Empregos (Básico): Criar e aplicar modelos de emprego

A criação de modelos de trabalho irá, em última análise, guardar ajudá-lo a ganhar muito tempo e é uma obrigação para trabalhar de forma eficiente. Necessitará deles para todos os seus procedimentos frequentemente utilizados, bem como para adicionar Trabalhos a projetos.

Abrangido aqui: 

Criar modelos de trabalho

Um modelo de tarefa é criado por um proprietário da empresa, um administrador ou qualquer membro da equipa que tenha direitos de acesso para gerir modelos.

Para criar um modelo de trabalho, aceda a Modelos >Modelos de empresa na barra de menus à esquerda, abra o separador Trabalhos e, em seguida, clique em Criar modelo.

Veja abaixo os detalhes sobre cada campo numerado na janela Criar modelo de tarefa:

1. Nome do modelo: Dê um nome ao modelo de trabalho; o que verá quando o selecionar. Por exemplo: Declaração 1040.

2. Nome da tarefa: Este é o nome apresentado nos cartões de tarefa em projeto. Os códigos curtos adicionam dados dinâmicos - como o nome da conta específica e a data de vencimento - para tornar Trabalhos facilmente identificável (ver secção abaixo).

3. Responsáveis: Selecionar o membro da equipa para o trabalho. Para mais informações sobre a atribuição de Trabalhos, aceda aqui.

4. Prioridade: Selecionar o nível de prioridade do trabalho: BAIXO, ALTO, MÉDIO ou URGENTE.

5. Descrição: Utilize formatação de texto diferente, emojis, marcadores, listas numeradas, ligações e até mesmo códigos de acesso aqui. Os códigos curtos adicionam dados dinâmicos, como o nome da conta específica e a data de vencimento, para adicionar automaticamente informações mais específicas à descrição da função (ver secção abaixo).

6. Data de início. Esta é a data em que o membro da equipa atribuído deve começar a trabalhar numa tarefa. Não é a mesma coisa que a data de criação da tarefa. A tarefa é visível em projeto assim que é criada, mas não é visível na vista de calendário, a menos que defina asdatas de início e/ou de vencimento

7. Data de vencimento: Esta é a data até à qual a tarefa deve ser concluída, calculada a partir da data de início. Depois de a ter definido, pode ajustar facilmente a vista do Calendário para ver todas as datas de vencimento dentro do Calendário. Isto também influencia a cor dos contadores no cartão de trabalho.

As datas de início e de vencimento são consideradas relativas ou absolutas (aproximadas ou definitivas):

  • Relativo (predefinição): Define um período de tempo para quanto tempo após a data de início a tarefa deve ser entregue (por exemplo, iniciar um dia após a criação da tarefa; terminar duas semanas após a data de início). Se não tiver sido definida uma data de início, a data de vencimento é calculada a partir da data de criação da tarefa. Note que não pode definir mais de 10 000 unidades (dias/mês/anos).
  • Absoluto: Ativar Datas absolutas para definir datas de início e de vencimento a partir do calendário (por exemplo, 15 de abril).

8. Dirigido ao cliente estado: Ativar Mostrar no portal do cliente para configurar um trabalho estado que será visível para os clientes quando o trabalho for adicionado a um projeto. Mais informações sobre a atribuição do trabalho dirigido ao cliente estado através do modelo de trabalho.

9. Adicionar comentário: Deixe aqui quaisquer notas úteis; por exemplo, algo que os membros da sua equipa possam precisar de saber para realizar o trabalho.

10. Adicionar uma página wiki: Se tiver instruções internas para este tipo de trabalho, ligue-as ao modelo para os membros da sua equipa. Para mais pormenores, consulte aqui.

11. Guardar e sair, Guardar e Cancelar: Clique em Save & Ex it (Guardar e sair) para guardar o modelo e voltar à lista de modelos, em Save (Guardar) para manter as alterações e continuar a editar o modelo ou em Cancel ( Cancelar ) para sair sem guardar.

Personalizar nomes e descrições de funções com códigos curtos

While creating a job template, include dynamic data—such as the account name or due date—in a job’s name, job's name and description for a client. This way, you can: 

  • Distinguir facilmente Trabalhos pelos pormenores específicos dos seus nomes quando estiverem num projeto e forem apresentados em cartões de emprego.
  • Adicionar automaticamente informações mais específicas à descrição de funções.
  • Share specific information in the job's name and description for a client.

Ao selecionar estes códigos curtos, pode incluir qualquer um destes detalhes no nome de uma tarefa, no nome da tarefa para um cliente ou na descrição:

  • Nome da conta: a conta a que se destina a tarefa
  • Campo personalizado de conta: qualquer campo personalizado de conta
  • Códigos curtos de data: qualquer data, como uma data de vencimento definida no modelo de trabalho
  • projeto periodicidade: as definições do calendário da tarefa na projeto
  • Prioridade: a prioridade definida no modelo de tarefa

Aqui, encontra alguns exemplos de nomes ou descrições de funções com shortcodes e como apareceriam num projeto ou para o cliente:

Nome do trabalho com códigos curtos O que verá em projeto/ O que o seu cliente verá no seu portal
Folha de pagamento para [ACCOUNT_NAME], com vencimento em [DUE_DATE] Folha de pagamento para Otto Mann, até 12 de maio de 2021
1040, [NOME_DA_CONTA], [PRIORIDADE] 1040, ACME Corp., Alta
Folha de pagamento mensal, [NOME_MÊS_ATUAL][ANO_ATUAL] Folha de pagamento mensal, maio de 2021

Aplicação de modelos de trabalho

Quando tiver alguns modelos de tarefas, pode acelerar o processo de criação de Trabalhos. Os modelos de tarefas são aplicados manualmente ou automaticamente, seleccionando uma predefinição (ver abaixo).

Para aplicar um modelo de trabalho manualmente:

1. Crie um novo trabalho, descrito aqui.

2. Adicionar contas e indicar o endereço projeto.

3. Clique na lista Modelo para a expandir e, em seguida, seleccione o modelo pretendido. Verifique os detalhes do modelo e edite-os, se necessário.

4. Continue a criar a tarefa clicando em Adicionar no canto inferior esquerdo.

Modelo de trabalho predefinido

O modelo de tarefa predefinido é aquele que é aplicado automaticamente a todos os Trabalhos que são criados dentro de um projeto. Para definir o modelo de tarefa predefinido, clique no nome projeto dentro da página projetos nas secções Modelos ou Fluxo de trabalho

Uma vez selecionado o modelo de trabalho predefinido, este é automaticamente aplicado...

  • ...quando um trabalho é adicionado manualmente ao projeto.
  • ...quando uma tarefa recorrente é automaticamente adicionada a projeto , de acordo com as definições da agenda. Para obter mais detalhes, acesse aqui.
  • ...quando um trabalho é automaticamente adicionado a projeto de acordo com as definições do formulário de inscrição do cliente. Para mais pormenores, consulte aqui.

Editar modelos de trabalho

Para efetuar alterações a um modelo de trabalho:

1. Aceda a Modelos > Modelos de empresa na barra de menus à esquerda, seleccione Tarefas e, em seguida, clique no nome do modelo de tarefa na lista ou seleccione Editar no menu pendente.

2. Efectue alterações ao modelo de tarefa e, em seguida, clique no botão Save & Exit (Guardar e sair ).

Duplicação de modelos de trabalho

Criar novos modelos de tarefa a partir de modelos existentes: Clique nos três pontos à direita do modelo de trabalho e, em seguida, seleccione Duplicar no menu pendente. A cópia do modelo de tarefa será guardada com o sufixo apropriado (por exemplo, Formulário 940 (2)).

Eliminar modelos de trabalho

Para remover completamente um modelo de tarefa, vá a Modelos > Modelos de empresa na barra de menus à esquerda, seleccione Tarefas, clique nos três pontos à direita do modelo de tarefa, seleccione Eliminar no menu pendente e, em seguida, clique no botão Eliminar para confirmar.

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