Docs (Básico): Como funcionam os Docs

Uma vez que você uploaded um documento para uma conta, irá encontrá-lo indo ao menu Documentos a partir da barra lateral esquerda ou abrindo o separadorDocumentos da conta. O nível de acesso a um documento depende das pastas específicas em que o coloca. Continue a ler para saber como tudo isto funciona. 

Abordado aqui:

A Página de Documentos

Para ver ou descarregar documentos para todas as suas contas, vá à sua página Documentos a partir do menu da barra lateral esquerda. 

Verá aqui três separadores: 

  • Recentes: Estes são documentos com os quais trabalhou nos últimos 30 dias. É um local conveniente para encontrar rapidamente todo o seu trabalho mais recente. Para mais detalhes, vá aqui.
  • Docs: Estes são documentos organizados por conta do cliente. Seleccione uma conta, depois navegue para as suas pastas para aceder aos documentos. Encontrará aqui tanto documentos recentes como antigos. Para aceder aos documentos de um cliente, pode também ir a Clientes no menu da barra lateral esquerda, seleccionar a conta, depois abra o separador Docs
  • Lixo: Estes são documentos que eliminou das contas nos últimos 120 dias. Para mais pormenores, consulte aqui.

A Lista Docs

A lista Docs exibe todos os documentos para a conta seleccionada. 

Encontrará esta informação aqui:

  • Nome: O tipo de ficheiro do documento aparece à esquerda do nome.

  • Contém: Indica a quantidade de documentos e subpastas que se encontram nessa pasta. Se as subpastas contiverem documentos, não serão incluídos no total. 

  • Data: Trata-se da data em que o documento foi uploaded.

  • Uploaded por: Consulte quem fez o upload dos documentos para as pastas principais com o nível de acesso de cliente pode ver e privado níveis de acesso. Para mais detalhes sobre os níveis de acesso, ir aqui.

  • Descrição: Se foi acrescentada uma descrição enquanto o documento era uploaded, verá uma.

  • Estado: As etiquetas estado ajudam-no a gerir e organizar os seus documentos. Para mais detalhes, vá aqui.

  • As pastas e os documentos são assinalados como NOVOS quando não foram ainda visualizados.

Na página de documentos de uma conta, os cinco separadores ajudam a organizar os seus documentos:

  • Documentos: Todos os documentos dos clientes são armazenados aqui (mais detalhes abaixo).
  • Aprovações: Estes documentos preparados pela empresa foram pagos e aprovados pelo cliente, ou ainda estão à espera de aprovação. As etiquetas permitem conhecer os seus estado. 
  • Assinaturas: Estes documentos preparados pela firma ainda precisam de ser assinados pelos clientes.
  • Pedidos de arquivo: Estes são links para pastas onde os clientes podem uploaded documentos quando não podem entrar no portal TaxDome . 
  • Lixo: Estes são documentos que foram eliminados; desaparecem permanentemente após 120 dias. 

Upload de documentos pelos clientes

Quando um cliente faz o upload de um documento, recebe uma notificação por e-mail e uma notificação na Inbox+. Clique no nome do documento ou no link Ir para... para consultar o documento.

Recebe também uma notificação quando um cliente carrega documentos para um questionário. Para mais detalhes sobre isto, vá aqui.

Na página Documentos, os documentos que ainda não foram visualizados ou descarregados - e as pastas que contêm tais ficheiros - estão rotulados como Novos.

Quem Pode Gerir Documentos

O proprietário da empresa e os administradores podem uploadededitar, e apagar documentos para todas as contas; todos os outros membros da equipa precisam de ter os devidos direitos de acesso:

1. Ir aSettings, seleccionar Team & Plans na barra de menu, clicar nos três pontos à extrema direita do nome do membro da equipa, depois seleccionar Edit.

2. Alternar a Gestão de documentos.

3. Clique Guardar

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