Assinaturas (Básico): Como visualizar e cancelar solicitações de assinatura eletrônica

Como verificar se os seus clientes assinaram por via eletrónica os documentos que lhes enviou? Precisa de cancelar um pedido de assinatura eletrónica? Descubra tudo o que precisa de saber sobre como obter a assinatura eletrónica dos seus documentos!

Abrangido aqui:

• Gestão de assinaturas electrónicas
• Ver quem assinou um documento por via eletrónica ou se recusou a fazê-lo
• Visualização de contas com documentos pendentes de assinatura eletrónica
• Anulação de assinaturas electrónicas
• Cancelamento de pedidos de assinatura eletrónica

Gestão de assinaturas electrónicas

1. Para encontrar rapidamente um ou todos os documentos que aguardam assinatura eletrónica:

• Aceda à página Documentos para procurar documentos que tenham sofrido algum tipo de ação (uploaded, editados, associado para uma fatura, etc.) nos últimos 30 dias.
• Vá a Documentos, depois a Documentos e seleccione o cliente para pesquisar todos os seus documentos.
• Ou aceda ao separador Documentos de uma conta específica para pesquisar todos os seus documentos. 

2. Clique em Filtrar no canto superior direito e restrinja a lista de documentos que procura seleccionando um ou mais filtros na secção Assinaturas .

• Todos os documentos de apresentação com as assinaturas electrónicas solicitadas.
• Assinado mostra documentos que foram assinados eletronicamente por todos os utilizadores da conta.
• Parcialmente assinado mostra documentos que pelo menos um utilizador da conta assinou por via eletrónica.
• Assinatura pendente mostra os documentos que aguardam assinatura eletrónica de todos os utilizadores da conta.
• Preparado para assinatura mostra os documentos pendentes de assinatura eletrónica que ainda não foram enviados.
• Optou por não assinar mostra os documentos que os utilizadores recusaram assinar por via eletrónica.
• Pendente KBA mostra documentos com pedidos KBA a aguardar assinatura eletrónica por, pelo menos, um utilizador da conta.
• KBA Falha mostra os documentos em que todos os utilizadores da conta falharam em KBA e/ou os utilizadores que recusaram a assinatura eletrónica.
• Anulado mostra documentos que foram assinados offline e anulados por um proprietário da empresa ou membro da equipa com direitos de acesso para gerir documentos.
• Kind Electronic mostra documentos assinados utilizando a assinatura eletrónica simples.
• O tipo QES / AdES mostra documentos assinados utilizando as assinaturas electrónicas qualificadas e avançadas (QES/AdES ).

3. Clique em Aplicar para ver a lista reduzida.

Para ver uma lista de todos os documentos com pedidos de assinatura eletrónica ou preparados para assinatura eletrónica, vá a Documentos na conta de cliente e depois a Assinaturas.

As seguintes informações estão disponíveis aqui:

• NOME: Clique no nome do documento para o visualizar e descarregar.
• STATUS: Fase em que se encontra o documento, assinalada com KBA ou QES/AdES para um tipo de assinatura específico.
  • Assinado: O documento foi assinado eletronicamente por todos os utilizadores da conta.
  • Assinatura pendente x/y: O documento foi enviado para o cliente e um número x de utilizadores assinou ou recusou-se a assinar de um número y de utilizadores. Passe o rato sobre estado para ver os detalhes e saber que assinaturas ainda estão pendentes.
  • Assinatura recusada: O cliente recusou a assinatura eletrónica do documento.
  • Anulado: O documento foi assinado offline e anulado pelo proprietário da empresa ou membro da equipa com direitos de acesso para gerir documentos.
  • Parcialmente assinado x/y: O documento foi assinado eletronicamente por x número de y número de utilizadores. 
  • KBA falhou: Nenhum utilizador da conta assinou o documento - e pelo menos um falhou o KBA.
• DATE UPLOADED mostra quando o documento foi uploaded para TaxDome.
• A DATA SOLICITADA mostra quando o documento foi enviado ao cliente para ser assinado eletronicamente.
• DATA ASSINADA indica a data em que o documento foi assinado eletronicamente pelo cliente.

Pode ordenar os documentos por nome, data uploaded, data de pedido ou data de assinatura eletrónica. Clique na seta para cima ou para baixo junto ao nome do cabeçalho da coluna que pretende ordenar.

Ver quem assinou um documento por via eletrónica ou se recusou a fazê-lo

Quando um cliente assina ou recusa assinar um documento por via eletrónica, ou não passa no teste KBA, o documento é movido para o topo da lista Recentes na página Documentos . Também recebe um e-mail e-mail sobre o documento e uma notificação no seu Inbox+. Clique no documento ou em Ir para... para rever a assinatura eletrónica estado.

Se tiver sido pedida uma assinatura eletrónica a um casal, verá quem assinou. Se um dos utilizadores falhar o KBA, ou recusar a assinatura eletrónica, uploaded o documento preparado e solicitar novamente uma assinatura eletrónica. 

Sugestão: Altere as suas preferências de notificação em qualquer altura.

Se pretender verificar a assinatura eletrónica de um documento estado, aceda à página Documentos e, em seguida, verifique a coluna Estado . Para saber mais sobre os estados dos documentos, aceda aqui.

A pista de auditoria do documento mostra se um cliente forneceu uma assinatura eletrónica e foi aprovado ou reprovado em KBA.

Visualização de contas com documentos pendentes de assinaturas electrónicas

Para saber quais os documentos que ainda têm de ser assinados eletronicamente, consulte a sua lista de contas.

Para filtrar a lista de Contas para ver os documentos que ainda não têm assinaturas electrónicas:

1. Vá até Clientes e clique em FILTRO.

2. Seleccione Assinatura pendente na secção Assinaturas e, em seguida, clique em APLICAR.

É-lhe apresentada uma lista dessas contas.

Isto também pode ser feito a partir do separador Recentes na página Documentos .

Anulação de assinaturas electrónicas 

Poderá deparar-se com uma situação que exija o cancelamento de um pedido de assinatura eletrónica. Por exemplo, solicitou assinaturas electrónicas a um casal e um dos cônjuges apareceu no seu escritório para assinar. Para anular um pedido de assinatura eletrónica, siga estes passos: 

Clique nos três pontos à direita do nome do documento e, em seguida, seleccione Anular no menu pendente. Ser-lhe-á pedido que especifique o motivo da anulação. Desactive a opção Notificar cliente se não pretender enviar uma notificação. Em seguida, clique em Anular.

Para ver todos os documentos com pedidos de assinatura eletrónica anulados: ao visualizar documentos, clique em Filtrar, seleccione Anulado e clique em Aplicar.

Para ver porque é que um pedido de assinatura foi anulado, abra o documento, clique nos três pontos no canto superior direito e seleccione Mostrar mais informações (o botão não está disponível se não houver uma assinatura anulada).

Cancelamento de pedidos de assinatura eletrónica

Se enviou um pedido de assinatura eletrónica por engano, pode cancelá-lo - mas faça-o rapidamente! O cancelamento da assinatura eletrónica funciona apenas para cancelar as assinaturas dos membros da sua equipa e se ainda nenhum cliente tiver assinado por via eletrónica. 

Clique nos três pontos à direita do nome do documento e, em seguida, clique em Cancelar pedido de assinatura no menu suspenso. Quando um pedido é cancelado, pode editar os campos de assinatura para os clientes e o representante da empresa e, em seguida, enviar novamente o pedido de assinatura eletrónica.

Uma vez que um cliente tenha assinado eletronicamente, não é possível cancelar uma solicitação; o recurso Cancelar solicitação de assinatura só está disponível para documentos que tenham 0 no contador estado . Se o documento tiver sido assinado eletronicamente por um dos clientes, use Anular.

Para ver todos os documentos que estão pendentes de assinatura eletrónica:

Enquanto visualiza documentos, clique em Filtro, seleccione Assinatura pendente e clique em Aplicar.