Gerir equipa (básico): Acesso e destinatários

Gerir toneladas de tarefas entre muitos membros da equipa pode tornar-se rapidamente confuso. Atribuir clientes, tarefas, Trabalhos e facturas a membros específicos da equipa ajuda os proprietários e administradores da empresa a saberem quem está a fazer o quê e a quem se devem dirigir quando surgirem questões. Saiba tudo sobre como tornar os membros da equipa responsáveis.

Abrangido aqui:

• Conceder acesso à conta
• Contas seguintes
• Dar acesso a projeto
• Seleção de pessoas a quem são atribuídas funções
• Seleção de responsáveis por tarefas
• Seleção de responsáveis pela atribuição de facturas

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Conceder acesso à conta

Os membros da equipa estão limitados em TaxDome até serem efetivamente atribuídos a uma conta. Assim que o fizerem, podem ver e editar informações do cliente, uploaded documentos, criar facturas, enviar mensagens, criar notas, ver os contactos de associado e muito mais. Para obter mais detalhes, acesse aqui.

Apenas um proprietário ou administrador da empresa pode dar aos membros da equipa acesso às contas. Existem várias formas de o fazer:

• Dar aos membros da equipa acesso por defeito (ou seja, acesso a todas as contas).
• Atribuir membros da equipa a contas específicas.
• Atribuir membros da equipa durante a criação ou importação de contas.
• Atribuir membros da equipa a contas existentes.
• Utilize as automatizações do projeto para dar aos membros da equipa acesso temporário às contas.

Para mais informações, aceda aqui.

Contas seguintes

Quando os membros da equipa seguem uma conta, recebem notificações sobre a atividade da conta (quer estejam ou não atribuídos à conta). Para obter mais informações, aceda aqui.

Dar acesso a projeto

Os membros da equipa têm acesso a projetos na secção Disponível para (abaixo) da janela Editar projeto , em vez de lhes ser atribuído.

O seguinte acontece quando um membro da equipa é adicionado ao campo Disponível para da janelaEditar projeto da janela Editar disponível para:

• Os utilizadores vêem o projeto na sua página Fluxo de trabalho > projetos .
• Podem adicionar, editar e mover Trabalhos de uma fase para outra para as suas contas atribuídas.
• Têm acesso à secção Fluxo de trabalho , onde podem ver e aceder a todos os projetos e Trabalhos para as contas que lhes foram atribuídas.

Dica: Para poder ver o Trabalhos da conta num projeto, um membro da equipa tem de ter acesso ao projeto e à conta. Há uma forma rápida de lhes dar acesso: basta @mencioná-los num comentário de trabalho. Eles receberão uma notificação na sua conta Inbox+se tem acesso ou não, e poderá pedir acesso. Uma vez concedido, terão acesso tanto à conta como a projeto.

Seleção de pessoas a quem são atribuídas funções

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A existência de responsáveis por tarefas ajuda-o a ver quem é responsável por uma tarefa específica. Também lhe permite filtrar por responsável. Pode definir o número de responsáveis que quiser para cada tarefa.

Seguem-se alguns exemplos de como pode tirar partido da adição de responsáveis em Trabalhos:

• Seguidor de trabalhos: se tiver pessoal responsável por acompanhar o progresso dos trabalhos, pode atribuir-lhe todos os Trabalhos . Assim, esta pessoa poderá ver todos os Trabalhos de todos os projetos numa única página.
• Uma equipa dedicada: uma vez que a tarefa pode ter vários responsáveis, pode querer atribuí-la a todas as pessoas que vão trabalhar nela.
• Trabalho de equipa independente: Se diferentes pessoas executarem uma parte de uma tarefa em diferentes etapas do processo, os responsáveis podem ser alterados sempre que necessário. Por exemplo, pode atribuir uma tarefa ao gestor de clientes na primeira fase, depois ao preparador na fase seguinte, depois ao revisor, e assim por diante. Os membros da equipa podem deixar comentários uns aos outros dentro do cartão de trabalho. Podem também ligar documentos, notas, etc., para que a pessoa que trabalha na etapa seguinte do trabalho tenha uma visão completa.

Os membros da equipa podem ser atribuídos a Trabalhos de cinco formas:

• Utilizando uma automatizaçãoprojeto
• Dentro de um cartão de emprego no Responsáveis campo
• Dentro de um modelo de trabalho no campo Responsáveis campo

• Na página Fluxo de trabalho > Tarefas. Clique no nome na coluna CESSIONÁRIO DA TAREFA e seleccione um ou mais cessionários. Se for selecionado mais do que um, verá o número de responsáveis adicionais à direita. Passe o cursor sobre ele para ver os respectivos nomes.

• Na página Fluxo de trabalho > Recorrências de trabalhos. Clique no campo Responsável na coluna DESTINATÁRIOS e seleccione um ou mais destinatários. Se for selecionado mais do que um, verá o número de responsáveis adicionais à direita. Passe o cursor por cima para ver os seus nomes.

Pode até escolher se pretende ver o responsável no cartão de trabalho. Leia mais sobre como personalizar cartões de trabalho.

Filtre a sua lista Trabalhos por responsável utilizando o filtro Equipa na página Empregos .

Também pode acompanhar todos os Trabalhos dentro de um projeto utilizando o filtro Job Responsável:

Nota: Lembre-se, Trabalhos vai para projetos. Os membros da equipa atribuídos a Trabalhos também têm de ter acesso a projetos que contém esses Trabalhos.

Seleção de responsáveis por tarefas

Atribua tantos membros da equipa a uma tarefa quantos forem necessários no campo Responsáveis da janela Tarefa (em baixo).

Se uma tarefa for associado para um trabalho, o responsável pode ser facilmente alterado dentro do trabalho em qualquer altura. Para mais informações, clique aqui.

Active a opção Atribuir tarefa ao responsável pelo trabalho na automatização Criar tarefa nas definições de projeto para que o trabalho e o responsável pela tarefa sejam a mesma pessoa.

Os membros da equipa podem ver as suas tarefas numa página, navegando para Fluxo de trabalho > Tarefas na barra de menus à esquerda. Não precisam de aceder às contas ou a projetos para ver e editar as tarefas.

Sugestão: A opção Atualizar acesso à conta projeto permite-lhe criar tarefas para membros específicos da equipa, dando-lhes acesso temporário às contas. Por exemplo, uma fase de um projeto pode incluir uma tarefa de Rever documentos para um membro específico da equipa. Para saber mais, acesse aqui.

Seleção de responsáveis pela atribuição de facturas

O membro da equipa atribuído a uma fatura recebe crédito por ter realizado os serviços nela incluídos. Por predefinição, a pessoa que cria a fatura é atribuída à mesma. Para obter mais detalhes, clique aqui. 

Um proprietário da empresa, um administrador ou um membro da equipa com acesso a Gerir facturas e Atribuir colegas de equipa pode alterar o responsável.