Assinaturas (básico): Três maneiras de usar a assinatura eletrônica em TaxDome
A utilização de assinaturas electrónicas permite que os clientes assinem documentos e acordos importantes, como propostas ou pagamentos regulares, a partir dos seus telemóveis ou computadores, o que poupa tempo a todos. As assinaturas electrónicas são tão juridicamente vinculativas como a assinatura em papel. Além disso, também é possível solicitar assinaturas electrónicas a mais do que uma pessoa para o mesmo documento.
Abrangido aqui:
- As assinaturas electrónicas, explicadas
- Solicitar aos clientes a assinatura eletrónica de documentos e formulários preenchidos
- Solicitar aos clientes a assinatura eletrónica de um contrato com a sua empresa
- Solicitar aos clientes que assinem por via eletrónica o contrato que inclui pagamentos regulares à sua empresa
Assinaturas electrónicas, explicação
As assinaturas electrónicas são reconhecidas por lei nos EUA, Canadá, Europa e Austrália desde o início dos anos 2000. Uma assinatura eletrónica é tão válida como uma assinatura manuscrita, mas os clientes não têm de perder tempo nos seus horários ocupados para imprimir, assinar, fazer cópias e enviar um documento por correio normal. Em vez disso, assinam documentos por via eletrónica e aceitam acordos no seu portal TaxDome .
Existem três formas de utilizar assinaturas electrónicas em TaxDome:
- Solicitar aos clientes a assinatura eletrónica de documentos e formulários preenchidos
- Solicitar aos clientes a assinatura eletrónica de contratos com a sua empresa
- Solicitar aos clientes que assinem por via eletrónica um acordo que inclua pagamentos regulares à sua empresa
Solicitar aos clientes a assinatura eletrónica de documentos e formulários preenchidos
Eis como utilizar assinaturas electrónicas com a nossa funcionalidade Solicitar assinatura:
1. Carregue o documento.
2. Aceda a Documentos, clique nos três pontos à direita do PDF e, em seguida, clique em Pedir assinatura no menu pendente.
3. Escolha o signatário manualmente no menu suspenso Escolher signatário ou aplique um modelo de assinatura.
4. Indicar onde o cliente deve acrescentar a sua assinatura.
5. Adicione tantos campos de assinatura eletrónica quantos os necessários, um para cada signatário.
6. Adicionar uma mensagem personalizada para o cliente.
7. Adicione qualquer número de campos de data e de texto livre para solicitar qualquer informação que necessite a um cliente.
8. Adicione as suas assinaturas electrónicas ou as dos membros da sua equipa aos documentos.
Eis o aspeto da assinatura eletrónica para o cliente:
9. Assim que o cliente tiver assinado por correio eletrónico, é alertado com uma notificação no seu e-mail e Inbox+. O documento concluído é visível no perfil da conta do cliente e pode ser descarregado.
Nota: TaxDome não suporta atualmente assinaturas electrónicas para documentos protegidos por palavra-passe.
Dica! Saiba mais sobre como pedir assinaturas electrónicas aos clientes
Solicitar aos clientes a assinatura eletrónica de um contrato com a sua empresa
Eis como utilizar as assinaturas electrónicas com a nossa funcionalidade Propostas e ELs :
1. Crie modelos de proposta para os seus acordos. Não é necessário marcar o documento com campos de assinaturas electrónicas; um pedido de assinatura eletrónica e um acordo sobre os termos são automaticamente adicionados ao modelo de proposta.
2. Editar modelos e enviar propostas aos clientes para assinatura eletrónica.
3. Todos os contactos com uma autoridade de signatário que sejam associado na conta do cliente serão convidados a assinar a proposta por via eletrónica a partir do seu portal do cliente. A proposta é assinada quando todas as partes tiverem adicionado as suas assinaturas electrónicas. Se tiver adicionado uma fatura na aceitação da proposta, pelo menos um dos contactos terá de introduzir os seus dados de pagamento para prosseguir.
Eis o aspeto do processo de assinatura eletrónica para o cliente:
4. Quando os seus clientes tiverem assinado eletronicamente, será alertado com uma notificação no seu e-mail e Inbox+. A proposta concluída é visível no perfil da conta do cliente. Ao clicar no nome da proposta, pode ver a assinatura do cliente, juntamente com o carimbo de data e hora.
Dica! Leia mais sobre como utilizar a funcionalidade Propostas e ELs para enviar cartas de compromisso e propostas.
Solicitar aos clientes que assinem por via eletrónica um acordo que inclua pagamentos regulares à sua empresa
Eis como utilizar as assinaturas electrónicas com a nossa funcionalidade Facturas recorrentes:
1. Crie a fatura periódica com autorização de pagamento automática. Não é necessário marcá-la com campos de assinatura eletrónica; um pedido de assinatura eletrónica e um acordo de condições são automaticamente adicionados à fatura periódica.
2. Todos os contactos com autoridade de signatário que são associado para a conta do cliente serão solicitados a assinar a fatura recorrente no portal do cliente. No entanto, uma única assinatura é suficiente para aceitar uma fatura periódica.
Eis o aspeto do processo de assinatura eletrónica para o cliente:
4. Após a assinatura eletrónica dos seus clientes, é alertado com uma notificação no seu e-mail e Inbox+o cartão de crédito/conta bancária do cliente será debitado automaticamente, de acordo com um calendário indicado na fatura periódica.
Dica! Leia mais sobre como utilizar facturas recorrentes.