Assinaturas (Básico): Solicitar Assinaturas Eletrónicas aos Clientes

Solicitar assinaturas electrónicas para que os clientes assinem documentos e formulários preparados a partir do seu portal TaxDome . Indicar onde pretende assinaturas, inserir campos para um contribuinte e seu cônjuge, adicionar autenticação baseada no conhecimento (KBA), ligar lembretes - e muito mais!

Abordado aqui:

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Como pedir uma assinatura electrónica a um cliente

O que precisa de saber:

  • Assinar documentos e formulários preparados com assinatura electrónica é o mesmo que assiná-los à mão. 
  • Carregar preparou documentos para uma pasta com cliente pode ver acesso para que os seus clientes possam assinar electronicamente. 
  • Um cliente não pode assinar electronicamente sem ter acesso ao portal, por isso certifique-se de que foi convidado a utilizar o seu portal TaxDome . 
  • Para que um cliente assine, Login devem ser alternados para o seu endereço e-mail nos Contactos da sua conta.
  • Como qualquer documento assinado, uma vez que um cliente assine e-sinale, o documento é definitivo e não pode ser alterado.
dica

Dica: Solicite assinaturas electrónicas no Aplicação Windows. Saiba como aqui.

1. Na conta, vá a Documentos, clique nos três pontos à extrema direita do PDF, depois clique em Request Signature (Pedir Assinatura) no menu suspenso.

2. Escolher o signatário manualmente no menu suspenso Escolher signatário ou aplicar um modelo de assinatura.

3. Acrescentar, no entanto, muitos campos de assinatura electrónica, conforme necessário para cada signatário.

4. СlickEnviar. O documento sai a todos os clientes que precisam de assinar e torna-se visível dentro do seu separador Docs na secção Assinaturas; tanto você como todos os utilizadores da conta com Login alternado vejam-no.

Além disso, há mais características. Abaixo, ver os detalhes para os campos numerados:

1. Modelo: Se tiver criado modelos de assinatura para guardar tempo com formulários frequentemente utilizados, seleccione um.

2. Escolha o signatário: Adicionar campos de assinatura para o utilizador TaxDome que deve assinar.

  • Para adicionar um campo, seleccionar o nome de contacto do utilizador da conta.
  • Para adicionar um campo para um representante firme, seleccione a opção Eu (ver detalhes abaixo).
  • Para adicionar um campo para um assinante adicional, tal como um cônjuge, seleccionar o nome de contacto do utilizador (ver detalhes abaixo).

3. Editar os signatários: Os signatários estão listados na mesma ordem que os contactos associado em Account Details. Para alterar a ordem, clicar em Editar signatários. Também é possível alterar a ordem padrão.  

4. Campos de Assinatura: 

  • Assinatura: Utilizar isto para um representante da empresa ou assinatura electrónica do cliente. Contém a assinatura, data e hora da assinatura. 
  • Iniciais: Use isto onde quer que precise do representante da firma ou das iniciais do cliente.
  • Data de assinatura: A data preenche este campo e todos os campos de assinatura quando um cliente assina. As datas aparecem nos campos de representação da firma quando os documentos são enviados para os clientes. As datas não podem ser editadas. 
  • Texto: Pedir ou acrescentar informação extra.
    • Solicitar um SSN, o nome de solteira de uma mãe ou quaisquer outros dados adicionais. Coloque o campo onde o deseja, depois clique para editar.
    • Um representante firme pode também usar campos de texto para adicionar informações. Coloque o campo pré-preenchido onde desejar, depois clique nele para editar.

5. Lembretes: Alterne-os para se quiser que uma notificação e-mail seja enviada ao cliente quando este não assinar a tempo (mais detalhes abaixo).

6. Exigir KBA: Isto está disponível em apenas para clientes e empresas dos EUA (para mais detalhes, vá aqui).

7. Enviar: Clique aqui quando o documento estiver pronto para ser assinado.

8. Poupar: Guarde as suas alterações sem enviar o documento: Os campos acrescentados são mantidos, e o documento é visível no interior do separador Docs na secção Assinaturas. Poderá ainda rever o documento e adicionar ou apagar campos. O documento não é visível para o cliente até que carregue em Enviar.

Como Pedir Assinaturas Electrónicas a um Casal Casado

De acordo com as regras fiscais, os cônjuges que preencham uma declaração fiscal conjunta de casamento e de casamento devem ambos assinar. 

Os seus passos antes de pedir assinaturas electrónicas a um casal casado

  • Certifique-se de que tem associado o contacto do cônjuge na conta do contribuinte. (Para saber mais sobre a criação de contas e contactos em TaxDome, vá aqui).
  • Certifique-se de que tanto o contribuinte como o cônjuge têm acesso à conta através do portal.
  • Login devem ser alternados para ambos os seus endereços e-mail na secção Contactos da sua conta.

Os seus passos para pedir assinaturas electrónicas a um casal casado

1. Use a Assinatura de Pedido tal como faria quando precisa de uma pessoa para assinar (ver acima). Adicione campos para o contribuinte, depois seleccione o nome do cônjuge no menu suspenso Escolha o signatário .

2. Acrescentar campos para o cônjuge ao e-sign. Para maior clareza, é usada uma cor diferente para cada campo do signatário.

3. Сlick Enviar para obter o documento para ambos os cônjuges.

O que acontece quando se pede assinaturas electrónicas a um casal casado

  • O contribuinte e o cônjuge recebem um e-mail com um link único para o documento pendente de assinatura electrónica.
  • Vêem que o documento está pendente de assinatura electrónica.
  • Eles vêem todos os campos acrescentados ao documento, mas só podem assinar os seus próprios.
  • Recebe uma notificação quando cada cônjuge assina o documento; esta mostra se o outro assinou ou não.
  • Uma vez que alguém tenha assinado um documento, o campo de assinatura não pode ser editado.
  • Um documento é marcado Signed uma vez que ambos os cônjuges tenham assinado.
  • Se alguém não assinar o KBA ou se recusar a assinar, terá de uploaded o documento preparado e solicitar novamente as duas assinaturas electrónicas.

Acrescentar a assinatura electrónica de um Representante Firme

A maioria dos documentos precisa de ser assinada por um ou mais preparadores fiscais. Se precisar de vários representantes da empresa para assinar, acrescente campos para eles e indique o nome de cada membro da equipa.

Ao pedir uma assinatura electrónica a um membro da equipa, seleccione a opção Eu na lista suspensa Escolher assinante. Os campos disponíveis:

  • Assinatura: Por defeito, o seu nome aparece, mas pode alterá-lo. Se precisar de mais campos de assinatura para representantes firmes, adicione mais, depois edite os nomes. 
  • Iniciais: Por defeito, as iniciais do seu nome aparecem, mas pode alterá-las.
  • Data: É automaticamente preenchida quando o documento é enviado para o cliente.
  • Texto: Adicione o nome, morada ou quaisquer outros detalhes necessários da sua empresa.

Dicas:

  • Se precisar de alterar o seu nome ou iniciais, clique e edite o campo.
  • Se for adicionado um campo de assinatura para um representante da firma, mas o documento não tiver sido enviado ao cliente, o campo pode ser editado ou apagado por qualquer membro da equipa com acesso aos documentos da conta do cliente.
  • Uma vez enviado o documento ao cliente, o documento é considerado assinado pela sua firma, e o cliente pode ver isso.
  • Se forem acrescentados campos de assinatura para os representantes da empresa, mas o documento ainda não tiver sido assinado pelo cliente, ainda há tempo para cancelar o pedido de assinatura electrónica.
  • A pista de auditoria do documento mostra quem colocou no documento o campo de assinatura de cada representante da firma.

Relembrar os clientes para assinarem documentos por E-Sign

Sempre que envia um documento para assinatura electrónica, uma notificação é enviada. Os utilizadores associado para a conta - que tenhamNotificado a sua recepção. Pode verificar quais os utilizadores que têm Notificações alternadas, indo ao separador Info da conta e vendo a secção Contactos .

No caso dos destinatários demorarem muito tempo a responder, ou se se esquecerem de o fazer, pode...

Lembretes manuais (Reenviar)

Para reenviar uma notificação solicitando uma assinatura electrónica, clicar nos três pontos à direita do documento na lista de Assinaturas, depois seleccionar Reenviar.

O que acontece:

  • É enviado um e-mail adicional ao cliente.
  • Uma notificação sobre o documento pendente de assinatura electrónica é movida para o topo da lista de tarefas do cliente.

Lembretes automáticos

Os clientes recebem uma notificação por email quando lhes envia um documento para assinar eletronicamente.

Quando botão de alternância emLembretes enquanto solicita uma assinatura electrónica, são enviados emails adicionais ao cliente quando este não assina o documento a tempo. A opção Lembretes pode ser ligada e desligada em qualquer altura, abrindo o documento pendente de assinatura (mesmo que tenha sido assinado electronicamente por um dos signatários). Não se esqueça de clicar em Guardar quando fizer alterações às definições dos Lembretes.

Uma vez botão de alternância em Lembretes, faça as suas selecções:

  • Limiar de Inactividade, Dias: Definir o lembrete para sair após x número de dias, se o documento não tiver sido totalmente assinado por via electrónica. Por defeito, é enviado um lembrete três dias depois de ter sido pedida uma assinatura electrónica.
  • Limitar a: Define a quantidade de lembretes que serão enviados ao cliente. Por predefinição, o cliente recebe apenas um e-mail de lembrete.

Os lembretes cessam quando...

  • o número definido de lembretes foi enviado.
  • ...o documento está totalmente assinado.

O que o seu cliente vê quando solicita uma assinatura electrónica

Um cliente vê e assina um documento indo a Documentos, depois Assina no seu portal do cliente, clicando na ligação na sua notificação e-mail ou clicando na notificação no seu painel de instrumentos.

Os utilizadores da conta vêem um documento pendente de assinatura electrónica indo a Documentos, abrindo depois a tabulação Assinaturas. Todos os endereços e-mail dos utilizadores de conta aparecem aqui.

Quando solicita uma assinatura electrónica a mais de um utilizador de uma conta (por exemplo, cônjuges), o utilizador que está a assinar vê apenas os seus campos de assinatura electrónica. O documento permanece Pendente de Assinatura Electrónica na subficha Assinaturas até que ambas as partes tenham assinado a assinatura electrónica.

Se desejar ver TaxDome do lado do cliente, aceda a uma vista apenas de leitura.

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