Modelos de Pastas (Básico): Criar e Aplicar

Os modelos de pastas simplificam o processo de criação de conjuntos de pastas para organizar os documentos dos seus clientes. Tenha os modelos de pastas prontos para serem rapidamente aplicados a contas novas e existentes. Pode até ser super proactivo e incluir os documentos e formulários que os seus clientes vão precisar dentro deles.

Abordado aqui:

Modelos de pastas por defeito

Ao adicionar novas contas a TaxDome (manualmente ou através de importação), cada uma recebe automaticamente um modelo de pasta chamado Anos de Imposto por Defeito

Quererá editar o modelo de pasta predefinido ou criar uma nova pasta completamente para definir como padrão, de modo a ter a estrutura de pastas que deseja para organizar cada documento de conta de cliente. Tanto os proprietários das empresas como os administradores têm acesso para o fazer.

Há três maneiras de lidar com o modelo de pasta padrão:

  • Editar o modelo de Ano Fiscal por Defeito: Ir para Configurações no menu da barra lateral esquerda, seleccionar Modelos na barra de menu, ir para Pastas, depois clicar em Anos de Imposto por Defeito. Faça alterações ao modelo editando, apagando e adicionando pastas e subpastas. Clique em SAVE quando tiver terminado.
  • Criar um novo modelo de pasta para utilizar como padrão: Ir para Definições na barra lateral esquerda, seleccionar a Definições da Empresa depois escolha o modelo que pretende utilizar como padrão na secção Modelo de Pasta por Defeito. Clique em SAVE.

  • Criar novas contas sem modelos de pastas padrão: Ir para Definições selecione Definições da Empresa e depois clique no separador x no Modelo de pasta por predefinição e clique em GUARDAR.

dica

Nota: Uma nova conta terá sempre uma pasta de documentos de nível superior do Cliente uploaded . Para saber mais sobre configurações de visibilidade e níveis de acesso (quem pode ver e/ou editar os documentos dentro de uma pasta), vá aqui

Criar modelos de pasta

Para consultar vídeos úteis, visite a Academia TaxDome, o nosso centro online gratuito para
visualizar e aprender tudo o que necessita de saber sobre a TaxDome.

Os modelos de pastas são criados por um dono de empresa, administrador ou qualquer membro da equipa com direitos de acesso para gerir os modelos.

1. Para criar um modelo de pasta, vá a Definições na barra lateral esquerda, seleccione o separador Templates, abra a subguia Folders, depois clique em CREATE TEMPLATE.



Ou aceda a esta página seleccionando a opção Apply Folder Template automation enquanto cria ou edita um projeto, clicando depois em New Template.

2. A seguir, criar uma estrutura de pastas. Na janela Criar Modelo de Pasta, verá três pastas de nível superior(documentos do Cliente uploaded , documentos da Empresa partilhados com o cliente e Private). Pode renomear, editar e apagar estes documentos e criar tantas pastas de nível superior quantas precisar.

As suas opções na janela Criar Modelo de Pasta:

  • Criar uma nova pasta de nível superior: Clicar em Criar pasta, nomear a pasta, seleccionar o nível de privacidade/acesso(Particular, Cliente pode ver ou Cliente pode ver e editar), depois clicar em Submeter. Leia mais sobre os níveis de privacidade aqui.
  • Criar uma subpasta: Clique nos três pontos à direita da pasta de nível superior, clique em New Folder, nomeie a pasta, depois prima enter no seu teclado.
  • Alterar a visibilidade de uma pasta de nível superior: Clique nos três pontos à direita da pasta, clique em Editar, seleccione o nível de privacidade/acesso, depois clique em Guardar.
  • Renomear uma pasta/subpasta: Clique nos três pontos à direita da pasta, clique em Editar, nomeie a pasta, depois clique em Guardar.
  • Apagar pastas: Clique nos três pontos à direita da pasta, depois Elimine.

3. Agora pode adicionar documentos e formulários a pastas. Se quiser que os clientes tenham documentos específicos, adicione-os às pastas. Arraste e solte-os ou clique em Upload documents. Ou uploaded vários documentos de uma pasta clicando em Upload folder (para mais detalhes sobre como TaxDome processa pastas, vá aqui).

Acrescentar tantos documentos quantos forem necessários às diferentes pastas de nível superior. Por exemplo, adicionar modelos de contabilidade, escrituração contabilística ou fiscal ao privado e um contrato de serviço para a pasta com cliente pode ver .

dica

Nota: Os documentos podem ser adicionados a pastas por um proprietário de empresa, administrador ou qualquer membro da equipa com direitos de acesso para gerir documentos.

4. Uma vez terminado de criar o modelo de pasta, clique em Guardar.

Aplicar modelos de pasta

Agora que já fez um modelo de pasta, o que se segue? 

  • Para aplicar um modelo de pasta, deve ser um proprietário, administrador ou membro da equipa com direitos de acesso para gerir documentos.

  • Pode aplicar modelos de pastas manualmente enquanto cria uma conta ou enquanto importa uma lista de clientes para TaxDome. 

  • Os modelos de pastas podem ser aplicados tanto às contas novas como às já existentes.

  • Uma vez aplicado um modelo de pasta, ainda se pode fazer alterações à estrutura da pasta. Para o fazer, vá à secção Docs ou à vista em árvore enquanto carrega os documentos.

O que acontece quando se aplica um modelo de pasta a uma conta:

  • Se houver pastas e documentos com os mesmos nomes na conta do cliente, as pastas e documentos do cliente permanecem os mesmos.
  • Se houver pastas e documentos na conta do cliente que estejam em falta no modelo, as pastas e documentos permanecem os mesmos.
  • Se houver pastas e documentos no modelo que faltam na conta do cliente, são criados.
  • Se renomear a pasta de Documentos Carregados pelo Cliente no modelo, esta é renomeada na conta do cliente.
  • Se realizar vários serviços para o mesmo cliente, poderá aplicar vários modelos individualmente, sendo criadas as pastas e documentos em falta no perfil da conta do cliente.

Há várias formas de aplicar modelos de pastas:

Aplicar um modelo de pasta a uma conta

1. Na página Documentos da conta do cliente, abra o separador Docs, depois clique em Apply Folder Template (Aplicar modelo de pasta).

2. Clique no campo Folder Template para seleccionar um modelo do menu suspenso (por exemplo, New Clients), depois clique em Apply para alterar a estrutura de pastas da conta seleccionada.

Aplicar um modelo de pasta em várias contas

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1. Ir para Clientes, seleccionar as caixas de verificação das contas a que pretende aplicar o modelo de pasta, clicar nos três pontos à esquerda de Mais acções na barra de menu, depois clicar em Aplicar modelos de pasta.

2. Adicionar mais contas, se necessário, digitando um nome, ID ou endereço e-mail no campo de pesquisa.

3. Clique no campo Modelo de pasta para selecionar um dos modelos do menu (por exemplo, Novos Clientes), e clique em APLICAR para alterar a estrutura da pasta para as contas selecionadas.

Aplicar modelos de pastas às contas via automatização

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Esta secção destina-se apenas aos utilizadores da TaxDome Pro. Atualize em qualquer altura.

Os modelos de pastas podem ser adicionados utilizando automatizações dentro de um projeto. Desta forma, quando um trabalho para um cliente passa para uma nova fase no projeto, uma nova estrutura de pastas é automaticamente aplicada à sua conta. Eis como:

1. Ir para Definições no menu da barra lateral esquerda, seleccionar projetos, depois clicar no nome projeto ou CRIAR projeto.

2. Selecione a etapa no projeto à qual deseja associar a automatização, clique em + Adicionar automatização, e selecione Aplicar modelo de pasta.

3. Clique no campo Aplicar modelo de pasta, selecione o modelo no menu, e clique em GUARDAR para guardar as suas alterações. Assim que a automatização for adicionada, poderá consultar acedendo à página do projeto e clicando no ícone da automatização acima da etapa.

Uma vez que um trabalho passa para uma fase com um modelo de automatização de pastas de aplicação, aparecerá um pop-up mostrando a automatização prestes a ser activada. Se não quiser que as pastas sejam criadas automaticamente, desmarque a acção, depois clique em Mover.

Aplicar modelos de pasta em novas contas

Pode aplicar um modelo de pasta personalizado ao criar novas contas manualmente ou através de importação.

Se quiser que um modelo específico seja aplicado automaticamente, defina-o como o padrão. Desta forma, ele será aplicado a todas as novas contas criadas manualmente ou através de importação.

Editar modelos de pasta

1. Para fazer alterações a um modelo, vá a Settings no menu da barra lateral esquerda, depois seleccione Templates na barra de menu. Navegue para Pastas, depois clique no nome da pasta modelo.

2. Fazer alterações ao modelo de pasta, depois clicar em SAVE. Pode adicionar ou apagar pastas em qualquer um dos três locais(Particular, Documentos da Empresa partilhados com o cliente e documentos do Cliente uploaded ).

dica

Nota: As alterações que fizer a um modelo de pasta não serão reflectidas noutro local. Terá de aplicar o modelo actualizado ao perfil da conta do cliente para ver as alterações. E as pastas previamente criadas não serão apagadas.

Eliminar modelos de pasta

Remover um modelo de pasta se já não precisar dele: Clique nos três pontos à extrema direita do nome do modelo de pasta, seleccione Apagar da lista pendente, depois clique em APAGAR para confirmar. Todas as estruturas de pastas criadas para as suas contas com esse modelo permanecerão.

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