CRM (Básico): Importar uma lista de clientes

A nossa ferramenta de importação permite-lhe transferir contas de clientes e dados de contactos para TaxDome ao mesmo tempo, para que possa começar a trabalhar rapidamente a partir do seu portal. Embora possa criar novos contactos e contas manualmente, carregar um ficheiro CSV é uma forma muito mais rápida de transferir os seus dados para TaxDome. 

Abrangido aqui:

• Step 0. Prepare a CSV file
  • Importing several accounts with the same contact
  • Importing several contacts with the same account
  • Importing contacts to two accounts simultaneously
• Step 1. Upload a CSV file to TaxDome
• Passo 2. Criar contas (opcional)
• Passo 3. Definir definições (opcional)
• Passo 4. Criar contactos
• Etapa 5. Rever
• Quem pode importar?

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Step 0. Prepare a CSV file 

Para mais vídeos de instruções úteis, visite a TaxDome Academy, o nosso centro online gratuito para
tudo o que precisa de saber sobre TaxDome.

Para importar os seus dados de contacto e de conta pré-existentes, utilize uma ferramenta de folha de cálculo como o Excel ou o Google Sheets. Também pode ler as instruções sobre a transferência dos seus dados de uma plataforma ou programa de software específico.

• Ao importar os dados dos seus clientes para TaxDome, lembre-se de que Contas e Contactos são diferentes: 
  • As contas são as entidades para as quais trabalha e que fatura, quer se trate de uma empresa, de um trust, de uma família ou de um indivíduo 
  • Os contactos são as pessoas com quem interage. Segue-se uma explicação das contas e dos contactos
• Crie uma folha de cálculo com os dados do cliente e, em seguida, guardar como um ficheiro CSV. Certifique-se de que o ficheiro CSV está codificado em UTF-8 e não excede os 300 kB
• Enter only one contact per spreadsheet row, even when several contacts are linked to the same account. You can also skip importing accounts to import contacts only
• Pode ter diferentes folhas de cálculo para diferentes grupos de clientes. Estas podem ser importadas uma a uma, com diferentes definições aplicadas. Aqui está um vídeo sobre a importação de diferentes grupos de clientes

Sugestão: se o seu software de origem gerar um ficheiro com o contribuinte e o cônjuge na mesma linha, não é necessário editar manualmente o CSV. Em vez disso, siga as instruções para importar um ficheiro com o contribuinte e o cônjuge numa linha.

• Nós podemos ajudar! Se o seu ficheiro CSV acabar com vários contactos por linha e não souber como o resolver, informe-nos. A nossa equipa de apoio tem todo o gosto em ajudar: Siga estes passos para obter assistência. 

1. Criar uma folha de cálculo 

Criar e rotular as colunas. 

Sugestão: quando nomeia as colunas, cada nome de cabeçalho de coluna representa uma propriedade de dados diferente.

Eis alguns exemplos de nomes de cabeçalhos de colunas: 

• Column A | Account Name: the name of a company or trust (a non-personal account) or the name of an individual or family (a personal account)
• Coluna B | Nome do contacto: nome e apelido do contacto associado da conta
• Coluna C | Nome próprio  
• Coluna D | Apelido  
• Coluna E | Tipo de conta
• Column F | Email: an email address must be provided for the contact to have portal access
• Column G | Phone
• Column H | City
• Coluna I | Etiquetas de conta: uma etiqueta que pode aplicar para agrupar contas
• Coluna J | Etiquetas de contacto: uma etiqueta que pode aplicar para agrupar contactos
• Column K | Team members: team members you would like to be automatically assigned during import

2. Preencher as linhas da folha de cálculo com os contactos e informações adicionais

É possível que a sua folha de cálculo já tenha colunas personalizadas. No entanto, certifique-se de que segue estas regras básicas para uma importação sem problemas:

• Cada linha deve incluir apenas um contacto
• Se planeia criar novas contas durante a transferência de dados, certifique-se de que existe uma coluna Nome da conta. Identifique-a como Nome da conta (o que o TaxDome chama de propriedade de dados) ou como preferir. Se um contacto não precisar de ser associado para uma conta, deixe a linha na coluna Nome da conta em branco.
• Se dois ou mais contactos partilharem a mesma conta, utilize o mesmo nome de conta em cada linha para cada contacto
• Diferentes tipos de campos personalizados suportam diferentes caracteres. Certifique-se de que o seu os campos são preenchidos corretamente:
  • Divida as opções com uma vírgula ou ponto e vírgula ("," ou ";"), o carácter para campos personalizados de seleção múltipla
  • As datas devem ser preenchidas no formato correspondente: MM/DD/AAAA ou MMM/DD/AAAA para as empresas americanas e DD/MM/AAAA para as empresas não americanas

Não tem a certeza de como configurar diferentes tipos de contas, por exemplo, um casal que apresenta uma declaração separada? Veja exemplos de configuração de contactos para diferentes tipos de contas e, em seguida, consulte estas sugestões:

• Importing several accounts with the same contact
• Importing several contacts with the same account
• Importing contacts to two accounts simultaneously

Importing several accounts with the same contact

P: Como posso introduzir na folha de cálculo diferentes contas que têm de ser associado à mesma pessoa? Por exemplo, várias empresas que pertencem ao mesmo proprietário. 

R: Crie uma linha para cada conta e, em seguida, introduza as mesmas informações de contacto para cada conta nas colunas adequadas.

Na folha de cálculo de exemplo abaixo, o Nome da conta é mapeado para o Nome da conta em TaxDome e são criadas cinco contas durante o processo de importação, cada uma associado para as informações de contacto de Brian Ross. Brian Ross pode então iniciar sessão em TaxDome utilizando e-mail@example .com e alternar entre contas. 

Importing several contacts with the same account

P: Como posso introduzir na folha de cálculo vários contactos que têm de ser associado para a mesma conta? Por exemplo, vários parceiros comerciais que possuem uma empresa ou um contribuinte e o seu cônjuge.

R: Utilize uma linha para cada contacto e, em seguida, introduza o mesmo nome de conta para cada pessoa na coluna adequada.

Na folha de cálculo de exemplo abaixo, Name_Business Name é mapeado para Account Name em TaxDome, e são criadas seis contas durante o processo de importação. Michael Douglaston é associado para um contacto, Robbie Corp para três contactos, a família Smith para três contactos, Mart Frickey para um contacto, Solomon Deutsch para um contacto e Chrissy Tidder para um contacto.

Importing contacts to two accounts simultaneously

P: Como posso introduzir vários contactos que precisam de ser associado para duas contas na folha de cálculo? Por exemplo, crianças que precisam de ter as suas próprias contas, mas que ainda precisam de ser associado para a conta da família.

R: Utilize duas linhas para cada contacto e, em seguida, altere o nome da conta, mantendo os detalhes do contacto inalterados. Isto pode guardar dar-lhe algum trabalho mais tarde, uma vez que não terá de ligar manualmente os contactos.

3. Guardar a folha de cálculo em formato CSV

TaxDome só reconhece as folhas de cálculo guardadas como ficheiros CSV. Na barra de menus da folha de cálculo, aceda a Ficheiro e seleccione Guardar como CSV ou Transferir como CSV (o texto pode variar consoante o programa que estiver a utilizar).

Microsoft Excel: No campoGuardar como tipo, seleccione CSV (delimitado por vírgulas). Em Ferramentas menu suspenso, seleccione Opções da Web. Abra o separador Codificação . Em Guardar este documento como menu suspenso, seleccione Unicode (UTF-8) e, em seguida, clique em OK.

Agora que guardou a sua folha de cálculo como um ficheiro CSV e se certificou de que está codificado em UTF-8, está pronto para importar os seus contactos para TaxDome.

Passo 1. Carregue o ficheiro CSV para TaxDome

Go to Clients > Accounts, then click Import. You can also access this button from the Contacts page.

Arraste e largue o ficheiro CSV ou clique em Procurar para o localizar no seu ambiente de trabalho para uploaded ele.

Step 2. Create accounts (optional)

Here’s how to create accounts:

1. Map the Account Name

Select the column header name from your spreadsheet that corresponds to TaxDome’s Account Name property. If you used Account Name as the column header name in your spreadsheet, it is automatically mapped to TaxDome’s Account Name property because they have the same name.

Tip! If you want to skip importing accounts and import contacts only click X to the right of the Choose CSV column for Account Name field.

2. Choose the Account Type

Select an option to specify how you want to apply the account type to your imported clients. For details, go to the article on account types.

Se a opção Empresa for aplicada, o cliente terá a propriedade Nome da empresa igual aos dados da coluna Nome da conta.

3. Map account fields

Add any data from your spreadsheet as custom fields for your accounts, tag them or assign team members. Review all column header names on the left, then choose either Ignore or Sync custom field from the Action drop-down menu. If you choose Sync custom field, select the custom field from the drop-down menu in the TaxDome column. 

• Se já existir uma conta com o mesmo nome em TaxDome, esta não será alterada e todos os seus dados permanecerão inalterados 
• Se um nome de cabeçalho de coluna da folha de cálculo não tiver uma propriedade de conta correspondente, crie uma nova propriedade seleccionando Novo campo em menu suspenso. Leia mais sobre como adicionar campos personalizados de conta durante a importação
• Também pode marcar as suas contas aqui. Para mais informações, consulte este artigo sobre a aplicação de etiquetas
• If you have the Team members column in your spreadsheet, the team members listed in the spreadsheet will be automatically assigned to the corresponding clients. 

Passo 3. Definir definições (opcional)

Neste passo, aplique as definições em massa às contas recentemente importadas.

1. Linked contacts

On the left, under EMAILS, you’ll see the TaxDome Email property. If you have added custom email fields for your contacts, you’ll see these as well. 

Seleccione os direitos de acesso para cada contacto cujo endereço e-mail é associado para a conta importada. Por predefinição, todos os direitos de acesso estão activados: 

• LOGIN: quando esta opção está activada, o contacto pode utilizar o seu portal do cliente TaxDome

• NOTIFICAR: quando esta opção está activada, o contacto recebe todas as notificações do sistema, tais como mensagens, organizadores, propostas, facturas e mensagens de correio eletrónico enviadas a partir de TaxDome ou através de automações deprojeto e muito mais

• EMAIL SYNC: quando esta opção está activada, pode ver e responder aos e-mails do cliente no seu Inbox+ e ver todos os e-mails no separador E-mail da conta do cliente   

Se pretender que os clientes recebam um convite e-mail para o seu portal TaxDome , seleccione a caixa Enviar convites. Para adicionar uma mensagem personalizada, digite uma no campo Mensagem personalizada. Se não pretender convidá-los de imediato, envie um convite mais tarde, acedendo ao separador Contas e abrindo a sub-aba Ativação pendente.

2. Tags

If you already have some tags created in TaxDome, you can apply them to your imported accounts here. They will be applied to all imported accounts. If you need to apply different tags to different accounts, it's better to add them to the spreadsheet beforehand. Read more on applying tags.

3. Assignees

If team members are not listed in the spreadsheet, new accounts are assigned to the person doing the import. Or you can select additional team members you want to have access to all the imported accounts. Read more on assigning team members while importing.

4. Folders and documents

If you use a custom folder structure for client documents, apply folder templates in bulk to the newly created accounts. Read more about creating folder templates. The Default Tax Years template is automatically applied to new accounts if you don’t select a folder template you've already created.

Passo 4. Criar contactos

To start importing your contacts to TaxDome, review the column header names from your spreadsheet on the left, then choose either Ignore or Sync custom field from the Action drop-down menu. The column header names in your spreadsheet that match TaxDome contact property names (e.g., First Name, Phone, Email, City) get automatically mapped. 

If you choose Sync custom field, select the contact field from the drop-down or add a new field by clicking New field. Read more about contact custom fields. 

• You can also tag your contacts here.  For details, go to this article on applying tags.
• You don’t have to pair every column header name — you can leave the Action field selection as Ignore.
• If you skipped account mapping, you can import contacts only.

Quando tiver terminado o mapeamento, clique em Continuar. Isto não inicia o processo de importação. Poderá ainda voltar a este passo se tiver cometido algum erro.

Etapa 5. Rever 

Ao rever os resultados do mapeamento, verá tudo isto:

• Que membros da equipa serão atribuídos às contas
• Que etiquetas serão atribuídas às contas
• Que campos personalizados de conta e contacto serão criados
• Que contactos serão criados com que nomes e endereços e-mail
• Que contas serão criadas com que contactos associado

Se tudo estiver correto, clique em Iniciar importação. Caso contrário, volte atrás para efetuar as correcções necessárias.

Agora, pode abandonar a página. O processo de importação continuará por si só. Quando a importação estiver concluída, receberá uma notificação em e-mail . Clique na ligação da mensagem para aceder aos resultados da importação. Irá ver:

• Quantos contactos foram importados
• Quantas linhas da folha de cálculo foram ignoradas
• Quantas contas foram criadas
• Quantas contas foram actualizadas
• Quantos campos personalizados foram criados

Se algumas linhas foram ignoradas (devido a erros), pode exportar um ficheiro CSV zipado indicando quais e porquê. As razões para as linhas ignoradas incluem células vazias em colunas obrigatórias (por exemplo, nomes de contactos) ou células na coluna e-mail que não têm endereços e-mail . Agora, pode abandonar a página. O processo continuará por si só. Os resultados da exportação ser-lhe-ão enviados através de e-mail.

Se estiver a ter dificuldades com o processo de importação, informe-nos! A nossa equipa está sempre disponível para ajudar!

Quem pode importar?

O proprietário e o administrador da empresa podem importar contactos e criar contas em TaxDome. Se pretender que os membros da equipa possam importar, conceda-lhes direitos de acesso para gerir contactos:

1. Vá a Definições, seleccione Equipa e planos na barra de menus, clique nos três pontos à direita do nome do membro da equipa e, em seguida, clique em Editar

2. Seleccione Gerir contactos e clique em Guardar

Dica: visite a TaxDome Academy para ter aulas divertidas e completas e tornar-se uma superestrela da TaxDome .