Gerir a equipa (Avançado): Planear a capacidade da equipa

Avaliar o tempo atribuído a um trabalho versus o tempo efetivamente gasto é crucial para manter a eficiência e a rentabilidade, especialmente em empresas de maior dimensão. Este artigo irá guiá-lo através das funcionalidades do TaxDome concebidas para o ajudar a planear e gerir com precisão a capacidade da sua equipa.

Planeamento da capacidade da equipa, explicado

Alguns Trabalhos requerem mais tempo e esforço; podem exigir a atenção de membros da equipa mais qualificados. Se utiliza o controlo de tempo ou pretende começar a utilizá-lo, TaxDome permite-lhe planear e analisar a capacidade da equipa utilizando os seguintes conceitos:

• Orçamento de tempo: O tempo atribuído a uma determinada tarefa. Se for o proprietário da empresa, pode impedir que outros membros da equipa acedam e alterem o orçamento.
• Tempo registado: Todas as entradas de tempo associado para o trabalho somadas.
• Desvio de tempo: A diferença entre o orçamento de tempo e o tempo monitorizado. 
• Tempo gasto no orçamento: A quantidade de tempo monitorizado relacionado com o orçamento de tempo (em %).

Por exemplo, se o orçamento de tempo for de 2 horas e o tempo monitorizado for de 1 hora, a variação de tempo será de 1 hora e o tempo gasto no orçamento será de 50%.

Em geral, todo o processo de planeamento da capacidade da equipa é o seguinte:

1. Quando a tarefa é criada, a pessoa responsável define o orçamento de tempo para a mesma (isto pode ser feito previamente, utilizando modelos de tarefas)

2. Os membros da equipa controlam o tempo enquanto trabalham nas tarefas que lhes foram atribuídas Trabalhos. Os registos de tempo para um trabalho são automaticamente somados.

3. Uma vez terminado o trabalho, a pessoa responsável pode ver e analisar a diferença entre o tempo planeado e o tempo gasto. 

Em TaxDome, pode utilizar esta funcionalidade para:

• Torne o orçamento estimado visível e utilize-o para distribuir Trabalhos entre os membros da equipa. Por exemplo, pode querer atribuir um trabalho mais demorado e importante a um membro da equipa mais experiente e mais atrasado. 
• Decidir a quem atribuir um trabalho, considerando a carga de trabalho atual de cada membro da equipa expressa nas horas do orçamento do trabalho ou na variação de tempo.
• Analise o desempenho dos membros da sua equipa durante um período anterior e verifique se alguém ficou sobrecarregado.

Antes de começar

Antes de começar a planear a capacidade da equipa, deve considerar o seguinte:

• Certifique-se de que todos os membros da equipa utilizam entradas de tempo enquanto trabalham em Trabalhos: se os seus empregados não controlam o tempo enquanto trabalham em Trabalhos, só pode definir o orçamento de tempo em horas, mas não analisar o tempo real gasto ou criar relatórios. O planeamento da capacidade é mais eficaz se todos os membros da equipa controlarem o tempo diretamente a partir do cartão de trabalho. Em alternativa, podem ligar manualmente os registos de tempo a Trabalhos .

• Configurar os direitos de acesso: Por defeito, apenas o proprietário e os administradores da empresa podem gerir o orçamento de tempo. No entanto, se quiser que os membros da sua equipa sejam responsáveis pelo orçamento de tempo quando criam Trabalhos ou possam comparar o tempo atribuído com o tempo que já gastaram, pode ativar um direito de acesso Gerir orçamento de tempo para eles. Para lhes dar acesso ao painel de controlo do planeamento de capacidades nos Relatórios, active também a opção Ver relatórios para eles.

Definir um orçamento de tempo para Trabalhos

A definição de um orçamento de tempo é um passo essencial na capacidade da equipa de planeamento, porque são necessários estes dados para comparar e analisar. Se, após a análise, perceber que a variação de tempo é normalmente grande, pode alterar o orçamento de tempo para o futuro Trabalhos. 

Um orçamento de tempo pode ser definido em qualquer altura de uma das seguintes formas:

• A partir do cartão de trabalho: Abra o cartão de trabalho e preencha o campo Orçamento de tempo em horas e minutos.

• A partir da lista de tarefas: Aceda a Fluxo de trabalho > Tarefas e edite o valor da coluna Orçamento de tempo na tabela. Se não vir a coluna, verifique se está oculta.

• No modelo de trabalho. É uma boa ideia definir o orçamento de tempo diretamente no modelo de tarefa para Trabalhos comuns e para os criados de acordo com o calendário. Desta forma, será automaticamente preenchido para todos os novos Trabalhos criados com este modelo.

Analisar o desvio de tempo

Quando a tarefa tiver o seu orçamento de tempo definido e os registos de tempo associado, é altura de analisar a variação de tempo. Existem diferentes formas de o fazer:

• No cartão de emprego (para um emprego)
• Na lista Trabalhos (para vários Trabalhos)
• No sítio projeto (para Trabalhos que estão em curso)
• No painel de planeamento de capacidades (para vários Trabalhos durante um período de tempo)

Desvio de tempo apresentado no cartão de trabalho

É sempre possível ver o desvio de tempo dentro do cartão de trabalho na secção Registos de horas.

Desvio de tempo apresentado na lista Trabalhos

Pode ver a variação de tempo para vários Trabalhos na lista de tarefas, que pode ser acedida indo a Fluxo de trabalho > Tarefas no menu da barra lateral esquerda. Aqui, tem colunas que mostram o orçamento de tempo, o tempo controlado, a variação de tempo e o tempo gasto no orçamento e os filtros correspondentes. Esta é a melhor forma de analisar a variação de tempo em movimento quando pretende verificar a quem atribuir uma nova tarefa ou identificar Trabalhos activos que estão fora do orçamento e tomar medidas, se necessário.

Por exemplo, se pretender encontrar todos os activos Trabalhos em que o tempo controlado excede significativamente o orçamento de tempo e perceber qual é a razão, filtre Trabalhos por"Budget time spent > 100". 

Desvio de tempo apresentado no projeto

Outra forma de ver a variação de tempo é mostrar os dados do orçamento de tempo nos cartões de trabalho em projeto. Isto pode ser útil para identificar problemas enquanto a equipa está a trabalhar em Trabalhos. Isto pode ser ativado nas definições deprojeto para cada projeto individualmente.

Desvio de tempo no painel de capacidade

O painel de controlo pré-construído do planeamento da capacidade é uma excelente ferramenta para analisar a variação do tempo durante um período de tempo passado. Poderá ver quem estava sobrecarregado ou quem assumiu mais ou menos responsabilidades do que os outros. Para ver o painel, vá a Relatórios > Painéis e selecione Planeamento da capacidade.