Docs (Básico): Visão geral

Quando uploaded um documento numa conta, pode encontrá-lo acedendo a Documentos no menu da barra lateral esquerda ou abrindo o separadorDocumentos da conta. O nível de acesso de um documento depende das pastas específicas em que o coloca. Continue a ler para saber como tudo isto funciona.

Webinar: Saiba como centralizar ficheiros, eliminar papelada e simplificar fluxos de trabalho com a gestão de documentos principais

Antes de começar

Trabalhar com documentos é crucial para os contabilistas, uma vez que estes constituem a base para registos financeiros precisos e conformidade. Uma gestão adequada dos documentos garante a transparência, reduz os erros e ajuda a cumprir os requisitos regulamentares. Num mundo cada vez mais digital, o tratamento eficiente de documentos permite aos contabilistas processar e analisar rapidamente os dados, apoiando a estabilidade financeira e a confiança dos clientes.

A funcionalidade Documentos em TaxDome foi concebida para armazenar e gerir documentos de forma segura, reduzindo potencialmente a necessidade de guardar documentos no seu computador.

Os documentos permitem-lhe:

Liberte espaço no computador, garantindo mais capacidade para outras tarefas e ficheiros importantes.
Utilize documentos em conjunto com outras funcionalidades de TaxDome . Por exemplo, adicione-os a cartões de trabalho para poder ter imediatamente à mão os documentos relacionados com um processo específico, como a apresentação de uma declaração de impostos para um determinado cliente em 2023)

A página Documentos

Para ver ou descarregar documentos de todas as suas contas, aceda à sua página Documentos no menu da barra lateral esquerda.

Verá aqui três separadores:

Recentes: Estes são os documentos com que trabalhou nos últimos 30 dias. É um local conveniente para encontrar rapidamente todos os seus trabalhos mais recentes. Para obter mais informações, aceda aqui.
Documentos: Estes são documentos organizados por conta de cliente. Seleccione uma conta e, em seguida, navegue para as respectivas pastas para aceder aos documentos. Encontrará aqui documentos recentes e antigos. Para aceder aos documentos de um cliente específico, também pode ir a Clientes no menu da barra lateral esquerda, selecionar a conta e, em seguida, abra o separador Documentos .
Lixo: Estes são os documentos que eliminou de várias contas nos últimos 120 dias. Para mais pormenores, consulte aqui.

A lista de documentos

A lista Docs exibe todos os documentos da conta selecionada.

Encontrará esta informação aqui:

Nome: O tipo de ficheiro do documento aparece à esquerda do seu nome.
Contém: Mostra quantos documentos e subpastas existem na pasta atual. Se as subpastas contiverem documentos ou outras subpastas, elas serão incluídas no total. Por exemplo, se a sua pasta contém 3 subpastas, cada uma das quais contém 3 subpastas com 3 documentos, verá: '27 documentos, 9 pastas'.
Carregado: Esta é a data em que o documento foi uploaded.
Utilizador: Vê-se quem uploaded documentos para as pastas de nível superior com O cliente pode ver e Privado níveis de acesso. Para mais pormenores sobre os níveis de acesso, consulte aqui.
Descrição: Se tiver sido adicionada uma descrição enquanto o documento estava em uploaded, verá uma aqui.
Estado: As etiquetas estado ajudam-no a gerir e a organizar os seus documentos. Para obter mais informações, aceda aqui.
As pastas e os documentos são rotulados como NOVOS quando contêm ficheiros do clienteuploaded que ainda não foram visualizados. Assim que forem visualizados ou descarregados por qualquer um dos membros da firma, a etiqueta desaparece.

Nota! Os documentos uploaded por um membro da firma nunca são rotulados como Novos para os outros membros do pessoal.

Na páginaDocumentos de uma conta, os cinco separadores ajudam a organizar os documentos dessa conta:

Documentos: Todos os documentos do cliente são guardados aqui (mais pormenores abaixo).
Aprovações: Estes documentos preparados pela empresa foram pagos e aprovados pelo cliente, ou estão ainda a aguardar aprovação. As etiquetas informam-no de que se trata de estado.
Assinaturas: Estes documentos preparados pela empresa continuam a ter de ser assinados pelos clientes.
Pedidos de ficheiros: Estas são ligações para pastas onde os clientes podem uploaded documentos quando não podem aceder ao portal TaxDome .
Lixo: Estes são os documentos que foram eliminados; após 120 dias desaparecem permanentemente.

Saber quando os clientes uploaded documentos

Quando um cliente carrega um documento, recebe uma notificação em e-mail . Além disso, recebe uma notificação no seu Inbox+. Clique no nome do documento realçado ou na ligação Ir para... para aceder ao documento.

Também recebe uma notificação quando um cliente carrega documentos para um questionário. Para mais informações sobre este assunto, consulte aqui.

Na página Documentos, os documentos que foram uploaded pelo cliente e que ainda não foram visualizados ou transferidos por nenhum dos membros da firma - e as pastas que contêm esses ficheiros - são rotulados como Novos. Quando um membro da sua equipa abre o ficheiro, a etiqueta Novo desaparece para todos os membros da firma.

Ao lado de Docs, pode ver o número geral de documentos não abertos uploaded pelo cliente.

Sugestão: Altere as suas preferências de notificação sempre que precisar.

Quem pode gerir os documentos

O proprietário da empresa e os administradores podem uploadededitar e eliminar documentos para todas as contas; todos os outros membros da equipa devem ter direitos de acesso adequados:

1. Aceda aDefinições, seleccione Equipa e planos na barra de menus, clique nos três pontos à direita do nome do membro da equipa e, em seguida, seleccione Editar.

2. Ativar Gerir documentos.

3. Clique em Guardar.