⏩ Migrar documentos para TaxDome em 3 passos
A migração dos documentos dos seus clientes para TaxDome não tem de ser complicada. Seguir o processo descrito abaixo garantirá uma transição suave da sua plataforma anterior. Quer esteja a exportar do Google Drive, SmartVault ou Drake, este guia ajudá-lo-á a replicar as estruturas de pastas dos seus clientes sem esforço.
Passo 1. Exportar documentos da sua plataforma anterior
Em TaxDome, os documentos são sempre armazenados na conta do cliente, pelo que cada documento se refere sempre a um cliente. Pode ter qualquer estrutura de pastas dentro de cada conta de cliente.
Desta forma, se tiver os dados dos seus clientes noutra aplicação, o primeiro passo para os transferir para TaxDome é exportá-los para o seu computador, de modo a que os ficheiros de cada cliente estejam localizados numa pasta com o nome do cliente.
Saiba como obter dados em formato de pasta para cada cliente, com a estrutura aninhada desejada de subpastas e documentos dentro delas, utilizando o guia necessário:
Atenção! O processo de migração para o FileCabinet difere drasticamente. Por isso, se for a sua plataforma, prossiga com o guia separado.
Passo 2. Certifique-se de que as contas são criadas em TaxDome
Quando terminar de exportar as pastas da plataforma anterior, certifique-se de que tem contas criadas em TaxDome para cada cliente. A forma mais rápida de o fazer é preparar um ficheiro CSV com os seus dados de CRM e depois importá-lo para o sistema.
Se já tiver os documentos dos seus clientes organizados nas pastas adequadas, a melhor prática é não utilizar um modelo de pasta durante a importação da lista de clientes. Desta forma, todas as contas de clientes criadas durante a importação terão apenas uma pasta predefinida para os documentos dos clientes, que não pode ser removida.
Passo 3. Importar documentos utilizando a aplicação do Windows
Depois de ter as contas de cliente criadas em TaxDome e os dados do cliente preparados, pode importar rapidamente pastas com documentos do cliente de duas formas:
- Utilização TaxDome Acionamento. É intuitivo e fácil - arraste e largue pastas ou copie e cole-as. Isto é conveniente se tiver pastas diferentes em locais diferentes. No entanto, deve certificar-se de que os títulos de todas as pastas de clientes correspondem às contas criadas, porque é impossível criar uma através do TD Drive.
- Utilização Em massa uploaded na aplicação Windows. Desta forma, pode verificar cada correspondência de conta, criar uma, se necessário, e até aplicar um modelo de pasta em massa. No entanto, é necessário que as pastas/documentos estejam previamente reunidos num único local: um diretório de topo que contenha pastas de clientes que contenham dados. Consideramos o segundo caso neste artigo.
1. Descarregue e instale a aplicação TaxDome para Windows. Pode clicar no botão abaixo para a descarregar:
2. Iniciar sessão para a aplicação utilizando as suas credenciais TaxDome .
3. Clique em New e selecione Bulk uploaded.
4. Localize a pasta, que inclui todas as pastas dos clientes com subpastas e ficheiros exportados da plataforma anterior.
Nota! Se a pasta estiver vazia ou contiver ficheiros não suportados, ocorrerá um erro durante o carregamento.
5. Faça corresponder as pastas de clientes às contas de clientes criadas em TaxDome. Se os nomes corresponderem, basta verificar. Se a conta correta não tiver sido encontrada automaticamente (por exemplo, devido a um erro ortográfico), pode encontrar a conta de cliente existente ou criar uma nova.
6. Na coluna Destino, selecione a pasta para copiar os ficheiros. Por defeito, os ficheiros vão para o diretório principal. Todas as pastas de topo recentemente criadas não serão visíveis para os clientes até que altere manualmente as definições de visibilidade.
Se quiser colocar ficheiros no outro diretório, clique na seta à direita da linha. Pode selecionar a pasta existente (que, por defeito, é Documentos do Cliente uploaded ) para criar uma nova pasta com uma permissão diferente
7. Clique em Carregar ficheiros no canto inferior direito do ecrã. Os dados serão uploaded para TaxDome. As pastas vazias serão ignoradas. O sistema indicará se existem tipos de ficheiros não suportados que não podem ser uploaded.
8. Clique em Finish (Concluir) para fechar o ecrã de carregamento em massa ou clique em Download report (Transferir relatório).
E pronto! Os documentos serão importados para TaxDome e o separador Docs do cliente conterá a estrutura e o conteúdo necessários.
