Equipa (Básico): Acesso à conta
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Há três formas diferentes de conceder aos empregados acesso às contas. Pode conceder-lhes o acesso por defeito a todas as contas, atribuí-las apenas a contas seleccionadas, ou atribuí-las a contas em empregos específicos etapas , utilizando o nosso projeto automations.
Abordado aqui:
- Acesso à conta
- Acesso por defeito à conta
- Dar a um empregado acesso a uma conta
- Dar a um empregado acesso a múltiplas contas
- Dar a um empregado acesso a todas as contas
- Dar aos empregados acesso à conta através da automatização projeto
- Pedido/licenciamento de acesso à conta
- Ver as contas de um empregado
- Ver as estatísticas das contas de empregados
- Retirar o acesso de empregados de uma conta
- Quem pode conceder acesso a uma conta a um empregado
Acesso à conta
Pelo menos um membro da equipa deve ter acesso a todas as contas. Quando têm esse acesso, podem visualizar e editar a informação de qualquer cliente, fazer o upload de documentos e criar faturas. Recebem também notificações sobre toda a atividade da conta.
Nota: Os membros da equipa podem ser afectados a contas sem receber notificações. Aqui está mais sobre hfollowingere.
Por predefinição, assim que um colaborador da empresa tiver acesso à conta do cliente, poderá:
- Ver as informações da conta
- Ver e descarregar documentos do cliente
- Ver todos os tópicos de mensagens para as suas contas atribuídas e responder às mesmas
- Ver todos os e-mails da empresa para as suas contas atribuídas e responder-lhes
- Ver todas as notas da empresa para as suas contas atribuídas e criar novas notas
- Ver as entradas de tempo da empresa para as suas contas atribuídas e criar novas entradas de tempo
- Ver todas as tarefas da empresa para as suas contas atribuídas
- Criar tarefas para as contas atribuídas
- Ver contactos que são associado para as suas contas atribuídas
Para ter uma noção do que um colaborador da empresa poderá realizar, visite a visão apenas de leitura do respetivo portal.
Acesso por defeito à conta
O dono de uma empresa tem acesso por defeito a uma conta. Contudo, o proprietário ou administrador de uma empresa pode também querer dar a um ou vários membros da equipa acesso automático a todas as novas contas criadas manualmente ou a clientes que se registem por conta própria.
Para configurar o acesso à conta por predefinição de um membro da equipa:
Aceda às Definições, abra o separador Definições da Empresa. Localize a secção Acesso à Conta por Predefinição, selecione um ou vários membros da equipa, e clique em GUARDAR.
Dar a um empregado acesso a uma conta
Há diversas formas de conceder acesso a uma conta a um colaborador da empresa:
- Configurando-as com acesso por predefinição à conta
- Ao criar uma nova conta
- Editando uma conta existente em qualquer momento
- Ao utilizar a funcionalidade de gestão de acesso da equipa em qualquer momento
- Utilizando uma automatização num projeto
Para dar a um empregado acesso a uma nova conta, seleccionar o seu nome ao criar a conta manualmente ou ao importar dados de clientes.
Para conceder a um colaborador da empresa o acesso a uma conta existente basta:
1. Aceder aos Clientes, e clicar no cliente. Poderá também procurar o cliente acedendo ao menu da barra lateral esquerda em qualquer página e inserindo o nome do cliente no campo de pesquisa.
2. Ir para a secção Info e clicar no link Editar à direita dos detalhes da Conta. Adicione os empregados aos quais pretende dar acesso à conta no campo Membros da equipa. Cada conta precisa de ter pelo menos um membro da equipa atribuído a ela. Por defeito, o acesso à conta é dado ao proprietário da empresa.
3. Clicar no botão Continuar e depois clicar em Guardar.
Dar a um empregado acesso a múltiplas contas
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Para atribuir membros da equipa a várias contas de uma só vez basta:
1. Ir para Clientes, depois selecionar as caixas de verificação ao lado das contas que pretende atribuir aos colaboradores. Para selecionar todas as contas, clique na primeira caixa de verificação mais acima.
2. Clicar em Gerir Equipa.
3. Verá uma lista dos membros da equipa da empresa. Para cada membro da equipa, selecione uma das seguintes opções:
- Não fazer nada: O membro da equipa não será atribuído às contas; no entanto, se o membro da equipa já estiver atribuído às contas, continuará a ser atribuído a essas contas.
- Atribuir a todos: O membro da equipa será atribuído a todas as contas selecionadas.
- Remover de todos: O membro da equipa deixa de ser atribuído a qualquer uma das contas selecionadas.
4. Clicar em ATRIBUIR.
Dar a um empregado acesso a todas as contas
Para atribuir um membro da equipa a todas as contas basta:
1. Ir a Definições, selecionar Equipa & Planos na barra de menu, navegar para Membros Ativos da Equipa, depois clicar no nome do funcionário.
2. Clicar no ícone Editar direitos de acesso e ativar o botão de alternância Ver todas as contas.
3. Clicar em Guardar. Agora o colaborador poderá visualizar todas as contas da empresa em vez de apenas as que lhe foram atribuídas.
Dar aos empregados acesso à conta através da automatização projeto
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Para colaboradores temporários, pode optar por conceder acesso limitado a contas. Por exemplo, um colaborador temporário pode precisar de aceder a um documento disponível numa conta, mas apenas durante uma fase específica do processo de trabalho.
Tal pode ser facilmente configurado e automatizado num projeto. Eis como:
1. Decidir em que fase é necessário o trabalhador temporário para aceder às contas dos clientes. (Pode ler mais sobre automatizações).
2. Vá às definições projeto, escolha a etapa à qual deseja adicionar a automatização, clique no link Adicionar automatizações, depois escolha Atualizar acesso à conta no menu suspenso. Escolha o(s) membro(s) da equipa a partir da lista de contas.
A automatização poderá ser configurada de diferentes formas:
- Substituir Responsáveis por Utilizadores Predefinidos em + Adicionar Acesso à Conta vazio:
Quando um membro da equipa entra nesta fase, os membros da equipa atribuídos ficam sem atribuição, e os com Acesso a Contapor Predefinição são atribuídos à conta em seu lugar. - Substituir Responsáveis por Utilizadores Predefinidos em + Adicionar Acesso à Conta preenchido:
Quando um membro da equipa entra nesta fase, os membros da equipa atribuídos ficam sem atribuição, e os que estão listados no campo Adicionar Acesso à Conta são atribuídos à conta em seu lugar. - Substituir Responsáveis por Utilizadores Predefinidos desligado + Adicionar campo de Acesso à Conta preenchido:
Quando um membro da equipa entra nesta fase, os membros da equipa atribuídos permanecem atribuídos à conta, e os listados no campo Adicionar Acesso à Conta são também atribuídos. - Substituir Responsáveis por Utilizadores Predefinidos desligados + Remover Acesso à Conta preenchido:
Quando um trabalho entra nesta fase, os membros da equipa listados no campo Remover Acesso à Conta ficam sem atribuição. - Adicionar Acesso de Conta preenchido + Remover Acesso de Conta preenchido:
Quando um membro da equipa entra nesta fase, os membros da equipa listados no campo Adicionar Acesso à Conta são atribuídos à conta, e os listados no campo Remover Acesso à Conta não são atribuídos.
Solicitar/ Conceder Acesso à Conta
Se um colaborador da empresa sem acesso à conta do cliente clicar em qualquer página dentro do perfil do cliente, verá um erro 401. O seguinte poderá acontecer:
- Se um membro da equipa mencionar um empregado numa mensagem linha com um cliente a cuja conta o empregado não tem acesso
- Se um membro da equipa mencionar um empregado num trabalho para um cliente a cuja conta o empregado não tem acesso ou num trabalho que está localizado dentro do projeto que não está disponível para o empregado
Para solicitar acesso a uma conta de cliente e/ou ao projeto, o membro da equipa precisa clicar em Solicitar acesso na notificação na Inbox+ ou na página de erro.
O proprietário da empresa e os colaboradores com permissão para designar membros de equipa serão notificados através de Inbox+. Assim que clicarem num link de Conceder Acesso na notificação na Inbox+, será então dado acesso ao membro da equipa.
Ver as contas de um empregado
Filtre a sua lista de contas para verificar que contas de clientes estão atribuídas a certos membros da equipa:
1. Aceda aos Clientes e clique em Filtrar no canto superior direito.
2. Selecione os membros da equipa na secção Equipa e clique em Aplicar.
Ver as estatísticas das contas de empregados
O proprietário da empresa e os administradores podem visualizar as estatísticas de qualquer empregado para as suas contas atribuídas. Estas estatísticas podem ser encontradas no widget de actividade pendente do cliente na página Insights.
Este widget exibe facturas, organizadores, assinaturas, contratos e aprovações à espera de acção por parte do cliente para um funcionário específico.
Se quiser acompanhar a actividade do cliente para dois ou mais membros da equipa, pode adicionar tantos widgets de actividade de cliente pendentes quantos necessitar. Aqui está mais sobre o widget deactividade de cliente pendente.
Outra forma de ver as estatísticas das contas é a página Clientes Atuais do Membro da Equipa. Para localizar esta informação, vá a Definições, depois a Equipa & Planos. Clique no nome do membro da equipa, depois vá para o separador Clientes. As estatísticas estão disponíveis para as contas atuais e passadas desse colaborador.
Irá ver a seguinte informação:
- ID: a identificação única da conta
- Nome: primeiro e último nome do cliente
- Atribuído: a data em que o membro da equipa foi atribuído a uma conta
- Faturas lançadas: o número de faturas lançadas
- Receitas: o montante total das faturas pagas
- Docs uploaded: o número de documentos uploaded
- Aprovado: o número de documentos aprovados
Remoção do acesso dos empregados a uma conta
Digamos que tem uma conta pessoal na sua empresa e não quer que outros membros da equipa a visualizem. Ou tem algumas mudanças nas funções e deveres dos seus colaboradores e não quer que todos eles tenham acesso a todas as contas.
É possível remover membros da equipa de qualquer conta de cliente. (Ou pode fazê-lo ao contrário: remover contas da lista de clientes atribuídos de um membro da equipa). Por favor, verifique as opções abaixo.
Advertência: Se tiver empregados com o direito de acesso View all accounts activado, necessitará primeiro de botão de alternância desligar esse direito de acesso. No entanto, isto não funciona para os seus administradores, uma vez que eles têm sempre acesso a todas as contas.
Para remover membros da equipa de uma conta de cliente:
- Ir para a secção Info do perfil do cliente e clicar no link Editar à direita a partir dos detalhes da Conta. Todos os colaboradores com acesso à conta são exibidos no campo Membros da equipa.
- Clique em × à direita de um membro da equipa para remover o seu acesso a uma conta de cliente.
- Clicar no botão Continuar e depois clicar em Guardar.
Nota! Uma conta não pode ser desatribuída. Se remover todos os membros da equipa, a conta torna-se automaticamente atribuída a qualquer pessoa com acesso à conta por predefinição.
Também se pode remover uma conta da lista de clientes atribuídos a um funcionário:
- Aceda às Definições, Equipa e Planos, clique no nome do membro da equipa e clique no separador Clientes.
- Clique no símbolo vermelho de eliminar, à extrema direita do nome da conta.
- Clique em Eliminar no pop-up Confirmação de eliminação. A conta selecionada é então movida para o separador Passado do membro da equipa.
Quem pode conceder aos empregados acesso às contas
O proprietário da empresa e os administradores podem sempre dar aos empregados direitos de acesso às contas. Podem também dar aos empregados a capacidade de atribuir clientes aos membros da equipa. Se for proprietário ou administrador de uma empresa e quiser que outra pessoa da equipa atribua contas, siga estes passos:
1. Aceda às Definições, selecione Equipa e Planos na barra de menu, clique em Membros Ativos da Equipa e clique no nome do funcionário.
2. Clique no ícone "lápis" Editar Direitos de Acesso, e depois ative a opção Atribuir colegas de equipa.
3. Clique em Guardar.
