TaxDome Drive: Mantenha automaticamente os ficheiros do cliente sincronizados com o seu PC

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TaxDome O Drive funciona da mesma forma que o Dropbox ou o Google Drive. Depois de iniciar a aplicação no seu ambiente de trabalho e iniciar sessão, é-lhe pedido que crie um TaxDome Drive. Pode então visualizar, uploaded e gerir todos os documentos dos seus clientes a partir da unidade sem que estes ocupem um espaço precioso no seu computador.

Abrangido aqui:

Como utilizar a unidade TaxDome

Depois de instalar o TaxDome Drive no seu ambiente de trabalho, fica ligado remotamente ao nosso servidor. Verá uma pasta (unidade) que contém todos os ficheiros dos seus clientes. Pode então arrastar qualquer um deles para o seu ambiente de trabalho e vice-versa, utilizando todas as ferramentas familiares de gestão de ficheiros. 

TaxDome permanecerá no seu ambiente de trabalho. Permite-lhe aceder a qualquer um dos seus ficheiros TaxDome sem ter de abrir um browser para iniciar sessão no seu portal. Também pode aceder e editar ficheiros offline.

TaxDome A unidade atribui, por predefinição, a letra de unidade mais recente disponível, começando no fim da lista (por exemplo, Z:). Se Z: já estiver a ser utilizado, atribui então Y:, e assim sucessivamente.

Carregar, copiar ou mover ficheiros e pastas em TaxDome Drive

Ao trabalhar em TaxDome Drive:

  • As pastas e os ficheiros são assinalados com um ícone estado :

Sincronizado: um ficheiro ou pasta com todos os ficheiros que contém é descarregado para o seu ambiente de trabalho e sincronizado com a cópia no portal TaxDome . É possível editar estes ficheiros mesmo estando offline.

Não sincronizado: um ficheiro ou pasta com todos os ficheiros que contém não é sincronizado com o seu ambiente de trabalho e é armazenado apenas no portal TaxDome . Abra o ficheiro para o sincronizar e obtenha a mensagem Sincronizado estado.

Carregamento: um ficheiro ou pasta com todos os ficheiros que contém no seu ambiente de trabalho está a ser sincronizado com o portal TaxDome . Certifique-se de que está ligado à Internet para permitir que o ficheiro ou a pasta uploaded e obter o Sincronizado estado.

  • É possível criar pastas de nível superior e subpastas dentro delas. Os documentos são uploaded em qualquer uma das subpastas ou nas pastas de nível superior.
  • Quando se criam pastas de nível superior, elas são criadas com o O cliente pode ver e editar nível de acesso. Mais informações sobre níveis de acesso.
  • Pode renomear e eliminar documentos e pastas, exceto a pasta predefinida, com o comando O cliente pode ver e editar nível de acesso.
  • É possível mover ficheiros entre pastas (por exemplo, de Privado/Docs para Documentos da empresa partilhados com o cliente/2020).
  • Não é possível uploaded documentos diretamente para as pastas da conta ou criar pastas dentro destas.
  • Ao carregar pastas com documentos, a estrutura original da pasta é mantida.
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Nota: Se receber uma mensagem de erro no Explorador de Ficheiros do Windows ao editar as pastas, recarregue a janela do Explorador de Ficheiros para resolver o problema.

Atenção!

  • Não é possível uploaded pastas com nomes que contenham vírgulas ou pontos.
  • Não é possível mover documentos ou pastas de uma conta de cliente para outra. No entanto, pode copiar os documentos/pastas de uma conta de cliente e transferi-los para outra.
  • Não é possível uploaded arquivos zip em TaxDome Drive. Se tentar fazê-lo, terá de corrigir o problema através da secção Problemas de sincronização. Ou utilize a aplicação de ambiente de trabalho ou a aplicação Web se precisar de uploaded arquivos zipados.

Tratamento de erros de sincronização

Por vezes, ao copiar ficheiros para a unidade TaxDome , pode deparar-se com erros que exigem a sua intervenção.

Se ocorrer um erro, o ficheiro será marcado com um ícone de erro:

Marca de atenção: não é suportada, ou é um ficheiro zip.

Marca de bloco vermelho: ocorreu um erro inesperado, embora a extensão do ficheiro seja válida (por exemplo, o ficheiro está corrompido).

Siga estes passos para resolver o problema:

1. Clique na notificação no canto inferior direito do ecrã ou clique na ligação Sincronizar problemas dentro da aplicação (só é apresentada se houver problemas de carregamento)

2. É apresentada uma lista de ficheiros com descrições de erros e botões de ação para cada um deles:

Dependendo do tipo de erro, tem três opções disponíveis para resolver o problema:

  • Clique em Descompactar para uploaded um arquivo zip como uma pasta, ou clique em Remover para o eliminar
  • O botão Remover é a única opção para ficheiros com uma extensão não suportada
  • Clique em Repetir para repetir o carregamento se tiver ocorrido um erro inesperado. Se o problema aparecer novamente, remova-o.
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Nota! A remoção de um ficheiro durante o tratamento de erros move-o para a Reciclagem do Windows, onde pode ser encontrado novamente.

Editar ficheiros diretamente na unidade TaxDome ou offline

TaxDome O Drive permite-lhe editar documentos diretamente a partir do Windows Explorer com quaisquer aplicações de terceiros que utilize no seu computador. 

Se abra um ficheiro em TaxDome Drive e fizer alterações, o ficheiro é automaticamente atualizado no perfil da conta de cliente. Não é necessário descarregar um ficheiro, fazer alterações e uploaded e actualizá-lo novamente.

Ficheiros com o  Sincronizado estado podem ser editados offline. Após a edição, permanecerão Carregamento e tornar-se-á Sincronizado quando estiver ligado à Internet.

Carregar ficheiros em massa através de TaxDome Drive

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Com o TaxDome Drive, pode uploaded muitos documentos em várias contas de clientes ao mesmo tempo. Para uploaded documentos em massa, siga estes passos:

  1. Crie uma pasta no seu computador que contenha uma subpasta com o nome que corresponde ao nome da conta em TaxDome. Em seguida, repita a estrutura de pastas que utiliza nas suas contas TaxDome .
  2. Também pode criar pastas adicionais que ainda não estejam em TaxDome. Estas serão criadas com um O cliente pode ver e editar  nível de acesso.
  3. Coloque os documentos nas suas pastas locais. Lembre-se de que os documentos não podem ser armazenados diretamente nas pastas da conta: Coloque-os em subpastas.
  4. Copie as pastas da sua conta local para TaxDome Drive.

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Executar acções de ficheiros a partir do Drive

Enquanto trabalha com os seus ficheiros em TaxDome Drive, pode executar algumas acções sem abrir o portal:

  • Ligar ao trabalho: clique no documento para abra a janela Ligar ao trabalho, seleccione um trabalho na lista pendente Selecionar trabalho e clique em LIGAR. Saiba mais no artigo sobre a ligação de documentos a Trabalhos.
  • Marcar como lido para o cliente: quando os documentos são marcados como lidos para um cliente, o emblema NOVO e a notificação em A aguardar ação deixam de ser apresentados.
  • Abrir na Web: permite-lhe visualizar um documento na aplicação Web através do seu browser.
  • Selar o documento: sela o documento para que o cliente não o possa apagar, editar ou mover para outra pasta.
  • Pedir assinatura: clique no documento para abra a janela Pedir assinatura, coloque as assinaturas e clique em ENVIAR. Para mais informações, consulte o artigo sobre o pedido de assinaturas.

Mostrar contas Arquivado em TaxDome Drive

Por predefinição, as contas arquiv adas estão ocultas na TaxDome Drive. Para mostrar as contas arquivadas na Drive TaxDome , clique nos três pontos no canto superior direito da aplicação TaxDome e, em seguida, seleccione Mostrar contas arquivadas.

Conectando TaxDome Dirigir

Para ter a TaxDome Drive no seu computador, utilize a aplicação TaxDome Desktop para Windows. Depois de iniciar a aplicação e iniciar sessão, é-lhe pedido que crie a unidade. Clique em Sim para estabelecer uma ligação.

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Nota: A instalação pode demorar alguns minutos.

Se clicar em Não, pode sempre ligar mais tarde. Caso contrário, clique nos três pontos no canto superior direito e seleccione Ligar TaxDome Drive.

Abra o Explorador de ficheiros. Verá que TaxDome foi agora adicionado como uma unidade em Este PC. Agora, pode ver todos os documentos do cliente TaxDome , copiá-los para pastas e arrastá-los e largá-los onde for necessário (consulte Como utilizar a unidade TaxDome ).

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Nota: Só é possível utilizar o TaxDome Drive se tiver sessão iniciada na aplicação.

Desligar a unidade TaxDome

Se for necessário desligar a TaxDome Drive, existem duas formas de o fazer:

1. Primeiro, abra a aplicação TaxDome .
2. Em seguida, clique nos três pontos no canto superior direito da aplicação TaxDome e seleccione Disconnect TaxDome Drive (Desligar unidade).

Outra forma de o fazer é utilizar o tabuleiro do sistema.

1. Primeiro, clique com o botão direito do rato no ícone do tabuleiro da aplicação TaxDome .
2. Em seguida, seleccione Disconnect TaxDome Drive.

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