Aplicação Windows: Upload de Documentos

A aplicação TaxDome para Windows permite-lhe transferir rapidamente e com facilidade os seus documentos e pastas. Descubra todas as formas de o fazer:

Upload de documentos
Upload de pastas
Upload em massa
Criação de Pastas de Conta a Granel
Consultar o histórico dos uploads

Upload de documentos

Para fazer o upload de ficheiros a partir da aplicação TaxDome para Windows:

1. Clique + NOVO no canto superior esquerdo da página, selecione Upload Ficheiro e selecione os ficheiros.

2. Selecione a conta de cliente onde deseja fazer o upload dos ficheiros.

3. Clique em UPLOAD FICHEIROS para finalizar o upload dos documentos.

Segue-se uma descrição detalhada de cada secção numerada:

1. Conta: Selecione a conta a que se destinam os documentos.

2. Selecione o destino do ficheiro: Selecione a pasta principal para a qual deseja fazer o upload. Para obter mais detalhes sobre os níveis de visibilidade e de acesso, clique aqui.

3. Diretório: Por predefinição, os documentos são guardados numa pasta principal. Se desejar selecionar uma subpasta, clique em Alterar. Para criar uma nova pasta, clique no ícone da pasta, digite um nome para a pasta, clique na marca de verificação verde à direita e сlique ESCOLHER.

4. Nome do ficheiro: Edite o nome do ficheiro, se necessário.

5. Ligação ao emprego: Alternar isto para ligar o documento a um emprego, depois seleccionar um emprego que deseja ligar a este documento. Leia mais sobre a ligação de elementos a Trabalhos.

6. Trancar documentos a uma fatura por pagar: Ative este botão de alternância se desejar que o documento seja visível para o cliente, mas que só possa ser downloaded após o cliente pagar pelo serviço. O documento será desbloqueado assim que for pago. Selecione a fatura para a qual deseja trancar o documento a partir da lista ou clique em CRIAR NOVA FATURA e сlique ESCOLHER. Para obter mais detalhes, clique aqui.

Atenção: Esta opção só está disponível para uploads em pastas principais com o nível de acesso de cliente pode ver . Para obter mais informações sobre as definições de visibilidade, consulte este artigo.

7. Solicitar aprovação de conta de cliente: Se quiser saber se os clientes estão satisfeitos com o seu trabalho ou se precisam de alterações, botão de alternância this on. Para mais detalhes, vá aqui.

8. Solicitar assinatura do cliente: Se quiser que os clientes assinem documentos por via electrónica, botão de alternância this on. Para mais detalhes sobre a adição de campos de assinatura, vá aqui.

9. Descrição: Editar a descrição do documento, se necessário (até 150 caracteres).

10. Informar os clientes sobre uploaded: Informar os clientes que um ficheiro foi uploaded. Por omissão, este é alternado, para que uma notificação automática e-mail lhes seja enviada. Desligue-o se não quiser que os clientes recebam notificações.

11. ARQUIVOS DE UPLOADO: Clique para iniciar o processo de carregamento; verá o progresso do carregamento. Assim que os ficheiros tiverem terminado de carregar, estarão disponíveis no separador Docs do perfil de conta do cliente.

Upload de pastas

A aplicação TaxDome para Windows permite-lhe fazer o upload de pastas completas contendo múltiplos documentos de contas de clientes. Para adicionar uma pasta, clique + NOVO, selecione Upload Pasta, depois selecione a pasta. Prossiga como descrito acima. É muito mais rápido do que transferir os documentos um a um.

Ao fazer o upload das pastas, tenha estes factos em consideração:

TaxDome processa todos os ficheiros da pasta selecionada e as respetivas subpastas.
Para garantir a segurança dos seus dados, a TaxDome não reconhece todos os tipos de ficheiros (para obter mais detalhes, clique aqui).
Pode fornecer detalhes para cada documento nas suas pastas e subpastas: seleccione o cliente, a pasta de destino, etc.
A sua estrutura original de pastas não será replicada na TaxDome; terá de criar novas pastas para organizar os seus ficheiros. Ou poderá fazer o upload em massa para manter a sua estrutura original. Note que as novas pastas serão criadas com o nível de acesso de cliente pode ver e editar.
Não é possível selecionar várias pastas ao mesmo tempo. Se precisar transferir documentos de várias pastas distintas, deverá utilizar UPLOAD PASTA para cada uma destas.

Upload em massa

A nossa funcionalidade do upload em massa é bastante útil quando se tem vários documentos antigos de clientes em pastas no seu ambiente de trabalho ou que estejam armazenados na cloud (nuvem). Esta funcionalidade permite-lhe transferir rapidamente esses documentos para a TaxDome.

Ao fazer o upload em massa:

Os ficheiros que não se encontram em pastas serão uploaded para a pasta principal com o nível de acesso de Privado. Desta forma, poderá ordená-los assim que estiver pronto. Se ainda não possuir uma pasta principal denominada Privado, será automaticamente criada uma pasta para si.
As pastas no seu desktop são automaticamente correspondidas aos nomes das contas TaxDome, para que não tenha de selecionar os clientes manualmente.
Se faltar uma conta de cliente para uma pasta de ambiente de trabalho, crie imediatamente uma nova pasta para a mesma.
Os ficheiros estão em uploaded no fundo, pelo que pode utilizar a aplicação enquanto o upload está em curso.

Para garantir que as suas pastas estão emparelhadas com as devidas contas de cliente, cada nome de pasta tem de corresponder ao nome da conta correspondente do cliente TaxDome ou à ID da conta.

Para obter a ID do cliente e o nome da conta, aceda à secção Clientes. Estão listados nas colunas ID e NOME. Os nomes das contas dos clientes são ou o nome da organização ou o primeiro e último nome do cliente.

A ID do cliente consiste numa combinação única de duas letras e um número, tal como JB1 ou AR2.

Dica! Pode criar pastas de contas em massa, exportando a sua lista de clientes e utilizando o script simples. Leia mais aqui.

1. Colocar cada documento necessário uploaded na pasta do cliente apropriada. Criar tantas subpastas dentro da pasta de um cliente quantas forem necessárias. O máximo uploaded O tamanho do ficheiro é de 200 Mb.

2. Clicar em NOVO, depois seleccionar Bulk Upload. Também pode clicar com o botão direito do rato no ícone TaxDome da bandeja de aplicação do Windows e seleccionar Bulk Upload.

3. Localize a pasta principal que criou. A aplicação TaxDome do Windows seleccionará automaticamente os nomes dos clientes. No entanto, é possível alterar qualquer nome de cliente. Se tiver pastas para clientes que ainda não tenham sido adicionados a TaxDome, clique em Create New na lista de contas para criar uma conta TaxDome para eles.

4. Clique em UPLOAD FILES para adicionar os seus documentos a TaxDome.

Pode observar o progresso do uploaded ou minimizá-lo (continuará em segundo plano). Quando os ficheiros tiverem terminado de carregar, descarregar um relatório. Os ficheiros uploaded estarão disponíveis com sucesso na secção Docs do perfil de cada cliente e a estrutura de pastas será mantida.

Dica! No caso de ainda ter dificuldades com a transferência de ficheiros, nós poderemos efetuar a transferência por si. Siga as instruções do artigo para obter ajuda.

Criação de Pastas de Conta a Granel

Quando utilizar a função Bulk Upload (para mais detalhes, vá aqui) ou copiar os ficheiros da unidade TD para as suas pastas locais ou vice-versa, precisa de ter pastas de conta criadas no seu computador. Aqui, mostrar-lhe-emos como o fazer rapidamente, mesmo que tenha dezenas de clientes.

Para o fazer, é necessário construir um guião de criação de pastas. Eis como:

Prepare o ficheiro CSV que utilizou para importar contactos para TaxDome. Pode também utilizar a funcionalidade Contas de Exportação a partir da página Clientes. Para mais detalhes, vá aqui.
Crie uma pasta no seu ambiente de trabalho e coloque o ficheiro CSV na pasta.
Abrir o ficheiro CSV. Encontre a coluna com os nomes das contas, precisará apenas desta. Elimine todas as outras colunas.

Copiar a fórmula:=CONCATENATE("MD ",CHAR(34),A2,CHAR(34)) para a célula directamente para a célula com o nome da conta e depois aplicá-la a toda a coluna (pode usar as funcionalidades de preenchimento automático em Google Sheets ou Excel). Se a fórmula CONCATENATE não estiver disponível no seu software, tente usar CONCATE em vez disso.
Seleccionar todas as células com a fórmula aplicada (coluna B) e copiá-las.
Criar um ficheiro de bloco de notas na mesma pasta e colar o valor no mesmo. Depois guardar o ficheiro como tipo Todos os ficheiros com o nome Script.bat e feche-o.
Abrir Script.bat para executar o guião. Criará rapidamente pastas em massa.

Agora está pronto para utilizar a função de carregamento em massa para mover rapidamente todas as pastas para TaxDome. Para mais detalhes, vá aqui.

Consultar o histórico dos uploads

Não está seguro de que transferiu todos os documentos necessários? Consulte o seu histórico de upload. Clique no link HISTÓRICO DO UPLOAD para consultar a data, nome do ficheiro, informações do cliente e o estado do upload. Clique em LIMPAR HISTÓRICO para apagar as informações (não irá eliminar os seus ficheiros).