🏁 A sua primeira semana com TaxDome: Lista de controlo de integração
Olá, utilizador de TaxDome . Bem-vindo!
Aqui, guiamo-lo através do processo passo-a-passo para colocar o seu consultório em funcionamento em TaxDome. Aprenda aqui todas as noções básicas para começar de imediato.
Reveja cada passo abaixo e, em seguida, conclua as acções necessárias no seu portal.
Sugestão: Descarregue a lista de verificação de integração para acompanhar os seus progressos.
Abrangido aqui:
- Introdução ao fluxo de trabalho TaxDome
- Configurar o seu CRM
- Fundamentos da comunicação com o cliente
- Convide a sua equipa
Introdução ao fluxo de trabalho TaxDome
Objetivo: Criar rapidamente todo o conteúdo necessário - como e-mails, organizadores e cartas de compromisso - para automatizar os seus procedimentos de trabalho. Em seguida, experimente as suas principais automatizações numa conta de cliente de teste.
Passos recomendados: Fazer isto imediatamente!
- Crie uma conta de cliente de teste em TaxDome com um e-mail não profissional. Isto permite-lhe verificar tudo antes de adicionar clientes reais. Além disso, poderá ver TaxDome tanto do lado da empresa como do lado do cliente.
- Copie o modelo TaxDome Onboarding: Exemplo de modelo de fluxo de trabalho da nossa biblioteca. Criámos um modelo projeto totalmente automatizado para si. Vá em frente e pegue-o para ver como tudo funciona.
- Adicione o primeiro trabalho a projeto para a sua conta de cliente de amostra. Verifique o processo de fluxo de trabalho automatizado do lado da empresa e do lado do cliente.
- Automatize a adição de Trabalhos. Quando Trabalhos é criado automaticamente, não precisa de fazer a mesma rotina vezes sem conta.
Atenção: Experimente sempre uma nova conta projeto com uma conta de teste antes de adicionar Trabalhos real a ela. Desta forma, verá se tudo funciona ou se precisa de fazer alguma alteração.
Passos opcionais: Oferecemos muitas outras funcionalidades fantásticas que vai querer explorar.
- Criar tarefas recorrentes: Crie automaticamente os itens de tarefas que precisam de ser executados regularmente.
- Adicione regras "se-então" ao seu projetos: Configurar automações específicas para serem accionadas para determinadas contas de clientes e mover automaticamente determinadas Trabalhos para etapas.
- Personalizar cartões de emprego: Incluir informações relevantes nos cartões de emprego para que os seus detalhes importantes sejam apresentados à medida que se deslocam através de um projeto.
Configurar o seu CRM
Objetivo: Ter todos os dados dos seus clientes em TaxDome.
Passos recomendados: Fazer isto imediatamente!
- Saiba a diferença entre contas e contactos. Uma conta é uma entidade; um contacto, uma pessoa. As contas são geridas em TaxDome: Algumas podem ser contas pessoais, outras contas comerciais. As pessoas reais (também conhecidas como clientes) que têm contas em TaxDome são identificadas por contactos: ou seja, um nome e apelido e um endereço e-mail .
- Prepare a sua lista de contas de clientes para importação. Coloque todos os seus clientes em TaxDome importando os seus dados de um ficheiro CSV. A maioria dos softwares fiscais e plataformas e-mail geram um ficheiro CSV.
- Importe o seu ficheiro CSV para TaxDome. Quando o ficheiro CSV estiver preparado, está pronto para transferir os dados dos seus clientes para TaxDome.
- Convide os seus clientes para TaxDome. Envie convites aos seus clientes para utilizarem o portal TaxDome . Eles poderão preencher os organizadores de impostos, partilhar documentos importantes, pagar facturas, ver o seu histórico de pagamentos, manter-se informados sobre os próximos prazos, responder a perguntas e muito mais - tudo num único local.
Passos opcionais: Oferecemos muitas outras funcionalidades fantásticas que vai querer explorar.
- Criar etiquetas: Crie etiquetas para identificar os seus diferentes tipos de clientes e, em seguida, comece a aplicá-las enquanto importa. As etiquetas são especialmente úteis quando filtra listas. Alguns exemplos de etiquetas para diferentes tipos de clientes: Escrituração, Devolução, Mensal, Trimestral.
- Criar/editar um modelo de pasta predefinido: Se utilizar uma estrutura de pastas personalizada para os documentos dos seus clientes, crie um modelo de pasta para a mesma em TaxDome antes de importar os seus clientes.
- Configurar campos personalizados: Terá de incluir mais informações sobre os seus clientes do que apenas os seus nomes e endereços e-mail . Para tal, necessita de campos personalizados. Pense: Endereço, código postal, data de nascimento com um campo vazio que é preenchido com os dados de cada pessoa. Também poderá utilizar esses campos personalizados como códigos curtos (um código que se torna o nome de uma pessoa numa mensagem ou e-mail) para guardar tempo e personalizar as comunicações.
- Apresente o TaxDome aos seus clientes: Veja as nossas excelentes dicas e modelos.
Fundamentos da comunicação com o cliente
Objetivo: Familiarizar-se com todas as formas de trocar documentos e comunicar com os seus clientes e membros da equipa.
Passos recomendados: Fazer isto imediatamente!
- Descubra como funcionam os Documentos. Cada conta de cliente tem um separador Documentos onde os seus documentos são guardados.
- Saiba como solicitar assinaturas electrónicas. As assinaturas electrónicas permitem que os clientes assinem os seus documentos e formulários preparados diretamente no portal TaxDome . Um ou mais clientes podem assinar um documento por via eletrónica.
- Sincronize o seu e-mail. Quando o seu e-mail estiver sincronizado com TaxDome, terá uma caixa de entrada partilhada com cada cliente. Receberá também notificações sobre novos e-mails de clientes.
- Comece a utilizar as nossas mensagens seguras. A nossa funcionalidade Chats permite-lhe comunicar de forma segura com clientes e membros da equipa em tempo real. Utilize os Chats para agendar compromissos ou pedir aos clientes documentos em falta ou qualquer outra coisa que precise deles.
Passos opcionais: Oferecemos muitas outras funcionalidades fantásticas que vai querer explorar.
- Descarregue e instale a aplicação de ambiente de trabalho TaxDome . Isto permite-lhe uploaded documentos para TaxDome de muitas maneiras diferentes sem um navegador.
- Utilize o TaxDome Drive para copiar documentos. Com esta excelente ferramenta, arraste e largue documentos em massa para TaxDome a partir do seu gestor de ficheiros.
Convide a sua equipa
Objetivo: Um fluxo de trabalho bonito e sem falhas com a sua equipa.
Passos recomendados: Fazer isto imediatamente!
- Adicione os membros da sua equipa a TaxDome como utilizadores. Seleccione subscrição anual ou mensal para os membros da sua equipa. Dependendo das suas responsabilidades, dê-lhes os direitos de acesso de que necessitam.
- Atribua membros da sua equipa a clientes. Os membros da equipa estão limitados em TaxDome até terem acesso à conta do cliente. Dê-lhes acesso apenas a contas de clientes específicas ou a todas as contas de clientes. Ou podem também ter acesso a contas quando lhes são atribuídas tarefas específicas.
- Disponibilize projetos aos membros da sua equipa. Os membros da equipa têm de ser adicionados a projetos para terem acesso aos mesmos. Mesmo que um trabalho para a conta atribuída a um membro da equipa seja adicionado a projeto, este não terá acesso ao mesmo até que edite o projeto para o incluir.
Passos opcionais:
- Compreender as funções dos membros da equipa: Isto ajuda a gerir o seu trabalho de forma eficiente.
- Compreender os responsáveis pela atribuição de tarefas: Atribua tarefas aos membros da sua equipa, tanto dentro como fora de projetos.
- Explore as opções de comunicação da equipa: Utilize @ menções para comunicação in-app com os membros da equipa.
Dica: Veja os cursos divertidos e interactivos que oferecemos gratuitamente na TaxDome Academy.