Registos de horas (base): Faturar tempo

Este artigo irá guiá-lo através de todas as formas de ser pago pelo tempo registado: aprenda a emitir facturas para todos os registos de tempo concluídos.

Antes de começar

Antes de começar a criar facturas a partir do tempo controlado, é essencial compreender as diferentes abordagens que pode utilizar para controlar o tempo em TaxDome. Eis dois métodos principais:

Criar fatura antecipadamente

A primeira opção que tem é iniciar o processo criando uma fatura antecipadamente ou pedindo ao seu cliente que faça um pré-pagamento. Em seguida, pode seguir este processo:

1. À medida que o utilizador ou os membros da sua equipa trabalham em Trabalhos e nas tarefas, registe diligentemente o tempo despendido em cada uma delas utilizando monitorização de tempo

2. Reveja periodicamente o tempo monitorizado em relação à fatura inicial para garantir que esta cobre adequadamente todo o tempo despendido. Pode sempre ver o tempo não facturado da sua equipa para cada cliente nos separadores Facturas ou Pagamento do seu perfil.

3. Consoante a situação, pode optar por:

  • Criar mais uma fatura se for gasto mais tempo
  • Emitir um reembolso ou deixá-lo no saldo do cliente se a fatura inicial/pagamento antecipado exceder o tempo efetivamente despendido.

4. Uma vez satisfeito, marque a fatura como facturada para manter registos financeiros precisos.

Controlar primeiro o tempo, depois criar uma fatura

Em alternativa, pode preferir controlar o tempo de forma independente, sem o associar inicialmente a uma fatura específica: 
  1. Depois de concluir as tarefas ou projectos monitorizados, crie uma fatura diretamente a partir do tempo facturado acumulado.
  2. Reveja os detalhes da fatura para garantir a sua exatidão antes de a finalizar e enviar ao seu cliente.
Esta abordagem permite uma maior flexibilidade, especialmente quando o tempo despendido pode variar entre diferentes projectos ou clientes.

Criar facturas a partir da lista de registos de horas

Os membros da equipa com os direitos de acesso Gerir facturas podem faturar o tempo controlado criando uma fatura diretamente a partir dos registos de tempo:

1. Aceda ao separador Faturação > Registos de horas ou Facturas > Registos de horas dentro de uma conta de cliente. 

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Sugestão: pode utilizar filtros para facilitar a procura das facturas adequadas. Clique em Filtrar no canto superior direito da lista de registos de horas e seleccione o cliente, o Faturável e Não facturado estado. 

2. Selecionar um ou mais registos de tempos para um único cliente. Na lista de registos de tempos, selecionar os registos de tempos com o cliente associado.   

3. Clique em Criar fatura no canto superior esquerdo. Aparecerá a barra lateral Criar fatura com as entradas de tempo adicionadas como itens de linha. Pode editar qualquer uma das rubricas, se necessário.

4. Preencha a barra lateral Criar fatura e clique em Criar.

Não esquecer:

  • É possível criar uma fatura para vários registos de tempos de uma só vez, mas apenas para uma única conta de cliente
  • A criação de uma fatura só é possível para registos de tempos que sejam Facturáveis e tenham o campo Não facturado estado
  • Depois de criar uma fatura, o registo de horas estado muda de Não facturado para Facturado
  • O serviço e a descrição do registo de horas são convertidos no serviço e na descrição do item de linha. Note que não verá a descrição se esta estiver desactivada nas definições das rubricas
  • Se criar uma fatura para alguns registos de horas com o mesmo serviço, taxa e descrição, estes serão fundidos num único item de linha
  • O processamento de uma rubrica na fatura não tem impacto no registo de horas (por exemplo, a alteração da taxa na rubrica da fatura não altera a taxa indicada no registo de horas)
  • Do mesmo modo, o processamento de um registo de horas após a criação de uma fatura não afecta a fatura
  • Se aplicar um modelo ao criar uma fatura, os itens do modelo serão adicionados aos já incluídos na fatura. Se não existirem itens no modelo, os itens incluídos na fatura não serão apagados
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Dica! Se não quiser que os seus clientes vejam todos os serviços que utilizou para registar o seu trabalho na fatura e quiser que eles vejam apenas o montante final, depois de selecionar os registos de horas e criar a fatura, anote o montante total algures. Em seguida, elimine os itens da linha na fatura e adicione manualmente o montante total ao campo Subtotal. Note que isto continuará a marcar os registos de tempos como Faturados.

Criar facturas a partir da página WIP (Limpar a página WIP)

A página Trabalho em curso (WIP ) permite-lhe ver todos os registos de tempo faturável não pago agrupados por conta de cliente. A partir daqui, pode criar rapidamente facturas com base nos mesmos:

1. Vá a Faturação > WIP na barra de menu da esquerda e clique em Criar fatura para um cliente.

2. Seleccione quais os registos de horas a faturar não pagas para este cliente que devem ser facturados e, em seguida, clique em Continuar para faturar.

3. Na barra lateral Criar fatura, as entradas de tempo serão adicionadas como itens de linha. Pode editar qualquer uma das rubricas, se necessário.

4. Preencha a barra lateral Criar fatura e clique em Criar.

Não esquecer:

  • Depois de criar uma fatura, o registo de horas estado muda de Não facturado para Facturado e estes registos de horas serão removidos da WIP página
  • O serviço e a descrição do registo de horas são convertidos no serviço e na descrição do item de linha. Note que não verá a descrição se esta estiver desactivada nas definições das rubricas
  • Se criar uma fatura para vários registos de tempos com o mesmo serviço, taxa e descrição, estes serão fundidos num único item de linha
  • O processamento de uma rubrica na fatura não tem impacto no registo de horas (por exemplo, a alteração da taxa na rubrica da fatura não altera a taxa indicada no registo de horas)
  • Do mesmo modo, o processamento de um registo de horas após a criação de uma fatura não afecta a fatura
  • Se aplicar um modelo ao criar uma fatura, os itens do modelo serão adicionados aos já incluídos na fatura. Se não existirem itens no modelo, os itens incluídos na fatura não serão apagados

Marcar registos de horas como faturados

Quando o cliente lhe paga antecipadamente ou em dinheiro, pode querer marcar alguns registos de tempos como facturados:
1. Aceder a Faturação > Registos de horas ou o botão Facturas > Registos de tempos dentro de uma conta de cliente.

2. Seleccione um ou mais registos de tempo para os seus clientes e clique em Marcar já facturado no canto superior esquerdo. As facturas serão marcadas como facturadas e removidas da WIP lista.

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