Aplicação Windows: Carregar documentos
A aplicação TaxDome do Windows permite-lhe uploaded Os seus documentos e pastas de forma rápida e fácil. Eis as diferentes acções que pode realizar:
Carregamento de documentos
Para uploaded utilizando a aplicação TaxDome do Windows:
1. Clique em + NEW no canto superior esquerdo da página , seleccione File Upload e, em seguida, escolha os ficheiros
2. Seleccione a conta de cliente para a qual pretende enviar os ficheiros. uploaded os ficheiros
3. Clique em CARREGAR FICHEIROS
Abaixo, veja como lidar com cada secção numerada:
1. Conta: Selecionar a conta a que se destinam os documentos.
2. Selecionar o destino do ficheiro: Seleccione a pasta de nível superior para onde pretende enviar os documentos. uploaded os documentos. Mais informações sobre visibilidade e níveis de acesso.
3. Diretório: Por predefinição, os documentos são guardados numa pasta de nível superior. Se pretender selecionar uma subpasta, clique em Alterar. Para criar uma nova pasta, clique no ícone da pasta, introduza o nome da nova pasta, clique na marca de verificação verde à direita e, em seguida, clique em ESCOLHER.
4. Nome do ficheiro: Editar o nome do ficheiro, se necessário.
5. Ligar ao trabalho: Active esta opção e, em seguida, seleccione um trabalho para a conta para a qual o documento será associado. Leia mais sobre a ligação de elementos a Trabalhos.
6. Bloquear documento para uma fatura não paga: Active esta opção se pretender que o documento esteja visível para o cliente, mas que só possa ser descarregado depois de o cliente ter pago o serviço. O documento fica desbloqueado assim que o pagamento for efectuado. Seleccione na lista a fatura para a qual pretende bloquear o documento ou clique em CRIAR NOVA FACTURA para criar uma nova fatura e, em seguida, сlicar ESCOLHER. (Aqui está mais sobre bloqueio de documentos em facturas.)
Nota: Esta opção está disponível apenas para carregamentos para pastas de nível superior com a opção O cliente pode ver 
acesso. Pode ler mais sobre definições de visibilidade.
7. Pedir aprovação do cliente: Active esta opção para saber se os clientes estão satisfeitos com o seu trabalho ou se precisam de fazer alterações. Aqui estão mais informações sobre como pedir feedback aos clientes.
8. Solicitar a assinatura do cliente: Se pretender que os clientes assinem documentos por via eletrónica, botão de alternância esta opção. Para saber mais sobre como adicionar campos de assinatura, clique aqui.
9. Descrição: Editar a descrição do documento, se necessário (até 150 caracteres).
10. Informar os clientes sobre uploaded: Informar os clientes de que um ficheiro foi uploaded. Por predefinição, esta opção está activada, para que seja enviada uma notificação automática para e-mail . Desactive-a se não quiser que os clientes recebam notificações.
Nota: Esta opção só está disponível para carregamentos para as pastas de nível superior com a opção O cliente pode ver acesso. Mais informações sobre definições de visibilidade.
11. CARREGAR FICHEIROS: Clique para iniciar o processo de carregamento; verá o progresso. Uma vez terminado o carregamento dos ficheiros, estes estarão disponíveis no separador Docs do perfil da conta do cliente.
Carregamento de pastas
A aplicação TaxDome do Windows permite-lhe uploaded pastas inteiras que contêm vários documentos de contas de clientes. Para adicionar uma pasta, clique em + NOVO, seleccione Upload de pastas e, em seguida, escolha a pasta. Continue como descrito acima. É muito mais rápido do que carregar os documentos um a um.
Ao carregar pastas, tenha em conta estes factos:
-
TaxDome processa todos os ficheiros da pasta selecionada e das suas subpastas.
-
Para segurança e proteção dos seus dados, o TaxDome não reconhece todos os tipos de ficheiros (mais sobre os tipos de ficheiros não reconhecidos).
-
Pode fornecer detalhes para cada documento nas suas pastas e subpastas: selecionar o cliente, a pasta de destino, etc.
-
A sua estrutura de pastas original não é replicada em TaxDome; terá de criar novas pastas para organizar os seus ficheiros. Ou você pode fazer um bulk uploaded para manter sua estrutura original. Note que as novas pastas serão criadas com o nível de acesso " O cliente pode ver e editar ".
-
Não é possível selecionar várias pastas ao mesmo tempo. Se precisar de uploaded documentos de várias pastas diferentes, utilize o botão CARREGAR PASTA para cada uma delas.
Carregamento em massa
A nossa funcionalidade de carregamento em massa é útil quando tem muitos documentos antigos de clientes em pastas no seu ambiente de trabalho ou no armazenamento na nuvem. O carregamento em massa permite-lhe mover rapidamente esses documentos para TaxDome.
Quando a granel uploaded:
- Os ficheiros que não estão em pastas são uploaded para uma pasta privada de nível superior. Desta forma, pode ordená-los sempre que estiver pronto. Se ainda não tiver uma pasta de nível superior chamada Privado, é criada automaticamente uma para si.
- As pastas no seu ambiente de trabalho correspondem automaticamente aos nomes das contas em TaxDome, para que não tenha de selecionar cada uma delas manualmente.
- Se uma pasta de ambiente de trabalho não tiver uma conta de cliente correspondente, pode criar uma rapidamente.
- Os ficheiros são uploaded em segundo plano, pelo que pode utilizar a aplicação enquanto o carregamento está a decorrer.
Eis como uploaded a granel:
1. Colocar cada documento necessário para uploaded na pasta de cliente adequada. Crie tantas subpastas quantas as necessárias dentro de uma pasta de cliente. O tamanho máximo uploaded tamanho máximo do ficheiro é de 300 Mb.
2. Clique em +NEW e, em seguida, seleccione Bulk Upload. Também pode clicar com o botão direito do rato no ícone do tabuleiro da aplicação TaxDome do Windows e selecionar Bulk Upload.
3. Localize a pasta principal que criou. Se o nome da pasta for o nome da conta ou ID, a aplicação TaxDome do Windows fará corresponder automaticamente os nomes dos clientes. Também tem a opção de adicionar novas contas ou selecionar contas existentes.
Veja abaixo as nossas dicas sobre a preparação de pastas:
4. Localize o destino uploaded destino no menu suspenso Destino, selecionando uma pasta, ou clique no botão CRIAR PASTA para uploaded para colocar os ficheiros numa nova pasta.
5. Clique em UPLOAD FILES para adicionar os seus documentos a TaxDome.
Pode ver o progresso do uploaded ou pode minimizá-lo e ele continuará a ser executado em segundo plano. Quando o carregamento dos ficheiros estiver concluído, pode descarregar um relatório. Os ficheiros carregados com êxito em uploaded estarão disponíveis na secção Documentos de cada perfil de cliente com a estrutura de pastas em vigor.
Os ficheiros que não são correspondidos a uma conta podem ser visualizados no separador Não correspondidos.
Se ocorrerem erros durante o processo de carregamento, estes são apresentados no separador Erros.
Preparar a estrutura de pastas para o volume uploaded
Para garantir que as pastas são automaticamente emparelhadas com as contas de cliente correctas, cada nome de pasta tem de corresponder ao nome da conta de cliente TaxDome ou à conta ID.
Para encontrar um cliente ID e o nome da conta, vá à secção Clientes . Eles são listados nas colunas ID e NOME . Os nomes das contas de clientes são o nome da organização ou o primeiro e último nome do cliente.
Um cliente ID é uma combinação única de duas letras e um número, como JB1 ou AR2.
Criar pastas de conta em massa
Quando utiliza a função Bulk Upload (detalhes aqui) ou copia ficheiros do TD Drive para as suas pastas locais ou vice-versa, precisa de ter pastas de conta criadas no seu computador. Aqui, vamos mostrar-lhe como o fazer rapidamente, mesmo que tenha dezenas de clientes.
Para o fazer, é necessário criar um script de criação de pastas. Eis como:
- Prepare o ficheiro CSV que utilizou para importar contactos para TaxDome. Também pode utilizar a funcionalidade Exportar contas a partir da página Clientes . Saiba mais sobre a exportação de listas de contactos.
- Crie uma pasta no seu ambiente de trabalho e coloque o ficheiro CSV nessa pasta.
- Abra o ficheiro CSV. Localize a coluna com os nomes das contas; é a única de que necessita. Elimine todas as outras colunas.
- Copie a fórmula:=CONCATENATE("MD ",CHAR(34),A2,CHAR(34)) na célula à direita da que tem o nome da conta e, em seguida, aplique-a a toda a coluna (pode utilizar as funcionalidades de preenchimento automático no Google Sheets ou no Excel). Se a fórmula CONCATENAR não estiver disponível no seu software, tente utilizar CONCATE em vez disso.
-
- Seleccione todas as células com a fórmula aplicada (coluna B) e copie-as.
- Crie um ficheiro do bloco de notas na mesma pasta e cole o valor no mesmo. Guarde o ficheiro, dando-lhe o nome de Script.bat e seleccionando o tipo de ficheiro Todos os ficheiros. Em seguida, feche-o.
- Abra Script.bat para executar o script. Ele criará rapidamente pastas em massa.
Agora, está pronto para utilizar a funcionalidade Carregamento em massa para mover rapidamente todas as pastas para TaxDome. Eis mais pormenores.
Ver o uploaded histórico
Não tem a certeza de ter uploaded todos os documentos necessários? Consulte o seu uploaded histórico para o descobrir. Clique na ligação UPLOAD HISTORY para ver a data, o nome do ficheiro, as informações do cliente e o carregamento estado. Clique em LIMPAR HIST ÓRICO para eliminar esta informação (isto não eliminará os seus ficheiros).
