Gerir equipa (básico): Acesso à conta
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Existem muitas opções para conceder aos empregados acesso às contas. Pode conceder-lhes acesso predefinido a todas as contas, atribuir-lhes apenas contas selecionadas, atribuir-lhes contas em funções específicas etapas utilizando a nossa automatização projeto , e muito mais.
Acesso à conta, explicado
Pelo menos um membro da equipa deve ter acesso à conta do cliente. Quando o membro da equipa é atribuído, pode fazer tudo isto:
- Ver as informações da conta
- Ver e descarregar documentos do cliente
- Visualizar e enviar pedidos de clientes para as suas contas atribuídas
- Ver todos os tópicos de conversação das suas contas atribuídas e responder-lhes
- Ver todos os tópicos de SMS para as suas contas atribuídas e enviar SMS
- Ver todos os e-mails da empresa para as suas contas atribuídas e responder-lhes
- Ver todas as notas da empresa para as suas contas atribuídas e criar novas notas
- Ver os registos de tempo da empresa para as suas contas atribuídas e criar novos registos de tempo
- Ver todas as tarefas da empresa para as suas contas atribuídas
- Criar tarefas para contas atribuídas
- Ver contactos que são associado para as suas contas atribuídas
- Adicionar Trabalhos para projetos que estão disponíveis para eles
Para ter uma ideia do que um colaborador pode fazer, visite uma vista só de leitura do seu portal.
Os membros da empresa atribuídos à conta também recebem notificações sobre todas as actividades da conta.
Nota: Os membros da equipa podem ser atribuídos a contas sem receberem notificações. Saiba mais sobre os seguidores de contas.
Acesso à conta por defeito, explicado
O acesso à conta por defeito significa que um membro da equipa é automaticamente atribuído a todas as contas recém-criadas.
O proprietário da empresa tem acesso à conta por defeito. No entanto, também é possível dar acesso à conta por defeito a qualquer membro da equipa.
Para configurar o acesso à conta predefinido para um membro da equipa:
Aceda a Definições > Definições da empresa na barra de menus à esquerda. Localize a secção Acesso à conta predefinida , selecione um ou mais membros da equipa na lista e clique em Guardar.
Dar acesso a um empregado
Existem várias formas de conceder acesso a uma conta de funcionário:
- Configurando-os com acesso à conta por defeito
- Ao criar uma nova conta
- Ao editar uma conta existente em qualquer altura
- Utilizando a funcionalidade de gestão do acesso da equipa em qualquer altura
- Atribuição de membros da equipa durante a importação
- Utilizando uma automatização projeto
- Dando-lhes um direito de acesso para ver todas as contas
Dar acesso a uma conta específica
Para dar a um empregado acesso a uma nova conta, seleccione o seu nome ao criar a conta.
Para dar a um empregado acesso a uma conta existente:
1. Aceda a Clientes > Contas na barra de menus à esquerda e, em seguida, clique no nome do cliente na lista. Também pode encontrar instantaneamente o cliente introduzindo o seu nome no campo de pesquisa.
2. Vá para a secção Informações e clique em Editar à direita de Detalhes da conta. Adicione os funcionários aos quais pretende dar acesso à conta no campo Membros da equipa. Cada conta tem de ter pelo menos um membro da equipa atribuído. Por defeito, o acesso à conta é atribuído ao proprietário da empresa.
3. Clique em Continuar e depois em Guardar.
Gerir o acesso da equipa em massa
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Para atribuir empregados a várias contas diferentes de uma só vez:
1. Aceda a Clientes > Contas no menu da barra lateral e, em seguida, selecione as caixas de verificação junto às contas que pretende atribuir aos colaboradores. Para selecionar todas as contas, clique na caixa de verificação mais alta.
2. Clique em Gerir equipa.
3. É apresentada uma lista dos membros da equipa da empresa. Para cada membro da equipa, seleccione uma das seguintes opções:
- Não fazer nada: O membro da equipa não será atribuído às contas; no entanto, se o membro da equipa já estiver atribuído a contas, continuará a ser atribuído a essas contas.
- Atribuir a todos: O membro da equipa será atribuído a todas as contas seleccionadas.
- Remover de todos: O membro da equipa deixará de ser atribuído a qualquer uma das contas seleccionadas.
4. Clique em Atribuir.
Atribuir membros da equipa durante a importação
A importação de contas de clientes dá-lhe duas opções para atribuir membros da equipa:
- Defina quais os membros da equipa que devem ser atribuídos a cada conta - para tal, tem de incluir membros da equipa na sua folha de cálculo.
- Atribuir membros da equipa durante a importação - desta forma, poderá atribuir os mesmos membros da equipa a todos os clientes importados.
Incluir membros da equipa na sua folha de cálculo
Este método poupa imenso tempo, uma vez que pode atribuir contas diferentes a diferentes membros da equipa.
1. Ao preparar um ficheiro CSV para importação, adicione a coluna Membros da equipa e inclua os membros da equipa adequados. Se pretender que vários membros da equipa sejam atribuídos a uma conta, separe os seus nomes por vírgulas.
2. Inicie o processo de importação. No segundo passo da importação (mapear contas), a coluna Membros da equipa do seu CSV será automaticamente mapeada com a propriedade TaxDome .
Caso contrário, verifique a designação da coluna na folha de cálculo e inicie novamente a importação.
E pronto! Quando a importação estiver concluída, terá os membros da sua equipa atribuídos a contas específicas.
Atenção! Por favor, verifique duas vezes os nomes dos membros da equipa. Se houver um funcionário inexistente na folha de cálculo, a conta correspondente não será criada.
Atribuir membros da equipa durante a importação
Se não pretender adicionar membros da equipa à sua folha de cálculo, pode atribuí-los a contas enquanto importa. Para o fazer:
Iniciar o processo de importação. No terceiro passo da importação (definições), seleccione os membros da equipa que pretende atribuir às contas que vai transferir para TaxDome.
Nota! Os membros da equipa que selecionar serão atribuídos a todas as contas importadas, pelo que, se pretender utilizar diferentes membros da equipa para diferentes contas, é preferível incluir membros da equipa na sua folha de cálculo ou alterar os responsáveis em massa após a conclusão da importação.
Conceder aos empregados acesso temporário à conta através da automatização projeto
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Para o pessoal temporário, pode optar por conceder acesso limitado às contas. Por exemplo, um funcionário temporário pode precisar de aceder a um documento uploaded a uma conta, mas apenas durante uma fase específica do processo de trabalho.
Isto pode ser facilmente configurado e automatizado dentro de um projeto. Eis como:
1. Decida em que fase precisa que o trabalhador temporário aceda às contas dos clientes. (Pode ler mais sobre automatizações).
2. Ao editar etapas projeto , escolha a etapa na qual deseja adicionar a automação, clique no link Adicionar automações e escolha Atualizar acesso à conta no menu suspenso. Escolha o(s) membro(s) da equipe na lista de contas.
A automatização pode ser configurada de diferentes formas:
- Substituir Responsáveis por Utilizadores prede finidos em + Adicionar acesso à conta vazio:
Quando um trabalho entra nesta fase, os empregados atribuídos deixam de ser atribuídos e os empregados com Acesso por defeito à conta são atribuídos à conta. - Substituir Responsáveis por Utilizadores predefinidos em + Adicionar acesso à conta preenchido:
Quando um trabalho entra nesta fase, os empregados atribuídos deixam de ser atribuídos e os empregados listados no campo Adicionar acesso à conta são atribuídos à conta. - Substituir Responsáveis por Utilizadores predefinidos desligado + campo Adicionar acesso à conta preenchido:
Quando um trabalho entra nesta fase, os empregados atribuídos permanecem atribuídos à conta, e os que estão listados no campo Adicionar acesso à conta também são atribuídos. - Substituir Responsáveis por Utilizadores prede finidos desligado + Remover acesso à conta preenchido:
Quando um trabalho entra nesta fase, os empregados listados no campo Remover acesso à conta deixam de ser atribuídos. - Adicionar acesso à conta preenchido + Remover acesso à conta preenchido:
Quando um trabalho entra nesta fase, os empregados listados no campo Adicionar acesso à conta são atribuídos à conta e os listados no campo Remover acesso à conta não são atribuídos.
Dar a um empregado acesso a todas as contas
Para atribuir um empregado a todas as contas (tanto as existentes como as que serão adicionadas no futuro):
1. No menu da barra lateral, aceda a Definições > Equipa e planos, navegue até Membros da equipa > Membros activos e clique no nome do colaborador.
2. Clique nos três pontos junto ao nome do empregado, selecione Editar e, em seguida, botão de alternância em Ver todas as contas.
3. Clique em Guardar. Agora, o colaborador pode ver todas as contas da empresa em vez de apenas as que lhe foram atribuídas.
Ver as contas de um empregado
Filtre a sua lista de contas para ver que contas de clientes estão atribuídas a empregados específicos:
1. Vá para Clientes > Contas na barra de menu à esquerda e clique em Filtro.
2. Seleccione os membros da equipa na secção Equipa .
Ver as estatísticas da conta do empregado
O proprietário e os administradores da empresa podem ver as estatísticas de qualquer funcionário para as contas que lhes foram atribuídas. Estas estatísticas podem ser encontradas no widget de atividade do cliente pendente na página Insights.
Este widget apresenta facturas, organizadores, assinaturas, propostas e aprovações que aguardam ação do cliente para um empregado específico.
Se pretender acompanhar a atividade do cliente para dois ou mais membros da equipa, pode adicionar tantos widgets de atividade do cliente p endente quantos os necessários. Saiba mais sobre o widget Atividade do cliente pendente.
Outra forma de ver as estatísticas da conta é a página de clientes actuais doFuncionário. Para a encontrar, vá a Definições > Equipa e planos na barra de menu esquerda. Clique no nome do funcionário e, em seguida, aceda ao separador Clientes . As estatísticas estão disponíveis para as contas actuais e anteriores desse funcionário.
Verá esta informação:
- ID: o número único da conta ID
- Nome: o nome e o apelido do cliente
- Atribuído: a data em que o empregado foi atribuído a uma conta
- Facturas lançadas: o número de facturas lançadas
- Receitas: o montante total das facturas pagas
- Docs uploaded: o número de documentos uploaded
- Aprovado: o número de documentos aprovados
Remover o acesso de um funcionário a uma conta
Digamos que tem uma conta pessoal na sua empresa e não quer que outros membros da equipa a vejam. Ou se houver alterações nas funções e deveres dos seus empregados e não quiser que todos tenham acesso a todas as contas.
É possível remover colaboradores de qualquer conta de cliente. (Ou pode fazê-lo ao contrário: remover contas da lista de clientes atribuídos a um funcionário). Consulte as opções abaixo.
Aviso: Se tiver funcionários com o direito de acesso Ver todas as contas ativado, terá primeiro de botão de alternância desativar esse direito de acesso. No entanto, isto não funciona para os seus administradores, uma vez que estes têm sempre acesso a todas as contas.
Para remover empregados de uma conta de cliente:
- Vá para a secção Informações do perfil do cliente e clique na ligação Editar à direita de Detalhes da conta. Todos os empregados com acesso à conta são apresentados no campo Membros da equipa.
- Clique em × à direita de um membro da equipa para remover o seu acesso a uma conta de cliente.
- Clique no botão Continuar e, em seguida, clique em Guardar.
Nota! Não é possível anular a atribuição de uma conta. Se remover todos os empregados, a conta é automaticamente atribuída a qualquer pessoa com acesso por defeito à conta.
Também é possível remover uma conta da lista de clientes atribuídos de um empregado:
- Aceda a Definições > Equipa e planos na barra de menus à esquerda e, em seguida, clique no nome do membro da equipa e aceda ao separador Clientes .
- Clique no símbolo vermelho de eliminação à direita do nome da conta.
- Clique em Eliminar na janela pop-up de confirmação de eliminação . A conta selecionada é então movida para o separador Passado do empregado.
Quem pode conceder aos empregados acesso às contas
O proprietário e os administradores da empresa podem sempre conceder aos funcionários direitos de acesso às contas. Também podem dar aos funcionários a capacidade de atribuir clientes a membros da equipa. Se é proprietário ou administrador de uma empresa e pretende que outra pessoa da equipa atribua contas, siga estes passos:
1. Aceda a Definições > Equipa e planos na barra de menus à esquerda, navegue até Membros activos da equipa e clique no nome do colaborador.
2. Clique no ícone de lápis Edit Access Rights (Editar direitos de acesso ) e, em seguida, active Assign teammates (Atribuir colegas de equipa ) botão de alternância.
3. Clique em Guardar.
