Docs (Avançado): Ligar documentos a trabalhos

Todos os trabalhos que efectua para um cliente implicam o manuseamento de documentos. A ligação de documentos a um trabalho dá-lhe acesso aos documentos diretamente a partir do cartão de trabalho e faz com que o trabalho avance automaticamente em projeto assim que a documentação estiver concluída. Eis como funciona.

Abrangido aqui:

• O que ganha com a ligação de documentos
• Como funciona a ligação de documentos a Trabalhos
• Ligar documentos a Trabalhos durante o carregamento
• Ligar documentos a Trabalhos ao solicitar uma assinatura eletrónica
• Ligar documentos a Trabalhos a partir de um cartão de emprego
• Ligar documentos a Trabalhos enquanto visualiza o documento ou a lista de documentos
• Ligar documentos a partir da aplicação Windows

O que ganha com a ligação de documentos

Os documentos associados podem melhorar a sua prática de muitas formas:

• Os membros da sua equipa encontrarão os documentos e outros detalhes do posto de trabalho num único local - no cartão de trabalho.
• Pode configurar o seu Trabalhos para passar automaticamente para a fase seguinte do projeto assim que o documento tiver sido assinado por todas as partes. Para mais informações, consulte o artigo sobre Automove para assinatura eletrónica.
• Pode fazer com que o seu Trabalhos passe automaticamente para a fase seguinte do projeto quando o documento tiver sido aprovado pelo cliente. Saiba como no artigo detalhado sobre Automove.
• Pode fazer com que o seu Trabalhos passe automaticamente para a fase seguinte do projeto assim que o cliente aceitar o documento pendente de pagamento. Saiba mais no artigo sobre o Automove para documentos bloqueados.

Como funciona a ligação de documentos a Trabalhos

A ligação de documentos a Trabalhos torna-os disponíveis em projetos. Podem ser associado para Trabalhos pelo proprietário da empresa, administrador ou membro da equipa com direitos de acesso para gerir documentos. 

Quando os documentos são associado, aparecem na secção Documentos do cartão de trabalho. Clique no X à direita do documento para o desvincular.

Ligar documentos a Trabalhos durante o carregamento

Eis como o fazer:

1. Iniciar o processo de carregamento de documentos. Para obter detalhes, consulte o artigo sobre como uploaded documentos.
2. Seleccione uma pasta com o acesso O cliente pode ver ou O cliente pode ver e editar e depois clique em Seguinte.
3. Faça os ajustes necessários e clique no botão Link Trabalhos abaixo.
4. É apresentada a lista de Trabalhos existentes para o cliente: seleccione um ou mais trabalhos e clique em Link.

Além disso, pode:

• Digite o nome do emprego no campo Procurar e prima Enter no seu teclado ou clique no botão 🔍︎ para encontrar um emprego.
• Clique nas setas para cima e para baixo junto à coluna Nome para ordenar a lista pelo nome da tarefa.
• Clique em + Criar novo serviço para adicionar um serviço ao cliente e, em seguida, em Atualizar lista de serviços. Para mais informações, consulte o nosso artigo sobre a criação de trabalhos.
• Clique no nome do trabalho para abra o cartão de trabalho.

Depois de ter associado uma tarefa a um documento, verá a lista de associado Trabalhos junto dos nomes do documento e do projeto. Clique no X à direita para desvincular uma tarefa.

Ligar documentos a Trabalhos ao solicitar uma assinatura eletrónica

É possível ligar documentos a Trabalhos mesmo quando se solicita a assinatura eletrónica. Para o fazer, clique em + Ligar Trabalhos no canto superior direito da página e seleccione o que Trabalhos deve ser associado na barra lateral.

Ligar documentos a Trabalhos a partir de um cartão de emprego

Pode ligar documentos a Trabalhos diretamente a partir de projeto. Siga estes passos:

1. Abra o sítio projeto e, em seguida, clique no cartão de emprego.
2. Clique em + Ligação no canto superior direito e seleccione Documentos.
3. Escolha o(s) documento(s) e clique em Guardar.

Ligar documentos a Trabalhos enquanto visualiza o documento ou a lista de documentos

Pode ligar documentos a Trabalhos enquanto visualiza o documento ou a partir da lista de documentos em Conta > Documentos > Documentos, Conta > Documentos > Assinaturas ou Documentos > Documentos de clientes > Páginas recentes. Siga estes passos:

1. Clique nos três pontos à direita do nome do documento e seleccione Ligar documentos no menu pendente.
2. Seleccione o(s) trabalho(s) e clique em Ligação.

Ligar documentos a partir da aplicação Windows

É possível ligar documentos a Trabalhos a partir da aplicação Windows. Existem duas opções:

• Ao carregar um documento, active a opção Ligação ao trabalho botão de alternância e, em seguida, seleccione o trabalho na lista. 

• Clique com o botão direito do rato num ficheiro na unidade TaxDome , seleccione Ligar ao trabalho, escolha um trabalho no menu pendente Selecionar trabalho e clique em LIGAR.