ativado e o campo Adicionar etiquetas de conta está vazio:
Quando um trabalho entra nesta fase, todas as etiquetas aplicadas são removidas da conta. - Limpar etiquetas de conta existentes ativado e campo Adicionar etiquetas de conta preenchido:
Quando um trabalho entra nesta fase, todas as etiquetas aplicadas são removidas da conta e as etiquetas seleccionadas no campo Adicionar etiquetas de conta são aplicadas à conta. - Limpar etiquetas de conta existentes desativado e campo Adicionar etiquetas de conta preenchido:
Quando um trabalho entra nesta fase, todas as etiquetas aplicadas permanecem atribuídas à conta, e as etiquetas listadas no campo Adicionar etiquetas de conta são aplicadas à conta. - Limpar etiquetas de conta existentes desativado e campo Remover etiqu etas de conta preenchido:
Quando um trabalho entra na fase, as etiquetas listadas no campo Remover etiquetas da conta são removidas da conta. - O campo Adicionar etiqu etas de conta e o campo Remover etiqu etas de conta estão preenchidos:
Quando um trabalho entra na fase, as etiquetas listadas no campo Adicionar etiqu etas de conta são aplicadas à conta, e as etiquetas listadas no campo Remover etiquetas de conta são removidas da conta.
Dica! Tente utilizar esta funcionalidade juntamente com etapas e automações condicion ais para que os eventos seguintes em projeto sejam accionados para as contas às quais as etiquetas são aplicadas automaticamente.
Passo 3. Observar a ordem das automatizações
Ao criar projetos complexo utilizando a automatização de etiquetas de atualização de conta e etapas e automatizações condicionais, tenha em atenção a ordem das automatizações. Tenha em consideração que as automações são accionadas uma a uma, da primeira à última.
Compare as duas imagens abaixo para uma melhor compreensão.
- No exemplo à esquerda, será criada uma tarefa para todas as contas que tenham uma etiqueta Ext Needed e, em seguida, a etiqueta Ext Needed para as contas será removida e a etiqueta Ext Filed aplicada.
- No exemplo à direita, a etiqueta Ext Needed das contas será removida e a etiqueta Ext Filed será aplicada e, uma vez que já não existem contas com a etiqueta Ext Needed, a tarefa não será criada.
Para alterar a ordem das automatizações, clique em qualquer automatização dentro do palco, passe o rato sobre o ícone Mover e, em seguida, arraste e largue.
Alterar etiquetas ao mover ou adicionar Trabalhos
As opções que escolher nas definições de projeto são as predefinidas. No entanto, pode sempre decidir que etiquetas serão aplicadas ou removidas quando mover o seu Trabalhos manualmente ou adicioná-lo ao projeto.
Se existir uma automatização de Atualizar etiquetas de conta criada dentro de uma fase selecionada para a qual está a mover Trabalhos , esta é apresentada numa janela pop-up. Tem as seguintes opções:
- Se pretender que a automatização seja accionada com as predefinições, deixe-a como está
- Se não pretender que a automatização seja accionada, desmarque a caixa de verificação
- Se pretender alterar as definições para as etiquetas, adicione ou remova as que necessitar
- Se pretender limpar todas as etiquetas existentes para a(s) conta(s), botão de alternância em Limpar etiquetas da conta
Além disso, pode ver as etiquetas aplicadas a partir da vista Kanban, bem como adicionar ou remover etiquetas editando um cartão de trabalho no local.
