Assinaturas (Básico): Solicitar assinaturas electrónicas de clientes
E-signing documents is just as legally binding as signing them by hand. Once a document has been signed, it is considered final and cannot be altered. With TaxDome, you can indicate where you want e-signatures, insert fields for the taxpayer and their spouse, add knowledge-based authentication (KBA) or QES/AdES, turn on reminders—and more! Your clients can sign documents regardless of whether they use the client portal.
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Antes de começar
Para prosseguir com o pedido de assinatura:
- Certifique-se de que o seu documento é um PDF ficheiro.
- Certifique-se de que o documento é guardado numa pasta com O cliente pode ver o acesso . Se estiver numa pasta com direitos de acesso diferentes, deslocá-lo para um com O cliente pode ver acesso.
- Decide whether you want to allow your clients to sign documents without logging in. If yes, disable the Require login for e-signature toggle. Those who don’t use the client portal can sign docs per your request, regardless of this setting.
Solicitar assinaturas electrónicas dos clientes
Para solicitar uma assinatura eletrónica a um cliente, siga estes passos:
1. Go to the Documents subtab of a client account, click the three dots to the far right of the PDF, then select Request signature.
2. Choose the signer in the Signers list or apply a signature template. You can select any contacts linked to the account or add a third-party signer.
3. Arraste e largue o campo da assinatura eletrónica.
4. Сlique emEnviar. Para mais informações sobre o menu de pedido de assinatura, consulte a subsecção seguinte.
Menu de pedido de assinatura
Existem várias opções para solicitar uma assinatura eletrónica, que descreveremos mais pormenorizadamente em seguida:
1. Exigir KBA /QES/AdES: adicionar oKBA método de autenticação (apenas para os seus clientes dos EUA) ou a assinatura QES/ AdES (apenas para os seus clientes da UE). Se QES/AdES for selecionado, o fluxo seguinte é diferente, tal como descrito no artigo detalhado.
2. Modelo: se tiver criado modelos de assinatura para guardar tempo com formulários frequentemente utilizados, é aqui que pode selecionar um.
3. Signers: select a signer for whom you want to add signature fields.
- Click a signer name, then drag and drop the signature fields below.
- Clique no X à direita para eliminar um signatário.
- Para adicionar um campo a um representante da empresa, seleccione a opção Eu (detalhes abaixo).
- Alterar a ordem de assinatura predefinida.
4. Add signer: select the account's contacts to sign the document or add a new signer using their email address.
5. Campos de assinatura:
- Assinatura: utilize esta opção para uma assinatura eletrónica de um cliente ou representante da empresa. Cada campo de assinatura contém a assinatura, a data e a hora da assinatura.
- Iniciais: utilize esta opção sempre que necessitar que o cliente ou o representante da empresa acrescente as suas iniciais.
- Data de assinatura: este campo é preenchido quando o cliente assina o documento, e o representante da firma vê-lo-á no fuso horário do servidor TaxDome . Nos campos do representante da firma, as datas aparecem quando os documentos são enviados aos clientes. As datas não podem ser editadas.
- Texto: solicitar ou acrescentar informações adicionais:
- Para solicitar dados adicionais, coloque o campo no local pretendido e, em seguida, clique nele para o editar.
- Para adicionar informações, coloque o campo pré-preenchido no local pretendido e, em seguida, clique nele para o editar.
6. Formato da data: selecionar o formato da data para as assinaturas electrónicas. Se não for definido manualmente, é utilizado o formato de data predefinido.
7. Lembretes: botão de alternância this on se pretender que uma notificação e-mail seja automaticamente enviada ao cliente se este não assinar a tempo (detalhes abaixo). Os avisos incluirão o texto do campo seguinte - Mensagem para o cliente.
8. Mensagem para o cliente: Esta mensagem substituirá o texto predefinido na notificação do sistema e-mail enviada juntamente com o pedido de assinatura. Este e-mail não estará acessível após o envio do pedido. Para a reutilizar, considere adicioná-la ao modelo de assinatura.
9. Adicionar código de texto: trata-se de códigos que são automaticamente substituídos por informações-chave no campo Mensagem para o cliente, como o nome do destinatário, o endereço, o nome da conta ou a data (leia mais sobre códigos curtos).
10. Enviar: clique aqui quando o documento estiver pronto para ser assinado.
11. Guardar: guardar as suas alterações sem enviar o documento: todos os campos adicionados são guardados e o documento fica visível no separador Documentos, na secção Assinaturas. Continua a poder rever o documento e adicionar ou eliminar campos. O documento não fica visível para o cliente até que você clique em Enviar.
Request e-signatures from third parties
If your client doesn't use the client portal, or if you need someone else (e.g., someone with a power of attorney) to sign the document, requesting their signature is also possible. When you need to add signers, follow these steps:
1. Click Add signer under the Signers list. Select New signer.
2. Enter their First name, Last name (optional) and Email address.
3 (optional). If they need portal access later, enable the Create new contact toggle. If you want to add any contact details, expand the Contact info section and fill in the field you need.
4. Click Confirm. This will add them to the Signers list. Request their signature as if they were just another contact linked to the account.
When you request a signature from a non-client, the signer receives a unique link via email. The link will be valid for 7 days. They will be able to sign by clicking it, no authorization is needed.
Adicionar a assinatura eletrónica do representante da empresa
A maioria dos documentos tem de ser assinada por um ou mais preparadores fiscais. Se precisar que vários representantes da empresa assinem, adicione campos para eles e edite-os indicando o nome de cada membro da equipa.
Ao solicitar uma assinatura eletrónica a um membro da equipa, selecione Eu no menu pendente Escolher signatário. Os campos disponíveis são:
- Assinatura: O seu nome aparece por defeito, mas pode alterá-lo. Se necessitar de mais campos de assinatura para os representantes da empresa, adicione mais e, em seguida, edite os nomes.
- Iniciais: Por predefinição, são apresentadas as iniciais selecionadas, mas pode editar o campo conforme necessário.
- Data: Este campo é preenchido automaticamente quando o documento é enviado para o cliente.
- Texto: Acrescente o nome da sua empresa, o endereço ou quaisquer outros pormenores necessários.
Sugestões:
- Se precisar de alterar o seu nome ou as suas iniciais, clique e edite o campo.
- Se for adicionado um campo de assinatura para um representante da empresa e o documento não tiver sido enviado para o cliente, o campo pode ser editado ou eliminado por qualquer membro da equipa com acesso aos documentos da conta do cliente
- Depois de enviar o documento ao cliente, considera-se que o documento está assinado pela sua empresa e o cliente pode vê-lo (exceto as assinaturas QES/ AdES ).
- Se forem adicionados campos de assinatura para representantes da empresa e o documento ainda não tiver sido assinado pelo cliente, ainda tem tempo para cancelar o pedido de assinatura eletrónica, se necessário.
- A pista de auditoria do documento mostra quem criou o campo de assinatura de cada representante da firma no documento.
Lembrar aos clientes que devem assinar documentos por via eletrónica
Sempre que enviar algo com um item de ação para um cliente, este é notificado. Todos os utilizadores associado da conta - com a opção Notificar activada - recebem uma notificação e-mail . Para verificar se as notificações estão activas, verifique a coluna Notificar na lista de contas.
Dica! Lembre-se de que a ligação com o pedido de assinatura enviado através de e-mail expira dentro de 7 dias. Para garantir um processo sem problemas, lembre aos seus clientes que devem atuar rapidamente. Em alternativa, informe-os de que podem sempre aceder e assinar o pedido diretamente através do Portal do Cliente, onde não existe data de expiração.
Se os destinatários demorarem muito tempo a responder ou se se esquecerem de o fazer, pode fazê-lo:
- Reenviar manualmente uma notificação sobre o documento pendente
- Configurar lembretes automáticos
Lembretes manuais (reenvio)
Para reenviar uma notificação que solicita uma assinatura eletrónica, clique nos três pontos à direita do documento na lista Assinaturas e, em seguida, seleccione Reenviar.
O que acontece:
- É enviada uma mensagem adicional e-mail ao cliente
- Uma notificação sobre o documento pendente de assinatura eletrónica é movida para o topo da lista de espera de ação do cliente
Lembretes automáticos
Os clientes recebem uma notificação em e-mail quando lhes envia um documento para assinar eletronicamente.
Se botão de alternância ativar a opçãoLembretes ao solicitar uma assinatura eletrónica, são enviadas mensagens de correio eletrónico adicionais ao cliente se este não assinar o documento num determinado período de tempo. A opção Lembretes pode ser activada e desactivada em qualquer altura, abrindo o documento pendente de assinatura (mesmo que tenha sido assinado eletronicamente por um dos signatários). Não se esqueça de clicar em Guardar quando efetuar alterações às definições dos Lembretes.
Depois de botão de alternância em Lembretes, faça as suas selecções:
- Dias até ao próximo aviso: define o aviso para ser enviado após um determinado número de dias se o documento não tiver sido assinado eletronicamente por todos os signatários. Por predefinição, é enviado um lembrete três dias após a assinatura eletrónica ter sido solicitada
- Número de lembretes: defina o número de lembretes que são enviados ao cliente. Por defeito, o cliente recebe apenas um lembrete e-mail
Os lembretes param quando:
- O número definido de lembretes foi enviado
- O documento foi assinado por todos os signatários
O que os seus clientes vêem
When you request a signature, your clients who receive notifications and signers who don't use the client portal get an email with a unique link to signing the document. If signers can sign the document without logging in, the link will be valid seven days after it's sent.
Your clients who use the client portal can view and e-sign a document by clicking on it in the Documents category of the Waiting for action section in the Home or Documents pages of their portal, or by clicking the link in their email notification.
Quando solicita uma assinatura eletrónica a mais do que um utilizador para uma conta (por exemplo, cônjuges), o utilizador que está a assinar vê apenas o seu próprio campo de assinatura eletrónica. O documento permanece Pendente de assinatura eletrónica na sub-aba Assinaturas até que ambas as partes o tenham assinado eletronicamente.
Quando o cliente receber o pedido de assinatura pela primeira vez, ser-lhe-á pedido que leia a Divulgação de assinaturas electr ónicas e que concorde com a utilização de assinaturas electrónicas.
Se pretender ver TaxDome do lado do cliente, aceda a uma vista só de leitura.