Exemplos de automatização (básico): Aplicação de modelos de pasta
Deixe que o seu projetos faça o trabalho por si: automatize a criação de uma estrutura de pastas para os seus clientes em vez de criar pastas manualmente. Por exemplo, a pasta do ano fiscal recente pode ser adicionada aos seus clientes de declaração de impostos assim que a tarefa for criada na declaração de impostos projeto. Ou toda a estrutura de pastas pode ser criada na fase final da integração de um novo cliente.
Abrangido aqui:
- Passo 1. Como criar um modelo de pasta
- Passo 2. Adicione a automatização "Apply Folder Template" (Aplicar modelo de pasta) à janela projeto
Passo 1. Como criar um modelo de pasta
Se pretender que as suas pastas sejam geradas automaticamente, terá de criar um modelo. Pode criar um diretamente a partir das definições de projeto , clicando em Novo modelo quando adiciona a automatização.
Embora cada empresa personalize a sua estrutura de pastas em função do seu fluxo de trabalho, podemos partilhar as nossas melhores práticas para inspiração:
- Estrutura de pastas para clientes de preparação de impostos
- Estrutura de pastas para clientes de contabilidade
- Estrutura de pastas para clientes do cálculo das folhas de pagamento
Em termos simples, a forma mais popular de criar uma estrutura de pastas é criar pastas separadas para anos e serviços.
Passo 2. Adicionar a automatização "Aplicar modelo de pasta" à janela projeto
Para adicionar automaticamente a estrutura de pastas às contas dos seus clientes, tem de se certificar de que adicionou uma automatização do modelo de pasta ao seu projeto. Para o fazer:
- Abra as definições de projeto e, em seguida, adicione a automatização Aplicar modelo de pasta à fase e seleccione o modelo de pasta que criou. É provável que queira selecionar a primeira fase do seu projeto ou a fase em que espera que o seu cliente execute acções (por exemplo, Recolha de documentos).
- Quando o trabalho entra nesta fase, o modelo de pasta é aplicado à conta. Pode utilizar mensagens automáticas na mesma fase para informar os clientes sobre o que está a acontecer e para transmitir as suas expectativas.
Nota! Para a automatização do modelo de pasta Apply, não importa se a opção Automove Trabalhos botão de alternância para a fase está activada. A automatização é accionada automaticamente e não requer qualquer ação por parte do cliente ou da empresa. Além disso, nenhum elemento é associado para a tarefa quando a automatização é accionada.