Signatures (Basic): Three ways to use e-signing in TaxDome
A utilização de assinaturas electrónicas permite que os clientes assinem documentos e acordos importantes, como propostas ou pagamentos regulares, a partir dos seus telemóveis ou computadores, o que poupa tempo a todos. As assinaturas electrónicas são tão juridicamente vinculativas como a assinatura em papel. Além disso, também é possível solicitar assinaturas electrónicas a mais do que uma pessoa para o mesmo documento.
Abrangido aqui:
- As assinaturas electrónicas, explicadas
- Request clients to e-sign completed documents and forms
- Request clients to e-sign an agreement with your firm
- Request clients to e-sign the agreement that includes regular payments to your firm
As assinaturas electrónicas, explicadas
As assinaturas electrónicas são reconhecidas por lei nos EUA, Canadá, Europa e Austrália desde o início dos anos 2000. Uma assinatura eletrónica é tão válida como uma assinatura manuscrita, mas os clientes não têm de perder tempo nos seus horários ocupados para imprimir, assinar, fazer cópias e enviar um documento por correio normal. Em vez disso, assinam documentos por via eletrónica e aceitam acordos no seu portal TaxDome .
Existem três formas de utilizar assinaturas electrónicas em TaxDome:
- Solicitar aos clientes a assinatura eletrónica de documentos e formulários preenchidos
- Ótimo para formulários oficiais do governo
- Pode solicitar KBA/QES
- Pode ajustar livremente a localização da assinatura
- You can allow clients to e-sign documents without logging into the client portal
- Solicitar aos clientes a assinatura eletrónica de um contrato com a sua empresa
- Ótimo para propostas e cartas de compromisso, não funciona para formulários oficiais do governo
- Configuração rápida
- Solicitar aos clientes que assinem por via eletrónica um acordo que inclua pagamentos regulares à sua empresa
- Configuração rápida
- Solicitar a autorização do cliente para efetuar automaticamente o débito no seu cartão de acordo com um calendário
Request clients to e-sign completed documents and forms
Here's how to use e-signatures with our Request signature feature:
1. Carregue o documento.
2. Go to Documents, click the three dots to the far right of the PDF, then click Request signature in the pull-down.
3. Choose the signer manually in the Signers list, add them using their email or apply a signature template.
4. Indicar onde o cliente deve acrescentar a sua assinatura.
5. Adicione tantos campos de assinatura eletrónica quantos os necessários, um para cada signatário.
6. Adicionar uma mensagem personalizada para o cliente.
7. Adicione qualquer número de campos de data e de texto livre para solicitar qualquer informação que necessite a um cliente.
8. Adicione as suas assinaturas electrónicas ou as dos membros da sua equipa aos documentos.
Eis o aspeto da assinatura eletrónica para o cliente:
Once the client has e-signed, you’re alerted with a notification in your email and Inbox+. The completed document is visible in the client account profile and downloadable.
Nota: TaxDome não suporta atualmente assinaturas electrónicas para documentos protegidos por palavra-passe.
Dica! Saiba mais sobre como pedir assinaturas electrónicas aos clientes
Request clients to e-sign an agreement with your firm
Eis como utilizar as assinaturas electrónicas com a nossa funcionalidade Propostas :
1. Crie modelos de proposta para os seus acordos. Não é necessário marcar o documento com campos de assinaturas electrónicas; um pedido de assinatura eletrónica e um acordo sobre os termos são automaticamente adicionados ao modelo de proposta.
Please note that you can't adjust the signature location in proposals. It will always be at the bottom of the page.
2. Editar modelos e enviar propostas aos clientes para assinatura eletrónica.
3. All contacts with a Signatory authority that are linked to the client's account will be prompted to e-sign the proposal from their client portal. The proposal is signed when all the parties have added their e-signatures. If you added an invoice on proposal acceptance, at least one contact must enter their payment details to proceed.
Eis o aspeto do processo de assinatura eletrónica para o cliente:
4. Quando os seus clientes tiverem assinado eletronicamente, será alertado com uma notificação no seu e-mail e Inbox+. A proposta concluída é visível no perfil da conta do cliente. Ao clicar no nome da proposta, pode ver a assinatura do cliente, juntamente com o carimbo de data e hora.
Dica! Leia mais sobre como utilizar a funcionalidade Propostas para enviar cartas de compromisso e propostas.
Request clients to e-sign an agreement that includes regular payments to your firm
Eis como utilizar as assinaturas electrónicas com a nossa funcionalidade Facturas recorrentes:
1. Create a recurring invoice with automatic payment authorization. You won’t need to mark it up with e-signature fields; an e-signature request and an agreement to terms are automatically added to the recurring invoice.
2. All contacts with a signatory authority linked to the client account will be prompted to e-sign the recurring invoice from their client portal. However, a single signature is enough to accept a recurring invoice.
3. Após a assinatura eletrónica dos seus clientes, é alertado com uma notificação no seu e-mail e Inbox+o cartão de crédito/conta bancária do cliente será debitado automaticamente, de acordo com o calendário indicado na fatura periódica.
Dica! Leia mais sobre como utilizar facturas recorrentes.