Assinaturas (Básico): Solicitar assinaturas eletrônicas de clientes
A assinatura eletrónica de documentos é tão juridicamente vinculativa como a assinatura manual. Uma vez assinado, o documento é considerado definitivo e não pode ser alterado. Com TaxDome, pode indicar onde pretende as assinaturas electrónicas, inserir campos para o contribuinte e o seu cônjuge, adicionar autenticação baseada no conhecimento (KBA), ativar lembretes e muito mais!
Abrangido aqui:
- Antes de começar
- Pedir assinaturas electrónicas aos seus clientes
- Assinatura eletrónica de declarações conjuntas
- Adição de um campo para a assinatura eletrónica de um representante da empresa
- Lembrar os clientes de assinar documentos por via eletrónica
- O que os clientes vêem quando se solicita uma assinatura eletrónica
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e aprender tudo o que precisa de saber sobre TaxDome.
Antes de começar
Para prosseguir com o pedido de assinatura:
- Certifique-se de que o documento é guardado numa pasta com O cliente pode ver o acesso
. Se estiver numa pasta com direitos de acesso diferentes, deslocá-lo para um com O cliente pode ver acesso. - Um cliente não pode assinar por via eletrónica se não tiver acesso ao portal, por isso certifique-se de que a opção Login está activada para o seu endereço e-mail .
. Se estiver numa pasta com direitos de acesso diferentes, Pedir assinaturas electrónicas aos seus clientes
Para solicitar uma assinatura eletrónica a um cliente, siga estes passos:
1. Aceda à subguia Documentos de uma conta de cliente, clique nos três pontos à direita do PDF e seleccione Pedir assinatura.
2. Escolha o signatário na secção Escolher signatário menu suspenso ou aplique um modelo de assinatura.
3. Arraste e largue o campo da assinatura eletrónica.
4. Сlique emEnviar. Para mais informações sobre o menu de pedido de assinatura, consulte a subsecção seguinte.
Menu de pedido de assinatura
Existem várias opções para solicitar uma assinatura eletrónica, que descreveremos mais pormenorizadamente em seguida:
1. Modelo: se criou modelos de assinaturas para guardar tempo com formulários frequentemente utilizados, aqui pode selecionar um.
2. Escolha o signatário: adicione campos de assinatura para o utilizador TaxDome que pretende que assine o documento.
- Para adicionar um campo, seleccione o nome de contacto do utilizador da conta
- Para adicionar um campo a um representante de firma, seleccione a opção Eu (detalhes abaixo)
- Para adicionar um campo para um signatário adicional, como um cônjuge, seleccione o nome de contacto do utilizador (detalhes no artigo sobre assinatura eletrónica de declarações conjuntas)
3. Editar signatários: os signatários são listados pela mesma ordem que os contactos associado em Detalhes da conta. Para alterar a ordem dos signatários, clique em Editar signatários. Também é possível alterar a ordem predefinida.
4. Formato da data: selecionar o formato da data para as assinaturas electrónicas. Se não for definido manualmente, é utilizado o formato de data predefinido.
5. Campos de assinatura
- Assinatura: utilize esta opção para uma assinatura eletrónica de um cliente ou representante da empresa. Cada campo de assinatura contém a assinatura, a data e a hora da assinatura
- Iniciais: utilizar esta rubrica sempre que for necessário que o cliente ou o representante da empresa acrescente as suas iniciais
- Data de assinatura: este campo é preenchido quando o cliente assina o documento. Nos campos de representante da firma, as datas aparecem quando os documentos são enviados aos clientes. As datas não podem ser editadas
- Texto: solicitar ou acrescentar informações adicionais:
- Para solicitar dados adicionais, coloque o campo no local pretendido e clique nele para o editar
- Para adicionar informações, coloque o campo pré-preenchido no local pretendido e, em seguida, clique nele para o editar
6. Lembretes: botão de alternância this on se pretender que uma notificação e-mail seja automaticamente enviada ao cliente se este não assinar a tempo (detalhes abaixo). Os avisos incluirão o texto do campo seguinte - Mensagem para o cliente.
7. Mensagem para o cliente: adicionar uma mensagem personalizada para acompanhar o pedido de assinatura. Esta mensagem será incluída no sítio e-mail juntamente com o novo pedido de assinatura. Se optar por não preencher este campo, o cliente receberá uma mensagem por defeito.
8. Adicionar código de texto: trata-se de códigos que são automaticamente substituídos por informações-chave no campo Mensagem para o cliente, como o nome do destinatário, o endereço, o nome da conta ou a data (leia mais sobre códigos curtos).
9. Exigir KBA: esta opção está disponível apenas para os seus clientes dos EUA (leia mais sobre KBA).
10. Enviar: clique aqui quando o documento estiver pronto para ser assinado.
11. Guardar: guardar as suas alterações sem enviar o documento: todos os campos adicionados são guardados e o documento fica visível no separador Documentos, na secção Assinaturas. Continua a poder rever o documento e adicionar ou eliminar campos. O documento não fica visível para o cliente até que você clique em Enviar.
Adicionar a assinatura eletrónica de um representante da empresa
A maioria dos documentos tem de ser assinada por um ou mais preparadores fiscais. Se precisar que vários representantes da empresa assinem, adicione campos para eles e indique o nome de cada membro da equipa.
Ao solicitar uma assinatura eletrónica a um membro da equipa, seleccione a opção Eu no menu pendente Escolher signatário. Os campos disponíveis são:
- Assinatura: por defeito, aparece o seu nome, mas pode alterá-lo. Se precisar de mais campos de assinatura para os representantes da empresa, adicione mais e, em seguida, edite os nomes
- Iniciais: por defeito, aparecem as iniciais do seu nome, mas pode editar o campo conforme necessário
- Data: este campo é preenchido automaticamente quando o documento é enviado ao cliente
- Texto: acrescentar o nome da empresa, o endereço ou quaisquer outros dados necessários
Dicas:
- Se precisar de alterar o seu nome ou as suas iniciais, clique e edite o campo
- Se for adicionado um campo de assinatura para um representante da empresa e o documento não tiver sido enviado para o cliente, o campo pode ser editado ou eliminado por qualquer membro da equipa com acesso aos documentos da conta do cliente
- Depois de enviar o documento ao cliente, considera-se que o documento está assinado pela sua empresa e o cliente pode ver isso
- Se forem adicionados campos de assinatura para representantes da empresa e o documento ainda não tiver sido assinado pelo cliente, ainda há tempo para cancelar o pedido de assinatura eletrónica, se necessário
- O registo de auditoria do documento mostra quem criou o campo de assinatura de cada representante da empresa no documento
Lembrar os clientes de assinar documentos por via eletrónica
Sempre que enviar um documento para assinatura eletrónica, é emitida uma notificação. Os utilizadores que estão associado na conta e têm a opçãoNotificar activada recebem a notificação. Pode verificar quais os utilizadores que têm a opção Notificar activada, acedendo ao separador Informações de uma conta e visualizando a secção Contactos .
Se os destinatários demorarem demasiado tempo a responder ou se se esquecerem de o fazer, pode fazê-lo:
- Reenviar manualmente uma notificação sobre o documento pendente
- Configurar lembretes automáticos
Lembretes manuais (reenvio)
Para reenviar uma notificação que solicita uma assinatura eletrónica, clique nos três pontos à direita do documento na lista Assinaturas e, em seguida, seleccione Reenviar.
O que acontece:
- É enviada uma mensagem adicional e-mail ao cliente
- Uma notificação sobre o documento pendente de assinatura eletrónica é movida para o topo da lista de espera de ação do cliente
Lembretes automáticos
Os clientes recebem uma notificação em e-mail quando lhes envia um documento para assinar eletronicamente.
Se botão de alternância ativar a opçãoLembretes ao solicitar uma assinatura eletrónica, são enviadas mensagens de correio eletrónico adicionais ao cliente se este não assinar o documento num determinado período de tempo. A opção Lembretes pode ser activada e desactivada em qualquer altura, abrindo o documento pendente de assinatura (mesmo que tenha sido assinado eletronicamente por um dos signatários). Não se esqueça de clicar em Guardar quando efetuar alterações às definições dos Lembretes.
Depois de botão de alternância em Lembretes, faça as suas selecções:
- Dias até ao próximo aviso: define o aviso para ser enviado após um determinado número de dias se o documento não tiver sido assinado eletronicamente por todos os signatários. Por predefinição, é enviado um lembrete três dias após o pedido de assinatura eletrónica
- Número de lembretes: define o número de lembretes que são enviados ao cliente. Por defeito, o cliente recebe apenas um lembrete e-mail
Os lembretes param quando:
- O número definido de lembretes foi enviado
- O documento foi assinado por todos os signatários
O que o seu cliente vê quando solicita uma assinatura eletrónica
O seu cliente pode ver e assinar um documento por via eletrónica clicando no mesmo na categoria Documentos da secção " A aguardar ação " nas páginas Início ou Documentos do portal do cliente, ou clicando na ligação na notificação e-mail .
Quando solicita uma assinatura eletrónica a mais do que um utilizador para uma conta (por exemplo, cônjuges), o utilizador que está a assinar vê apenas o seu próprio campo de assinatura eletrónica. O documento permanece Pendente de assinatura eletrónica na sub-aba Assinaturas até que ambas as partes o tenham assinado eletronicamente.
Se pretender ver TaxDome do lado do cliente, aceda a uma vista só de leitura.
