Assinaturas: Resolução de problemas

Aqui, forneceremos soluções para potenciais problemas que possa encontrar ao utilizar a nossa funcionalidade de assinaturas, garantindo uma experiência sem problemas para si e para os seus clientes.

Abrangido aqui: 

• Não consigo pedir uma assinatura
• Não consigo encontrar um contacto na lista de signatários
• O campo de assinatura não está a aparecer para um dos contactos (para uma conta de casal)
• Não é possível solicitar uma assinatura para um dos contactos ao apresentar uma declaração conjunta
• Preciso que um dos contactos assine o documento mais uma vez
• "Infelizmente, não existem perguntas disponíveis para verificar a sua identidade relativamente ao número de segurança social fornecido"
• Como é que alguém assina um documento/proposta como POA de um cliente?
• Conceder acesso à equipa de apoio

Não consigo pedir uma assinatura

Se alguma vez não conseguir pedir uma assinatura a um cliente, é provável que isso se deva ao facto de ter uploaded um documento na pasta com um nível de acesso incorreto. Para resolver esse problema, siga estas etapas:

1. Navegue até ao separador Documentos do cliente selecionado.
2. Localizar o documento para o qual se pretende solicitar uma assinatura.
3. Clique nos três pontos localizados na extremidade direita e seleccione Mover.
4. Selecionar uma pasta com o botão O cliente pode ver acesso e clique em Mover.
5. Depois de ter movido o documento para a pasta adequada, localize-o, clique novamente nos três pontos e seleccione Pedir assinatura.

Agora pode resolver facilmente o problema de não conseguir pedir a assinatura a um cliente. 

Não consigo encontrar um contacto na lista de signatários

Se não vir o contacto específico no menu suspenso Escolher signatário ao solicitar uma assinatura, esses contactos não têm acesso ao portal do cliente.

Para resolver este problema, aceda à conta do cliente. No separador Informações , vá para a secção Contactos e botão de alternância em LOGIN para os contactos necessários.

O campo de assinatura não está a aparecer para um dos contactos (para uma conta de casal)

Quando os cônjuges partilham um computador para aceder a TaxDome e guardar as suas credenciais de início de sessão, é essencial tratar corretamente as assinaturas dos documentos para evitar confusões. Normalmente, adiciona um campo de assinatura para cada contacto e envia os documentos em conformidade. No entanto, surge um problema comum quando um dos cônjuges inicia sessão com as credenciais guardadas do outro, assina o documento e guarda-o. Quando o outro cônjuge tenta iniciar sessão, não vê o campo de assinatura, o que resulta em confusão.

Para verificar a assinatura estado, siga estes passos:

1. Aceda à conta do cliente em TaxDome e clique no separador Docs .
2. Seleccione a sub-aba Assinaturas .
3. Passe o rato sobre estado do documento para ver qual o endereço e-mail que foi utilizado para a assinatura e qual o que ainda está pendente.
4. Se um dos cônjuges já tiver assinado o documento utilizando o seu endereço e-mail , o endereço e-mail do outro cônjuge aparecerá como Pendente.

Neste caso, o cliente não poderá adicionar a sua assinatura porque o campo de assinatura já foi preenchido. Pode dizer-lhes para iniciarem sessão na conta correcta e assinarem os respectivos campos ou iniciar o processo de assinatura desde o início.

Não é possível solicitar uma assinatura para um dos contactos ao apresentar uma declaração conjunta

Se os seus clientes apresentarem uma declaração conjunta como um casal, poderá deparar-se com uma situação em que pretende solicitar as assinaturas dos dois, mas apenas vê um deles no menu pendente Selecionar signatário .

Isto acontece porque os signatários não são contas, mas contactos, e cada um destes contactos tem de ter um e-mail para iniciar sessão. Se os seus clientes precisarem de uma declaração conjunta, precisam de uma conta, mas de vários contactos - vários e-mails. 

Para resolver este problema, aceda à conta do cliente. No separador Informações , vá à secção Contactos , adicione os contactos em falta ou clique nos contactos existentes e adicione os respectivos e-mails. Uma vez feito isso, pode voltar a pedir assinaturas. Verá que ambos os cônjuges podem ser seleccionados no menu pendente Escolher signatário .

Saiba mais sobre declarações conjuntas.

Preciso que um dos contactos assine o documento mais uma vez

Digamos que está a preencher uma declaração conjunta para um casal. Ambos assinaram o documento que lhes enviou. No entanto, não está satisfeito com a qualidade de uma das assinaturas. Neste caso, não pode pedir novamente as assinaturas para este documento porque o documento já está assinado por ambas as partes, está no estado final.

Para resolver este problema, deve substituir o documento inicialmente assinado pela sua cópia sem assinaturas. Ambos os contactos terão de assinar novamente este documento. Por isso, lembre-os de que devem ter cuidado. 

Se o problema não estiver relacionado com a qualidade da assinatura, mas sim com a falha de KBA, leia a secção do artigo correspondente.

"Infelizmente, não existem perguntas disponíveis para verificar a sua identidade relativamente ao número de segurança social fornecido"

Se os seus clientes encontrarem a mensagem de erro: " Infelizmente, não existem perguntas disponíveis para verificar a sua identidade para o número de segurança social fornecido", significa que o nosso fornecedor KBA não conseguiu reunir dados suficientes de agências de crédito ou registos públicos para criar o conjunto necessário de cinco perguntas com base no SSN fornecido. Esta situação ocorre normalmente quando a atividade financeira dos seus clientes não é suficientemente visível ao público para gerar o questionário de verificação.

Até ao momento, não existe uma solução alternativa direta para este problema. Para fornecer uma assinatura eletrónica compatível remotamente, os clientes poderão ter de seguir estes passos:

1. Imprimir os formulários necessários.
2. Assinar os formulários impressos à mão.
3. Digitalizar os formulários assinados para o sistema.

Este processo permite-lhes fornecer a sua assinatura, respeitando as normas de conformidade necessárias, apesar do erro de verificação do SSN.

Como é que alguém assina um documento/proposta como POA de um cliente?

Em caso de morte ou invalidez do cliente, pode fazer uma procuração para assinar em nome do seu cliente. Para o fazer:

1. Adicione o POA como um contacto na conta do cliente.

2. Certifique-se de que a autoridade de assinatura está activada para o contacto.

Conceder acesso à equipa de apoio

Antes de contactar a equipa de apoio, conceda-lhes acesso ao portal Web com antecedência, para que possam realizar algumas acções como se fossem proprietários da sua empresa. Isto permite que a equipa de apoio resolva rapidamente os problemas, executando acções em seu nome, poupando-lhe tempo e garantindo uma resolução de problemas eficiente.

1. Aceda a Definições > Definições da Empresa no menu da barra lateral.

2. Na secção Acesso do editor, botão de alternância em Permitir que a equipa de apoio inicie sessão com permissões semelhantes às do proprietário.

3. (Opcional) Defina o período de tempo durante o qual esta permissão é válida. Por predefinição, o acesso é concedido durante um mês, mas pode aumentá-lo ou reduzi-lo. 

4. Clique em Salvar .