Importar documentos do FileCabinet

Embora, neste momento, o FileCabinet CS não suporte a importação automática de documentos para TaxDome, um membro da nossa comunidade do Facebook desenvolveu uma solução para acelerar e automatizar parcialmente o processo de transferência, para que não tenha de imprimir cada documento para TaxDome individualmente. Com o consentimento do participante, descrevemos esta solução e agradecemos a sua disponibilidade para partilhar este conhecimento com outros proprietários de empresas.

Importar documentos

O FileCabinet tem uma limitação ao exportar ficheiros: não pode preservar a estrutura de pastas de cada cliente. Para contornar esta limitação, pode exportar os ficheiros de cada cliente sem a estrutura e, em seguida, executar um   .exe para criar automaticamente pastas e ordenar os ficheiros com base nos seus nomes.

Nota! Para importar documentos do FileCabinet para TaxDome, tem de tratar cada cliente separadamente. Isto significa que terá de repetir os passos abaixo para cada cliente.

Passo 1. Exportar todos os ficheiros de um cliente

Exportar todos os PDFs de um cliente individual para uma pasta temporária, como C:\temp\TD Docs. 

Por exemplo, suponha que a sua estrutura de pastas original para John Doe (um cliente imaginário) tem o seguinte aspeto:

John Doe/
        Declarações de impostos/
        │ ├── 2022/
        │ │ ├─── declaração_de_imposto_2022_john.pdf
       │ ├── 2021/
        │ │ ├─── tax_return_2021_john.pdf
       ├─── Contratos/
        │ ├─── contrato_2022.pdf
       ├── Relatórios/
        │ ├─── relatório_2022.pdf

Depois de exportar para uma pasta temporária, C:\temp\TD Docs conterá os seguintes ficheiros sem qualquer estrutura de pastas:

    ├── tax_return_2022_john.pdf
   ├── tax_return_2021_john.pdf
   ├─── contrato_2022.pdf
   ├─── relatório_2022.pdf

Passo 2. Executar o script my.exe

meu.exe é um script que executa as seguintes acções:

• Navega para o diretório (C:\temp\TD Docs\) que contém os ficheiros.
• Procura ficheiros com padrões específicos nos seus nomes.
• Cria pastas para cada padrão.
• Move os ficheiros correspondentes para as pastas adequadas.

1. Transfira o ficheiro my.exe criado por um membro da comunidade TaxDome .

2. Executar  meu.exe do seu computador local (basta fazer duplo clique) para criar automaticamente as pastas adequadas e mover os PDFs exportados para as mesmas.

Por exemplo, com os quatro ficheiros mencionados acima, depois de executar o script, a estrutura de pastas no computador será restaurada da seguinte forma:

    ├── Declarações de impostos/
    │ ├── 2022/
    │ │ ├─── declaração_de_imposto_2022_john.pdf
   │ ├── 2021/
    │ │ ├─── tax_return_2021_john.pdf
   ├─── Contratos/
    │ ├─── contrato_2022.pdf
   ├── Relatórios/
    │ ├─── relatório_2022.pdf

Passo 3. Mova as pastas para a pasta TaxDome do cliente

1. Crie a conta de cliente com os mesmos nomes que na estrutura de pastas. Continuando com o exemplo acima, devemos criar uma conta John Doe em TaxDome.

Atenção! Se pretender aplicar a estrutura da etapa 2, desativar um modelo de pasta (item 6) durante a criação.  

2. Carregue as pastas criadas pelo script para a pasta do cliente utilizando o portal Web.  

A estrutura de pastas no portal Web será a seguinte. Note que a pasta de documentos do clienteuploaded será criada automaticamente quando o cliente for criado e não pode ser eliminada.  

Depois de terminar com um cliente, limpe o C:\temp\TD Docs e repita o processo para o cliente seguinte.