Docs (Básico): Carregar manual ou automaticamente

Existem inúmeras opções para carregar documentos para TaxDome: Arraste e largue, utilize um ficheiro zip que descompacta automaticamente e muito mais. 

Os documentos podem ser carregados em uploaded por um proprietário de empresa, administrador ou qualquer membro da equipa que tenha acesso à conta ou direitos de acesso para gerir documentos. Continue a ler para descobrir todas as suas opções de carregamento. 

Abrangido aqui:

• Como carregar documentos
• Níveis de acesso e visibilidade dos documentos
• Definições adicionais durante o carregamento
  
• Seleção de definições adicionais para documentos individuais
• Carregamento de pastas
• Carregamento de ficheiros Zip
• O que os clientes vêem quando lhes enviamos documentos

Como carregar documentos

Há muitas maneiras de uploadedescolha a que funciona melhor para si:  

• Clique em + NOVO no menu da barra lateral esquerda.
• Arraste os documentos ou pastas do ambiente de trabalho para o separador Documentos / Recentes na página Documentos e largue-os em qualquer parte do ecrã. Também pode largá-los em qualquer lugar dentro do separador Documentos da conta ou simplesmente largá-los numa pasta ou subpasta específica para uploaded documentos nessa pasta.
• Clique em Carregar documentos ou Carregar pasta no separador Documentos na página Documentos ou no separador Documentos da conta.
• Utilize a aplicação para ambiente de trabalhoTaxDome .
• Utilizar TaxDome Drive.
• Carregue-os utilizando modelos de pastas e automatizações em projetos. 

1. Clique em + NOVO no menu da barra lateral esquerda, seleccione Documento em slide-out ou clique em Carregar documentos no separador Documentos na página Documentos ou no separador Documentos da conta e, em seguida, seleccione os ficheiros que pretende uploaded do seu computador. Para selecionar vários ficheiros de uma pasta, utilize a tecla Control ou Shift no teclado.

2. Aceda à conta para a qual pretende uploaded os ficheiros. 

3. Escolha o local onde pretende uploaded para. Existem ícones de visibilidade para cada documento e pasta para facilitar a identificação. 

4. Clique em Carregar para concluir. Ao carregar para uma pasta de nível superior com acesso de Cliente pode ver ou Cliente pode ver e editar (para mais detalhes, vá aqui), poderá botão de alternância em algumas definições úteis (ver abaixo). 

Não esquecer:

• Alguns tipos de ficheiros não são reconhecidos (para mais informações, consulte aqui).
• O tamanho máximo uploaded é de 200 Mb. 
• Para cancelar o carregamento enquanto este está a decorrer, clique no x.

Definições adicionais durante o carregamento

Quando você uploaded documentos para uma pasta de nível superior com um acesso "O cliente pode ver " ou "O cliente pode ver e editar " (para mais detalhes, vá aqui), pode botão de alternância ativar algumas definições úteis. Pode botão de alternância activá-las para todos os documentos que uploaded ou apenas alguns. 

Abaixo, saiba mais sobre os itens numerados aqui:

1. Notificar cliente: Quando ativado, todos os contactos - que são associado para a conta e têm as notificações activadas (para mais detalhes, vá aqui) - recebem uma notificação e-mail quando uploaded. 

2. Marcar como lido para o cliente: Quando activada, os documentos são uploaded mas não são marcados como Novos para o cliente; este não receberá uma notificação sobre isso. Esta funcionalidade é útil quando está a mover um cliente pela primeira vez para TaxDome. 

3. Notificar os seguidores quando um cliente abre um documento: Quando ativado, todos os membros da equipa com acesso à conta e notificações para documentos activadas recebem uma notificação através de e-mail e nos seus Inbox+ quando o cliente abre o documento pela primeira vez. (Para mais informações sobre a atribuição de membros da equipa a contas, consulte aqui).

4. Solicitar aprovação do cliente: Esta definição só está disponível quando o carregamento é efectuado para uma pasta de nível superior com um nível de acesso " O cliente pode ver " (consulte aqui para obter mais detalhes).

5. Lembretes: ativa os lembretes ao cliente sobre a aprovação solicitada (para mais informações, consulte o nosso artigo sobre lembretes).

6. Adicionar descrição: introduzir pormenores sobre o documento. Será a mesma para cada documento, se tiver uploaded vários de uma vez, mas pode ser editado individualmente.

7. Bloquear documento para a fatura não paga : Isto permite-lhe uploaded um documento para que o cliente veja que está disponível, mas não o possa ver ou descarregar até ter pago o trabalho (para saber mais, vá aqui).

8, 9. Trabalhos: Ligar o documento a Trabalhos. Mais informações sobre a ligação de documentos.

Seleção de definições adicionais para ficheiros individuais 

Quando uploaded vários documentos para uma conta, pode querer escolher definições diferentes para cada ficheiro. Por exemplo, pretende obter a aprovação de um cliente para um documento e bloquear outro para uma fatura. Siga estes passos:

1. Depois de ter selecionado os documentos, clique em Configurar individualmente no canto superior direito. Esta opção de definições só aparece quando carrega dois ou mais ficheiros.  

2. Clique no ícone de engrenagem à direita do ficheiro e, em seguida, seleccione as definições. 

3. Clique em Salvar e repita o procedimento para cada arquivo. Os documentos com configurações adicionadas receberão etiquetas estado codificadas por cores(Aprovação pendente, Pagamento pendente, Notificar seguidores, Marcar como lido ou Notificar cliente) para facilitar a identificação. 

4. Clique em Upload para terminar. 

Carregamento de pastas inteiras

Para uploaded pastas inteiras, escolha a forma mais adequada para si: 

• Arraste as pastas do seu computador para o separador Documentos / Recentes na página Documentos e largue-as em qualquer parte do ecrã. Também pode soltá-las em qualquer lugar dentro do separador Documentos da conta ou simplesmente soltá-las numa pasta ou subpasta específica para uploaded pastas aí.
• Clique em Carregar pasta no separador Documentos na página Documentos ou no separador Documentos da conta. 
• Clique em + NOVO no menu da barra lateral esquerda e, em seguida, seleccione Pasta em slide-out. 

Não esquecer:

• Os tipos de ficheiros que não são reconhecidos não serão uploaded.
• A sua estrutura de pastas é transferida. Todos os documentos são colocados na pasta TaxDome selecionada dentro das suas pastas originais.

Sugestão: Se tiver problemas com a transferência de documentos, nós fazemo-lo por si! Siga os passos aqui para obter ajuda. 

Carregar um ficheiro Zip

Os Zips são uma óptima forma de uploaded vários documentos de uma só vez. TaxDome carrega ficheiros zip até 200 Mb. São uploaded iguais aos outros ficheiros. No entanto, quando um ficheiro zip é uploaded:

• O ficheiro zip é descomprimido automaticamente.

• Tipos de ficheiros não reconhecidos não uploaded.

• As pastas no zip não serão replicadas em TaxDome, pelo que terá de criar novas pastas para organizar os documentos.

• O ficheiro zip original que uploaded é automaticamente eliminado.

O que os clientes vêem quando lhes enviamos documentos

Os clientes podem aceder aos documentos que uploaded para a pasta Client can view.
Eles podem abra ...

• ...acedendo à página Documentos. 
• ...clicando na hiperligação da notificação automática e-mail . 
• ...clicando na notificação no seu painel de controlo. 

Aceder a uma vista só de leitura do portal de um cliente para ver TaxDome do seu lado.

Dica: Visite a TaxDome Academy para obter os nossos cursos abrangentes e divertidos.