Modelos de pastas (básico): Criar e aplicar

Os modelos de pastas simplificam o processo de criação de conjuntos de pastas para organizar os documentos dos seus clientes. Tenha modelos de pastas prontos a usar para aplicar rapidamente a contas novas e existentes. Pode até ser super pró-ativo e incluir os documentos e formulários de que os seus clientes vão precisar.

Abrangido aqui:

• Modelos de pastas predefinidos
• Criar modelos de pastas
• Aplicação de modelos de pastas
  • Aplicar um modelo de pasta a uma conta
  • Aplicar um modelo de pasta a várias contas
  • Aplicar modelos de pastas a novas contas
  • Aplicar modelos de pastas a contas através da automatização
• Editar modelos de pastas (adicionar uma nova subpasta de ano fiscal, etc.)
• Eliminar modelos de pastas
• Carregamento automático de documentos para contas com modelos de pastas

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Modelos de pastas predefinidos

Quando adiciona novas contas a TaxDome (manualmente ou através de importação), cada uma recebe automaticamente um modelo de pasta denominado Anos de imposto predefinidos.

Deve editar o modelo de pasta predefinido ou criar uma nova pasta para definir como predefinição, de modo a ter a estrutura de pastas que pretende para organizar os documentos da conta de cada cliente. Tanto os proprietários como os administradores da empresa têm acesso para o fazer.

Existem três formas de tratar o modelo de pasta predefinido:

• Edite o modelo Anos fiscais padrão: Aceda a Definições no menu da barra lateral esquerda, seleccione Modelos na barra de menus, aceda a Pastas e clique em Anos fiscais por defeito. Efectue alterações ao modelo editando, eliminando e adicionando pastas e subpastas. Clique em Guardar e sair quando tiver terminado.
• Crie um novo modelo de pasta para utilizar como predefinição: Aceda a Definições na barra lateral esquerda, seleccione o separador Definições da Empresa e, em seguida, escolha o modelo que pretende utilizar como predefinição na secção Modelo de pasta predefinido. Clique em Guardar e sair.

Enquanto edita o modelo, pode manter as alterações e continuar a editar clicando em Guardar.

• Criar novas contas sem modelos de pastas predefinidos: Ir para Definições, selecionar o Definições da Empresa e, em seguida, clique no separador x no Modelo de pasta predefinido secção. Clicar em SALVAR.
  
  

Nota: Uma nova conta terá sempre uma pasta de documentos de nível superior do Cliente uploaded . Para saber mais sobre as definições de visibilidade e os níveis de acesso (quem pode ver e/ou editar os documentos dentro de uma pasta), vá aqui.

Criar modelos de pastas

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Os modelos de pastas são criados por um proprietário da empresa, administrador ou qualquer membro da equipa com direitos de acesso para gerir modelos.

1. Para criar um modelo de pasta, aceda a Definições na barra lateral esquerda, seleccione o separador Modelos, abra o sub separador Pastas e, em seguida, clique em CRIAR MODELO.

Ou aceda a esta página adicionando a automatização Aplicar modelo de pasta ao criar ou editar um projeto e, em seguida, clicando em Novo modelo.

2. Em seguida, crie uma estrutura de pastas. Na janela Criar modelo de pasta, verá três pastas de nível superior(Documentos do cliente uploaded , Documentos da empresa partilhados com o cliente e Privado). Pode mudar o nome, editar e eliminar estas pastas e criar tantas pastas de nível superior quantas as necessárias.

As suas opções na janela Criar modelo de pasta:

• Criar uma nova pasta de nível superior: Clique em Criar pasta, dê um nome à pasta, seleccione o nível de privacidade/acesso(Privado, O cliente pode ver ou O cliente pode ver e editar) e, em seguida, clique em Submeter. Leia mais sobre os níveis de privacidade aqui.
• Criar uma subpasta: Clique nos três pontos à direita da pasta de nível superior, clique em Nova pasta, dê um nome à pasta e prima enter no teclado.
• Alterar a visibilidade de uma pasta de nível superior: Clique nos três pontos à direita da pasta, clique em Editar, seleccione o nível de privacidade/acesso e clique em Guardar.
• Mudar o nome de uma pasta/subpasta: Clique nos três pontos à direita da pasta, clique em Editar, dê um nome à pasta e clique em Guardar.
• Eliminar pastas: Clique nos três pontos à direita da pasta e, em seguida, em Eliminar.

3. Agora pode adicionar documentos e formulários a pastas. Se pretender que os clientes tenham documentos específicos, adicione-os às pastas. Arraste e largue-os ou clique em Carregar documentos. Ou uploaded vários documentos de uma pasta, clicando em Carregar pasta (para obter detalhes sobre como o TaxDome processa pastas, consulte aqui).

Adicione tantos documentos quantos os necessários às diferentes pastas de nível superior. Por exemplo, adicione modelos de contabilidade, escrituração ou impostos à pasta Privado e um contrato de serviço para a pasta com O cliente pode ver acesso.

Nota: Os documentos podem ser adicionados às pastas por um proprietário da empresa, um administrador ou qualquer membro da equipa com direitos de acesso para gerir documentos.

4. Clique em Save & Exit (Guardar e sair ) para guardar o modelo e voltar à lista de modelos ou em Save (Guardar ) para manter as alterações e continuar a editar o modelo.

Aplicação de modelos de pastas

Agora que já criou um modelo de pasta, o que se segue?

• Para aplicar um modelo de pasta, tem de ser proprietário de uma empresa, administrador ou membro de uma equipa com direitos de acesso para gerir documentos.

• Pode aplicar modelos de pastas manualmente ao criar uma conta ou ao importar uma lista de clientes para TaxDome.

• Os modelos de pastas podem ser aplicados tanto a contas novas como a contas existentes.

• Depois de aplicar um modelo de pasta, pode ainda fazer alterações à estrutura da pasta. Para o fazer, vá à secção Documentos ou à vista em árvore enquanto carrega documentos.

O que acontece quando se aplica um modelo de pasta a uma conta:

• Se as pastas e os documentos já existirem na conta do cliente, não serão duplicados se um modelo de pasta os tiver.
• Se existirem pastas e documentos na conta do cliente que não constem do modelo, estes mantêm-se no lugar.
• Se existirem pastas e documentos no modelo que não existam na conta do cliente, são criados.
• Se efetuar vários serviços para o mesmo cliente, pode aplicar vários modelos, um a um, e são criadas as pastas e os documentos em falta no perfil da conta de cliente.

Existem várias formas de aplicar modelos de pastas:

• Aplicar um modelo de pasta a uma conta
• Aplicar um modelo de pasta a várias contas
• Aplicar modelos de pastas a contas através da automatização
• Aplicar modelos de pastas a novas contas

Aplicar um modelo de pasta a uma conta

1. Na página Documentos da conta de cliente, abra o separador Documentos e, em seguida, clique em Aplicar modelo de pasta.

2. Clique no campo Modelo de pasta para selecionar um modelo no site menu suspenso (por exemplo, Novos clientes) e, em seguida, clique em Aplicar para alterar a estrutura de pastas da conta selecionada.

Aplicar um modelo de pasta a várias contas

1. Vá a Clientes, seleccione as caixas de verificação das contas às quais pretende aplicar o modelo de pasta, clique nos três pontos à esquerda de Mais acções na barra de menus e, em seguida, clique em Aplicar modelo de pasta.

2. Adicione mais contas, se necessário, escrevendo um nome, ID ou endereço e-mail no campo de pesquisa.

3. Clique no campo Modelo de pasta para selecionar um dos modelos em menu suspenso (por exemplo, Novos clientes) e, em seguida, clique em Aplicar para alterar a estrutura de pastas das contas seleccionadas.

Aplicar modelos de pastas a contas através da automatização

Os modelos de pastas podem ser adicionados utilizando automações dentro de um projeto. Desta forma, quando um trabalho para um cliente passa para uma nova fase no projeto, uma nova estrutura de pastas é automaticamente aplicada à sua conta. Veja como:

1. Aceda a Definições no menu da barra lateral esquerda, seleccione projetose, em seguida, clique no nome projeto ou em Criar projeto.

2. Escolha a fase à qual pretende adicionar a automatização, clique na ligação Adicionar automatizações e, em seguida, seleccione Aplicar modelo de pasta no menu pendente.

3. Clique no campo Aplicar modelo de pasta, seleccione o modelo no menu e clique em Guardar para manter as alterações. Uma vez adicionada a automatização, pode vê-la acedendo à página projeto e clicando no ícone de automatização acima do palco.

Quando uma tarefa passa para uma fase com uma automatização de modelo de pasta Aplicar, aparece uma janela pop-up que mostra a automatização prestes a ser accionada. Se não quiser que as pastas sejam criadas automaticamente, desmarque a ação e clique em Mover.

Aplicar modelos de pastas a novas contas

Pode aplicar um modelo de pasta personalizado à medida que cria novas contas manualmente ou através de importação.

Se pretender que um modelo específico seja aplicado automaticamente, defina-o como predefinido. Desta forma, será aplicado a todas as novas contas criadas manualmente ou através de importação.

Editar modelos de pastas (adicionar uma nova subpasta de ano fiscal, etc.)

Para mais vídeos de instruções úteis, visite TaxDome Academy, o nosso centro online gratuito para
ver e aprender tudo o que precisa de saber sobre TaxDome.

1. Para efetuar alterações a um modelo, aceda a Definições no menu da barra lateral esquerda e, em seguida, seleccione Modelos na barra de menus. Navegue até Pastas e, em seguida, clique no nome do modelo da pasta.

2. Efectue alterações ao modelo de pasta e clique em Guardar e Sair. Pode adicionar ou eliminar pastas em qualquer uma das três localizações(Privado, Documentos da empresa partilhados com o cliente e Documentos do cliente uploaded ).

Nota: As alterações que fizer a um modelo de pasta não serão reflectidas noutros locais. Terá de aplicar o modelo atualizado ao perfil da conta de cliente para ver as alterações. E as pastas criadas anteriormente não serão eliminadas.

Eliminar modelos de pastas

Remova um modelo de pasta se já não precisar dele: Clique nos três pontos à direita do nome do modelo de pasta, seleccione Eliminar no menu pendente e clique em ELIMINAR para confirmar. Todas as estruturas de pastas criadas para as suas contas com esse modelo permanecerão.