CRM (Avançado): Mesclar contatos duplicados

Os contactos são considerados duplicados quando existe mais do que um contacto com o mesmo endereço e-mail , número de telefone e nome, e não existem campos contraditórios entre eles. Se existirem registos duplicados, funda os contactos automática ou manualmente. Se fundir dois ou mais contactos que sejam associado para contas diferentes, o contacto resultante continuará a ser associado para essas contas.

Abrangido aqui:

• Que contactos são assinalados como duplicados
• Qual a melhor forma de atualizar as informações de contacto com importações adicionais
• Como fundir automaticamente contactos duplicados
• Como juntar contactos duplicados manualmente

Que contactos são assinalados como duplicados

Os contactos são considerados duplicados quando todos os campos preenchidos contêm os mesmos dados. Os contactos continuam a ser assinalados como duplicados quando um ou mais têm menos campos preenchidos, desde que todos os dados fornecidos correspondam.

No exemplo abaixo, os dois contactos não seriam sinalizados como duplicados porque seus dados não correspondem totalmente.

Contacto 1:

Nome próprio: Bob
Último nome: Smith
Nome do contacto: Bob Smith
Telefone: (555) 555-5555

Contacto 2:

Nome próprio: Bob
Último nome: Smith
Nome do contacto: Bob Smith
Telefone: (444) 444-4444

Nome próprio: O MESMO
Sobrenome: SAME
Nome de contacto: SAME
Telefone de contacto: DIFERENTE

No exemplo abaixo, os dois contactos seriam assinalados como duplicados porque todos os seus dados disponíveis correspondem, embora o primeiro tenha menos.

Contacto 1:

Nome próprio: Bob
Último: Smith
Nome do contacto: Bob Smith
Telefone: (555) 555-5555

Contacto 2:

Nome próprio: Bob
Último nome: Smith
Nome de contacto: Bob Smith
Telefone: (555) 555-555
Data de nascimento: 8/1/1955
Endereço: 123 Main St.
Telefone 2: (995) 222-444
Melhor horário para ligar: 8 p.m.

Nome próprio: SAME
Último nome: SAME
Nome de contacto: SAME
Telefone: SAME
DOB: MISSING FOR CONTACT 2
Endereço: EM FALTA PARA O CONTACTO 2
Telefone 2: EM FALTA PARA O CONTACTO 2
Melhor hora para telefonar: EM FALTA PARA O CONTACTO 2

Embora faltem alguns dados para o Contacto 2, todos os seus dados disponíveis correspondem ao Contacto 1, pelo que são assinalados como duplicados.

Qual a melhor forma de atualizar as informações de contacto com importações adicionais

Se pretender atualizar as suas informações de contacto com uma nova importação, siga estas orientações:

1. Exportar os contactos existentes. Para as aplicações mais utilizadas, encontre os detalhes aqui.
2. Adicione colunas adicionais à sua folha de cálculo para informações que gostaria de incluir (por exemplo, data de nascimento, morada, telefone 2 ou melhor hora para telefonar).
3. Não modifique as colunas existentes. Consulte Quais os contactos assinalados como duplicados acima para ver quais os contactos que não serão fundidos.
4. Importe os seus contactos como descrito aqui. Mapeie os campos exatamente como fez anteriormente e adicione os novos campos.
5. Quando chegar ao passo de ligação de contas, não seleccione nenhum campo se não pretender ligar contactos a contas.
6. Quando a importação estiver concluída, verá um relatório de duplicados.
7. Clique no botão FUNDIR DUPLICADOS.
8. Se os novos contactos forem exatamente os mesmos que os antigos - mas com campos adicionais adicionados - serão fundidos com sucesso.

Como fundir automaticamente contactos duplicados

Para as fundir todas de uma só vez:

Aceda à secção Clientes , abra ao separador Contactos e, em seguida, clique no botão FUNDIR DU PLICADOS. O botão MERGE DUPLICATES só será apresentado se o TaxDome tiver encontrado duplicados (os seus contactos são verificados de hora a hora para detetar duplicados).

Para as fundir uma a uma:

1. Aceda a Clientes, abra o separador Contactos e, em seguida, clique no nome de um contacto na lista. Se o TaxDome encontrar uma listagem duplicada para um contacto, é apresentada uma secção Duplicados na parte inferior da janela deslizante direita.

2. Clique no ícone da seta entre parêntesis à direita do nome do duplicado para o fundir. Todos os campos de uma listagem duplicada são copiados para o contacto principal e o campo extra é eliminado.

Atenção! Ao fundir desta forma, os duplicados não devem ter campos contraditórios, caso contrário, perderá dados.

Como juntar contactos duplicados manualmente

Se os seus contactos tiverem campos contraditórios, mas ainda assim os considerar duplicados, faça a fusão manualmente.

Nota:

• Se alguns dos campos correspondentes dos duplicados contiverem dados, seleccione os dados que pretende manter para o contacto resultante.
• Se os campos correspondentes dos duplicados contiverem dados diferentes, seleccione os dados que pretende manter para o contacto resultante.
  
  Por exemplo: Existem três contactos para a mesma pessoa. No campo Nome próprio, o primeiro diz "Mike"; o segundo, "Michael"; e o terceiro, "M". Seleccione o primeiro nome que preferir para o contacto resultante da fusão. Depois de o selecionar em guardar , os outros contactos são eliminados.
• Se algum dos contactos for associado para uma ou mais contas de clientes, o contacto resultante continua a ser associado.
• Ao fundir contactos com valores diferentes em campos personalizados de seleção múltipla, poderá selecionar que dados devem ser mantidos: valor para uma das contas ou uma união de todos os valores.
• Uma vez fundidos os contactos, não é possível voltar a fundi-los. No entanto, é sempre possível criar um novo contacto.

Para fundir contactos manualmente:

1. Vá para Clientes, abra a guia Contatos e marque as caixas de seleção à esquerda dos contatos que deseja mesclar.

2. Clique na ligação Fundir seleccionados.

3. São apresentados os campos para as informações de contacto da pessoa. Reveja cuidadosamente cada campo, clicando no mesmo e seleccionando as informações que pretende manter.

4. Em seguida, clique em GUARDAR.