Aplicação Windows: Solicitar assinaturas electrónicas

Solicite assinaturas electrónicas a partir da aplicação TaxDome para ambiente de trabalho Windows enquanto uploaded preparou documentos e formulários. Indique onde pretende que os clientes assinem por via eletrónica, insira campos para o contribuinte e respetivo cônjuge e adicione a autenticação baseada no conhecimento (KBA). Em seguida, active os lembretes para que os clientes não se esqueçam de assinar o mais rapidamente possível!

Nota: É necessário uploaded documentos para uma pasta de nível superior com O cliente pode ver acesso para solicitar assinaturas electrónicas.

Abrangido aqui:

Pedido de assinaturas electrónicas na aplicação TaxDome para Windows
Pedido de assinaturas electrónicas de um casal casado
Adicionar a assinatura eletrónica de um representante da empresa
Aplicação de modelos de assinatura

Pedido de assinaturas electrónicas na aplicação TaxDome para Windows

Para solicitar assinaturas electrónicas em documentos e formulários preparados:

1. Carregue o documento para a aplicação TaxDome para Windows (para obter ajuda, consulte a demonstração acima).

2. Seleccione a conta do cliente a que se destina o documento.

3. Selecionar uma pasta com acesso de visualização docliente à qual se pretende uploaded o documento, depois botão de alternância emSolicitar assinatura do cliente? A nova janela para assinatura será abra.

4. Escolha o signatário manualmente (pode ser o cliente ou um representante da firma) no menu suspenso Escolher signatário ou aplique um modelo de assinatura.

5. Adicione tantos campos de assinatura eletrónica quantos os necessários para cada formulário.

6. Clique em GUARDAR. Assim que o documento for carregado, é enviado um e-mail para e-mail com uma ligação para o documento pendente de assinatura eletrónica e o documento fica visível na sub-aba Assinaturas do separador Documentos.

Dica!

Se pretender ligar o documento uploaded a um trabalho, active a opção Ligar ao trabalho botão de alternância e seleccione o trabalho. Leia mais sobre a ligação de elementos a Trabalhos.
Quando o documento é associado para um trabalho, o trabalho pode ser movido automaticamente para a fase seguinte do projeto assim que a assinatura eletrónica estiver concluída.

Abaixo, saiba mais sobre os campos numerados:

1. Selecionar o modelo: Se tiver criado modelos de assinatura para guardar tempo com formulários utilizados frequentemente, seleccione o modelo. Para obter mais informações sobre a aplicação de modelos, consulte os detalhes abaixo.

2. Selecionar o signatário: Selecionar o nome da pessoa que tem de assinar aqui.

Para adicionar um campo, seleccione o nome do contacto na lista pendente.
Para adicionar outro campo para o representante da empresa, seleccione o seu nome no menu pendente (detalhes abaixo).
Também pode adicionar um campo para um signatário adicional, como o cônjuge (detalhes abaixo).

3. Existem vários campos que pode arrastar e largar no documento:

Assinatura: Arraste e largue este campo para o documento onde pretende que o cliente ou representante da empresa assine.
Iniciais: Arraste e largue este campo para o documento onde pretende que o utilizador rubrique algo.
Data de assinatura: Arraste e largue este campo no documento onde precisa da data. Assim que o cliente assina um documento, as datas preenchem automaticamente os campos de data, bem como os campos de assinatura onde o cliente assina. A data preenche os campos de um representante do escritório quando o documento é enviado para o cliente para ser assinado. As datas não podem ser editadas.
Campo de texto: Utilize-o como um Post-it. Arraste e largue-o onde quiser adicionar uma nota ou pedir informações adicionais. Coloque o campo no local pretendido e, em seguida, clique no mesmo para o editar.

4. Lembretes: Active esta opção se pretender que seja enviada uma notificação para e-mail ao cliente quando este não assinar até à data de vencimento. Mais informações sobre os lembretes.

5. Exigir KBA: Active esta opção para utilizar a autenticação baseada no conhecimento (disponível apenas para os seus clientes dos EUA). Aqui está mais sobre KBA.

6. Botões de navegação: Utilize estes botões para passar de uma página para outra.

7. Cancelar: Clique para rejeitar todas as alterações.

8. GUARDAR: Pode guardar as suas alterações sem enviar o documento. Continua a ser possível rever e editar o documento. O documento não será visível para o cliente até clicar em CARREGAR FICHEIROS.

Pedido de assinaturas electrónicas de um casal casado

De acordo com as regras fiscais, os cônjuges que apresentam uma declaração de imposto de renda conjunta devem ambos assinar.

Antes de solicitar as assinaturas electrónicas de um casal, certifique-se de que...

O contacto do cônjuge é associado para a conta do contribuinte. (Mais informações sobre contactos e contas).
Tanto o contribuinte como o cônjuge têm acesso à conta através do portal: na secção de contactos da conta, Iniciar sessão deve ser ativado para ambos os endereços e-mail .

Próximas etapas:

1. Active a opção Request client signature? tal como faz quando precisa que uma pessoa assine eletronicamente (ver acima). Primeiro, adicione campos para o contribuinte e, em seguida, seleccione o nome de contacto do cônjuge no menu pendente Choose signer .

2. Acrescentar campos onde o cônjuge deve assinar. Para maior clareza, é utilizada uma cor diferente para cada signatário.

3. Clique em Enviar para enviar o documento a ambos os cônjuges.

O que acontece quando se pedem assinaturas electrónicas a um casal casado

Ambos os contactos associado da conta, o contribuinte e o seu cônjuge, recebem um e-mail com uma ligação única para o documento pendente de assinatura eletrónica.
Ambos os cônjuges vêem que o documento está pendente de assinatura eletrónica.
Ambos os cônjuges podem ver todos os campos acrescentados ao documento, mas só podem assinar os seus próprios campos.
Recebe uma notificação quando um cônjuge assina o documento; esta notificação permite-lhe saber se o outro cônjuge ainda precisa de assinar eletronicamente.
Depois de alguém assinar, não é possível editar os campos de assinatura.
Um documento é marcado como Assinado quando ambos os cônjuges o assinam.
Se um dos signatários falhar o KBA ou se recusar a assinar, terá de uploaded o documento preparado novamente e solicitar novamente as duas assinaturas.

Adicionar a assinatura eletrónica de um representante da empresa

Muitos documentos também precisam de ser assinados por um preparador de impostos. Se precisar que vários representantes da empresa assinem, adicione os campos para essas assinaturas e indique o nome de cada membro da equipa.

Ao solicitar uma assinatura eletrónica a um membro da equipa, seleccione o nome no menu pendente Escolher signatário. Campos disponíveis:

Assinatura: Por defeito, aparece o seu nome. Se necessitar de mais campos de assinatura para a sua empresa, adicione mais e, em seguida, edite os nomes.
Data: É preenchida automaticamente quando o documento é enviado ao cliente.

Sugestões:

Se precisar de alterar o seu nome ou as suas iniciais, clique no campo para o editar.
Se for adicionado um campo de assinatura para um representante da empresa, mas o documento não tiver sido enviado para o cliente, o campo pode ser editado ou eliminado por qualquer membro da equipa com acesso aos documentos da conta do cliente.
Quando o documento é enviado a um cliente, considera-se que foi assinado pela sua empresa e o cliente vê que foi assinado pelos representantes da empresa.
Se forem adicionados ao documento campos de assinatura para representantes da empresa, mas o documento ainda não tiver sido assinado pelo cliente, pode cancelar o pedido de assinatura eletrónica.
A pista de auditoria de um documento mostra quem adicionou o campo de assinatura de cada representante da empresa no documento.

Aplicação de modelos de assinatura

A existência de modelos de assinatura permite guardar poupar tempo ao solicitar assinaturas electrónicas em formulários frequentemente utilizados, como o 8879, o 8821 ou o 2848. Veja mais informações sobre como criar modelos.

Depois de criar um modelo, utilize-o para acelerar o processo de pedido de assinaturas.

Eis como:

1. Solicitar uma assinatura eletrónica para qualquer documento uploaded para a pasta com O cliente pode ver acesso.

2. Clique em Escolher modelo para obter um menu suspenso. Seleccione um modelo.

O seu nome será automaticamente preenchido no campo de assinatura do representante da empresa.
Os nomes dos seus clientes preencherão automaticamente os campos de assinatura do Signatário 1 e do Signatário 2 .

3. Para mais informações, leia sobre as definições de assinatura.

A ordem dos contactos associado na secção Detalhes da conta determina a ordem dos signatários. Se necessário, pode alterar a ordem de assinatura predefinida.