Preparação fiscal: Configurar Processos em TaxDome

Aqui, dir-lhe-emos como estabelecer os seus processos de preparação fiscal em TaxDome: como embarcar novos clientes com facilidade, lidar com extensões usando automatismos, obter assinaturas electrónicas para 8879s num instante, e muito mais.

Abordado aqui:

• Automatizar e Delegar Tarefas de Rotina
• Tarefas repetidas relacionadas com a comunicação
• Tarefas de administração
• A bordo de Novos Clientes: Melhores Práticas
• Manter um projeto separado para chumbo/prospectos
• Lidar com novos clientes no seu habitual projetos usando etiquetas e condições
• Lidar com Extensões
• Configurar facturação e pagamentos
• E-Signing 8879s e Outros Formulários Fiscais
• Gerir as suas declarações de impostos prontas

Automatizar e Delegar Tarefas de Rotina

Quanto mais tarefas automatizar, mais clientes pode tratar. Temos dicas úteis com base na experiência dos seus colegas sobre como fazê-lo:

• Automatizar tarefas repetidas relacionadas com a comunicação(envio de mensagens, pedido de documentos, envio de facturas, etc.).
• Delegar tarefas administrativas (tais como trabalhar com contas de clientes e realizar regularmente auditorias internas programadas).

Tarefas repetidas relacionadas com a comunicação

Estas tarefas de rotina diária podem ser atribuídas a TaxDome apenas em 3 passos:

1. Escreva o que já faz.
2. Procure tarefas que sejam repetidas continuamente.
3. Criar projetos para cada um dos seus processos e utilizar as automatizações para a rotina.

Não precisa de o fazer do zero - comece pela nossa biblioteca com projetos para diferentes tipos de serviços. Todos os modelos que fornecemos são totalmente editáveis, para que os possa editar de acordo com as suas necessidades: 

• PT (US) 1040 - Prepare-se para o Webinar da Temporada Fiscal 8 Dez 2022 (melhores práticas) 
• 1040 - Declaração de Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Singulares 
• 1065 - Declaração de Imposto sobre o Rendimento das Sociedades 
• 1120 - Declaração de Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Colectivas 
• 1120S - Declaração de Imposto sobre o Rendimento S-Corp

Tarefas de administração

Primeiro, anotar todas as tarefas administrativas. Considere contratar alguém para a função de administrador para libertar o seu valioso tempo.

Em seguida, adicionar um membro da equipa com um papel de Admin para fazer várias tarefas de gestão: verificar etiquetas, atribuir membros da equipa às contas, verificar projeto disponibilidade dentro da equipa, acompanhar o horário de trabalho da sua equipa, etc.

A bordo de Novos Clientes: Melhores Práticas

Dependendo da sua firma em particular, poderá ter processos diferentes a bordo de novos clientes. Sugerimos as duas opções seguintes (escolha qual funciona melhor para si):

• Manter um projeto separado para chumbo/prospectos
• Lidar com novos clientes no seu habitual projetos usando etiquetas e condições

Manter um projeto separado para chumbo/prospectos

A primeira opção é ter um projeto separado para os seus prospectos e mudá-los para o seu habitual projeto assim que se tornarem clientes.

Recomendamos a utilização do nosso modelo de Perspectivas projeto do curso How to Automate Your Workflow Academy (pode também copiá-lo da nossa biblioteca). Sugere a adição de novos clientes ao seu fluxo de trabalho desta forma:

1. Fazer uma chamada de descoberta, enviar uma proposta e assinar um contrato do processo de geração de leads.
2. Quando os leads se tornam clientes, mudam o seu trabalho de "Prospects" projeto para "Tax Preparation" com apenas um clique, mantendo tudo no lugar - contratos, notas, mensagens, entradas de tempo, etc.

Lidar com novos clientes no seu habitual projetos usando etiquetas e condições

Outra forma de tratar novos clientes é acrescentar algumas regras que serão aplicadas apenas às novas contas acrescentadas à projetos. Desta forma, não é necessário utilizar duas projetos.

De acordo com as melhores práticas dos nossos clientes, pode fazer o seguinte:

• Criar uma fase condicional para todas as contas marcadas com o Novo cliente. Se uma conta é etiquetada com o Novo cliente, então o trabalho passa para a fase de espera de retenção, onde a automatização da factura é adicionada:

• Crie automatizações condicionais e envie diferentes mensagens de boas-vindas aos seus clientes novos e existentes, com base nas etiquetas aplicadas:

• Adicionar o Actualizar a automatização detags de conta à última fase do projeto e alterar a tag Novo cliente para a tag Retornar cliente:

Lidar com Extensões

Se nos perguntar - qual é a melhor forma de lidar com extensões via TaxDome? - a resposta é: depende. Vamos explorar como pode lidar com as extensões.

• Criar uma extensão separada projeto. Quando um cliente necessita de uma extensão, pode transferi-la para outra projeto. E depois pode movê-la de volta para o anterior projeto quando o cliente estiver pronto a arquivar .

• Ou crie uma fase condicional na sua preparação fiscal projeto. Se o seu cliente precisar de uma extensão, pode aplicar a etiqueta Ext necessário à sua conta. Os clientes só entram nesta fase se forem etiquetados, então avançam mais abaixo no projeto. Caso contrário, saltam a fase.

Configurar facturação e pagamentos

Dica! Ligue o seu fornecedor de pagamentos para poder receber dinheiro directamente através de TaxDome.

O processo de facturação depende do que funciona melhor para si e para os seus clientes.

Escolha uma das seguintes opções ou utilize ambas para clientes diferentes:

• Facture os seus novos clientes antes do trabalho estar concluído. Pode enviar uma factura juntamente com uma carta de compromisso. Assim que o cliente assina o contrato, o trabalho é transferido para a fase seguinte, e a factura será automaticamente enviada juntamente com uma mensagem de que precisa de pagar antes de iniciar o trabalho.

• Facturação dos seus clientes de confiança após o trabalho ter sido feito. Pode bloquear as devoluções preparadas às facturas e os clientes verão que o trabalho está feito, mas não podem aceder ou descarregá-las até pagarem pelo seu trabalho.

E-Signing 8879s e Outros Formulários Fiscais

Abaixo pode ver a forma mais rápida de obter uma assinatura do seu cliente:

Use os nossos hacks de vida para manter este processo tranquilo:

• Os formulários 8879 que requerem autenticação baseada no conhecimento (KBA) TaxDome podem solicitar uma assinatura em conformidade com o IRS (isto custará $1 por assinante).
• Para lidar com múltiplos signatários como uma família, ligue-os a uma conta.
• Ligue o documento que aguarda uma assinatura ao seu trabalho: o automatismo será accionado assim que o documento for assinado.
• Pode utilizar modelos de assinatura para adicionar rapidamente campos para formulários comuns.

Gerir as suas declarações de impostos prontas

Uma vez preparado o seu regresso, poderá ter necessidade de uploaded para TaxDome para análise do gestor e aprovação do cliente.

Com TaxDome Desktop App pode fazê-lo directamente a partir do seu software de preparação de impostos ou qualquer programa que tenha uma função de impressão. Basta usar TaxDome como impressora e ligar o documento uploaded ao trabalho apropriado para que o seu gestor o possa encontrar facilmente.