Empregos (Básico): Criar e aplicar modelos de emprego

A criação de modelos de trabalho irá, em última análise, guardar ajudá-lo a ganhar muito tempo e é uma obrigação para trabalhar de forma eficiente. Necessitará deles para todos os seus procedimentos frequentemente utilizados, bem como para adicionar Trabalhos a projetos.

Criar modelos de trabalho

Um modelo de tarefa é criado por um proprietário da empresa, um administrador ou qualquer membro da equipa que tenha direitos de acesso para gerir modelos.

Para criar um modelo de trabalho, aceda a Modelos >Modelos de empresa na barra de menus à esquerda, abra o separador Trabalhos e, em seguida, clique em Criar modelo.

Veja abaixo os detalhes sobre cada campo numerado na janela Criar modelo de trabalho:

a. Nome do modelo: Atribua ao modelo de trabalho um nome que verá quando o selecionar (por exemplo, Declaração 1040).

b. Nome da tarefa: Dê o nome da tarefa apresentado nos cartões de tarefa em projeto. Utilize códigos curtos para adicionar dados dinâmicos (como o nome da conta específica e a data de vencimento) para tornar Trabalhos facilmente identificável. 

c. Responsáveis: Selecionar o membro da equipa para o trabalho. 

d. Orçamento de tempo: Defina o tempo que deve ser atribuído à conclusão do trabalho. Este campo só está disponível para os proprietários, administradores e membros da equipa da empresa com o direito de acesso Gerir orçamento de tempo. 

e. Prioridade: Selecionar o nível de prioridade da tarefa: Baixo, Alto, Médio ou Urgente.

f. Descrição: Utilize formatação de texto diferente, emojis, marcadores, listas numeradas, hiperligações e até mesmo códigos de acesso aqui. Os códigos curtos acrescentam dados dinâmicos para adicionar automaticamente informações mais específicas a uma descrição do posto de trabalho.

g. Data de início: Defina a data em que o membro da equipa atribuído deve começar a trabalhar numa tarefa. Não é a mesma coisa que a data de criação da tarefa. A tarefa fica visível em projeto assim que é criada, mas não fica visível na vista de calendário, a menos que defina asdatas de início e/ou de vencimento. 

h. Data de vencimento: defina a data até à qual a tarefa deve ser concluída, calculada a partir da data de início. Depois de a ter definido, pode facilmente ajustar a vista do calendário para ver todas as datas de vencimento dentro do calendário. Isto também influencia a cor dos contadores no cartão de trabalho.

As datas de início e de vencimento são consideradas relativas ou absolutas (aproximadas ou definitivas):

• Relativo (predefinição): Define um período de tempo para quanto tempo após a data de início a tarefa deve ser entregue (por exemplo, iniciar um dia após a criação da tarefa; terminar duas semanas após a data de início). Se não tiver sido definida uma data de início, a data de vencimento é calculada a partir da data de criação da tarefa. Note que não pode definir mais de 10 000 unidades (dias/mês/anos).
• Absoluto: Ativar Datas absolutas para definir datas de início e de vencimento a partir do calendário (por exemplo, 15 de abril).

i. Voltado para o cliente estado: Ativar Mostrar no portal do cliente para configurar um trabalho estado que será visível para os clientes quando o trabalho for adicionado a um projeto. Mais informações sobre a atribuição do trabalho voltado para o cliente estado através do modelo de trabalho.

j. Adicionar: Clique para ativar um comentário ou uma secção da página wiki para o modelo de trabalho. 

k.Comentar (primeiro, clique em "j"): Deixe aqui quaisquer notas úteis. Por exemplo, especifique pormenores que os membros da sua equipa possam ter de saber para realizar o trabalho.

l. Adicione uma página wiki (primeiro, clique em "j"): Deixar instruções internas adequadas a este tipo de trabalho para os membros da sua equipa.

m. Guardar e sair, Guardar e Cancelar: Clique em Guardar e sair para guardar o modelo e voltar à lista de modelos; Guardar para manter as suas alterações e continuar a editar o modelo ou Cancelar para sair sem guardar.

Personalize os nomes e as descrições das funções com códigos curtos

Ao criar um modelo de tarefa, inclua dados dinâmicos - como o nome da conta ou a data de vencimento - no nome de uma tarefa, no nome da tarefa e na descrição de um cliente. Desta forma, é possível: 

• Distinguir facilmente Trabalhos pelos pormenores específicos dos seus nomes quando estiverem num projeto e forem apresentados em cartões de emprego.
• Adicionar automaticamente informações mais específicas à descrição de funções.
• Partilhar informações específicas sobre o nome e a descrição da função para um cliente.

Ao selecionar estes códigos curtos, pode incluir qualquer um destes detalhes no nome de uma tarefa, no nome de uma tarefa para um cliente ou numa descrição:

• Nome da conta: A conta a que se destina a tarefa
• Campo personalizado de conta: Qualquer campo personalizado de conta
• Códigos curtos de data: Qualquer data, como uma data de vencimento definida no modelo de trabalho
• projeto periodicidade: As definições do calendário do trabalho na projeto
• Prioridade: A prioridade definida no modelo de trabalho

Aqui, encontra alguns exemplos de nomes ou descrições de funções com shortcodes e como apareceriam num projeto ou para o cliente:

Aplicar modelos de trabalho

Quando tiver alguns modelos de tarefas, pode acelerar o processo de criação de Trabalhos. Os modelos de tarefas são aplicados manualmente ou automaticamente, selecionando uma predefinição.

Para aplicar um modelo de trabalho manualmente:

1. Criar um novo trabalho.

2. Adicionar contas e indicar o endereço projeto.

3. Clique na lista Modelo para a expandir e, em seguida, seleccione o modelo pretendido. Verifique os detalhes do modelo e edite-os, se necessário.

4. Continue a criar a tarefa clicando em Adicionar no canto inferior esquerdo.

Modelo de trabalho predefinido

O modelo de tarefa predefinido é aplicado automaticamente a todos os Trabalhos criados dentro de um projeto. Para o definir, clique no nome projeto na página projetos na página, nas secções Modelos ou Fluxo de trabalho . 

Uma vez selecionado o modelo de trabalho predefinido, este é automaticamente aplicado...

• ...quando um trabalho é adicionado manualmente ao projeto.
• ...quando uma tarefa recorrente é automaticamente adicionada a projeto , de acordo com as definições da agenda. Para obter mais detalhes, acesse aqui.
• ...quando um trabalho é automaticamente adicionado a projeto de acordo com as definições do formulário de inscrição do cliente. Para mais pormenores, consulte aqui.
  

Editar modelos de trabalho

Para efetuar alterações a um modelo de trabalho:

1. Aceda a Modelos > Modelos de empresa na barra de menus à esquerda, seleccione Tarefas e, em seguida, clique no nome do modelo de tarefa na lista ou seleccione Editar no menu pendente.

2. Efectue alterações ao modelo de tarefa e, em seguida, clique no botão Guardar e sair.

Modelos de trabalho duplicados

Criar novos modelos de tarefa a partir de modelos existentes: Clique nos três pontos à direita do modelo de trabalho e, em seguida, seleccione Duplicar no menu pendente. A cópia do modelo de tarefa será guardada com o sufixo apropriado (por exemplo, Formulário 940 (2)).

Eliminar modelos de trabalho

Para remover completamente um modelo de tarefa, vá a Modelos > Modelos de empresa na barra de menus à esquerda, seleccione Tarefas, clique nos três pontos à direita do modelo de tarefa, seleccione Eliminar no menu pendente e, em seguida, clique no botão Eliminar para confirmar.