Equipa (Básico): Responsáveis e Acesso
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A gestão de dezenas de tarefas entre muitos membros da equipa pode rapidamente tornar-se complicada. Atribuir clientes, tarefas, trabalhos e faturas a membros específicos da equipa ajuda os proprietários da empresa e a administração a manterem-se informados sobre quem está a fazer o quê - e a quem recorrer quando surgem questões. Saiba tudo sobre como fazer com que os membros da equipa se tornem responsáveis por determinados projetos, tarefas e/ou clientes em TaxDome.
Abordado aqui:
- Conceder acesso a uma conta
- Seguir contas
- Conceder acesso ao projeto
- Selecionar os responsáveis pelo trabalho
- Selecionar os responsáveis pelas tarefas
- Selecionar os responsáveis pelas faturas
Conceder acesso a uma conta
Os membros da equipa estão limitados em TaxDome até serem atribuídos a uma conta. Uma vez atribuídos, poderão visualizar e editar informações do cliente, fazer o upload de documentos, criar faturas, enviar mensagens, criar anotações, visualizar contactos associados e muito mais. Para obter mais detalhes, clique aqui.
Apenas o proprietário ou administrador da empresa consegue conceder aos membros da equipa acesso às contas. Há diversas formas de o fazer:
- Conceder ao membro da equipa acesso por predefinição (ou seja, acesso a todas as contas).
- Atribuir membros da equipa a contas específicas.
- Atribuir membros da equipa ao criar ou importar contas.
- Atribuir em massa membros da equipa a contas existentes.
- Utilizar as automatizações dos projetos para conceder aos membros da equipa acesso temporário às contas.
Para obter mais informações, clique aqui.
Seguir contas
Quando os membros da equipa seguem uma conta, recebem notificações sobre a atividade da conta (independentemente de estarem ou não atribuídos à conta). Para obter mais detalhes, clique aqui.
Conceder acesso ao projeto
Os membros da equipa recebem acesso aos projetos na janela Disponível para, Editar projeto (abaixo) em vez de lhes serem atribuídas.
Acontece o seguinte quando um membro da equipa é adicionado à janela Editar projeto Disponível para:
- Verão o projeto na respetiva secção do Fluxo de Trabalho.
- Poderão adicionar, editar e mover trabalhos de etapa em etapa para as suas contas atribuídas.
- Terão acesso à secção do Fluxo de Trabalho, onde poderão consultar e aceder a todos os projetos e trabalhos para as contas que lhes foram atribuídas.
Dica: Para poder ver a conta Trabalhos num projeto, um membro da equipa precisa de ter acesso tanto ao projeto como à conta. Há uma forma rápida de lhes dar acesso: basta fazer-lhes uma @menção num comentário de trabalho. Receberão uma notificação no seu Inbox+, quer tenham acesso ou não, e poderão solicitar o acesso. Uma vez concedido, terão acesso tanto à conta como ao projeto.
Selecionar os responsáveis pelo trabalho
Para consultar vídeos úteis, visite a Academia TaxDome, o nosso centro online gratuito para
visualizar e aprender tudo o que necessita de saber sobre TaxDome.
Os membros da equipa podem ser designados para Trabalhos mesmo dentro de um cartão de trabalho no Responsáveis campo. Podem também ser atribuídos dentro de um modelo de trabalho (abaixo).
Poderá ainda optar se deseja ver o responsável no cartão do trabalho. Para aprender mais sobre a personalização dos cartões de trabalho, clique aqui.
Filtre a sua lista de trabalhos por responsável, recorrendo ao filtro Responsável pelo Trabalho. A partir da página Trabalhos, rastreie todos os trabalhos; a partir da página Projetos e rastreie os trabalhos no projeto.
Atenção: Não se esqueça que os trabalhos vão para os projetos. Os membros da equipa atribuídos aos trabalhos necessitam de ter acesso aos respetivos projetos.
Selecionar os responsáveis pelas tarefas
Atribua quantos membros da equipa forem necessários a uma tarefa, no campo Responsável da janela de tarefas (abaixo).
Se uma tarefa estiver associada a um trabalho, poderá facilmente alterar o responsável no trabalho em qualquer altura. Clique aqui para obter mais detalhes.
Ative o botão de alternância de Atribuir Tarefa ao Responsável pelo Trabalho na automatização de Criar Tarefa nas definições do projeto, para que o responsável do trabalho e da tarefa seja a mesma pessoa.
Os membros da equipa poderão consultar as suas tarefas na secção do Fluxo de Trabalho, no separador das Tarefas. Não é necessário terem acesso às contas ou aos projetos para visualizarem ou editarem as suas tarefas.
Dica: A automatização de Atualizar o acesso à conta permite a criação de tarefas para membros específicos da equipa, concedendo-lhes acesso temporário às contas. Por exemplo, uma etapa de um projetos poderá incluir uma tarefa de Revisão de Documentos para um membro específico da equipa. Para aprender mais, clique aqui.
Selecionar os responsáveis pelas faturas
O membro da equipa atribuído a uma fatura recebe crédito por ter realizado os serviços. Por predefinição, a pessoa que cria a fatura é atribuída à mesma. Para obter mais detalhes, clique aqui.
O proprietário da empresa, administrador, ou membro da equipa que possua o acesso de Gerir Faturas e Atribuir Acesso aos colegas da equipa poderá alterar o responsável.
