CRM (Básico): Criar e Aplicar Etiquetas

Código de cores para reconhecimento rápido e com 2-3 palavras, as etiquetas ajudam-no a filtrar as suas contas de cliente, contactos, entradas de tempo e tarefas. Elas diferenciam um item dos outros e facilitam a localização de itens semelhantes com a mesma etiqueta. Pode aplicar as etiquetas manualmente ou através de projeto automatismos.

Abordado aqui:

• Criação de etiquetas
• Etiquetas de edição
• Aplicação de etiquetas nas contas dos clientes durante a importação
• Aplicação de etiquetas nas contas dos clientes como projeto automations
• Atribuir etiquetas dependendo das respostas de questionário
• Utilização de etiquetas para criar regras condicionais no seu projeto
• Aplicação manual de etiquetas nas contas dos clientes
• Marcação de contas de clientes em massa
• Aplicação de etiquetas aos contactos
• Aplicação de etiquetas às tarefas
• Aplicação de etiquetas nas entradas de tempo
• Filtragem por meio de etiquetas
• Filtrar rapidamente a sua lista de contas, selecionando uma etiqueta
• Filtrar a sua lista de contas, selecionando ou eliminando etiquetas
• Filtrar a sua lista de tarefas, selecionando várias etiquetas ou sem etiquetas
• Eliminação de etiquetas

Criação de etiquetas

As etiquetas podem ser criadas por um dono de empresa, administrador ou qualquer empregado com direitos de acesso a gerir etiquetas. Veja aqui como fazer uma etiqueta:

1. Tem três opções para o primeiro passo:

• Vá a Definições, seleccione Etiquetas na barra de menu, depois clique no botão Criar etiqueta.
• Ao configurar as condições ou automatizações dentro do projetos, clique no link Adicionar nova etiqueta.
• Ao criar ou importar contas, escreva o nome da etiqueta de que necessita no campo Etiquetas. Se não houver etiquetas disponíveis, verá o link Criar etiqueta. Clique sobre isso.

2. Seleccione a cor para a etiqueta a partir do menu suspenso, introduza o nome para a etiqueta, depois clique no botão Guardar .

Etiquetas de edição

Edite etiquetas sempre que desejar. As etiquetas podem ser editadas por um proprietário de empresa ou por qualquer membro da equipa com direitos de acesso para gerir as etiquetas.

1. Vá a Definições, Etiquetase clique nos três pontos à extrema direita da etiqueta, depois selecione Editar.

2. Altere o nome ou a cor da etiqueta, ou ambos. As alterações são automaticamente guardadas.

Aplicação de etiquetas nas contas dos clientes durante a importação

Ao importar uma lista de clientes para a TaxDome, selecione as etiquetas que pretende aplicar nas contas que está a transferir.

Marcação de contas de clientes em massa

Quando precisar de aplicar etiquetas a múltiplas contas de clientes, marque-as em vez de aplicar uma etiqueta de cada vez para que o trabalho seja feito mais rapidamente:

1. Vá a Clientes, selecione as caixas de verificação ao lado das contas dos clientes que pretende etiquetar. Para selecionar todos os clientes, clique na caixa de verificação situada em cima.

2. Clique no botão GERIR ETIQUETAS.

3. Verá uma lista com todas as suas etiquetas. Para cada etiqueta, selecione uma opção:

• Não fazer nada: A etiqueta não será atribuída à conta. Se uma conta já possuir uma etiqueta, esta permanecerá.
• Atribuir a todos: A etiqueta será atribuída a todas as contas selecionadas.
• Remover de todas: Se alguma das contas seleccionadas tiver uma etiqueta, esta será removida.

4. Clique em ATRIBUIR ETIQUETAS.

Aplicação manual de etiquetas nas contas dos clientes

Pode aplicar uma etiqueta a uma conta enquanto a cria ou num momento posterior. Para atribuir uma ou mais etiquetas a uma conta, siga estes passos:

1. Ir para Clientes, abra o perfil da conta do cliente, seleccionar Info na barra de menu, e depois clicar no botão Editar. Verá todas as etiquetas aplicadas à conta sob as etiquetas.
2. Clique em Tags para abra o drop-down com tags disponíveis. Escolher tantas quantas forem necessárias, clicar no botão Continuar e depois clicar em Guardar.

Pode ver todas as etiquetas aplicadas sob o separador Info da conta de cada cliente ou na lista de Clientes . Se uma conta de cliente tiver recebido várias etiquetas, apenas a primeira é visível na lista. Passe o rato sobre a bolha mostrando o número de etiquetas para ver as outras.

Aplicação de etiquetas aos contactos

Pode aplicar etiquetas aos contactos enquanto os adiciona ou edita.

Aplicação de etiquetas às tarefas

As etiquetas podem ser adicionadas durante a criação ou edição de uma tarefa e são, em última análise, úteis na classificação de tarefas.

Poderá visualizar todas as etiquetas atribuídas na sua lista de Tarefas. Se uma tarefa tiver mais do que uma etiqueta, apenas a primeira é visível na lista. Passe o rato por cima da bolha mostrando o número de etiquetas para ver as outras etiquetas.

Aplicação de etiquetas nas entradas de tempo

As etiquetas podem também ajudar a organizar as entradas de tempo; estas podem ser adicionadas ao criá-las ou editá-las.

Para consultar todas as etiquetas atribuídas às suas entradas de tempo, vá a Faturas e abra o separador Entradas de Tempo.

Filtragem por meio de etiquetas

As etiquetas são úteis quando é necessário procurar tipos específicos de clientes, contactos ou tarefas. Por exemplo, pretende encontrar rapidamente todos os clientes que necessitam de um Formulário 1040 ou de um Formulário 5471 preparado. Há duas maneiras de filtrar:

• Filtrar rapidamente a sua lista de contas, selecionando uma etiqueta
• Filtrar a sua lista de contas, selecionando ou eliminando etiquetas
• Filtrar a sua lista de tarefas, selecionando várias etiquetas ou sem etiquetas

Filtrar rapidamente a sua lista de contas, selecionando uma etiqueta

Para filtrar selecionando uma etiqueta:

1. Vá a Clientes e selecione o separador Todas as contas ou Clientes.

2. Clique em qualquer etiqueta.

Verá depois todas as contas de clientes e contactos com essa etiqueta.

Filtrar a sua lista de contas, selecionando ou eliminando etiquetas

Se desejar filtrar a sua lista de contas selecionando ou eliminando etiquetas, siga estes passos: 

1. Clique no botão Filtrar, selecione Contém ou Não contém e escolha as etiquetas. Eis como funciona:

• Contém uma lista de contas com as etiquetas que seleccionou
• Não contém mostra uma lista de contas sem as etiquetas que seleccionou

2. Clique em Aplicar.

Observe o seguinte:

• Na janela de Filtrar, aceda ao menu suspenso das Etiquetas para localizar as etiquetas que foram previamente atribuídas. Se as etiquetas não foram atribuídas, não irá ver nenhuma.
• A opção de SEM ETIQUETAS no menu suspenso das Etiquetas permite-lhe localizar todas as contas sem etiquetas (utilize com a opção de Contém) ou todas as contas com pelo menos uma etiqueta (utilize com a opção de Não contém).

Filtrar a sua lista de tarefas, selecionando etiquetas ou sem etiquetas

Se desejar filtrar a sua lista de tarefas ao selecionar etiquetas, siga os seguintes passos:

1. Clique no botão Filtrar, depois seleccione as etiquetas que deseja ver.

2. Clique em Aplicar.

A lista de tarefas será depois reduzida às tarefas com as etiquetas que selecionou.

Observe o seguinte:

• Na janela de Filtrar verá uma etiqueta no menu suspenso das Etiquetas apenas se esta estiver aplicada a pelo menos uma das tarefas.
• Se seleccionar duas etiquetas, as tarefas com uma dessas duas etiquetas serão exibidas.
• Se necessitar de encontrar todas as tarefas sem etiquetas, selecione a opção SEM ETIQUETAS no menu suspenso das Etiquetas da janela Filtrar.

Eliminação de etiquetas

As etiquetas podem ser eliminadas por um proprietário de empresa, admin, ou por um funcionário que tenha direitos de acesso para gerir etiquetas. Eis os passos a seguir:

1. Ir para Definições na secção Etiquetas. Na coluna Utilizadores, verá o número de utilizadores para cada etiqueta. 
2. Clique nos três pontos à extrema direita da etiqueta, clique em Eliminar e depois confirme