Registos de horas (básico): Faturar tempo, editar, eliminar, ligar a trabalhos

Aprenda tudo o que precisa de saber sobre a gestão de registos de tempos: como faturar o tempo, editar registos de tempos, ligá-los a Trabalhos e eliminá-los.

Abrangido aqui:

• Criação de facturas a partir de registos de horas
• Editar registos de tempo
• Ligação de registos de horas a Trabalhos
• Eliminar registos de tempo

Participe no nosso webinar em direto - saiba mais sobre como receber pagamentos e práticas de faturação! Quarta-feira, 13:00 EST. Registe-se aqui.

Criação de facturas a partir de registos de horas

Os membros da equipa com direitos de acesso Gerir facturas podem faturar o tempo controlado criando uma fatura diretamente a partir dos registos de tempo. Eis como funciona o processo:

1. Vá para o separador Registos de tempo da página Facturas ou para o sub- separador Registos de tempo do separador Facturas dentro de uma conta de cliente.

2. Selecionar um ou mais registos de tempo para um único cliente.

3. Clique no botão Criar fatura no canto superior esquerdo. É apresentada a página Criar fatura com as entradas de tempo adicionadas como itens de linha. Pode editar qualquer uma das rubricas, se necessário.

4. Preencha a página Criar fatura e clique em Criar.

Não esquecer:

• É possível criar uma fatura para vários registos de tempos de uma só vez, mas apenas para uma única conta de cliente
• A criação de uma fatura só é possível para registos de tempos que sejam Facturáveis e tenham o campo Não facturado estado
• Depois de criar uma fatura, o registo de horas estado muda de Não facturado para Facturado
• O serviço e a descrição do registro de horas são convertidos no serviço e na descrição do item do documento
• Se criar uma fatura para alguns registos de horas com o mesmo serviço, taxa e descrição, estes serão fundidos num único item de linha
• O processamento de uma rubrica na fatura não tem impacto no registo de horas (por exemplo, a alteração da taxa na rubrica da fatura não altera a taxa indicada no registo de horas)
• Do mesmo modo, o processamento de um registo de horas após a criação de uma fatura não afecta a fatura

Atenção! A aplicação de um modelo à fatura durante a sua criação elimina as rubricas.

Editar registos de tempo

Para fazer alterações a um registo de horas, clique nos três pontos à direita do mesmo e seleccione Editar.

Também pode editar um registo de horas ativo clicando no temporizador no canto superior direito e seleccionando o ícone de lápis à direita do nome da conta.

O que pode ser alterado:

• Para registos de tempos activos, é possível alterar a conta, o serviço, a taxa, o responsável, a descrição e as etiquetas, bem como as duas opções, Faturação e Copiar descrição para a rubrica da fatura
• Para registos de tempos concluídos, pode editar todos os itens acima, mais a data e a duração

Ligação de registos de horas a Trabalhos

A ligação dos registos de tempos a Trabalhos ajuda a torná-los disponíveis em projetos. Podem ser associado para Trabalhos por um proprietário da empresa, administrador ou membro da equipa com direitos de acesso para gerir registos de tempos.

• A partir de um projeto: Clique na caixa do trabalho para a expandir, clique em + Ligação na parte superior da página e, em seguida, seleccione Registos de tempo. Seleccione qualquer registo de horas previamente adicionado à conta do cliente.

Depois de ligar os registos de horas, estes serão apresentados na secção Registos de horas do bloco de funções. Pode clicar neles para ver e editar os seus detalhes. Para desvincular um registo de horas, basta clicar no x à sua direita.

• Na página Faturas: Vá para o separador Registos de tempo ou para o sub- separador Registos de tempo do separador Facturas de uma conta de cliente. Clique nos três pontos à direita do registo de horas e seleccione Ligar a Trabalhos. Seleccione Trabalhos e clique em Ligar. Também pode fazer isto a partir do ecrã Editar.

• Ao criar um registo de horas: Na página Controlar o seu tempo, clique em Ligar a Trabalhos, seleccione o Trabalhos que pretende ligar ao registo de horas e clique em Ligar.

Eliminar registos de tempo

Para remover um registo de horas concluído, clique nos três pontos à direita do mesmo e, em seguida, seleccione Eliminar.

Para remover um registo de horas ativo, clique no temporizador no canto superior direito e, em seguida, clique no ícone do caixote do lixo à direita do nome da conta.