Aplicação Windows: Solicitar Assinaturas Eletrónicas

Solicite assinaturas eletrónicas a partir da aplicação Windows da TaxDome ao fazer o upload dos documentos ou formulários preparados. Indique onde deseja que os clientes assinem eletronicamente, insira campos para o contribuinte e para o cônjuge, adicione a autenticação baseada no conhecimento (KBA)*apenas para clientes e empresas dos E.U.A, e ative os lembretes para que os clientes não se esqueçam de assinar o mais rápido possível!

Atenção: Terá de fazer o upload dos documentos para a pasta principal com o nível de acesso de Cliente pode ver para poder solicitar assinaturas eletrónicas.

Abordado aqui:

Solicitar assinaturas eletrónicas na aplicação TaxDome para Windows
Solicitar assinaturas eletrónicas a um casal casado
Adicionar uma assinatura eletrónica de um representante da empresa
Aplicar modelos de assinatura

Solicitar assinaturas eletrónicas na aplicação TaxDome para Windows

Para solicitar assinaturas eletrónicas em documentos e formulários preparados:

1. Faça o upload do documento para a aplicação TaxDome para Windows (para obter ajuda, consulte a demonstração acima).

2. Selecione a conta de cliente para a qual o documento se destina.

3. Selecione uma pasta com o nível de acesso de Cliente pode ver para poder efetuar o upload do documento, e ative o botão de alternância de Solicitar assinatura do cliente?

Dica! Se quiser ligar o documento uploaded a um emprego, active o link para o emprego botão de alternância e seleccione o emprego. Leia mais sobre a ligação de elementos a Trabalhos.

4. Selecione o signatário manualmente (o cliente ou o representante da empresa) no menu suspenso Escolher signatário ou aplique um modelo de assinatura.

5. Adicione os campos de assinatura eletrónica necessários para cada signatário.

6. Сlique em GUARDAR. Assim que o documento for uploaded, é enviado um e-mail ao cliente contendo um link para o documento pendente de assinatura eletrónica, o documento ficará visível no subseparador das Assinaturas do separador Docs.

Saiba mais acerca dos campos numerados abaixo:

1. Escolha o modelo: Se criou modelos de assinatura a fim de poupar tempo com formulários frequentemente utilizados, seleccione um. Para obter mais informações sobre como aplicar os modelos, consulte os detalhes abaixo.

2. Escolha o signatário: Selecione aqui a pessoa que necessita assinar.

Para adicionar um campo, selecione o nome de contacto do utilizador da conta.
Para adicionar um campo para o representante da empresa, selecione a opção com o seu nome (mais informação abaixo).
Para adicionar um campo para um signatário adicional, como por exemplo o cônjuge (consulte a informação abaixo).

3. Há vários campos que pode arrastar e largar para o documento:

Assinatura: Arraste e largue este campo para o documento onde o cliente ou representante da empresa tem de assinar.
Iniciais: Arraste e largue este campo para o documento.
Data de assinatura: Arraste e largue este campo para o documento. Assim que o cliente assinar, as datas preenchem automaticamente estes campo. A data preenche automaticamente os campos do representante da empresa assim que o documento é enviado para o cliente assinar. As datas não são editáveis.
Campo de texto: Utilize este como notas post-it. Arraste e largue no local onde deseja adicionar uma nota, tal como solicitar um SSN, ou qualquer outro dado extra. Coloque o campo no local desejado, depois clique no mesmo para o editar.

4. Lembretes: Ative este botão de alternância se desejar que seja enviada uma notificação por e-mail ao cliente quando este não assinar até à data de vencimento. Para aprender mais sobre os lembretes, clique aqui.

5. Requisitar KBA: Ative este botão de alternância para usar a autenticação baseada no conhecimento (disponível apenas para clientes e empresas dos E.U.A.). Para obter mais detalhes sobre a KBA, clique aqui.

6. Botões de navegação: Use estes botões para alternar de página para página.

7. Cancelar: Clique aqui para descartar todas as alterações.

8. GUARDAR: Poderá guardar as suas alterações sem enviar o documento. Terá a capacidade para rever e editar o documento. O documento só ficará visível ao cliente quando clicar em UPLOAD FICHEIROS.

Solicitar assinaturas eletrónicas a um casal casado

De acordo com as regras fiscais, os cônjuges que fazem uma declaração de impostos conjunta devem ambos assinar.

Antes de solicitar as assinaturas eletrónicas de um casal, certifique-se que...

O contacto do cônjuge está associado à conta do contribuinte. (Para obter mais detalhes, clique aqui).
Tanto o contribuinte como o cônjuge têm acesso ao portal da conta: Na secção de contacto da conta, o Login tem de estar ativado para ambos os endereços de e-mail.

Próximos passos:

1. Ative o botão de alternância de Solicitar assinatura do cliente? tal como faz quando necessita da assinatura eletrónica de uma pessoa (consulte acima). Em primeiro lugar, adicione os campos para o contribuinte, depois selecione o nome de contacto do cônjuge no menu suspenso Escolher signatário.

2. Adicione campos para o cônjuge assinar. Por uma questão de maior clareza, cada signatário tem uma cor distinta.

3. Сlique em Enviar para que o documento seja enviado para ambos os cônjuges.

Eis o que acontece quando se solicitam assinaturas eletrónicas a um casal casado

Ambos os contactos associados à conta, o contribuinte e o cônjuge, recebem um e-mail contendo um link único para o documento pendente de assinatura eletrónica.
Ambos os cônjuges vêem que o documento está pendente de assinatura eletrónica.
Ambos os cônjuges vêem todos os campos adicionados ao documento, mas apenas conseguem assinar os seus próprios campos.
Recebe uma notificação quando um cônjuge assina o documento; esta permite-lhe saber se o outro cônjuge necessita ainda de assinar por via eletrónica.
Assim que alguém assinar, os campos de assinatura deixam de ser editáveis.
Um documento é marcado como Assinado após ambos os cônjuges assinarem.
Se um dos signatários não passar ao KBA ou se recusar a assinar, terá de voltar a enviar o documento preparado e solicitar novamente ambas as assinaturas.

Adicionar uma assinatura eletrónica de um representante da empresa

A maioria dos documentos precisam de ser assinados por um ou mais preparadores fiscais. Se precisar da assinatura de vários representantes da empresa, adicione os campos para essas assinaturas, e indique o nome de cada membro da equipa.

Ao solicitar uma assinatura eletrónica a um membro da equipa, selecione o nome a partir do menu suspenso Escolher signatário. Segue-se os campos disponíveis:

Assinatura: Por predefinição, é exibido o seu nome. Se necessitar de mais campos de assinatura para a sua empresa, adicione mais, e edite os respetivos nomes.
Data: É automaticamente preenchida quando o documento é enviado ao cliente.

Dicas:

Se precisar de alterar o seu nome ou as suas iniciais, clique no campo e edite-o.
Se for adicionado um campo de assinatura para um representante da empresa, mas o documento não tiver sido enviado ao cliente, o campo pode ser editado ou apagado por qualquer membro da equipa com acesso aos documentos da conta do cliente.
Após enviar o documento ao cliente, o documento é considerado assinado pela sua empresa, o cliente verá que está assinado pelos representantes da empresa.
Se os campos de assinatura dos representantes da empresa forem adicionados ao documento, porém o documento ainda não tenha sido assinado pelo cliente, pode cancelar a solicitação da assinatura eletrónica.
O rastreio de auditoria de um documento indica quem inseriu o campo de assinatura de cada representante da empresa no documento.

Aplicar modelos de assinatura

Poupará imenso tempo com os modelos de assinatura ao solicitar assinaturas eletrónicas nos formulários mais utilizados, tais como o IRS ou o IRC. Obtenha mais informação sobre como criar um modelo aqui.

Após criar um modelo, use-o de forma a acelerar o seu processo de solicitação de assinatura.

Eis como:

1. Solicite uma assinatura eletrónica para qualquer documento que tenha sido uploaded para a pasta com o nível de acesso de cliente pode ver .

2. Clique em Escolher modelo para aceder a um menu pendente, depois escolha um modelo a partir da lista.

O seu nome preencherá automaticamente o campo da assinatura do representante da empresa.
Os nomes dos seus clientes irão preencher automaticamente os campos de assinatura do Signatário 1 e do Signatário 2 .

3. Para obter mais informações sobre as definições de assinatura, clique aqui.

A ordem dos contactos associados na secção Detalhes da Conta determina a ordem dos signatários. Para saber de que forma poderá alterar a ordem predefinida de assinatura, clique aqui.