Assinaturas (Básico): Solicitar assinaturas eletrônicas de clientes

A assinatura eletrónica de documentos é tão juridicamente vinculativa como a assinatura manual. Uma vez assinado, o documento é considerado definitivo e não pode ser alterado. Com TaxDome, pode indicar onde pretende as assinaturas electrónicas, inserir campos para o contribuinte e o seu cônjuge, adicionar autenticação baseada no conhecimento (KBA) ou QES/AdES, ativar lembretes e muito mais!

Abrangido aqui:

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Antes de começar

Para prosseguir com o pedido de assinatura:

  • Certifique-se de que o seu documento é um PDF ficheiro.
  • Certifique-se de que o documento é guardado numa pasta com O cliente pode ver o acesso . Se estiver numa pasta com direitos de acesso diferentes, deslocá-lo para um com O cliente pode ver acesso. 
  • Um cliente não pode assinar por via eletrónica se não tiver acesso ao portal, por isso certifique-se de que a opção Login está activada para o seu endereço e-mail .

Pedir assinaturas electrónicas aos seus clientes

Para solicitar uma assinatura eletrónica a um cliente, siga estes passos:

1. Aceda à subguia Documentos de uma conta de cliente, clique nos três pontos à direita de PDF e, em seguida, seleccione Solicitar assinatura.

2. Escolha o signatário na secção Escolher signatário menu suspenso ou aplique um modelo de assinatura.

3. Arraste e largue o campo da assinatura eletrónica.

4. Сlique emEnviar. Para mais informações sobre o menu de pedido de assinatura, consulte a subsecção seguinte.

Menu de pedido de assinatura

Existem várias opções para solicitar uma assinatura eletrónica, que descreveremos mais pormenorizadamente em seguida:

1. Exigir KBA /QES/AdES: adicionar oKBA método de autenticação (apenas para os seus clientes dos EUA) ou a assinatura QES/ AdES (apenas para os seus clientes da UE). Se QES/AdES for selecionado, o fluxo seguinte é diferente, tal como descrito no artigo detalhado

2. Modelo: se tiver criado modelos de assinatura para guardar tempo com formulários frequentemente utilizados, é aqui que pode selecionar um.

3. Selecionar signatário: selecionar um signatário para o qual pretende adicionar campos de assinatura.

  • Clique no nome de contacto do utilizador da conta e, em seguida, arraste e largue os campos de assinatura abaixo.
  • Clique no X à direita para eliminar um signatário.
  • Para adicionar um campo a um representante da empresa, seleccione a opção Eu (detalhes abaixo).
  • Alterar a ordem de assinatura predefinida.

4. Adicionar signatário: seleccione contactos adicionais da conta para assinar o documento, como o cônjuge (saiba mais no artigo sobre assinatura eletrónica de declarações conjuntas).

5. Campos de assinatura:

  • Assinatura: utilize esta opção para uma assinatura eletrónica de um cliente ou representante da empresa. Cada campo de assinatura contém a assinatura, a data e a hora da assinatura.
  • Iniciais: utilize esta opção sempre que necessitar que o cliente ou o representante da empresa acrescente as suas iniciais.
  • Data de assinatura: este campo é preenchido quando o cliente assina o documento. Nos campos de representante da firma, as datas aparecem quando os documentos são enviados aos clientes. As datas não podem ser editadas.
  • Texto: solicitar ou acrescentar informações adicionais:
    • Para solicitar dados adicionais, coloque o campo no local pretendido e, em seguida, clique nele para o editar.
    • Para adicionar informações, coloque o campo pré-preenchido no local pretendido e, em seguida, clique nele para o editar.

6. Formato da data: selecionar o formato da data para as assinaturas electrónicas. Se não for definido manualmente, é utilizado o formato de data predefinido.

7. Lembretes: botão de alternância this on se pretender que uma notificação e-mail seja automaticamente enviada ao cliente se este não assinar a tempo (detalhes abaixo). Os avisos incluirão o texto do campo seguinte - Mensagem para o cliente

8. Mensagem para o cliente: Esta mensagem substituirá o texto predefinido na notificação do sistema e-mail enviada juntamente com o pedido de assinatura. Este e-mail não estará acessível após o envio do pedido. Para a reutilizar, considere adicioná-la ao modelo de assinatura.

9. Adicionar código de texto: trata-se de códigos que são automaticamente substituídos por informações-chave no campo Mensagem para o cliente, como o nome do destinatário, o endereço, o nome da conta ou a data (leia mais sobre códigos curtos).

10. Enviar: clique aqui quando o documento estiver pronto para ser assinado.

11. Guardar: guardar as suas alterações sem enviar o documento: todos os campos adicionados são guardados e o documento fica visível no separador Documentos, na secção Assinaturas. Continua a poder rever o documento e adicionar ou eliminar campos. O documento não fica visível para o cliente até que você clique em Enviar.

Adicionar a assinatura eletrónica de um representante da empresa

A maioria dos documentos tem de ser assinada por um ou mais preparadores fiscais. Se precisar que vários representantes da empresa assinem, adicione campos para eles e edite-os indicando o nome de cada membro da equipa.

Ao solicitar uma assinatura eletrónica a um membro da equipa, seleccione a opção Eu no menu pendente Escolher signatário. Os campos disponíveis são:

  • Assinatura: por defeito, aparece o seu nome, mas pode alterá-lo. Se necessitar de mais campos de assinatura para os representantes da empresa, adicione mais e, em seguida, edite os nomes.
  • Iniciais: por defeito, são apresentadas as iniciais seleccionadas, mas pode editar o campo conforme necessário.
  • Data: este campo é preenchido automaticamente quando o documento é enviado ao cliente.
  • Texto: acrescentar o nome da empresa, o endereço ou quaisquer outros dados necessários.

Sugestões:

  • Se precisar de alterar o seu nome ou as suas iniciais, clique e edite o campo.
  • Se for adicionado um campo de assinatura para um representante da empresa e o documento não tiver sido enviado para o cliente, o campo pode ser editado ou eliminado por qualquer membro da equipa com acesso aos documentos da conta do cliente
  • Depois de enviar o documento ao cliente, considera-se que o documento está assinado pela sua empresa e o cliente pode vê-lo (exceto as assinaturas QES/ AdES ).
  • Se forem adicionados campos de assinatura para representantes da empresa e o documento ainda não tiver sido assinado pelo cliente, ainda tem tempo para cancelar o pedido de assinatura eletrónica, se necessário.
  • A pista de auditoria do documento mostra quem criou o campo de assinatura de cada representante da firma no documento.

Lembrar os clientes de assinar documentos por via eletrónica

Sempre que enviar um documento para assinatura eletrónica, é emitida uma notificação. Os utilizadores que estão associado na conta e têm a opçãoNotificar activada recebem a notificação. Pode verificar quais os utilizadores que têm a opção Notificar activada, acedendo ao separador Informações de uma conta e visualizando a secção Contactos .

Se os destinatários demorarem muito tempo a responder ou se se esquecerem de o fazer, pode fazê-lo:

Lembretes manuais (reenvio)

Para reenviar uma notificação que solicita uma assinatura eletrónica, clique nos três pontos à direita do documento na lista Assinaturas e, em seguida, seleccione Reenviar.

O que acontece:

  • É enviada uma mensagem adicional e-mail ao cliente
  • Uma notificação sobre o documento pendente de assinatura eletrónica é movida para o topo da lista de espera de ação do cliente

Lembretes automáticos

Os clientes recebem uma notificação em e-mail quando lhes envia um documento para assinar eletronicamente.

Se botão de alternância ativar a opçãoLembretes ao solicitar uma assinatura eletrónica, são enviadas mensagens de correio eletrónico adicionais ao cliente se este não assinar o documento num determinado período de tempo. A opção Lembretes pode ser activada e desactivada em qualquer altura, abrindo o documento pendente de assinatura (mesmo que tenha sido assinado eletronicamente por um dos signatários). Não se esqueça de clicar em Guardar quando efetuar alterações às definições dos Lembretes.

Depois de botão de alternância em Lembretes, faça as suas selecções:

  • Dias até ao próximo aviso: define o aviso para ser enviado após um determinado número de dias se o documento não tiver sido assinado eletronicamente por todos os signatários. Por predefinição, é enviado um lembrete três dias após o pedido de assinatura eletrónica
  • Número de lembretes: define o número de lembretes que são enviados ao cliente. Por defeito, o cliente recebe apenas um lembrete e-mail

Os lembretes param quando:

  • O número definido de lembretes foi enviado
  • O documento foi assinado por todos os signatários

O que o seu cliente vê quando solicita uma assinatura eletrónica

O seu cliente pode ver e assinar um documento por via eletrónica clicando na categoria Documentos da secção " A aguardar ação " na página inicial ou na página Documentos do portal do cliente, ou clicando na ligação na notificação e-mail .

Quando solicita uma assinatura eletrónica a mais do que um utilizador para uma conta (por exemplo, cônjuges), o utilizador que está a assinar vê apenas o seu próprio campo de assinatura eletrónica. O documento permanece Pendente de assinatura eletrónica na sub-aba Assinaturas até que ambas as partes o tenham assinado eletronicamente.

Quando o cliente receber o pedido de assinatura pela primeira vez, ser-lhe-á pedido que leia a Divulgação de assinaturas electr ónicas e que concorde com a utilização de assinaturas electrónicas:

Se pretender ver TaxDome do lado do cliente, aceda a uma vista só de leitura.

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