Recorrências de tarefas (Avançado): Criar, Editar, Eliminar

TaxDome allows you to have jobs repeat as needed, automatically generating them in your pipelines. You can set up a default schedule for all jobs you add to a pipeline or configure it separately for each recurrence. Make your jobs recur daily, weekly, biweekly, monthly, quarterly, or annually. Add job recurrences for each service you provide and easily adjust the recurrence settings if needed.

Coming soon! Recurring jobs videos are in the progress of being updated to reflect the new pipeline settings interface.

Abrangido aqui:

• Adicionar recorrências de tarefas
• Definições de recorrência
• Setting up default recurrence
• Processamento de recorrências
• Eliminar recorrências de tarefas de um calendário
• Como é que sei quando é criado um trabalho agendado?
• Direitos de acesso para gerir as repetições de trabalhos

Adicionar recorrências de tarefas

There are three simple ways to add job recurrences:

• Aceder a Fluxo de trabalho > Recorrências de tarefas na barra de menu da esquerda (esta é a forma mais fácil, porque a partir daqui pode adicionar recorrências para qualquer projeto e cliente) 
• From the kanban view of the pipeline (use the Manage Recurrence link, then follow the steps below, excluding pipeline selection)
• From the Workflow tab in the client profile (use the Manage Recurrence link, then follow the steps below, excluding pipeline and accounts selection)

Para adicionar a recorrência de tarefa a partir da lista Recorrências de tarefa:

1. Click New job recurrence at the top of the page.

2. Select the accounts you want to add to the recurrence and click Continue.

Para facilitar a pesquisa de contas, pode:

• Ordenar a lista por nome da conta ou pelo número de recorrências de tarefas para uma conta. 
• Click the search button at the top left of the New job recurrence sidebar, start entering the account name into the search field, and then press enter on your keyboard. The account list is narrowed accordingly. Click X in the search field to clear it.
• Para filtrar a lista de contas, clique no botão Filtrar, na extremidade direita da barra de menus (saiba mais sobre como utilizar filtros para restringir a lista de contas).

3. Seleccione o endereço projeto onde a nova recorrência deve ser adicionada. 

4. Set up the recurrence settings. 

You can speed up the creation process by setting up the default recurrence settings. Once you’ve added the default recurrence, it’s automatically applied to all new recurrences and can be easily tuned up if needed. 

5. Set up  Job parameters by selecting a job template and assignees responsible for the job, then click Create.

Agora, sempre que ocorrer uma data de início, o trabalho para a conta selecionada é automaticamente adicionado a projeto.

Dica! Pode adicionar tantas recorrências de trabalho quantas as necessárias para a mesma conta. Por exemplo, se precisar de preparar diferentes formulários para o mesmo cliente, pode tê-los em Trabalhos separados e personalizar cada tarefa da forma que precisar, com uma recorrência definida para cada tarefa.

Depois de as recorrências de tarefas terem sido adicionadas ao calendário, ficarão disponíveis na lista de recorrências de tarefas. Também verá o número de contas com recorrências Trabalhos sob o nome de projeto .

When you need to review the recurrence settings, go to the  Workflow > Job recurrences page. Hover your mouse over the recurrency's schedule to see the details.

Definições de recorrência

Definições de recorrência em pormenor:

• Recorrência:
• Todos os anos
• A cada 3 meses
• Todos os meses
• Todas as semanas
• Todos os dias
• Período de recorrência: As datas de início e fim (opcional) da recorrência. Estes são o primeiro e o último dia em que a tarefa aparece em projeto.
• Repete a cada: Seleccione a periodicidade personalizada e as datas/dias da semana de repetição no menu pendente.
• Parâmetros do trabalho: Selecionar um modelo de tarefa e os responsáveis pela tarefa.

Não esquecer:

• The Start date cannot be earlier or the same as the current date.
• Scheduled jobs start at 12 am. The starting times are affected by your time zone setting, so please check to make sure that you've set them up correctly.
• The End date is the last date the scheduled job will be created.
• If you choose the 31st as the repeat date, your jobs will only start in months with that date.
• You can change settings for the recurrence you add at a later point.

Here are some examples of what you will get by selecting different schedule settings :

Setting up default recurrence

If you set up the default recurrence settings (which is optional), they will be used to pre-fill fields when you set up recurrences to save time.

To do so, go to the pipeline settings page and select how often the job should repeat, then set the start and end (optional) dates, and the repeat day. For details, go to the section on recurrence settings.

When you need to review the default recurrence pipeline settings, go to  the Workflow > Pipelines page. Hover your mouse over the pipeline's schedule to see the details.

Processamento de recorrências

When you add a new job recurrence to the pipeline, you always can decide if you want to use the default recurrence pipeline settings (if any) or to select individual settings for the recurrence. The recurrence settings for any recurrence added to the pipeline could also be edited at any time, one by one, or in bulk.

For example, this allows you to have all your payroll or bookkeeping clients in one pipeline, but each with its own schedule (e.g., weekly, bi-weekly, or monthly). Or you may have different job templates for different clients (here's more on using recurrences with job templates).

Em caso de recorrência, é possível mudar: 

• The repeat period, 
• the first recurring date, the last recurring date
• O modelo de emprego
• The job assignee (assignees chosen here override the ones previously selected in the job template)

To modify settings for a recurrence, go to  Workflow > Job recurrences from the left menu bar, select one or more recurrences and click Edit.

Para modificar as definições a partir de projeto ou do perfil de cliente, clique em Gerir recorrência, seleccione uma ou mais recorrências e clique na ligação Definições de recorrência.

Não esquecer que:

• Individual recurrence settings override the default recurrence pipeline settings.
• Ao editar configurações de recorrência em massa, apenas as que são iguais entre as contas seleccionadas serão preenchidas. (Por exemplo, se várias recorrências tiverem a mesma data, mas diferentes responsáveis, o campo de data será preenchido e o campo de responsável permanecerá em branco).
• Future changes made to the default recurrence pipeline settings won’t apply to job recurrences that have already been added. Always modify recurrence settings via individual schedules.
• A desativação de um membro da equipa com recorrências de funções atribuídas reatribui essas recorrências Trabalhos ao proprietário da empresa.

Pode encontrar as datas recorrentes mais próximas ao gerir as suas recorrências: 

Nota: Se o utilizador tentar sair das Configurações de recorrência sem clicar em Salvarreceberá um aviso. Clique em Continuar a editar no alerta pop-up se quiser continuar a fazer alterações, ou Descartar alterações se pretender eliminar as edições efectuadas. Evite selecionar a caixa de verificação Impedir que esta página crie caixas de diálogo adicionais se preferir ver este útil alerta pop-up.

Eliminar recorrências de tarefas de um calendário

Se pretender eliminar as recorrências que já não são necessárias, seleccione-as na lista Recorrências de tarefas, clique em Remover e, em seguida, clique em Confirmar.

Isto também pode ser feito a partir da secção Gerir recorrência em projeto.

Como é que sei quando foi criado um trabalho agendado?

Quando é criado um novo posto de trabalho num projeto, recebe uma notificação no seu Inbox+ sobre o mesmo. Receberá também uma hiperligação para o mesmo. Se algo estiver a impedir a criação de uma tarefa, também receberá uma notificação sobre isso que explicará o motivo. Veja mais sobre as notificações do sistema sobre problemas de automação de tarefas.

Direitos de acesso para gerir as repetições de trabalhos

The firm owner and the admin have access rights to manage the recurrence settings.

Se quiser que um empregado também tenha acesso, terá de lhe dar os direitos de acesso:

1. Go to  Settings > Team & Plans from the left menu bar, open the Team members tab, then click on the team member’s name in the list.

2. Clique no ícone de lápis na secção Edit Access Rights (Editar direitos de acesso ) e botão de alternância nas definições pretendidas (ambas ou apenas uma): 

• The Manage job recurrence toggle grants access rights to add new recurrences and edit existing ones, as well as to access the Job recurrences list. It gives rights to set schedules only for the client accounts to which the employee already has access.
• The Manage pipelines toggle grants access rights to set and change pipelines settings, including the Default recurrence pipeline settings. It gives rights to change pipeline settings only for the pipelines to which the employee has access.

3. Clique em Guardar.