💸 Preparação de impostos: Configurar processos em TaxDome

Aqui, vamos dizer-lhe como configurar os seus processos de preparação de impostos em TaxDome: como integrar novos clientes com facilidade, lidar com extensões utilizando automatizações, obter assinaturas electrónicas para 8879s num instante, e muito mais.

Abrangido aqui:

• Automatizar e delegar tarefas de rotina
• Tarefas repetidas relacionadas com a comunicação
• Tarefas administrativas
• Integração de novos clientes: melhores práticas
• Manter um sítio projeto separado para os contactos/prospectos
• Integrar novos clientes no seu sítio Web habitual projetos utilizando etiquetas e condições
• Lidar com extensões
• Configurar a faturação e os pagamentos
• Assinatura eletrónica de 8879s e outros formulários fiscais
• Gerir as suas declarações fiscais prontas

Automatizar e delegar tarefas de rotina

Quanto mais tarefas automatizar, mais clientes pode gerir. Temos dicas úteis (baseadas na experiência dos seus colegas) sobre como:

• Automatizar tarefas repetidas relacionadas com a comunicação(mensagens, pedidos de documentos, envio de facturas, etc.)
• Delegar tarefas administrativas (tais como trabalhar com contas de clientes e efetuar auditorias internas regularmente programadas)

Tarefas repetidas relacionadas com a comunicação

Estas tarefas de rotina diária podem ser atribuídas a TaxDome em apenas 3 passos:

1. Escreva o que já faz
2. Procurar tarefas que se repetem
3. Crie projetos para cada um dos seus processos e utilize automatizações para tarefas de rotina

Não precisa de o fazer de raiz - comece pela nossa biblioteca com projetos para diferentes tipos de serviços. Todos os modelos que fornecemos são totalmente editáveis, pelo que pode alterá-los para se adaptarem às suas necessidades: 

• Webinar PT (US) 1040 - Get Ready for Tax Season Webinar Dec 8 2022 (melhores práticas) 
• 1040 - Declaração de Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Singulares 
• 1065 - Declaração de imposto de renda de parceria 
• 1120 - Declaração de Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Colectivas 
• 1120S - Declaração de imposto de renda da S-Corp

Tarefas administrativas

Em primeiro lugar, anote todas as suas tarefas administrativas. Pense em contratar alguém para a função de administrador para libertar o seu precioso tempo.

Em seguida, adicione um membro da equipa com a função de administrador para realizar várias tarefas administrativas: verificar etiquetas, atribuir membros da equipa a contas, verificar a disponibilidade de projeto dentro da equipa, acompanhar o horário de trabalho da sua equipa, etc.

Integração de novos clientes: melhores práticas

Dependendo da sua empresa, pode ter diferentes processos para integrar novos clientes. Sugerimos as duas opções seguintes (escolha a que funciona melhor para si):

• Manter um sítio projeto separado para os contactos/prospectos
• Integrar novos clientes no seu sítio Web habitual projetos utilizando etiquetas e condições

Manter um sítio projeto separado para os contactos/prospectos

A primeira opção é ter um projeto separado para os seus potenciais clientes e transferi-los para o seu projeto habitual quando se tornarem clientes.

Recomendamos a utilização do nosso modelo Prospects projeto do curso Como automatizar o seu fluxo de trabalho da Academia (também pode copiá-lo da nossa biblioteca). Desta forma, irá adicionar novos clientes ao seu fluxo de trabalho:

1. Faça uma chamada de descoberta, envie uma proposta e assine um contrato durante o processo de geração de leads.
2. Quando os contactos se tornam clientes, mova o trabalho deles de "Prospects" projeto para "Tax Preparation" projeto com apenas um clique, mantendo tudo no lugar - contratos, notas, mensagens, registos de tempo, etc.

Integrar novos clientes no seu sítio Web habitual projetos utilizando etiquetas e condições

Outra forma de lidar com novos clientes é adicionar algumas regras que serão aplicadas apenas às novas contas adicionadas ao projetos. Desta forma, não é necessário utilizar dois projetos.

De acordo com as melhores práticas dos nossos clientes, deve fazer o seguinte:

• Criar uma fase condicional para todas as contas marcadas com a etiqueta Novo cliente . Se uma conta for identificada com a etiqueta Novo cliente , o trabalho passa para a fase A aguardar a retenção, onde é adicionada a automatização da fatura:

• Crie automações condicionais e envie mensagens de boas-vindas diferentes aos seus clientes novos e existentes com base nas etiquetas aplicadas:

• Adicione aautomatização Update account tags (Atualizar etiquetas de conta ) à última fase do projeto e altere a etiqueta New client (Novo cliente ) para a etiqueta Returning client (Cliente recorrente ):

Lidar com extensões

Se nos perguntar: "Qual é a melhor forma de tratar as extensões através de TaxDome?" -- a resposta é: depende. Vamos explorar a forma como pode lidar com as extensões.

• Criar uma extensão separada projeto. Quando um cliente necessita de uma extensão, pode transferi-la para outro projeto. E depois pode voltar a movê-lo para o anterior projeto quando o cliente estiver pronto para apresentar o pedido.

• Ou crie uma fase condicional na sua preparação de impostos projeto. Se o seu cliente precisar de uma extensão, pode aplicar a etiqueta Ext needed à sua conta. Os clientes só entram nesta fase se estiverem marcados e depois avançam para projeto. Caso contrário, saltam a fase.

Configurar a faturação e os pagamentos

Dica! Ligue o seu fornecedor de pagamentos para poder receber dinheiro diretamente através de TaxDome.

O processo de faturação depende do que for melhor para si e para os seus clientes.

Escolha uma das seguintes opções ou utilize ambas para clientes diferentes:

• Faturar os seus novos clientes antes da conclusão do trabalho. Pode enviar uma fatura juntamente com uma carta de compromisso. Assim que o cliente assina o contrato, o trabalho passa para a fase seguinte e a fatura é enviada automaticamente, juntamente com uma mensagem de que o cliente tem de pagar antes de iniciar o trabalho.

• Faturar os seus clientes de confiança depois de o trabalho estar concluído. Pode bloquear as declarações preparadas nas facturas e os clientes verão que o trabalho está concluído, mas não poderão aceder ou descarregar os seus formulários até pagarem pelo seu trabalho.

Assinatura eletrónica de 8879s e outros formulários fiscais

Abaixo pode ver a forma mais rápida de obter uma assinatura do seu cliente:

Utilize os nossos truques para facilitar este processo:

• Para os formulários 8879 que requerem autenticação baseada no conhecimento (KBA), TaxDome pode solicitar uma assinatura em conformidade com o IRS (o custo é de $1 por signatário)
• Para lidar com vários signatários, como uma família, associe-os a uma única conta
• Ligue o documento que está pendente de assinatura ao seu trabalho: a funcionalidade de movimento automático será accionada assim que o documento for assinado
• Pode utilizar os modelos de assinatura para adicionar rapidamente campos a formulários comuns

Gerir as suas declarações fiscais prontas

Uma vez preparada a sua declaração, pode ser necessário uploaded enviá-la para TaxDome para análise do gestor e aprovação do cliente.

Com a aplicaçãoTaxDome Desktop, pode fazê-lo diretamente a partir do seu software de preparação de impostos ou de qualquer programa que tenha uma funcionalidade de impressão. Basta utilizar TaxDome como impressora e ligar o documento uploaded à tarefa adequada para que o seu gestor o possa encontrar facilmente.