Empregos (Básico): Criar e aplicar modelos

A criação de modelos é uma necessidade para trabalhar de forma eficiente e guardar é uma grande perda de tempo. Necessitará deles para todos os seus procedimentos frequentemente utilizados, bem como para adicionar Trabalhos a projetos.

Abordado aqui: 

• Criar modelos de trabalho
• Customizing job names and descriptions with shortcodes
• Aplicação de modelos de trabalho
• Modelo de trabalho predefinido
• Editar modelos de trabalho
• Duplicação de modelos de trabalho
• Eliminar modelos de trabalho

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Criar modelos de trabalho

Um modelo de tarefa é criado por um proprietário da empresa, um administrador ou qualquer membro da equipa que tenha direitos de acesso para gerir modelos.

Para criar um modelo de trabalho, aceda a Modelos >Modelos de empresa na barra de menus à esquerda, abra o separador Trabalhos e, em seguida, clique em Criar modelo.

Veja abaixo os detalhes sobre cada campo numerado na janela Criar modelo de tarefa:

1. Nome do modelo: Dê um nome ao modelo de trabalho; o que verá quando o selecionar. Por exemplo: Declaração 1040.

2. Nome da tarefa: Este é o nome apresentado nos cartões de tarefa em projeto. Os códigos curtos adicionam dados dinâmicos - como o nome da conta específica e a data de vencimento - para tornar Trabalhos facilmente identificável (ver secção abaixo).

3. Responsáveis: Selecionar o membro da equipa para o trabalho. Para mais informações sobre a atribuição de Trabalhos, aceda aqui.

4. Prioridade: Selecionar o nível de prioridade do trabalho: BAIXO, ALTO, MÉDIO ou URGENTE.

5. Description: Use different text formatting, emojis, bullets, numbered lists, links and even shortcodes here. The shortcodes add dynamic data—such as the specific account name and due date—to automatically add more specific information to job description (see section below).

6. Start Date. This is the date when the assigned team member should start working on a job. It's not the same as the job creation date. The job is visible inside a pipeline once it is created, but it is not visible in the calendar view unless you set the Start and/or Due dates. 

7. Due date: This is the date by which the job must be completed, calculated from the start date. When you have it set, you can easily tweak your Calendar view to see all your due dates inside the Calendar. This also influences the color of the counters on the job card.

As datas de início e de vencimento são consideradas relativas ou absolutas (aproximadas ou definitivas):

• Relative (default): Set a period of time for how long after the start date the job is due (e.g., start one day after the job was created; finish two weeks after the start date). If no start date has been set, the due date is calculated from the job creation date. Note, that you cannot set more than 10 000 units (days/months/years).
• Absoluto: Ativar Datas absolutas para definir datas de início e de vencimento a partir do calendário (por exemplo, 15 de abril).

8. Adicionar comentário: Deixe aqui quaisquer notas úteis; por exemplo, algo que os membros da sua equipa possam precisar de saber para realizar o trabalho.

9. Adicionar uma página wiki: Se tiver instruções internas para este tipo de trabalho, ligue-as ao modelo para os membros da sua equipa. Para mais pormenores, consulte aqui.

10. Guardar e sair, Guardar e Cancelar: Clique em Save & Ex it (Guardar e sair) para guardar o modelo e voltar à lista de modelos, em Save (Guardar) para manter as alterações e continuar a editar o modelo ou em Cancel ( Cancelar ) para sair sem guardar.

Customizing job names and descriptions with shortcodes

While creating a job template, include dynamic data—such as the account name or due date—in the job name or description. This way, you can: 

• Easily tell jobs apart by the specific details in their names once they are inside a pipeline and displayed on job cards
• Automatically add more specific information to job description

By selecting these shortcodes, you can include any of these details in a job’s name or description:

• Account name: the account the job is for
• Account custom field: any custom account field
• Date shortcodes: any date, such as a due date set in the job template
• Pipeline periodicity: the job’s schedule settings in the selected pipeline
• Priority: the priority set in the job template

Here, find some examples of job names or descriptions with shortcodes and how they would appear in a pipeline:

Aplicação de modelos de trabalho

Quando tiver alguns modelos de tarefas, pode acelerar o processo de criação de Trabalhos. Os modelos de tarefas são aplicados manualmente ou automaticamente, seleccionando uma predefinição (ver abaixo).

Para aplicar um modelo de trabalho manualmente:

1. Crie um novo trabalho, descrito aqui.

2. Adicionar contas e indicar o endereço projeto.

3. Clique na lista Modelo para a expandir e, em seguida, seleccione o modelo pretendido. Verifique os detalhes do modelo e edite-os, se necessário.

4. Continue a criar a tarefa clicando em Adicionar no canto inferior esquerdo.

Modelo de trabalho predefinido

O modelo de tarefa predefinido é aquele que é aplicado automaticamente a todos os Trabalhos que são criados dentro de um projeto. Para definir o modelo de tarefa predefinido, clique no nome projeto dentro da página projetos nas secções Modelos ou Fluxo de trabalho . 

Uma vez selecionado o modelo de trabalho predefinido, este é automaticamente aplicado...

• ...quando um trabalho é adicionado manualmente ao projeto.
• ...quando uma tarefa recorrente é automaticamente adicionada a projeto , de acordo com as definições da agenda. Para obter mais detalhes, acesse aqui.
• ...quando um trabalho é automaticamente adicionado a projeto de acordo com as definições do formulário de inscrição do cliente. Para mais pormenores, consulte aqui.
  

Editar modelos de trabalho

Para efetuar alterações a um modelo de trabalho:

1. Aceda a Modelos > Modelos de empresa na barra de menus à esquerda, seleccione Tarefas e, em seguida, clique no nome do modelo de tarefa na lista ou seleccione Editar no menu pendente.

2. Efectue alterações ao modelo de tarefa e, em seguida, clique no botão Save & Exit (Guardar e sair ).

Duplicação de modelos de trabalho

Criar novos modelos de tarefa a partir de modelos existentes: Clique nos três pontos à direita do modelo de trabalho e, em seguida, seleccione Duplicar no menu pendente. A cópia do modelo de tarefa será guardada com o sufixo apropriado (por exemplo, Formulário 940 (2)).

Eliminar modelos de trabalho

Para remover completamente um modelo de tarefa, vá a Modelos > Modelos de empresa na barra de menus à esquerda, seleccione Tarefas, clique nos três pontos à direita do modelo de tarefa, seleccione Eliminar no menu pendente e, em seguida, clique no botão Eliminar para confirmar.