Exemplos de automação (básico): Carregamento automático de documentos
Deixe que o seu projetos faça o trabalho por si: automatize o carregamento de documentos para as contas dos clientes durante etapas específicos do seu processo de trabalho. Por exemplo, para os clientes que têm de preencher os formulários, os documentos podem ser carregados automaticamente emuploaded assim que o trabalho for adicionado a projeto.
Abrangido aqui:
- Passo 1. Carregar documentos para o modelo de pasta
- Passo 2. Adicione a automatização "Apply Folder Template" (Aplicar modelo de pasta) à janela projeto
Passo 1. Carregar documentos para o modelo de pasta
Para que os documentos sejam automaticamente uploaded para as pastas dos clientes, primeiro é necessário um modelo de pasta que contenha esses documentos. Se não tiver um, pode criá-lo clicando em Novo modelo quando adicionar a automatização ao projeto.
Para adicionar documentos a um modelo de pasta, ao criar ou editar um modelo existente:
1. Arraste os documentos do ambiente de trabalho e largue-os numa pasta ou clique em Carregar documentos, seleccione ficheiros para uploadede, em seguida, seleccione uma pasta.
2. Certifique-se de que guardar as alterações clicando em Guardar.
Passo 2. Adicione a automatização "Apply Folder Template" (Aplicar modelo de pasta) à janela projeto
Para adicionar automaticamente documentos às contas dos clientes, é necessário garantir que adicionou uma automatização do modelo de pasta ao seu projeto. Para o fazer:
- Abra as definições de projeto e, em seguida, adicione a automatização Aplicar modelo de pasta à fase e seleccione o modelo de pasta que criou. É provável que queira selecionar a primeira fase do seu projeto ou aquela em que espera que o seu cliente execute acções (por exemplo, Recolha de documentos).
- Quando a tarefa entra nesta fase, o modelo de pasta, juntamente com os documentos adicionados, é aplicado à conta. Todos os contactos associado da conta que tenham a opção Notificar activ ada receberão uma notificação informando-os de que os documentos foram uploaded e precisam da sua atenção. Pode utilizar mensagens automáticas na mesma fase para informar os clientes sobre o que está a acontecer e para comunicar o que espera deles.
Nota! Para a automatização Aplicar modelo de pasta, não importa se o automove Trabalhos botão de alternância para a fase está ativado. A automatização é accionada automaticamente e não requer qualquer ação por parte do cliente ou da empresa. Além disso, nenhum elemento é associado para a tarefa quando a automatização é accionada.