Equipa (Básico): Acesso à conta

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Existem três formas diferentes de conceder aos empregados acesso às contas. Pode conceder-lhes acesso por defeito a todas as contas, atribuir-lhes apenas contas seleccionadas ou atribuir-lhes contas em funções específicas etapas utilizando as nossas automatizações projeto .

Abrangido aqui:

Acesso à conta

Pelo menos um membro da equipa deve ter acesso a todas as contas. Quando o fizerem, podem ver e editar as informações de qualquer cliente, uploaded documentos e criar facturas. Também recebem notificações sobre todas as actividades da conta.

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Nota: Os membros da equipa podem ser atribuídos a contas sem receberem notificações. Saiba mais sobre os seguidores de contas.

Por defeito, quando um funcionário tem acesso à conta de cliente, pode fazer tudo isto:

  • Ver as informações da conta
  • Ver e descarregar documentos do cliente
  • Ver todos os tópicos de conversação das suas contas atribuídas e responder-lhes
  • Ver todos os e-mails da empresa para as suas contas atribuídas e responder-lhes
  • Ver todas as notas da empresa para as suas contas atribuídas e criar novas notas
  • Ver os registos de tempo da empresa para as suas contas atribuídas e criar novos registos de tempo
  • Ver todas as tarefas da empresa para as suas contas atribuídas
  • Criar tarefas para contas atribuídas
  • Ver contactos que são associado para as suas contas atribuídas

Para ter uma ideia do que um colaborador pode fazer, visite uma vista só de leitura do seu portal.

Acesso à conta por defeito

O proprietário da empresa tem acesso à conta por defeito. No entanto, o proprietário ou administrador da empresa pode também querer dar a um ou vários membros da equipa acesso automático a todas as novas contas criadas manualmente ou a clientes que se registem por conta própria.

Para configurar o acesso à conta predefinido para um membro da equipa:

Aceda a Definições e, em seguida, abra o separador Definições da Empresa separador. Localize a secção Acesso à conta predefinida , seleccione um ou mais membros da equipa na lista e, em seguida, clique em GUARDAR.

Dar a um empregado acesso a uma conta

Existem várias formas de conceder acesso a uma conta de funcionário:

Para dar a um empregado acesso a uma nova conta, seleccione o seu nome ao criar a conta manualmente ou ao importar dados de clientes.

Para dar a um empregado acesso a uma conta existente:

1. Aceda a Clientes e, em seguida, clique no nome do cliente na lista. Também pode encontrar instantaneamente o cliente acedendo ao menu da barra lateral esquerda em qualquer página e introduzindo o seu nome no campo de pesquisa.

2. Vá para a secção Info e clique na ligação Editar à direita de Detalhes da conta. Adicione os funcionários aos quais pretende dar acesso à conta no campo Membros da equipa. Cada conta tem de ter pelo menos um membro da equipa atribuído. Por defeito, o acesso à conta é atribuído ao proprietário da empresa. 

3. Clique no botão Continuar e, em seguida, clique em Guardar.

Dar a um empregado acesso a várias contas

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Para atribuir empregados a várias contas diferentes de uma só vez:

1. Vá a Clientes e seleccione as caixas de verificação junto às contas que pretende atribuir aos empregados. Para selecionar todas as contas, clique na caixa de verificação mais alta.

2. Clique em Gerir equipa.

3. É apresentada uma lista dos membros da equipa da empresa. Para cada membro da equipa, seleccione uma das seguintes opções:

  • Não fazer nada: O membro da equipa não será atribuído às contas; no entanto, se o membro da equipa já estiver atribuído a contas, continuará a ser atribuído a essas contas.
  • Atribuir a todos: O membro da equipa será atribuído a todas as contas seleccionadas.
  • Remover de todos: O membro da equipa deixará de ser atribuído a qualquer uma das contas seleccionadas.

4. Clique em ATRIBUIR.

Conceder a um empregado acesso a todas as contas

Para atribuir um empregado a todas as contas:

1. Aceda a Definições, seleccioneEquipa e planos na barra de menus, navegue até Membros activos da equipa e clique no nome do empregado.

2. Clique no ícone de lápis Editar direitos de acesso e, em seguida, botão de alternância em Ver todas as contas.

3. Clique em Guardar. Agora, o colaborador poderá ver todas as contas da empresa em vez de apenas as que lhe foram atribuídas.

Dar aos empregados acesso à conta através da automatização projeto

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Para o pessoal temporário, pode optar por conceder acesso limitado às contas. Por exemplo, um funcionário temporário pode precisar de aceder a um documento uploaded numa conta, mas apenas durante uma fase específica do processo de trabalho.

Isto pode ser facilmente configurado e automatizado dentro de um projeto. Eis como:

1. Decida em que fase precisa que o trabalhador temporário aceda às contas dos clientes. (Pode ler mais sobre automatizações).

2. Aceda às definições deprojeto , escolha a fase à qual gostaria de adicionar a automatização, clique na ligação Adicionar automatizações e, em seguida, escolha Atualizar acesso à conta no menu pendente. Escolha o(s) membro(s) da equipa na lista de contas.

A automatização pode ser configurada de diferentes formas:

  • Substituir Responsáveis por Utilizadores prede finidos em + Adicionar acesso à conta vazio:
    Quando um trabalho entra nesta fase, os empregados atribuídos deixam de ser atribuídos e os empregados com Acesso por defeito à conta são atribuídos à conta.
  • Substituir Responsáveis por Utilizadores predefinidos em + Adicionar acesso à conta preenchido:
    Quando um trabalho entra nesta fase, os empregados atribuídos deixam de ser atribuídos e os empregados listados no campo Adicionar acesso à conta são atribuídos à conta.
  • Substituir Responsáveis por Utilizadores predefinidos desligado + campo Adicionar acesso à conta preenchido:
    Quando um trabalho entra nesta fase, os empregados atribuídos permanecem atribuídos à conta, e os que estão listados no campo Adicionar acesso à conta também são atribuídos.
  • Substituir Responsáveis por Utilizadores prede finidos desligado + Remover acesso à conta preenchido:
    Quando um trabalho entra nesta fase, os empregados listados no campo Remover acesso à conta deixam de ser atribuídos.
  • Adicionar acesso à conta preenchido + Remover acesso à conta preenchido:
    Quando um trabalho entra nesta fase, os empregados listados no campo Adicionar acesso à conta são atribuídos à conta e os listados no campo Remover acesso à conta não são atribuídos.

Pedido/concessão de acesso à conta

Se um funcionário da empresa sem acesso à conta do cliente clicar em qualquer página do perfil do cliente, verá um erro 401. Isto pode acontecer:

  • Se um membro da equipa mencionar um colaborador numa conversa linha com um cliente a cuja conta o colaborador não tem acesso
  • Se um membro da equipa mencionar um colaborador num trabalho para um cliente a cuja conta o colaborador não tem acesso ou num trabalho localizado em projeto que não está disponível para o colaborador

Para solicitar o acesso a uma conta de cliente e/ou a projeto, um funcionário tem de clicar em Solicitar acesso na notificação Inbox+ ou na página de erro.

O proprietário da empresa e os empregados com autorização para atribuir colegas de equipa serão notificados através de Inbox+. Quando clicarem numa ligação Conceder acesso na Inbox+ notificação, o empregado terá acesso.

Ver as contas de um empregado

Filtre a sua lista de contas para ver que contas de clientes estão atribuídas a empregados específicos:

1. Vá até Clientes e clique em Filtrar no canto superior direito.

2. Seleccione os membros da equipa na secção Equipa e, em seguida, clique em Aplicar.

Ver as estatísticas das contas dos empregados

O proprietário e os administradores da empresa podem ver as estatísticas de qualquer funcionário para as contas que lhes foram atribuídas. Estas estatísticas podem ser encontradas no widget de atividade do cliente pendente na página Insights. 

Este widget apresenta facturas, organizadores, assinaturas, contratos e aprovações que aguardam ação do cliente para um empregado específico. 

Se pretender acompanhar a atividade do cliente para dois ou mais membros da equipa, pode adicionar tantos widgets de atividade do cliente p endente quantos os necessários. Saiba mais sobre o widget Atividade do cliente pendente.

Outra forma de ver as estatísticas da conta é a página Clientes actuais doFuncionário. Para a encontrar, vá a Definições e, em seguida, a Equipa e Plano. Clique no nome do funcionário e, em seguida, aceda ao separador Clientes . As estatísticas estão disponíveis para as contas actuais e anteriores desse funcionário.

Verá esta informação:

  • ID: o ID único da conta
  • Nome: o nome e o apelido do cliente
  • Atribuído: a data em que o empregado foi atribuído a uma conta
  • Facturas lançadas: o número de facturas lançadas
  • Receitas: o montante total das facturas pagas
  • Docs uploaded: o número de documentos uploaded
  • Aprovado: o número de documentos aprovados

Remover o acesso de um empregado a uma conta

Digamos que tem uma conta pessoal na sua empresa e não quer que outros membros da equipa a vejam. Ou se houver alterações nas funções e deveres dos seus empregados e não quiser que todos tenham acesso a todas as contas.

É possível remover colaboradores de qualquer conta de cliente. (Ou pode fazê-lo ao contrário: remover contas da lista de clientes atribuídos a um funcionário). Consulte as opções abaixo.

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Aviso: Se tiver funcionários com o direito de acesso Ver todas as contas ativado, terá primeiro de botão de alternância desativar esse direito de acesso. No entanto, isto não funciona para os seus administradores, uma vez que estes têm sempre acesso a todas as contas.

Para remover empregados de uma conta de cliente:

  1. Vá para a secção Informações do perfil do cliente e clique na ligação Editar à direita de Detalhes da conta. Todos os empregados com acesso à conta são apresentados no campo Membros da equipa.
  2. Clique em × à direita de um membro da equipa para remover o seu acesso a uma conta de cliente.
  3. Clique no botão Continuar e, em seguida, clique em Guardar.

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Nota! Não é possível anular a atribuição de uma conta. Se remover todos os empregados, a conta é automaticamente atribuída a qualquer pessoa com acesso por defeito à conta.

Também é possível remover uma conta da lista de clientes atribuídos de um empregado:

  1. Aceda a Definições, e, em seguida, a Equipa e planos, clique no nome do membro da equipa e aceda ao separador Clientes .
  2. Clique no símbolo vermelho de eliminação à direita do nome da conta.
  3. Clique em Eliminar na janela pop-up Eliminar confirmação . A conta selecionada é então movida para o separador Passado do empregado.

Quem pode conceder aos empregados acesso às contas

O proprietário e os administradores da empresa podem sempre conceder aos funcionários direitos de acesso às contas. Também podem dar aos funcionários a capacidade de atribuir clientes a membros da equipa. Se é proprietário ou administrador de uma empresa e pretende que outra pessoa da equipa atribua contas, siga estes passos:

1. Vá a Definições, seleccione Equipa e planos na barra de menus, navegue até Membros activos da equipa e clique no nome do empregado.

2. Clique no ícone de lápis Edit Access Rights (Editar direitos de acesso ) e, em seguida, active Assign teammates (Atribuir colegas de equipa ) botão de alternância.

3. Clique em Guardar.

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