Recorrências de tarefas (Avançado): Criar, Editar, Eliminar
TaxDome permite-lhe que Trabalhos se repita conforme necessário, gerando-os automaticamente no seu projetos. É possível configurar uma agenda padrão para todos os Trabalhos que adicionar a um projeto ou configurá-la separadamente para cada recorrência. Faça com que o Trabalhos se repita diariamente, semanalmente, quinzenalmente, mensalmente, trimestralmente ou anualmente. Adicione recorrências de tarefas para cada serviço que presta e ajuste facilmente as definições de recorrência, se necessário.
Abrangido aqui:
- Adicionar recorrências de tarefas
- Definições de recorrência
- Configurar a recorrência predefinida
- Processamento de recorrências
- Eliminar recorrências de tarefas de um calendário
- Como é que sei quando é criado um trabalho agendado?
- Direitos de acesso para gerir as repetições de trabalhos
Adicionar recorrências de tarefas
Existem três formas simples de adicionar recorrências de tarefas:
- Aceder a Fluxo de trabalho > Recorrências de tarefas na barra de menu da esquerda (esta é a forma mais fácil, porque a partir daqui pode adicionar recorrências para qualquer projeto e cliente)
- Na vista kanban de projeto (utilizar a ligação Gerir recorrência e seguir os passos abaixo, excluindo a seleção projeto )
- No separador Fluxo de trabalho do perfil do cliente (utilize a ligação Gerir recorrência e siga os passos abaixo, excluindo projeto e a seleção de contas)
Para adicionar a recorrência de tarefa a partir da lista Recorrências de tarefa:
1. Clique em Nova recorrência de tarefa na parte superior da página.
2. Seleccione as contas que pretende adicionar à recorrência e clique em Continuar.
Para facilitar a pesquisa de contas, pode:
- Ordenar a lista por nome da conta ou pelo número de recorrências de tarefas para uma conta.
- Clique no botão de pesquisa no canto superior esquerdo da barra lateral Nova recorrência de trabalho, comece a introduzir o nome da conta no campo de pesquisa e, em seguida, prima enter no seu teclado. A lista de contas é reduzida em conformidade. Clique no X no campo de pesquisa para o limpar.
- Para filtrar a lista de contas, clique no botão Filtrar, na extremidade direita da barra de menus (saiba mais sobre como utilizar filtros para restringir a lista de contas).
3. Seleccione o endereço projeto onde a nova recorrência deve ser adicionada.
4. Definir as definições de recorrência.
Pode acelerar o processo de criação definindo as definições de recorrência predefinidas. Depois de adicionar a recorrência predefinida, esta é automaticamente aplicada a todas as novas recorrências e pode ser facilmente ajustada, se necessário.
5. Configure os parâmetros da tarefa seleccionando um modelo de tarefa e os responsáveis pela tarefa e, em seguida, clique em Criar.
Agora, sempre que ocorrer uma data de início, o trabalho para a conta selecionada é automaticamente adicionado a projeto.
Dica! Pode adicionar tantas recorrências de trabalho quantas as necessárias para a mesma conta. Por exemplo, se precisar de preparar diferentes formulários para o mesmo cliente, pode tê-los em Trabalhos separados e personalizar cada tarefa da forma que precisar, com uma recorrência definida para cada tarefa.
Depois de as recorrências de tarefas terem sido adicionadas ao calendário, ficarão disponíveis na lista de recorrências de tarefas. Também verá o número de contas com recorrências Trabalhos sob o nome de projeto .
Quando precisar de rever as definições de recorrência, aceda à página Fluxo de trabalho > Recorrências de tarefas . Passe o rato sobre o calendário da recorrência para ver os detalhes.
Definições de recorrência
Definições de recorrência em pormenor:
- Recorrência:
- Todos os anos
- A cada 3 meses
- Todos os meses
- Todas as semanas
- Todos os dias
- Período de recorrência: As datas de início e fim (opcional) da recorrência. Estes são o primeiro e o último dia em que a tarefa aparece em projeto.
- Repete a cada: Seleccione a periodicidade personalizada e as datas/dias da semana de repetição no menu pendente.
- Parâmetros do trabalho: Selecionar um modelo de tarefa e os responsáveis pela tarefa.
Não esquecer:
- A data de início não pode ser anterior ou igual à data atual.
- O Trabalhos programado começa às 12 horas. As horas de início são afectadas pela definição do seu fuso horário, por isso, verifique se as definiu corretamente.
- A Data final é a última data em que a tarefa agendada será criada.
- Se escolher o dia 31 como data de repetição, o seu Trabalhos só começará nos meses com essa data.
- É possível alterar as definições para a recorrência adicionada posteriormente.
Eis alguns exemplos do que obterá ao selecionar diferentes definições de agenda :
Tipo de horário | Prazos | Ocorrências |
Todos os dias |
Data de início: Jan-1-2022 Data de fim: 31 de dezembro de 2022 |
Primeira vez: Jan-1-2022 Segunda vez: Jan-2-2022 E diariamente até 31-12-2022 |
Todas as semanas (todas as sextas-feiras) |
Data de início: Jan-1-2022 Data de fim: 31 de dezembro de 2022 |
Primeira vez: Jan-1-2022 Segunda vez: Jan-5-2022 E uma vez por semana até 31-12-2022 |
Todos os meses (uma vez por mês) |
Data de início: Jan-1-2022 Data de fim: 31 de dezembro de 2022 |
Primeira vez: Jan-1-2022 Segunda vez: Fev-1-2022 E uma vez por mês até 31 de dezembro de 2022 |
De três em três meses |
Data de início: Jan-1-2022 Data de fim: 31 de dezembro de 2022 |
Primeira vez: Jan-1-2022 Segunda vez: Abr-1-2022 E uma vez de três em três meses até Out-1-2022 |
Todos os anos |
Data de início: Jan-1-2022 Data de fim: Jan-1-2024 |
Primeira vez: Jan-1-2022 Segunda vez: Jan-1-2023 E uma vez por ano até Jan-1-2024 |
Personalizado (a cada 1 semana, às segundas e sextas-feiras) |
Data de início: Jan-1-2022 Data de fim: 31 de dezembro de 2022 |
Primeira vez: Jan-1-2022 Segunda vez: Jan-5-2022 E uma vez todas as segundas e sextas-feiras até 31-12-2022 |
Personalizado (a cada 1 semana, 10º e 20º dia do mês) |
Data de início: Jan-1-2022 Data de fim: 31 de dezembro de 2022 |
Primeira vez: Jan-10-2022 Segunda vez: Jan-20-2022 E uma vez a cada 10 e 20 dias do mês até 31-12-2022 |
Configurar a recorrência predefinida
Se configurar as definições de recorrência predefinidas (o que é opcional), estas serão utilizadas para pré-preencher campos quando configurar recorrências para guardar tempo.
Para o fazer, aceda à página de definiçõesprojeto e seleccione a frequência com que a tarefa deve ser repetida, depois defina as datas de início e fim (opcional) e o dia de repetição. Para mais informações, consulte a secção sobre definições de recorrência.
Quando precisar de rever as definições de recorrência predefinidas projeto , vá a the Workflow > projetos página. Passe o rato sobre a agenda de projeto para ver os detalhes.
Processamento de recorrências
Quando adiciona uma nova recorrência de trabalho ao projeto, pode sempre decidir se pretende utilizar as definições de recorrência predefinidas projeto (se existirem) ou selecionar definições individuais para a recorrência. As definições de recorrência para qualquer recorrência adicionada a projeto também podem ser editadas em qualquer altura, uma a uma ou em bloco.
Por exemplo, isto permite-lhe ter todos os seus clientes de processamento de salários ou de contabilidade num só projeto, mas cada um com o seu próprio horário (por exemplo, semanal, quinzenal ou mensal). Ou pode ter diferentes modelos de trabalho para diferentes clientes (aqui está mais sobre a utilização de recorrências com modelos de trabalho).
Em caso de recorrência, é possível mudar:
- O período de repetição,
- a primeira data recorrente, a última data recorrente
- O modelo de emprego
- O responsável pelo trabalho (os responsáveis escolhidos aqui substituem os anteriormente seleccionados no modelo de trabalho)
Para modificar as definições de uma recorrência, vá para Fluxo de trabalho > Recorrências de tarefas na barra de menus à esquerda, seleccione uma ou mais recorrências e clique em Editar.
Para modificar as definições a partir de projeto ou do perfil de cliente, clique em Gerir recorrência, seleccione uma ou mais recorrências e clique na ligação Definições de recorrência.
Não esquecer que:
- As definições de recorrência individuais substituem as definições de recorrência predefinidas projeto .
- Ao editar configurações de recorrência em massa, apenas as que são iguais entre as contas seleccionadas serão preenchidas. (Por exemplo, se várias recorrências tiverem a mesma data, mas diferentes responsáveis, o campo de data será preenchido e o campo de responsável permanecerá em branco).
- As alterações futuras efectuadas à recorrência predefinida projeto definições não se aplicarão às recorrências de tarefas que já tenham sido adicionadas. Modifique sempre as definições de recorrência através de agendas individuais.
- A desativação de um membro da equipa com recorrências de funções atribuídas reatribui essas recorrências Trabalhos ao proprietário da empresa.
Pode encontrar as datas recorrentes mais próximas ao gerir as suas recorrências:
Nota: Se o utilizador tentar sair das Configurações de recorrência sem clicar em Salvarreceberá um aviso. Clique em Continuar a editar no alerta pop-up se quiser continuar a fazer alterações, ou Descartar alterações se pretender eliminar as edições efectuadas. Evite selecionar a caixa de verificação Impedir que esta página crie caixas de diálogo adicionais se preferir ver este útil alerta pop-up.
Eliminar recorrências de tarefas de um calendário
Se pretender eliminar as recorrências que já não são necessárias, seleccione-as na lista Recorrências de tarefas, clique em Remover e, em seguida, clique em Confirmar.
Isto também pode ser feito a partir da secção Gerir recorrência em projeto.
Como é que sei quando foi criado um trabalho agendado?
Quando uma nova tarefa agendada é criada dentro de um projeto, receberá uma notificação com a ligação para o projeto. Se algo impedir a criação de uma tarefa, receberá também uma notificação a explicar porquê. Veja mais sobre as notificações do sistema sobre problemas de automatização de tarefas.
Por defeito, as notificações são enviadas para o seu Inbox+ e através de e-mail. Pode alterar as suas preferências de notificação em qualquer altura.
Direitos de acesso para gerir as repetições de trabalhos
O proprietário da empresa e o administrador têm direitos de acesso para gerir as definições de recorrência.
Se quiser que um empregado também tenha acesso, terá de lhe dar os direitos de acesso:
1. Aceda a Definições > Equipa e planos na barra de menus à esquerda, abra no separador Membros da equipa e, em seguida, clique no nome do membro da equipa na lista.
2. Clique no ícone de lápis na secção Edit Access Rights (Editar direitos de acesso ) e botão de alternância nas definições pretendidas (ambas ou apenas uma):
- A opção Gerir recorrência de funções botão de alternância concede direitos de acesso para adicionar novas recorrências e editar as existentes, bem como para aceder à lista de recorrências de funções. Concede direitos para definir horários apenas para as contas de cliente às quais o empregado já tem acesso.
- A opção Gerir projetos botão de alternância concede direitos de acesso para definir e alterar as definições de projetos , incluindo as definições deRecorrência predefinida projeto . Concede direitos para alterar as definições de projeto apenas para o projetos ao qual o empregado tem acesso.
3. Clique em Guardar.