Equipa (Básico): Acesso à conta

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Há três formas de lidar com o acesso dos funcionários às contas. Pode permitir-lhes o acesso predefinido a todas as contas, atribuir-lhes apenas as contas selecionadas, ou atribuir-lhes contas em etapas específicas do trabalho, através das nossas automatizações de projeto.

Abordado aqui:

Acesso à conta

Pelo menos um membro da equipa deverá ter acesso a todas as contas. Assim poderão consultar e editar a informação de qualquer cliente, fazer o upload de documentos, e criar faturas. Irão também receber notificações sobre toda a atividade da conta.

dica

Atenção: Os membros da equipa poderão ser atribuídos às contas mas não receberão notificações. Saiba mais acerca do assunto aqui.

Por predefinição, assim que um funcionário tiver acesso à conta do cliente, poderá:

  • Consultar as informações da conta.
  • Consultar e fazer o download dos documentos do cliente.
  • Consultar e responder a todas as mensagens das suas contas atribuídas.
  • Consultar todos os e-mails da empresa para as contas que lhes foram atribuídas e responder às mesmas.
  • Consultar todas as anotações da empresa para as contas que lhes foram atribuídas e criar novas contas.
  • Consultar as entradas de tempo da empresa para as contas que lhes foram atribuídas e criar novas entradas de tempo.
  • Consultar todas as tarefas da empresa para as contas que lhes foram atribuídas.
  • Criar tarefas para as contas atribuídas.
  • Consultar os contactos que estão associados às suas contas atribuídas.

Para ter uma noção do que um funcionário poderá realizar, visite a visão apenas de leitura do respetivo portal.

Acesso à conta por predefinição

Um proprietário de empresa tem acesso por predefinição à conta. Porém, o proprietário ou administrador da empresa poderá desejar conceder a um ou vários membros da equipa o acesso automático a todas as novas contas criadas manualmente ou por clientes que se registem por conta própria.

Para configurar o acesso à conta por predefinição de um membro da equipa:

Aceda às Definições, abra o separador Definições da Empresa. Localize a secção Acesso à Conta por Predefinição, selecione um ou vários membros da equipa, e clique em GUARDAR.

Conceder a um funcionário acesso a uma conta

Há diversas formas de conceder a um funcionário acesso a uma conta:

Para conceder acesso a um funcionário, selecione o nome do mesmo enquanto cria a conta manualmente ou ao importa os dados do cliente.

Para conceder a um funcionário o acesso a uma conta existente:

1. Aceda aos Clientes, e clique no cliente. Poderá também procurar o cliente acedendo ao menu da barra lateral esquerda em qualquer página e inserindo o nome do cliente no campo de pesquisa.

2. Aceda à secção Info do separador Equipa. Todos os membros da equipa estão exibidos na lista de Acesso à Equipa. Por predefinição, o acesso à conta é concedido a um proprietário de empresa. Para conceder acesso a um funcionário, ative o botão de alternância ao lado do nome. Desative o botão de alternância do proprietário da empresa, caso seja necessário. Cada conta necessita de ter pelo menos um membro da equipa com acesso.

Conceder a um funcionário acesso a múltiplas contas

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Para atribuir funcionários a várias contas de uma só vez:

1. Aceda aos Clientes, selecione as caixas de verificação ao lado das contas que deseja atribuir aos funcionários. Para selecionar todas as contas, clique na caixa de verificação mais acima.

2. Clique em Gerir Equipa.

3. Verá uma lista dos membros da equipa da empresa. Para cada membro da equipa, selecione uma das seguintes opções:

  • Não fazer nada: O membro da equipa não será atribuído às contas; mas se o membro da equipa estiver atribuído, continuará a estar.
  • Atribuir a todos: O membro da equipa será atribuído a todas as contas selecionadas.
  • Remover de todos: O membro da equipa deixa de ser atribuído a qualquer uma das contas selecionadas.

4. Clique em ATRIBUIR.

Conceder a um funcionário acesso a todas as contas

Para atribuir um funcionário a todas as contas:

1. Aceda às Definições, selecione Equipa e Planos na barra de menu, Membros Ativos da Equipa e clique no nome do funcionário.

2. Clique no ícone Editar direitos de acesso e ative o botão de alternância Ver todas as contas.

3. E clique em Guardar. O funcionário poderá agora visualizar todas as contas da empresa sem estar limitado apenas às contas atribuídas.

Conceder aos funcionários acesso à conta através da automatização do projeto

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Os funcionários sazonais poderão necessitar de um acesso limitado às contas. Por exemplo, um funcionário temporário pode necessitar de ter acesso a um documento uploaded numa conta, mas apenas no decurso de uma etapa específica no processo de trabalho.

Tal pode ser facilmente configurado e automatizado num projeto. Eis como:

1. Defina em que etapa o funcionário temporário necessitará de ter acesso à conta do cliente. (Para obter mais informações sobre as automatizações, clique aqui).

2. Aceda às definições do projeto e adicione a automatização de atualizar o acesso à conta na etapa desejada.

A automatização pode ser configurada de diversas formas:

  • Substituir responsáveis por utilizadores por predefinição em  + Adicionar Acesso à Conta em branco:
    Quando um trabalho entrar na etapa, os funcionários atribuídos deixarão de ser atribuídos, e os com acesso à conta por predefinição são atribuídos à conta.
  • Substituir responsáveis por utilizadores predefinidos através de + Adicionar acesso à conta preenchido:
    Quando um trabalho entra na etapa, os funcionários atribuídos deixam de ser atribuídos, e os listados no campo Adicionar acesso à conta são atribuídos à conta em seu lugar.
  • Substituir responsáveis por utilizadores predefinidos desativados + Adicionar campo de acesso à conta preenchido:
    Quando um trabalho entra na etapa, os funcionários atribuídos permanecem atribuídos à conta, e os listados no campo adicionar acesso à conta são também atribuídos.
  • Substituir responsáveis por utilizadores predefinidos desativados + Remover acesso à conta preenchido:
    Quando um trabalho entra na etapa, os funcionários listados no campo remover acesso à conta deixam de ser atribuídos.
  • Adicionar acesso de conta preenchido + Remover acesso à conta preenchido:
    Quando um trabalho entra na etapa, os funcionários listados no campo Adicionar acesso à conta são atribuídos à conta, e os listados no campo Remover acesso à conta deixam de estar atribuídos.

Consultar as contas de um funcionário

Filtre a sua lista de contas para verificar que contas de clientes estão atribuídas a certos funcionários:

1. Aceda aos Clientes e clique em Filtrar no canto superior direito.

2. Selecione os membros da equipa na secção Equipa e clique em Aplicar.

Acedendo ao histórico de alterações

Para ver quem foi atribuído ou quem foi removido de uma conta e quando, consulte o histórico de alterações:

1. Aceda aos Clientes, clique no nome da conta. Poderá encontrar rapidamente uma conta acessando a barra lateral esquerda de qualquer página e inserindo o nome no campo de pesquisa.

2. Aceda ao subseparador da secção Info da equipa .

Consultar as estatísticas de uma conta de funcionário

O Proprietário e os Admins poderão consultar as estatísticas de qualquer funcionário para as contas que lhes foram atribuídas. Aceda às Definições, Equipa e Plano e clique no nome do funcionário, depois aceda ao separador Clientes. As estatísticas estão disponíveis para as contas atuais e passadas de um funcionário.

Irá ver a seguinte informação:

  • ID: a identificação única da conta.
  • Nome: o primeiro e último nome do cliente.
  • Atribuído: a data em que o funcionário foi atribuído à conta.
  • Faturas emitidas: o número de faturas emitidas.
  • Receitas: o montante total das faturas liquidadas.
  • Documentos uploaded: o número de documentos uploaded.
  • Aprovado: o número de documentos aprovados.

Remover o acesso dos funcionários a uma conta

Digamos que tem uma conta pessoal na sua firma e não quer que outros membros da equipa a vejam. Ou tem algumas mudanças nas funções e deveres dos seus empregados e não quer que todos eles tenham acesso a todas as contas.

Poderá revogar o acesso a qualquer conta(s) para todos os seus funcionários. (Ou então, remover essas contas da lista de clientes). Confira as opções abaixo.

dica

Advertência: Se tem funcionários com direitos de acesso de Ver todas as contas ativado, terá primeiro de desativar esse direito de acesso. Porém, tal não funciona para os seus Admins, uma vez que eles têm sempre acesso a todas as contas.

Para remover funcionários de uma conta de cliente:

  1. Aceda aos Clientes, clique no nome da conta e aceda à secção Info do separador Equipa. Todos os membros da equipa estão exibidos na lista de Acesso à Equipa.
  2. Desative o botão de alternância ao lado dos nomes dos funcionários para remover o acesso à conta do cliente.

dica

Atenção Uma conta não pode ficar sem atribuição. Se remover todos os funcionários, a conta será automaticamente atribuída a qualquer pessoa com acesso à conta por predefinição.

Pode também remover uma conta da lista de clientes atribuídos a um funcionário:

  1. Aceda às Definições, Equipa e Planos, clique no nome do membro da equipa e clique no separador Clientes.
  2. Clique no símbolo vermelho de eliminar, à extrema direita do nome da conta.
  3. Clique em Eliminar no pop-up de Confirmação de Eliminação. A conta selecionada será transferida para o separado Passado do funcionário.

Quem poderá conceder a um funcionário o acesso às contas

Tanto o proprietário como o administrador da empresa poderá conceder aos funcionários direitos de acesso às contas. Poderão também conceder aos funcionários a capacidade de atribuir clientes aos colegas de equipa. Se for um proprietário ou administrador da empresa e desejar que alguém da equipa possa atribuir contas, siga os seguintes passos:

1. Aceda às Definições, selecione Equipa e Planos na barra de menu, clique em Membros Ativos da Equipa e clique no nome do funcionário.

2. Clicar no ícone Edit Access Rights pencil, e depois ligar Assignar colegas de equipa botão de alternância.

3. CE lique em Guardar.

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