Empregos (Básico): Criar e aplicar modelos

A criação de modelos é uma necessidade para trabalhar de forma eficiente e guardar é uma grande perda de tempo. Necessitará deles para todos os seus procedimentos frequentemente utilizados, bem como para adicionar Trabalhos a projetos.

Abordado aqui: 

• Criação de modelos de trabalho
• Personalizar nomes de trabalhos com códigos curtos
• Aplicação de modelos de trabalho
• Modelo de trabalho predefinido
• Editar modelos de trabalho
• Duplicação de modelos de trabalho
• Eliminar modelos de trabalho

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Criação de modelos de trabalho

Um modelo de tarefa é criado por um proprietário da empresa, um administrador ou qualquer membro da equipa que tenha direitos de acesso para gerir modelos.

Para criar um modelo de tarefa, aceda a Definições na barra lateral esquerda, seleccione Modelos na barra de menus, abra o separador Tarefas e clique em Criar modelo.

Veja abaixo os detalhes sobre cada campo numerado na janela Criar modelo de tarefa:

1. Nome do modelo: Dê um nome ao modelo de trabalho; o que verá quando o selecionar. Por exemplo: Declaração 1040.

2. Nome da tarefa: Este é o nome apresentado nos cartões de tarefa em projeto. Os códigos curtos adicionam dados dinâmicos - como o nome da conta específica e a data de vencimento - para tornar Trabalhos facilmente identificável (ver secção abaixo).

3. Responsáveis: Selecionar o membro da equipa para o trabalho. Para mais informações sobre a atribuição de Trabalhos, aceda aqui.

4. Prioridade: Selecionar o nível de prioridade do trabalho: BAIXO, ALTO, MÉDIO ou URGENTE.

5. Descrição: Utilizar formatação de texto diferente, emojis, marcadores, listas numeradas e até ligações.

6. Data de início. Esta é a data em que o membro da equipa atribuído deve começar a trabalhar numa tarefa. Não é a mesma coisa que a data de criação da tarefa. A tarefa é visível em projeto assim que é criada, mas não é visível na vista de calendário, a menos que defina asdatas de início e/ou de vencimento. 

7. Data de vencimento: Esta é a data em que a tarefa tem de ser concluída. Depois de a ter definido, pode ajustar facilmente a vista do Calendário para ver todas as datas de vencimento dentro do Calendário. Isto também influencia a cor dos contadores no cartão de trabalho.

As datas de início e de vencimento são consideradas relativas ou absolutas (aproximadas ou definitivas):

• Relativo (predefinição): Definir um período de tempo relativo à data em que a tarefa foi criada (por exemplo, iniciar um dia após a criação da tarefa; terminar duas semanas após a criação). Note que não pode definir mais de 10 000 unidades (dias/mês/anos).
• Absoluto: Ativar Datas absolutas para definir datas de início e de vencimento a partir do calendário (por exemplo, 15 de abril).

8. Adicionar comentário: Deixe aqui quaisquer notas úteis; por exemplo, algo que os membros da sua equipa possam precisar de saber para realizar o trabalho.

9. Adicionar uma página wiki: Se tiver instruções internas para este tipo de trabalho, ligue-as ao modelo para os membros da sua equipa. Para mais pormenores, consulte aqui.

10. Guardar e sair, Guardar e Cancelar: Clique em Save & Ex it (Guardar e sair) para guardar o modelo e voltar à lista de modelos, em Save (Guardar) para manter as alterações e continuar a editar o modelo ou em Cancel ( Cancelar ) para sair sem guardar.

Personalizar nomes de trabalhos com códigos curtos

Ao criar um modelo de tarefa, inclua dados dinâmicos - como o nome da conta ou a data de vencimento - no nome da tarefa. Desta forma, pode facilmente distinguir Trabalhos pelos detalhes específicos nos seus nomes quando estiverem dentro de projeto e forem apresentados nos cartões de trabalho. 

Ao selecionar estes códigos curtos, pode incluir qualquer um destes detalhes no nome de uma tarefa:

• Nome da conta: a conta a que se destina a tarefa
• Campo personalizado de conta: qualquer campo personalizado de conta
• Data de criação: a data em que o trabalho é criado
• Dia da criação: o dia em que o posto de trabalho é criado
• Mês de criação: o mês em que o trabalho é criado
• Ano de criação: o ano em que o posto de trabalho foi criado
• Data de vencimento: a data de vencimento definida no modelo de trabalho
• projeto Periodicidade: as definições do calendário da tarefa na projeto
• Prioridade: a prioridade definida no modelo de trabalho

Aqui, encontra alguns exemplos de nomes de funções com códigos de acesso e como apareceriam num projeto:

Aplicação de modelos de trabalho

Quando tiver alguns modelos de tarefas, pode acelerar o processo de criação de Trabalhos. Os modelos de tarefas são aplicados manualmente ou automaticamente, seleccionando uma predefinição (ver abaixo).

Para aplicar um modelo de trabalho manualmente:

1. Criar um novo trabalho, descrito aqui.

2. Adicionar contas e indicar o endereço projeto.

3. Clique na lista Modelo para a expandir e, em seguida, seleccione o modelo pretendido. Verifique os detalhes do modelo e edite-os, se necessário.

4. Continue a criar a tarefa clicando em Adicionar no canto inferior esquerdo.

Modelo de trabalho predefinido

O modelo de tarefa predefinido é aquele que é aplicado automaticamente a todos os Trabalhos que são criados dentro de um projeto. Para definir o modelo de tarefa predefinido, clique no nome projeto dentro da secção projetos na secção Definições ou Fluxo de trabalho. 

Uma vez selecionado o modelo de trabalho predefinido, este é automaticamente aplicado...

• ...quando um trabalho é adicionado manualmente ao projeto.
• ...quando uma tarefa recorrente é automaticamente adicionada a projeto , de acordo com as definições da agenda. Para obter mais detalhes, acesse aqui.
• ...quando um trabalho é automaticamente adicionado a projeto de acordo com as definições do formulário de inscrição do cliente. Para mais pormenores, consulte aqui.
  

Editar modelos de trabalho

Para efetuar alterações a um modelo de trabalho:

1. Vá para Definições no menu da barra lateral esquerda, seleccione Modelos na barra de menus, vá para Tarefas e, em seguida, clique no nome do modelo de tarefa na lista ou seleccione Editar no menu pendente.

2. Efectue alterações ao modelo de tarefa e, em seguida, clique no botão Save & Exit (Guardar e sair ).

Duplicação de modelos de trabalho

Criar novos modelos de tarefa a partir de modelos existentes: Clique nos três pontos à direita do modelo de trabalho e, em seguida, seleccione Duplicar no menu pendente. A cópia do modelo de tarefa será guardada com o sufixo apropriado (por exemplo, Formulário 940 (2)).

Eliminar modelos de trabalho

Para remover completamente um modelo de tarefa, aceda a Definições no menu da barra lateral esquerda, seleccione Modelos na barra de menus, aceda a Tarefas, clique nos três pontos à direita do modelo de tarefa, seleccione Eliminar no menu pendente e, em seguida, clique no botão Eliminar para confirmar.