CRM (Básico): Importar uma Lista de Clientes

A nossa ferramenta de importação permite-lhe transferir simultaneamente contas de clientes e dados de contacto para a TaxDome, para que possa iniciar o seu trabalho no portal. Embora possa criar novos contactos e contas manualmente, fazer o upload de um ficheiro CSV é uma forma muito mais rápida de transferir os seus dados para a TaxDome. 

Abordado aqui:

• Preparar um ficheiro CSV
  • Como formatar uma folha de cálculo para que várias contas sejam associado para um único contacto
  • Como formatar uma folha de cálculo para que vários contactos sejam associado para uma conta
  • Como formatar uma folha de cálculo para que os contactos sejam associado para duas contas simultaneamente
• Passo 1. Carregar um ficheiro CSV para TaxDome
• 2º passo. Crie contas (Opcional)
• 3º passo. Definir definições (Opcional)
• 4º passo. Crie Contactos
• 5º passo. Revisão
• Quem é que pode importar?

Preparar um ficheiro CSV 

Para consultar vídeos úteis, visite a Academia TaxDome, o nosso centro online gratuito para
visualizar e aprender tudo o que necessita de saber sobre TaxDome.

Para preparar um ficheiro que permita importar os seus dados de contacto e contas, use um programa de folha de cálculo como o Excel ou Google Sheets. Se necessitar de instruções sobre como transferir os seus dados a partir de uma plataforma ou programa, consulte aqui.

• Ao importar os dados dos seus clientes para TaxDome, lembre-se que Contas e Contactos são diferentes: 
  • As Contas são as entidades para as quais trabalha e fatura, quer seja uma empresa, um fundo, família, ou um indivíduo. 
  • Os Contactos são os indivíduos com quem interage. Para obter mais detalhes, consulte aqui.
• Crie uma folha de cálculo com os seus dados de cliente, depois guardar como um ficheiro CSV. Certifique-se de que o ficheiro CSV está codificado em UTF-8 e não excede 300 kB.
• Insira apenas um contacto por linha de folha de cálculo, mesmo que vários contactos estejam associados à mesma conta.

Dica: Se o seu software de origem gerar um ficheiro com o contribuinte e com o cônjuge na mesma fila, não será necessário editar manualmente o CSV. Em vez disso, siga as seguintes instruções aqui.

• 👋 Nós podemos ajudar! Se o seu ficheiro CSV ficar com múltiplos contactos por fila e não souber como o corrigir, informe-nos. A nossa equipa de apoio terá todo o prazer em ajudar: Siga os seguintes passos para obter assistência. 

1. Crie uma folha de cálculo

Crie e identifique as colunas. 

Dica: Quando nomeia as colunas, cada nome de cabeçalho da coluna representa uma propriedade distinta de dados.

Eis alguns exemplos de nomes de cabeçalho de coluna: 

• Coluna A | Nome da conta: O nome da empresa ou fundo (uma conta não pessoal) ou o nome de um indivíduo ou família (uma conta pessoal).
• Coluna B | Nome de contacto: O primeiro e último nome do contacto associado à conta.
• Coluna C | Primeiro nome: Primeiro nome.  
• Coluna D | Apelido: Apelido.  
• Coluna E | E-mail: É necessário um endereço de e-mail para que o contacto tenha acesso ao portal
• Coluna F | Número de telefone 
• Coluna G | Cidade 

2. Preencha as linhas da folha de cálculo com informações de contacto

É provável que a sua folha de cálculo já tenha colunas personalizadas; porém, certifique-se de que cumpre as seguintes regras básicas para que a importação seja um sucesso:

• Cada fila deve incluir apenas um contacto.
• Se planeia criar novas contas durante a transferência dos seus dados, certifique-se de que existe uma coluna Nome da Conta. Rotule-a de Nome da Conta (que é o que TaxDome define como propriedade dos dados) ou qualquer outro nome que funcione para si. Se um contacto não precisar de estar associado a uma conta, deixe em branco a linha da coluna Nome da Conta.
• Se dois ou mais contactos partilharem a mesma conta, utilize o mesmo nome de conta na linha de cada contacto. 

Não sabe como configurar diferentes tipos de contas, tais como um casal casado que faz o IRS em separado? Consulte aqui para ver exemplos e consulte as seguintes dicas:

• Desejo importar várias contas com o mesmo contacto
• Desejo importar vários contactos com a mesma conta
• Desejo importar simultaneamente contactos para duas contas

Desejo importar várias contas com o mesmo contacto

Pergunta: Como posso introduzir uma série de contas distintas que necessitam de estar associadas à mesma pessoa na folha de cálculo? Por exemplo, várias empresas que pertencem a um só proprietário? 

Resposta: Crie uma linha para cada conta, depois insira a mesma informação de contacto para cada uma das contas nas respetivas colunas.

Na folha de cálculo do exemplo abaixo Account Name é mapeado para Account Name em TaxDome, e são criadas cinco contas no processo de importação, cada uma associada à informação de contacto de Brian Ross. Brian Ross poderá depois iniciar a sessão em TaxDome via email@example.com,alternando depois entre contas. 

Desejo importar vários contactos com a mesma conta 

Pergunta: De que forma posso inserir vários contactos que necessitam de estar associados à mesma conta na folha de cálculo? Por exemplo, vários parceiros de negócios que são proprietários de uma empresa ou um contribuinte e o seu cônjuge.

Resposta: Use uma linha para cada contacto, depois insira o mesmo nome de conta para cada pessoa na respetiva coluna.

Na folha de exemplo abaixo, Name_Business é mapeado para Account Name on TaxDome, and six accounts are created during the import process. Michael Douglaston is linked to one contact; Robbie Corp to three; Smith Family to three; Mart Frickey to one; Solomon Deutsch to one; and Chrissy Tidder to one.

Desejo importar simultaneamente contactos para duas contas

Pergunta: De que forma posso introduzir vários contactos que necessitam de ser associados a duas contas na folha de cálculo? Por exemplo, crianças que necessitam de ter as suas próprias contas mas que ainda assim têm de estar associadas à conta da família.

Resposta: Use duas filas para cada contacto, depois altere o nome da conta, mantendo todos os dados de contacto. Este procedimento permite-lhe poupar trabalho posteriormente, uma vez que não terá de associar manualmente os contactos.

3. Guardar a folha de cálculo em formato CSV

TaxDome apenas reconhece folhas de cálculo guardadas como ficheiros CSV. Na barra de menu da sua folha de cálculo, vá a Ficheiro, selecione Guardar como CSV ou Fazer o download como CSV (a redação pode variar de acordo com o programa que utiliza).

Dica: Se o seu software gerar um ficheiro com o contribuinte e o cônjuge na mesma fila, não há necessidade de editar manualmente o ficheiro CSV. Consulte as instruções aqui.

Microsoft Excel: No campo Guardar como tipo, selecione CSV. Em Ferramentas selecione Opções da Web no menu drop-down. Abra o separador Codificação. Guarde este documento, selecione Unicode (UTF-8), e clique em OK.

Uma vez que guardou a sua folha de cálculo como ficheiro CSV e se certificou que está codificado em UTF-8, estará em condições para importar os seus contactos para a TaxDome.

1º passo. Faça o upload do ficheiro CSV para a TaxDome

Vá a Clientes e clique em Importar. Poderá também aceder através do separador Contactos .

Arraste e largue o ficheiro CSV ou clique em Pesquisar para o localizar no seu ambiente de trabalho para o transferir dessa forma.

2º passo. Crie contas (Opcional)

Dica: Passe para o 4º passo. se desejar importar apenas os contactos e não criar contas.

Se quiser criar contas, eis como fazê-lo:

1. Mapear o nome da conta: Selecione o nome do cabeçalho da coluna na sua folha de cálculo que corresponde à propriedade do Nome da Conta TaxDome. Se utilizou o Nome da Conta como o nome do cabeçalho da coluna na sua folha de cálculo, este é automaticamente mapeado para a propriedade Nome da Conta da TaxDome, uma vez que têm o mesmo nome. 

2. Mapear campos de conta: Adicione os dados da sua folha de cálculo como campos personalizados para as suas contas. Reveja todos os nomes do cabeçalho da coluna à esquerda e selecione Não importar ou Mapear para a propriedade a partir do menu drop-down. Se selecionar Mapear a propriedade, selecione o campo personalizado a partir do menu drop-down da Conta. 

• Se já existir uma conta com o mesmo nome na TaxDome, essa conta não será alterada e todos os seus dados permanecerão os mesmos. 
• Se um nome no cabeçalho da coluna da folha de cálculo não tiver uma propriedade de conta correspondente, deverá criar um novo, selecionando Novo campo no menu drop-down. Para obter mais detalhes, consulte aqui.

3º passo. Definir definições (Opcional)

Aplique configurações em massa às contas recentemente importadas. 

1. Contactos associados: À esquerda, em E-MAILS, verá a propriedade de e-mail TaxDome. Se adicionou campos personalizados de e-mail para os seus contactos, verá também estes. 

Selecione os direitos de acesso para cada contacto cujo endereço de e-mail está associado à conta importada. Por predefinição, todos os direitos de acesso estão ativados: 

• LOGIN: Quando ativado, o contacto poderá utilizar o portal do cliente TaxDome.

• NOTIFICAR: Quando ativado, o contacto receberá todas as notificações do sistema, tais como mensagens, questionários, contratos, faturas, e-mails enviados via TaxDome ou via automatização do projeto, entre outras.

• SINCRONIZAÇĀO DE E-MAIL: Quando ativado, conseguirá consultar e responder aos e-mails do cliente através da sua Inbox+ assim como consultar todos os e-mails no separador E-mail da sua conta. 

Se desejar que os clientes recebam um convite por e-mail para o respetivo portal TaxDome, assinale a caixa Enviar Convites. Para adicionar uma Mensagem personalizada escreva no campo Mensagem Personalizada. Se não desejar convidá-los de imediato, envie um convite posteriormente, acedendo ao separador Contas, abrindo a subguia Ativação Pendente.

2. Etiquetas: Se criou etiquetas para identificar as suas contas, aplique-as aqui. Ainda não tem etiquetas? Aprenda a criá-las aqui.

Dica: Se desejar aplicar diferentes conjuntos de etiquetas às contas, prepare folhas de cálculo diferentes. Para saber mais detalhes, consulte aqui.   

3. Responsáveis: Por predefinição, são atribuídas novas contas à pessoa que realiza a importação. Selecione os membros da equipa que deseja dar acesso às contas importadas. Para obter mais informação sobre o acesso às contas, consulte aqui.

4. Pastas e documentos: Se utilizar uma estrutura de pastas personalizada para os documentos do cliente, poderá aplicar modelos de pastas em massa às contas recentemente criadas. Para saber mais sobre a criação dos modelos de pastas, consulte aqui. O modelo de ano fiscal padrão será automaticamente aplicado às novas contas se não selecionar um modelo de pasta já criado.

4º passo. Crie Contactos

Para iniciar a importação dos seus contactos para a TaxDome, reveja os nomes dos cabeçalhos das colunas da sua folha de cálculo à esquerda, depois selecione Não importar ou Mapear a propriedade a partir do menu drop-down. Os nomes dos cabeçalhos das colunas na sua folha de cálculo que correspondam aos nomes das propriedades dos contactos TaxDome (por exemplo, Primeiro Nome, Telefone, E-mail, Cidade) serão automaticamente mapeados. 

Se optar por Mapear a propriedade, selecione o nome da propriedade de Contacto a partir do menu drop-down. Poderá ainda adicionar um novo campo, clicando em Novo campo no menu drop-down. Para obter mais informações sobre os campos personalizados de contacto, clique aqui. 

• Não tem de emparelhar cada nome de cabeçalho de coluna; poderá deixar o campo como Não importar.

Após concluir o mapeamento, clique em Continuar. Tal não inicia o processo de importação. Poderá ainda voltar a esta etapa caso tenha cometido algum erro.

5º passo. Revisão 

Ao rever os resultados do mapeamento, verificará o seguinte:

• Que membros da equipa serão atribuídos às contas
• Que etiquetas serão atribuídas às contas
• Que conta personalizada e campos de contacto serão criados
• Que contactos serão criados e com que nomes e endereços de e-mail
• Que contas serão criadas e com que contactos associados

Se estiver tudo bem, clique em Iniciar Importação. Se não, volte a fazer as reparações necessárias.

Pode sair da página; o processo prossegue por conta própria. Uma vez concluída a importação, receberá uma notificação por e-mail. Clique no link da mensagem para aceder aos resultados da importação. Verificará:

• A quantidade de contactos importados
• A quantidade de linhas de folha de cálculo que foram ignoradas
• A quantidade de contas criadas
• A quantidade de contas que foram atualizadas
• A quantidade de campos personalizados que foram criados

Caso algumas linhas tenham sido ignoradas (devido a erros), poderá exportar um ficheiro CSV zipado informando o motivo e que linhas. Os motivos incluem células vazias com colunas obrigatórias (por exemplo, nomes dos contactos) ou células na coluna de e-mail que estejam a faltar endereços. Poderá sair da página, uma vez que o processo continua por conta própria.

Se estiver a ter dificuldades com o processo de importação, informe-nos! A nossa equipa tem sempre o prazer de ajudar!

Quem é que pode importar?

Esta secção é apenas para utilizadores TaxDome Pro. Actualização em qualquer altura!

O proprietário e administrador da empresa poderão importar contactos e criar contas na TaxDome. Se desejar que membros da equipa possam importar, conceda-lhes direitos de acesso para gerir os contactos:

1. Aceda às Definições, selecione Equipa e Planos, clique nos três pontos à extrema direita do nome do membro da equipa e clique em Editar.

2. Ative o botão de alternância Gerir contactos, e clique em Guardar.

Dica: Consulte a Academia TaxDome participe em aulas lúdicas e abrangentes e torne-se numa SUPERESTRELA TaxDome