CRM Lista de contatos (básico): editar, exportar, pesquisar, excluir

Os contactos são as pessoas com quem interage através do TaxDome. A funcionalidade de contactos permite-lhe armazenar não só os dados dos seus clientes e respectivos familiares, mas também os dos seus colegas de trabalho, potenciais clientes e parceiros comerciais. Aqui mostramos-lhe como maximizar a sua utilização dos Contactos:

• A sua lista de contactos
• Editar contactos
• Exportar listas de contactos de TaxDome
• Imprimir a sua lista de contactos
• Pesquisa de contactos
• Filtrar a sua lista de contactos
• Ligar contactos a contas
• Definir a formatação do nome do contacto
• Aplicar a formatação do nome de contacto em massa
• Eliminar contactos

A sua lista de contactos

Toda a lista de contactos de uma empresa está disponível para o proprietário da empresa, o administrador ou qualquer funcionário com direitos de acesso para ver todos os contactos. Caso contrário, os membros da equipa podem ver apenas os contactos associado para as suas contas atribuídas.

Para ver os seus contactos em TaxDome, vá a Clientes > Contactos na barra de menu da esquerda. Aqui pode ver os nomes, endereços e-mail , números de telefone, nomes de empresas e etiquetas atribuídas a todos os seus contactos.

É possível ordenar uma lista de contactos por nome, número de telefone ou empresa: Clique na seta para cima e para baixo à direita do cabeçalho da coluna que pretende ordenar.

Editar contactos

Para alterar os detalhes de um contacto, vá a Clientes > Contactos na barra de menu da esquerda e clique no nome do contacto na lista. Edite os detalhes de um contacto na janela slide-out e clique em Guardar. 

Também pode aceder às informações do contacto abrindo o separador Informações no perfil da conta do cliente e, em seguida, clicando na ligação do contacto na secção Contactos .

Imprimir uma lista de contactos

Para imprimir uma lista de contactos, clique no ícone de impressão no canto superior direito.

O seu browser pedir-lhe-á para imprimir a lista, que incluirá a data e a hora actuais.

Pesquisa de contactos

Para procurar um contacto específico utilizando uma palavra-chave ou um valor de campo personalizado:

• No canto superior direito da secção Contactos, clique no botão de pesquisa. Em slide-out, introduza a palavra-chave no campo de pesquisa e, em seguida, prima enter no teclado. A lista de contactos é então reduzida de acordo com a sua pesquisa. Clique no x no campo de pesquisa para o limpar.
• Utilize a pesquisa global em qualquer página: Clique no ícone de pesquisa no canto superior esquerdo, escreva no campo de pesquisa e, em seguida, escolha a entidade necessária no resultado rápido ou navegue para o separador Contactos . Clique em qualquer nome de contacto para abra e edite os detalhes do contacto.

Nota! Não é possível pesquisar campos personalizados do seguinte tipo: Utilizador, Data. Leia mais sobre os tipos de campos personalizados.

Filtrar a sua lista de contactos

Os filtros ajudam-no a encontrar contactos específicos na sua lista de contactos com base em determinados critérios. Por exemplo, pode encontrar todos os contactos com etiquetas especificadas ou os criados numa determinada data. Leia mais no nosso artigo sobre filtros.

Para filtrar a sua lista de contactos, clique no menu pendente + Filtro no canto superior esquerdo da página Contactos e seleccione o filtro:

• Etiquetas mostra apenas os contactos com etiquetas específicas. Seleccione é/não é para ver/ocultar contactos com determinada etiqueta.
• Importado em permite-lhe selecionar a data e a hora em que os contactos foram importados. Pode selecionar um dos parâmetros sugeridos ou definir uma data personalizada.
• A data de criação mostra os contactos que foram criados hoje, na semana passada, no mês passado, no último trimestre, no ano passado ou em qualquer data personalizada.
• A data de atualização mostra os contactos cujas informações foram actualizadas hoje, na semana passada, no mês passado, no último trimestre, no ano passado ou em qualquer data personalizada.

Definir a formatação do nome do contacto

Por predefinição, o formato do nome dos contactos é [Apelido ] [Nome próprio], por exemplo, John Doe. Se pretender alterar a forma como os nomes dos contactos são apresentados, siga estes passos:

1. Aceda a Definições > Definições da Empresa na barra de menu esquerda.

2. Na secção Formatação do nome do contacto, seleccione o formato de nome predefinido no menu pendente:

3. Seleccione a caixa de verificação Aplicar a todos os contactos se pretender gerar de imediato o formato selecionado para todos os seus contactos. Ou deixe-a desmarcada para manter os seus contactos actuais como estão por enquanto.

4. Clique em Guardar. Se seleccionou a caixa de verificação Aplicar a todos os contactos, terá também de clicar em Confirmar na janela pop-up de confirmação Atualizar formatação do nome de contacto para todos os contactos?

Uma vez concluído, o novo formato de nome será aplicado sempre que adicionar novos contactos utilizando o botão Novo, ao criar contas ou ao aplicar o formato de nome em massa.

Se aplicou o novo formato de nome predefinido, mas o nome próprio, o apelido ou o nome do meio (se necessário) do seu contacto não foram preenchidos, a formatação do nome do contacto falhará para esse contacto. Receberá uma notificação na secção Inbox+:

Aplicar a formatação do nome de contacto em massa

Pode aplicar o formato do nome, que definiu como padrão, aos seus contactos em massa. Para tal, seleccione um ou mais contactos na sua lista de contactos, clique na ligação Atualizar formato do nome do contacto na parte superior e confirme-o na janela pop-up Aplicar formatação do nome do contacto em massa.

Eliminar contactos

Para remover contactos, assinale a caixa junto aos que pretende eliminar, clique no ícone do caixote do lixo na barra de menus e, em seguida, clique em Confirmar. Para selecionar todos os contactos, clique na caixa de verificação mais acima.

Para remover um contacto, também pode clicar no ícone do caixote do lixo à direita do nome do contacto e, em seguida, confirmar clicando em Eliminar.

Adicionar contactos

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Unir contactos duplicados

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